إن إدارة أذونات SHAREPOINT بفعالية تبقي الأشخاص الذين يجب عليهم توفير البيانات المتاحة أثناء ضمان الأمان. يمثل الحد من روابط المشاركة على مستوى الشركة مشكلة شائعة لأنها قد تمنع استجابات النماذج عن غير قصد. يمكن للمسؤولين ضبط الأذونات باستخدام PowerShell و REST API وأدوات التشغيل الآلي مثل أتمتة الطاقة. تتيح هذه الأساليب الاستجابات ولكنها تمنع المستخدمين من قراءة قوائم أو تغيير. يمكن تحسين الأمان بشكل أكبر من خلال استخدام Microsoft Graph API وتنفيذ الوصول القائم على الأدوار. للحفاظ على كفاءة العملية دون الكشف عن المعلومات الهامة ، تحتاج المؤسسات إلى إحداث حل وسط بين الأمن وسهولة الاستخدام.

يمكن للمستخدمين إضافة اسم المستخدم ديناميكيًا للشخص الذي يرسل نموذجًا إلى تذييل ورقة العمل عن طريق دمج Excel VBA مع معلومات SharePoint. تتم إضافة كل مثيل نموذج بشكل مناسب من خلال استخدام إستراتيجيات متطورة مثل سمات المستند أو واجهة برمجة تطبيقات REST الخاصة بـ SharePoint. يؤدي هذا، خاصة في العمليات التعاونية، إلى تحسين عمليات التدقيق وإزالة عدم اليقين.

يعد Power Automate وSharePoint من الأدوات المهمة لتحسين كفاءة سير العمل، وتحديدًا في إدارة المواعيد النهائية من خلال التذكيرات التلقائية. ومن خلال الاستفادة من هذه الأنظمة الأساسية، يمكن للمستخدمين إعداد التدفقات لإرسال إشعارات قبل تواريخ الاستحقاق، مما يضمن بقاء المشاريع على المسار الصحيح.

لقد حيرت عمليات الحذف غير المتوقعة في SharePoint المسؤولين، مما أدى إلى تسليط الضوء على سيناريو تتم فيه إزالة المجلدات دون تدخل مباشر من المستخدم. غطى التحقيق الإعدادات وسجلات التدقيق ومزامنة الأجهزة، لكنه لم يسفر عن سبب محدد. يسلط هذا الموقف الضوء على مدى تعقيد إدارة بيئات SharePoint وأهمية المراقبة الشاملة ومسارات التدقيق للحماية من فقدان البيانات غير المرغوب فيها.

يؤدي تنفيذ نظام التذاكر SharePoint Online إلى تحسين كفاءة مكتب مساعدة تكنولوجيا المعلومات من خلال مركزية إرسالات وتعليقات التذاكر. ومع ذلك، فإن التحدي المتمثل في إخطار مكتب المساعدة بالتعليقات الجديدة بدون إشارات يتطلب حلاً مبتكرًا. يمكن أن يؤدي الاستفادة من Power Automate لتجميع هذه التعليقات في إشعار واحد دوري إلى تقليل الفوضى بشكل كبير وضمان الاستجابات في الوقت المناسب.

يمثل تكامل مسارات عمل Power Automate مع SharePoint Online تحديات، خاصة عند التعامل مع مرفقات VCF.