تحسين تنبيهات البريد الإلكتروني في Google Apps Script باستخدام سطور الموضوع الديناميكية

تحسين إخطارات انتهاء العقد

عند إدارة إشعارات انتهاء العقد في سياق الأعمال، يمكن أن يؤثر وضوح الاتصال وتوقيته بشكل كبير على الكفاءة التشغيلية. ومع الاعتماد على Google Apps Script لأتمتة هذه التنبيهات، يصبح دمج العناصر الديناميكية مثل أسطر الموضوع المتغيرة أمرًا ضروريًا. ولا يؤدي هذا إلى تحسين الأهمية المباشرة للرسائل فحسب، بل يساعد أيضًا في تحديد أولويات الاستجابات على أساس الإلحاح. تتضمن المهمة المطروحة تحسين البرنامج النصي الموجود لتحديث سطور موضوع البريد الإلكتروني ديناميكيًا لتعكس الإطار الزمني المحدد لانتهاء العقود، سواء كانت بعد 90 أو 60 أو 30 يومًا أو تنتهي صلاحيتها في اليوم الحالي.

يتطلب هذا التعديل تعمقًا أكبر في منطق البرنامج النصي، وتحديدًا في العبارات الشرطية التي تؤدي إلى تنبيهات البريد الإلكتروني. من خلال تعديل البرنامج النصي، نهدف إلى تزويد المستلمين برؤية فورية لمحتوى البريد الإلكتروني من خلال سطر الموضوع نفسه، مما يلغي الحاجة إلى قراءة نص البريد الإلكتروني للحصول على معلومات التاريخ المهمة. ولا يؤدي ذلك إلى تبسيط سير العمل لإدارة انتهاء العقود فحسب، بل يضمن أيضًا معالجة الأمور العاجلة بالسرعة التي تتطلبها. في الأقسام التالية، سنستكشف التعديلات اللازمة لتحقيق هذه الوظيفة، ونقدم دليلًا خطوة بخطوة لتحسين كود Google Apps Script.

يأمر	وصف
SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()	الحصول على جدول البيانات النشط حاليًا.
getSheetByName("SheetName")	الوصول إلى ورقة محددة داخل جدول البيانات حسب اسمها.
getDataRange()	إرجاع نطاق الخلايا التي تحتوي على بيانات في الورقة.
getValues()	يحصل على قيم كافة الخلايا الموجودة في النطاق كمصفوفة ثنائية الأبعاد.
new Date()	يقوم بإنشاء كائن تاريخ جديد يمثل التاريخ والوقت الحاليين.
setHours(0, 0, 0, 0)	يضبط الساعات لكائن التاريخ على منتصف الليل، مما يؤدي إلى إزالة جزء الوقت بشكل فعال.
getTime()	الحصول على القيمة الزمنية بالمللي ثانية منذ عصر Unix للتاريخ.
GmailApp.sendEmail()	يرسل بريدًا إلكترونيًا باستخدام Gmail إلى مستلم محدد يتضمن موضوعًا ونصًا للرسالة.

فهم تنبيهات البريد الإلكتروني التلقائية في Google Apps Script

تم تصميم النص المعروض لأتمتة عملية إرسال تنبيهات البريد الإلكتروني بناءً على تواريخ انتهاء محددة للعقد، وذلك باستخدام Google Apps Script، وهو نظام أساسي قائم على السحابة يتيح إنشاء الوظائف الإضافية لجداول بيانات Google، ومحرّر المستندات، والنماذج، وغيرها. تم تصميم هذا البرنامج النصي المحدد ليتم تشغيله داخل بيئة جداول بيانات Google، حيث يتفاعل مع قائمة محددة مسبقًا من العقود، يرتبط كل منها بتاريخ انتهاء الصلاحية. يتكرر المنطق الأساسي على كل إدخال عقد، ويقارن تاريخ انتهاء الصلاحية بالتاريخ الحالي، ويحدد ما إذا كان العقد من المقرر أن ينتهي خلال 90، أو 60، أو 30 يومًا، أو قد انتهت صلاحيته بالفعل. يتم تسهيل هذه المقارنة من خلال معالجة كائن التاريخ في JavaScript، مما يسمح بإجراء حسابات يومية دقيقة. تعتبر الأوامر المهمة مثل SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet() وgetSheetByName() مفيدة في الوصول إلى البيانات في جداول بيانات Google والتعامل معها. يقوم البرنامج النصي بشكل ديناميكي بإنشاء سطر موضوع البريد الإلكتروني ومحتوى الرسالة ليعكس مدى إلحاح حالة انتهاء صلاحية كل عقد، مما يوفر اتصالًا واضحًا وفوريًا للمستلمين.

عند تحديد حالة انتهاء الصلاحية ذات الصلة للعقد، يستخدم البرنامج النصي طريقة GmailApp.sendEmail() لإرسال رسائل البريد الإلكتروني. تعتبر هذه الطريقة فعالة بشكل خاص لأنها تتكامل بسلاسة مع Gmail، مما يتيح للبرامج النصية إرسال رسائل البريد الإلكتروني مباشرة من حساب البريد الإلكتروني للمستخدم. يضمن تخصيص سطر موضوع البريد الإلكتروني ونصه أن كل رسالة مصممة خصيصًا للسياق المحدد لانتهاء العقد، مما يعزز وضوح الاتصال وفعاليته. يعمل هذا النظام الآلي على تقليل عبء العمل اليدوي بشكل كبير ويقلل من مخاطر الرقابة، مما يضمن إبلاغ جميع أصحاب المصلحة على الفور بمراحل العقد الهامة. من خلال الاستفادة من إمكانات Google Apps Script، لا يقوم البرنامج النصي بأتمتة عملية كانت تتطلب عمالة كثيفة في السابق فحسب، بل يقدم أيضًا مستوى من الدقة وحسن التوقيت قد تفتقر إليه العمليات اليدوية.

function checkAndSendEmails() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Contracts");
  var dataRange = sheet.getDataRange();
  var data = dataRange.getValues();
  
  var currentDate = new Date();
  currentDate.setHours(0, 0, 0, 0);
  
  var thirtyDaysFromNow = new Date(currentDate.getTime() + (30 * 24 * 60 * 60 * 1000));
  var sixtyDaysFromNow = new Date(currentDate.getTime() + (60 * 24 * 60 * 60 * 1000));
  var ninetyDaysFromNow = new Date(currentDate.getTime() + (90 * 24 * 60 * 60 * 1000));
  
  for (var i = 1; i < data.length; i++) {
    var row = data[i];
    var contractExpiryDate = new Date(row[2]); // Assuming expiry date is in column 3
    contractExpiryDate.setHours(0, 0, 0, 0);
    
    var subjectLineAddon = "";
    
    if (contractExpiryDate.getTime() === ninetyDaysFromNow.getTime()) {
      subjectLineAddon = " will expire in 90 days";
    } else if (contractExpiryDate.getTime() === sixtyDaysFromNow.getTime()) {
      subjectLineAddon = " will expire in 60 days";
    } else if (contractExpiryDate.getTime() === thirtyDaysFromNow.getTime()) {
      subjectLineAddon = " will expire in 30 days";
    } else if (contractExpiryDate.getTime() === currentDate.getTime()) {
     subjectLineAddon = " is Expired as of today";
    }
    
    if (subjectLineAddon !== "") {
      var emailSubject = "ALERT: " + row[1] + " Contract" + subjectLineAddon; // Assuming contract name is in column 2
      sendCustomEmail(row[3], emailSubject, row[4]); // Assuming email is in column 4 and message in column 5
    }
  }
}

function sendCustomEmail(email, subject, message) {
  GmailApp.sendEmail(email, subject, message);
}

تعزيز الأتمتة باستخدام Google Apps Script

يمثل Google Apps Script لغة برمجة نصية متعددة الاستخدامات قائمة على السحابة تعمل على توسيع الوظائف وتشغيلها تلقائيًا عبر Google Workspace، بما في ذلك Gmail وSheets وDocs وDrive. بالإضافة إلى القدرة على أتمتة تنبيهات البريد الإلكتروني لانتهاء العقود، كما هو موضح من خلال الأمثلة السابقة، يمكن أيضًا تسخير Google Apps Script لإنشاء وظائف مخصصة، وأتمتة المهام، والتكامل مع واجهات برمجة التطبيقات الخارجية، وبالتالي فتح عالم من الإمكانيات لتعزيز الإنتاجية وسير العمل داخل منظمة. وتسمح إمكانات التكامل الخاصة به بتطوير إضافات مخصصة لتطبيقات Google Workspace، مما يتيح حلولًا مخصصة للتحديات الشائعة في مكان العمل. على سبيل المثال، يمكن للنصوص البرمجية أتمتة إدخال البيانات وتحليلها في جداول البيانات، أو إدارة استجابات البريد الإلكتروني في Gmail، أو حتى تنسيق عمليات سير العمل المعقدة التي تدمج خدمات Google المتعددة وواجهات برمجة التطبيقات الخارجية.

هناك جانب آخر مهم في Google Apps Script وهو طبيعته سهلة الاستخدام، والمصممة بحيث تكون متاحة لكل من المطورين المبتدئين والمتقدمين. مع وجود JavaScript كأساس لها، يعد منحنى التعلم لطيفًا نسبيًا لأولئك الذين هم على دراية بتطوير الويب بالفعل. تعمل إمكانية الوصول هذه على تعزيز نهج DIY لحل احتياجات الأتمتة داخل المؤسسات، وتمكين الموظفين من تطوير حلول مخصصة دون الحاجة إلى معرفة برمجية واسعة النطاق. بالإضافة إلى ذلك، توفر وثائق Google الشاملة ومجتمع المطورين النشط موارد قيمة لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها والابتكار، مما يعزز بشكل أكبر فائدة وتطبيق Google Apps Script في أتمتة وتبسيط العمليات التنظيمية.

يُظهر استخدام Google Apps Script لأتمتة تنبيهات البريد الإلكتروني عند تواريخ انتهاء العقد قوة ومرونة بيئة البرمجة النصية من Google. من خلال تضمين المنطق مباشرة في جداول بيانات Google الذي يقيم تواريخ انتهاء العقد مقابل التاريخ الحالي، يمكن للشركات أتمتة إرسال إشعارات البريد الإلكتروني المخصصة. لا يوفر هذا النهج قدرًا كبيرًا من الوقت والموارد فحسب، بل يقلل أيضًا من مخاطر الأخطاء البشرية، مما يضمن إبلاغ جميع أصحاب المصلحة في الوقت المناسب بمراحل العقد المهمة. تعمل القدرة على تخصيص سطور الموضوع ومحتوى الرسالة بناءً على حالة انتهاء الصلاحية على تعزيز فعالية هذه الاتصالات، مما يسهل على المستلمين التعرف على هذه التنبيهات والتصرف بناءً عليها.

علاوة على ذلك، يجسد هذا الحل الإمكانات الأوسع لبرنامج Google Apps Script، بما يتجاوز مجرد إرسال رسائل البريد الإلكتروني. إن قدرتها على أتمتة المهام المختلفة عبر تطبيقات Google Workspace، والتكامل مع واجهات برمجة التطبيقات الخارجية، وتخصيص سير العمل توفر إمكانيات لا حصر لها لتحسين الإنتاجية والكفاءة التشغيلية. في الختام، يعد تطبيق Google Apps Script في إدارة تنبيهات انتهاء العقد بمثابة شهادة على إمكانات الأتمتة والتخصيص القوية المتاحة لمستخدمي Google Workspace، مما يتيح استراتيجيات اتصال أكثر بساطة ودقة وفعالية داخل المؤسسات.