إضافة أسماء مستخدمين ديناميكية إلى تذييلات Excel من قوالب SharePoint

تتبع نشاط المستخدم في قوالب Excel المرتبطة بـ SharePoint

تخيل مكتبًا مزدحمًا حيث يصل العديد من المستخدمين إلى نفس قالب SharePoint لإرسال نماذجهم. 🖥️ ينشأ التحدي عندما يحتاج المدقق إلى تحديد من قام بملء نموذج معين وإرساله. بينما يقوم SharePoint بتسجيل هذه المعلومات ضمن عمود "المنشئ"، تظل الحاجة إلى طباعة نسخة مطبوعة باسم المستخدم في تذييل ورقة Excel غير مستوفاة.

تصبح هذه المهمة أكثر تعقيدًا لأن وظائف VBA الافتراضية مثل اسم المستخدم و البيئة ("اسم المستخدم") غالبًا ما تشير إلى منشئ القالب الأصلي أو مستخدم الجهاز المحلي، بدلاً من قيام المستخدم الفعلي بتحرير النموذج. على هذا النحو، يصبح العثور على طريقة موثوقة لإدراج اسم المستخدم الصحيح ديناميكيًا أمرًا بالغ الأهمية.

في سيناريوهات العالم الحقيقي، يمكن أن يؤدي هذا التناقض إلى عدم دقة في التدقيق والتتبع. على سبيل المثال، في دوري السابق، واجهنا مشكلة حيث كانت النماذج التي يكملها متعاقدون خارجيون تعرض دائمًا اسم المستخدم الخاص بالمشرف في النسخة المطبوعة، مما يتسبب في حدوث ارتباك كبير أثناء عمليات التدقيق.

تتعمق هذه المقالة في كيفية تجاوز هذه العوائق باستخدام VBA وتكامل SharePoint وبعض التعديلات الذكية. وفي النهاية، سيكون لديك حل عملي يضمن أن كل نموذج مطبوع يعكس بشكل صحيح المستخدم الفردي الذي أرسله. دعونا نتعمق! 🔍

تخصيص تذييلات Excel باستخدام أسماء مستخدمي SharePoint الديناميكية

تهدف الحلول المقدمة إلى جلب الملفات وعرضها ديناميكيًا SharePoint "المنشئ" اسم المستخدم في تذييل ورقة عمل Excel. ينشأ هذا المتطلب في السيناريوهات التي يقوم فيها عدة مستخدمين بإرسال نماذج بناءً على قالب مشترك مخزن في SharePoint، ويحتاج المدققون إلى إسناد واضح. يستخدم البرنامج النصي الأول برنامج Excel الأصلي إعداد الصفحة وظيفة لتخصيص التذييل ديناميكيًا. من خلال الجمع بين أساليب VBA والوصول إلى بيانات تعريف SharePoint، يضمن هذا البرنامج النصي أن يعكس التذييل اسم المستخدم الخاص بالمستخدم الذي أكمل النموذج، وليس المنشئ الأصلي.

على سبيل المثال، روافع الحل الأول ListObjects.Add لإنشاء اتصال مباشر بمكتبة مستندات SharePoint. يقوم هذا الأمر بسحب بيانات التعريف إلى المصنف، مما يجعل من الممكن تكرارها خلال الصفوف واستخراج حقل "المنشئ". تخيل أن قسمًا يقدم نماذج امتثال - سيحدد تذييل كل طلب بوضوح الموظف المسؤول، مما يزيل الغموض في عملية التدقيق. تضمن هذه الطريقة المرونة وتمنع التدخل اليدوي في تحديد المساهمين في النموذج. 🚀

يستفيد الأسلوب الثاني من REST API الخاص بـ SharePoint. باستخدام إنشاء كائن("MSXML2.XMLHTTP") الأمر، يبدأ البرنامج النصي طلب HTTP لجلب البيانات التعريفية مباشرة. تعتبر هذه الطريقة مفيدة بشكل خاص في البيئات التي تكون فيها مكتبات SharePoint معقدة أو تحتوي على حقول عديدة. تحليل استجابة JSON بوظائف مثل InStr و منتصف يسمح باستخراج دقيق لحقل "المنشئ". في دوري السابق، كان هناك برنامج نصي مماثل يعمل على تبسيط عملية تتبع النماذج، مما يوفر ساعات من التسوية اليدوية كل شهر. 🖋️

يدمج البرنامج النصي النهائي خصائص Office 365، وذلك باستخدام خصائص المستند المضمنة الأمر للوصول إلى بيانات تعريف المصنف مباشرة. يعد هذا البرنامج النصي مناسبًا بشكل أفضل للمؤسسات التي تستخدم Office 365 على نطاق واسع وتحتاج إلى حل خفيف الوزن بدون تعقيدات REST API. يحتوي كل برنامج نصي على ميزات معيارية، مما يجعلها قابلة لإعادة الاستخدام لعمليات سير عمل SharePoint المتكاملة الأخرى. على سبيل المثال، يمكنك تكييفها لتشمل الطوابع الزمنية للإرسال أو حتى أسماء الأقسام، مما يعزز فائدة التدقيق الخاصة بها بشكل أكبر.

Sub AddUsernameFromSharePoint()
    Dim ws As Worksheet
    Dim sharePointUsername As String
    Dim listObj As Object
    Dim spURL As String
    Dim row As Object
    On Error Resume Next
    ' Set your SharePoint site and library path here
    spURL = "https://your-sharepoint-site/documents/"
    Set ws = ActiveSheet
    ' Access metadata of the current workbook in SharePoint
    Set listObj = ws.ListObjects.Add(
        SourceType:=xlSrcExternal,
        Source:=spURL,
        Destination:=Range("A1")
    )
    ' Loop through rows to find "creator"
    For Each row In listObj.ListRows
        If row.Range(1, 1).Value = "creator" Then
            sharePointUsername = row.Range(1, 2).Value
            Exit For
        End If
    Next row
    ' Update footer with username
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & sharePointUsername & " on " & Date
    On Error GoTo 0
End Sub

Sub FetchUsernameWithAPI()
    Dim http As Object
    Dim jsonResponse As String
    Dim username As String
    Dim ws As Worksheet
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
    Set ws = ActiveSheet
    ' API endpoint to fetch metadata
    apiURL = "https://your-sharepoint-site/_api/web/lists/getbytitle('Documents')/items"
    ' Make GET request
    http.Open "GET", apiURL, False
    http.setRequestHeader "Accept", "application/json;odata=verbose"
    http.Send
    ' Parse response for "creator" field
    jsonResponse = http.responseText
    username = ParseJSONForCreator(jsonResponse)
    ' Add username to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & username & " on " & Date
End Sub

Function ParseJSONForCreator(jsonResponse As String) As String
    ' Basic parsing logic to extract "creator" value
    Dim pos As Integer
    Dim creatorValue As String
    pos = InStr(jsonResponse, """creator"":")
    creatorValue = Mid(jsonResponse, pos + 10, InStr(pos + 10, jsonResponse, ",") - pos - 10)
    ParseJSONForCreator = creatorValue
End Function

Sub AddFooterFromO365()
    Dim ws As Worksheet
    Dim o365User As String
    Set ws = ActiveSheet
    ' Assume user is logged in to Office 365
    o365User = Application.UserName
    ' Fetch creator data from workbook properties
    If ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator") <> "" Then
        o365User = ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator")
    End If
    ' Add to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & o365User & " on " & Date
End Sub

دمج بيانات SharePoint مع Excel VBA للتدقيق المحسن

أحد الجوانب التي يتم التغاضي عنها كثيرًا في دمج Excel مع SharePoint هو التدفق السلس لبيانات التعريف بين النظامين الأساسيين. باستخدام VBA، يمكنك تجاوز الأتمتة الأساسية لاستخراج حقول بيانات التعريف المهمة، مثل اسم المستخدم للفرد الذي يقوم بإكمال القالب، واستخدامه في تذييلات أو رؤوس صفحات Excel المخصصة. تعتبر هذه الوظيفة ضرورية في سيناريوهات مثل الامتثال، حيث يحتاج كل نموذج يتم إرساله إلى إسناد واضح للشخص المسؤول عن إكماله.

يتضمن الأسلوب المفيد الآخر الاستفادة من إمكانات بيانات التعريف الشاملة لـ SharePoint. على سبيل المثال، يمكن للأعمدة مثل "تم التعديل بواسطة" أو "آخر تعديل" أن توفر سياقًا إضافيًا للتتبع والتحقق. من خلال سحب هذه البيانات ديناميكيًا من خلال VBA، لا تعكس قوالب Excel معلومات المستخدم الدقيقة فحسب، بل تقلل أيضًا من احتمالية حدوث أخطاء في الإدخال اليدوي. تعتبر هذه الميزة ذات قيمة خاصة في المشاريع الجماعية، حيث يتعاون العديد من المستخدمين في القوالب المشتركة. 🖇️

أخيرًا، من المهم مراعاة الاختلافات المحتملة في كيفية استخدام المؤسسات لـ SharePoint. قد يحتوي بعضها على أعمدة مخصصة أو حقول بيانات تعريف، مما يتطلب نصوص VBA قابلة للتكيف. تضمن ممارسات الترميز المعياري، مثل فصل استدعاءات واجهة برمجة التطبيقات (API) عن تنسيق البيانات، إمكانية توسيع نطاق الحل الخاص بك أو التكيف مع هذه الاختلافات. على سبيل المثال، في مشروع سابق، استخدمنا هذا الأسلوب لإنشاء تقارير ملخصة تلقائيًا تقوم بتجميع نشاط المستخدم مباشرة من SharePoint إلى مصنفات Excel. 🚀