إعداد تذكيرات البريد الإلكتروني التلقائية في SharePoint باستخدام Power Automate

أتمتة إشعارات البريد الإلكتروني لتواريخ الاستحقاق في SharePoint

يمكن تبسيط إدارة المواعيد النهائية بشكل فعال داخل أي مؤسسة باستخدام أدوات تلقائية مثل SharePoint وPower Automate. عند العمل مع مكتبات SharePoint التي تتضمن بيانات محددة بالتاريخ، يصبح من الضروري ضمان الاتصالات في الوقت المناسب. يتضمن هذا السيناريو غالبًا إعداد التدفقات لإرسال الإشعارات قبل تواريخ الاستحقاق بوقت طويل لإبقاء جميع أصحاب المصلحة على اطلاع. على سبيل المثال، يمكن أن تؤدي أتمتة رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية قبل 60 و30 يومًا من الموعد النهائي الوشيك إلى تعزيز إدارة المشروع بشكل كبير وضمان عدم تفويت أي مواعيد نهائية.

ومع ذلك، قد يصبح تنفيذ هذه التذكيرات في بعض الأحيان تحديًا تقنيًا، خاصة عندما لا يتم تفعيل الظروف داخل التدفق كما هو متوقع. يواجه العديد من المستخدمين صعوبات مع المتغيرات وتنسيقات التاريخ التي لا يبدو أنها متعاونة، مما يؤدي إلى أخطاء محبطة. الهدف هو تمكين Power Automate من جلب التواريخ ومقارنتها بشكل موثوق من مكتبة SharePoint بالتاريخ الحالي، وبالتالي تسهيل الاستجابات التلقائية في الوقت المناسب والتي تعد ضرورية للحفاظ على استمرارية سير العمل ونجاح المشروع.

يأمر	وصف
Trigger: When an item is created or modified	يبدأ التدفق عندما يتم إنشاء عنصر في قائمة SharePoint أو تعديله.
Initialize variable	يقوم بإنشاء متغير جديد في التدفق لتخزين البيانات، مثل قيم التاريخ المنسقة.
formatDateTime	تنسيق قيمة تاريخ في تنسيق سلسلة محدد.
utcNow	إرجاع التاريخ والوقت الحاليين بتنسيق UTC.
addDays	يقوم بإضافة أو طرح أيام من تاريخ ما وإرجاع التاريخ الناتج.
Send an email (V2)	يرسل بريدًا إلكترونيًا إلى مستلمين محددين بموضوع ونص قابلين للتخصيص.
Connect-PnPOnline	يتصل بموقع SharePoint باستخدام بيانات الاعتماد المتوفرة.
Get-PnPListItem	استرداد العناصر من قائمة SharePoint.
$item["DueDate"]	الوصول إلى خاصية تاريخ الاستحقاق لعنصر القائمة.
Get-Date	يحصل على تاريخ ووقت النظام الحالي.

فهم إعدادات التذكير الآلي في SharePoint

تم تصميم البرامج النصية المذكورة أعلاه لتسهيل أتمتة إرسال رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية من قائمة SharePoint باستخدام Power Automate وPowerShell. تعتبر هذه البرامج النصية ضرورية لسيناريوهات إدارة المشروع حيث يمكن أن تساعد التذكيرات في الوقت المناسب في إدارة المواعيد النهائية بشكل فعال. يستخدم البرنامج النصي الأول Power Automate لتشغيل التدفق عند تعديل عنصر في مكتبة SharePoint أو إنشائه. يقوم بتهيئة المتغيرات لتخزين تاريخ الاستحقاق وتاريخ اليوم المنسق بشكل صحيح. يتحقق المنطق مما إذا كان تاريخ الاستحقاق في المستقبل مقارنة بتاريخ اليوم. إذا كان صحيحًا، فإنه يحسب التواريخ قبل 60 و30 يومًا من تاريخ الاستحقاق. اعتمادًا على ما إذا كان تاريخ اليوم يطابق أيًا من هذه التواريخ المحسوبة، يتم إرسال بريد إلكتروني. يضمن هذا الإعداد أن يتلقى أصحاب المصلحة رسائل تذكير في الأوقات الحرجة، مما يعزز إدارة المواعيد النهائية للمشروع.

يستخدم البرنامج النصي الثاني PowerShell للتكامل مع SharePoint وإجراء مقارنات مماثلة للتاريخ وتشغيل البريد الإلكتروني بناءً على الشروط. فهو يتصل بموقع SharePoint، ويسترد العناصر من قائمة محددة، ويتكرر خلال كل عنصر للتحقق مما إذا كان التاريخ الحالي يطابق 60 أو 30 يومًا قبل تاريخ الاستحقاق المخزن في كل عنصر. أوامر مثل و تعتبر محورية للوصول إلى بيانات SharePoint، بينما ووصول خاصية العنصر مثل $item["DueDate"] تستخدم لمعالجة ومقارنة التواريخ. توضح هذه البرامج النصية كيفية أتمتة عمليات سير العمل المعقدة داخل SharePoint لتحسين الكفاءة التشغيلية وضمان عدم فشل أي مهمة بسبب التذكيرات الفائتة.

Trigger: When an item is created or modified
Action: Initialize variable - Type: String, Name: DueDate, Value: formatDateTime(items('Apply_to_each')?['DueDate'], 'yyyy-MM-dd')
Action: Initialize variable - Type: String, Name: TodayDate, Value: utcNow('yyyy-MM-dd')
Condition: Check if DueDate is greater than TodayDate
If yes:
    Action: Compose - Inputs: addDays(variables('DueDate'), -60, 'yyyy-MM-dd')
    Action: Compose - Inputs: addDays(variables('DueDate'), -30, 'yyyy-MM-dd')
    Condition: Is today 60 days before due?
    If yes:
        Action: Send an email (V2) - To: UserEmail, Subject: 'Reminder: 60 days before due', Body: 'There are 60 days left until the due date.'
    Condition: Is today 30 days before due?
    If yes:
        Action: Send an email (V2) - To: UserEmail, Subject: 'Reminder: 30 days before due', Body: 'There are 30 days left until the due date.'
If no:
    Terminate: Status - Cancelled

$SiteURL = "Your SharePoint Site URL"
$ListName = "Your List Name"
$Creds = Get-Credential
Connect-PnPOnline -Url $SiteURL -Credentials $Creds
$Items = Get-PnPListItem -List $ListName
foreach ($item in $Items)
{
    $dueDate = [datetime]$item["DueDate"]
    $daysAhead60 = $dueDate.AddDays(-60)
    $daysAhead30 = $dueDate.AddDays(-30)
    $currentDate = Get-Date
    if ($daysAhead60 -eq $currentDate.Date)
    {
        # Send Email Logic for 60 days reminder
    }
    if ($daysAhead30 -eq $currentDate.Date)
    {
        # Send Email Logic for 30 days reminder
    }
}

تحسين أتمتة سير العمل باستخدام SharePoint وPower Automate

أحد الجوانب الرئيسية لاستخدام SharePoint وPower Automate معًا هو قدرتهما على تبسيط عمليات سير العمل وتحسين الكفاءة في أنظمة إدارة المستندات. يتم استخدام مكتبات SharePoint على نطاق واسع لتعاملها القوي مع المستندات وبيانات التعريف، بما في ذلك تواريخ الاستحقاق المهمة لإدارة المشروع. من خلال تكامل Power Automate، يمكن للمستخدمين أتمتة الإجراءات بناءً على حقول بيانات التعريف هذه، مثل إرسال التذكيرات في الوقت المناسب. لا تضمن هذه القدرة الالتزام بشكل أفضل بالمواعيد النهائية فحسب، بل تقلل أيضًا من الجهد اليدوي المطلوب لمراقبة التواريخ وإرسال الإخطارات، وبالتالي تقليل الأخطاء بشكل كبير وتحسين الكفاءة التشغيلية.

علاوة على ذلك، يتيح تكامل SharePoint مع Power Automate قدرًا أكبر من التخصيص والمرونة في التعامل مع مهام سير العمل المعقدة. يمكن للمستخدمين تصميم التدفقات التي يتم تشغيلها في ظل ظروف محددة، وإرسال رسائل بريد إلكتروني مخصصة، وحتى إدارة الاستثناءات، مثل المشاريع المؤجلة أو تواريخ الاستحقاق المتغيرة. تعد هذه القدرة على التكيف أمرًا بالغ الأهمية للشركات التي تعمل في ظل جداول زمنية ضيقة أو تتطلب تحديثات متكررة للجداول الزمنية لمشاريعها. ومن خلال الاستفادة من هذه الأدوات، يمكن للمؤسسات ضمان بقاء كل عضو في الفريق على اطلاع بالمواعيد النهائية القادمة ومعالم المشروع دون إشراف يدوي، مما يؤدي إلى تنفيذ أكثر سلاسة للمشروع وتعزيز تنسيق الفريق.

يعد إعداد تذكيرات تلقائية في SharePoint باستخدام Power Automate حلاً عمليًا يمكنه تحسين إدارة المشروع بشكل كبير من خلال التأكد من أن جميع أصحاب المصلحة على علم بالمواعيد النهائية القادمة. تتضمن العملية تكوين التدفقات لإرسال رسائل البريد الإلكتروني في أوقات محددة مسبقًا، مثل 60 و30 يومًا قبل تاريخ الاستحقاق. يساعد هذا النظام على منع تفويت المواعيد النهائية ويعزز إدارة الوقت بشكل أفضل داخل الفرق. ومع ذلك، يمكن أن تؤدي التحديات مثل تنسيق التاريخ غير الصحيح أو عدم استيفاء الشروط إلى إعاقة فعالية التدفق. من الضروري بالنسبة للمستخدمين التأكد من اتساق تنسيقات التاريخ واختبار التدفق بدقة للتأكد من تشغيله كما هو متوقع. بالنسبة لأولئك الذين يعانون من هذه الإعدادات، يمكن أن توفر استشارة الوثائق أو طلب المساعدة من المنتديات إرشادات إضافية. يساهم تنفيذ أنظمة التذكير الآلية هذه في نهاية المطاف في عمليات أكثر انسيابية وتحسين نتائج المشروع.