কিভাবে Google Apps স্ক্রিপ্ট ইমেল বিজ্ঞপ্তি দমন করা যায়

কিভাবে Google Apps স্ক্রিপ্ট ইমেল বিজ্ঞপ্তি দমন করা যায়
কিভাবে Google Apps স্ক্রিপ্ট ইমেল বিজ্ঞপ্তি দমন করা যায়

Google Apps স্ক্রিপ্ট ইমেল দমন বোঝা

পিডিএফ ফাইল শেয়ারিং স্বয়ংক্রিয় করতে Google Apps স্ক্রিপ্ট ব্যবহার করার সময়, বিকাশকারীরা প্রায়ই একটি সাধারণ সমস্যার সম্মুখীন হয়: অবাঞ্ছিত ইমেল বিজ্ঞপ্তি৷ এই সমস্যাটি স্ক্রিপ্ট থেকে উদ্ভূত হয় যেগুলি নির্দিষ্ট ফাইলগুলিতে সম্পাদক যোগ করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে, স্বয়ংক্রিয় ইমেলগুলিকে ট্রিগার করে৷ এই বিজ্ঞপ্তিগুলি শেয়ারার এবং প্রাপক উভয়ের কর্মপ্রবাহকে ব্যাহত করতে পারে, যার ফলে অপ্রয়োজনীয় যোগাযোগের উপচে পড়ে।

এই সমস্যাটি মোকাবেলা করার জন্য, এই স্বয়ংক্রিয় বিজ্ঞপ্তিগুলিকে দমন করার জন্য স্ক্রিপ্টটি সংশোধন করা অপরিহার্য। কোডে ছোটখাটো সমন্বয় করে, বিকাশকারীরা যোগাযোগ প্রবাহ নিয়ন্ত্রণ করতে পারে, নিশ্চিত করে যে শুধুমাত্র প্রাসঙ্গিক বিজ্ঞপ্তি পাঠানো হয়েছে। এটি শুধুমাত্র ব্যবহারকারীর অভিজ্ঞতাই বাড়ায় না বরং সংস্থাগুলির মধ্যে নথি ভাগ করে নেওয়ার প্রক্রিয়াগুলির দক্ষতাও বজায় রাখে।

আদেশ বর্ণনা
DriveApp.getFilesByName() ব্যবহারকারীর ড্রাইভের সমস্ত ফাইল পুনরুদ্ধার করে যা একটি প্রদত্ত নামের সাথে মেলে।
DriveApp.getFolders() ব্যবহারকারীর ড্রাইভে সমস্ত ফোল্ডারের একটি সংগ্রহ পুনরুদ্ধার করে।
folder.getEditors() নির্দিষ্ট ফোল্ডারের জন্য সম্পাদনা করার অনুমতি আছে এমন ব্যবহারকারীদের একটি অ্যারে প্রদান করে।
pdfFile.addEditor() নির্দিষ্ট PDF ফাইলে একজন ব্যবহারকারীকে সম্পাদক হিসেবে যুক্ত করে। ইমেল বিজ্ঞপ্তি দমন ওভারলোড.
Drive.Permissions.insert() একটি ফাইল অ্যাক্সেস করার জন্য একটি ব্যবহারকারী, গোষ্ঠী, ডোমেন বা বিশ্বের জন্য একটি অনুমতি সন্নিবেশ করান৷ এই পদ্ধতিটি ইমেল বিজ্ঞপ্তি পছন্দগুলি নির্দিষ্ট করার অনুমতি দেয়।
{sendNotificationEmails: false} অনুমতিতে পরিবর্তন করা হলে ইমেল বিজ্ঞপ্তি পাঠানো প্রতিরোধ করার জন্য পদ্ধতিতে পাস করা একটি বিকল্প।

স্ক্রিপ্টেড ফাইল শেয়ারিং-এ ইমেল বিজ্ঞপ্তি দমন করা

Google Apps স্ক্রিপ্টে পিডিএফ ফাইলগুলি ভাগ করার জন্য ডিজাইন করা স্ক্রিপ্টগুলি ডিফল্ট ইমেল বিজ্ঞপ্তিগুলিকে ট্রিগার না করে নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীদের সম্পাদনার অনুমতি দেওয়ার জন্য তৈরি করা হয়েছে৷ এই কার্যকারিতা সাংগঠনিক প্রক্রিয়াগুলির জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ যেখানে নথিগুলিকে ব্যবহারকারীদের বিজ্ঞপ্তি ইমেলের সাথে বোমাবাজি না করে সম্পাদনা করার জন্য নীরবে ভাগ করতে হবে। প্রাথমিক ফাংশনটি ব্যবহারকারীর ড্রাইভের মধ্যে একটি নির্দিষ্ট নাম এবং সমস্ত ফোল্ডারের সাথে মেলে এমন সমস্ত ফাইল পুনরুদ্ধার করে শুরু হয়। এটি তারপর প্রতিটি ফোল্ডার চেক করে যতক্ষণ না এটি 'রিপোর্ট' নামে একটি খুঁজে পায়।

সঠিক ফোল্ডারটি খুঁজে পাওয়ার পরে, স্ক্রিপ্টটি প্রতিটি সম্পাদকের উপরে পুনরাবৃত্ত হয় যার ইতিমধ্যে এই ফোল্ডারে অ্যাক্সেস রয়েছে। প্রতিটি সম্পাদকের জন্য, স্ক্রিপ্ট প্রতিটি মিলে যাওয়া পিডিএফ ফাইলের মধ্য দিয়ে যায় এবং ইমেল বিজ্ঞপ্তিগুলিকে দমন করার একটি বিকল্প অন্তর্ভুক্ত করে এমন একটি পদ্ধতি ব্যবহার করে বিশেষভাবে সেই ফাইলগুলিতে সম্পাদনা করার অনুমতি প্রয়োগ করে। এই টার্গেটেড পারমিশন হ্যান্ডলিং প্রতিবার নতুন এডিটর যোগ করার সময় ইমেল পাঠানোর ডিফল্ট আচরণ এড়িয়ে যায়, এইভাবে ওয়ার্কফ্লো দক্ষতা এবং বিচক্ষণতা বজায় থাকে।

PDF শেয়ারিং এ ইমেল সতর্কতা এড়াতে Google Apps স্ক্রিপ্ট পরিবর্তন করা হচ্ছে

Google Apps স্ক্রিপ্ট ব্যবহার করে

function setPDFAuth(pdfName) {
  var files = DriveApp.getFilesByName(pdfName);
  var folders = DriveApp.getFolders();
  while (folders.hasNext()) {
    var folder = folders.next();
    if (folder.getName() == 'Reports') {
      var editors = folder.getEditors();
      for (var i = 0; i < editors.length; i++) {
        var editor = editors[i].getEmail();
        while (files.hasNext()) {
          var pdfFile = files.next();
          pdfFile.addEditor(editor, {sendNotificationEmails: false});
        }
      }
    }
  }
}

অ্যাপস স্ক্রিপ্টে সার্ভার-সাইড ইমেল বিজ্ঞপ্তি দমন

Google Apps স্ক্রিপ্টের জন্য ব্যাকএন্ড জাভাস্ক্রিপ্ট

function setPDFAuthBackend(pdfName) {
  var files = DriveApp.getFilesByName(pdfName);
  var folders = DriveApp.getFolders();
  while (folders.hasNext()) {
    var folder = folders.next();
    if (folder.getName() == 'Reports') {
      var editors = folder.getEditors();
      for (var i = 0; i < editors.length; i++) {
        var editor = editors[i].getEmail();
        while (files.hasNext()) {
          var pdfFile = files.next();
          Drive.Permissions.insert({ 
            'role': 'writer',
            'type': 'user',
            'value': editor
          }, pdfFile.getId(), {sendNotificationEmails: false});
        }
      }
    }
  }
}

সাইলেন্ট পিডিএফ শেয়ারিং এর মাধ্যমে ওয়ার্কফ্লো দক্ষতা বাড়ানো

Google Apps স্ক্রিপ্টের মাধ্যমে নীরব পিডিএফ শেয়ারিং বাস্তবায়ন করা অবিরাম বিজ্ঞপ্তি ইমেলগুলির বিভ্রান্তি ছাড়াই নথিগুলিকে ভাগ করা এবং সম্পাদনা করার অনুমতি দিয়ে কার্যপ্রবাহের দক্ষতাকে উল্লেখযোগ্যভাবে বৃদ্ধি করে৷ এই পদ্ধতিটি বিশেষত এমন পরিবেশে উপকারী যেখানে নথির টার্নওভার বেশি এবং ক্রমাগত বিজ্ঞপ্তিগুলি বিজ্ঞপ্তির ক্লান্তি বা গুরুত্বপূর্ণ সতর্কতাগুলিকে উপেক্ষা করতে পারে৷ নীরবে ফাইলের অনুমতিগুলি পরিচালনা করার জন্য স্ক্রিপ্টগুলি কাস্টমাইজ করার মাধ্যমে, সংস্থাগুলি মসৃণ ক্রিয়াকলাপ বজায় রাখতে পারে এবং তাদের দলগুলিকে ইমেলের ব্যারেজ পরিচালনা করার পরিবর্তে উত্পাদনশীল কাজগুলিতে মনোনিবেশ করতে পারে।

এই স্ক্রিপ্টগুলির কাস্টমাইজেশন গোপনীয়তা এবং গোপনীয়তার মানগুলির সাথে সম্মতি সমর্থন করে। অনেক শিল্পে, নথি ভাগাভাগি সম্পর্কে যোগাযোগ নিয়ন্ত্রণ করার ক্ষমতা সংবেদনশীল তথ্য রক্ষার জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। স্বয়ংক্রিয় ইমেলগুলিকে দমন করে, ব্যবসাগুলি নিশ্চিত করতে পারে যে তথ্য প্রচার নিয়ন্ত্রণ করা হয় এবং শুধুমাত্র প্রাসঙ্গিক পক্ষগুলিকে পছন্দের যোগাযোগ চ্যানেলের মাধ্যমে সতর্ক করা হয়, যার ফলে নিরাপত্তা প্রোটোকলগুলি বৃদ্ধি পায়।

Google Apps স্ক্রিপ্ট এবং ইমেল বিজ্ঞপ্তিতে প্রয়োজনীয় প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী

  1. প্রশ্নঃ Google Apps স্ক্রিপ্ট কি জন্য ব্যবহার করা হয়?
  2. উত্তর: Google Apps Script হল একটি ক্লাউড-ভিত্তিক স্ক্রিপ্টিং ভাষা যা Google Workspace প্ল্যাটফর্মের মধ্যে অটোমেশন, এক্সটার্নাল API-এর সাথে একীভূত করা এবং ওয়ার্কস্পেস অ্যাপ্লিকেশান কাস্টমাইজ করা সহ হালকা-ওজন অ্যাপ্লিকেশন বিকাশের জন্য।
  3. প্রশ্নঃ আমি কিভাবে Google Apps স্ক্রিপ্টে ইমেল বিজ্ঞপ্তি দমন করব?
  4. উত্তর: ইমেল বিজ্ঞপ্তিগুলি দমন করতে, আপনার স্ক্রিপ্টে ভাগ করার ফাংশনগুলিকে পরিবর্তন করুন প্যারামিটারটি অন্তর্ভুক্ত করার জন্য {sendNotificationEmails: false}, যা পরিবর্তন করার সময় সিস্টেমকে ইমেল পাঠাতে বাধা দেয়৷
  5. প্রশ্নঃ সমস্ত Google Workspace অ্যাপ্লিকেশন কি Google Apps স্ক্রিপ্ট ব্যবহার করতে পারে?
  6. উত্তর: হ্যাঁ, Google Apps স্ক্রিপ্ট বেশিরভাগ Google Workspace অ্যাপ্লিকেশনগুলির সাথে ব্যবহার করা যেতে পারে যেমন Google Sheets, Docs, Drive, Calendar, এবং Gmail এর সাথে ওয়ার্কফ্লো স্বয়ংক্রিয়ভাবে এবং পরিষেবাগুলিকে একীভূত করতে।
  7. প্রশ্নঃ Google Apps স্ক্রিপ্ট কি বিনামূল্যে ব্যবহার করা যায়?
  8. উত্তর: হ্যাঁ, Google Apps স্ক্রিপ্টটি Google অ্যাকাউন্ট সহ যেকোনও ব্যক্তির জন্য বিনামূল্যে ব্যবহার করা যায়৷ যাইহোক, ব্যবহার Google এর কোটা এবং সীমাবদ্ধতার সাপেক্ষে, যার ব্যাপক ব্যবহারের জন্য আপগ্রেড করার প্রয়োজন হতে পারে।
  9. প্রশ্নঃ গুগল অ্যাপস স্ক্রিপ্ট কোন প্রোগ্রামিং ভাষার উপর ভিত্তি করে?
  10. উত্তর: Google Apps স্ক্রিপ্ট জাভাস্ক্রিপ্টের উপর ভিত্তি করে, ব্যবহারকারীদের একটি পরিচিত সিনট্যাক্সে কোড লিখতে দেয় যা ব্যবহারকারীর ইন্টারফেস তৈরির জন্য HTML এবং CSS এর সাথে শিখতে এবং সংহত করা সহজ।

Google Workspace-এ ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট স্ট্রীমলাইন করা

ক্রমাগত বিজ্ঞপ্তি সতর্কতার ব্যাঘাত ছাড়াই একটি মসৃণ অপারেশনাল প্রবাহ বজায় রাখতে চায় এমন সংস্থাগুলির জন্য Google Apps স্ক্রিপ্টে ডকুমেন্ট শেয়ারিং অনুমতিগুলির কার্যকরী ব্যবস্থাপনা অপরিহার্য। বর্ণিত স্ক্রিপ্টিং সামঞ্জস্যগুলি বাস্তবায়ন করে, ব্যবসাগুলি নিশ্চিত করতে পারে যে নথির অ্যাক্সেস নির্বিঘ্ন এবং বিচক্ষণতা উভয়ই, সামগ্রিক উত্পাদনশীলতা বৃদ্ধি করে এবং অপ্রয়োজনীয় এক্সপোজার থেকে সংবেদনশীল তথ্য রক্ষা করে।