Google পত্রকগুলিতে একটি দ্বি-পদক্ষেপ অনুমোদন ইমেল বিজ্ঞপ্তি সিস্টেম বাস্তবায়ন করা

স্প্রেডশীট ওয়ার্কফ্লোতে স্বয়ংক্রিয় অনুমোদনের বিজ্ঞপ্তি

আজকের দ্রুতগতির ব্যবসায়িক পরিবেশে, অনুমোদন প্রক্রিয়ার দক্ষতা কার্যক্ষম কর্মপ্রবাহকে উল্লেখযোগ্যভাবে প্রভাবিত করতে পারে। অনেক প্রতিষ্ঠান নমনীয়তা এবং অ্যাক্সেসযোগ্যতার কারণে অনুমোদনের অনুরোধের মতো কাজগুলি পরিচালনা করতে Google পত্রকের উপর নির্ভর করে। এই প্রক্রিয়াগুলির জন্য একটি স্বয়ংক্রিয় সিস্টেম প্রয়োগ করার সময় একটি সাধারণ চ্যালেঞ্জ দেখা দেয়, বিশেষত যখন এটি একটি দ্বি-পদক্ষেপ অনুমোদন প্রক্রিয়া জড়িত থাকে। এই সিস্টেমটি প্রাথমিক এবং চূড়ান্ত উভয় অনুমোদনের পরে আইটি বিভাগে একটি স্বয়ংক্রিয় ইমেল প্রেরণের প্রয়োজন করে, এই শর্তে যে অনুরোধের স্থিতি "অনুমোদিত"-এ রূপান্তরিত হয়৷

যাইহোক, Google Apps স্ক্রিপ্টের মাধ্যমে এই প্রক্রিয়াটিকে স্বয়ংক্রিয় করা একটি অদ্ভুত চ্যালেঞ্জ উপস্থাপন করে। অন্তর্নির্মিত "onEdit" ট্রিগার, ইমেল প্রেরণ শুরু করার জন্য গুরুত্বপূর্ণ, প্রোগ্রামগতভাবে করা পরিবর্তনগুলির জন্য সক্রিয় হয় না - শুধুমাত্র সরাসরি ব্যবহারকারীর ইন্টারঅ্যাকশনের মাধ্যমে করা হয়৷ এই সীমাবদ্ধতা সেই ক্ষেত্রে একটি উল্লেখযোগ্য বাধা সৃষ্টি করে যেখানে একটি স্ক্রিপ্ট দ্বারা "মুলতুবি" থেকে "অনুমোদিত" স্থিতি আপডেট করা হয়। এই ভূমিকাটি একটি Google পত্রক-ভিত্তিক অনুমোদনের কর্মপ্রবাহের মধ্যে নির্বিঘ্নে স্বয়ংক্রিয় ইমেল বিজ্ঞপ্তিগুলিকে সংহত করার জন্য সমাধানগুলি অন্বেষণ করার ভিত্তি তৈরি করে, সময়মত যোগাযোগ এবং প্রক্রিয়া দক্ষতা নিশ্চিত করে৷

স্বয়ংক্রিয় ইমেল পদ্ধতির পাঠোদ্ধার করা

Google পত্রকগুলির জন্য আমি যে স্বয়ংক্রিয় ইমেল ট্রিগার সিস্টেমটি ডিজাইন করেছি তা প্রাথমিকভাবে সংস্থাগুলির মধ্যে অনুমোদন প্রক্রিয়াকে স্ট্রীমলাইন করার লক্ষ্য রাখে, বিশেষ করে এগিয়ে যাওয়ার আগে একাধিক অনুমোদনকারীদের সম্মতির প্রয়োজন হয়৷ সমাধানের প্রথম অংশ, Google Apps স্ক্রিপ্টে তৈরি, সরাসরি Google পত্রকের সাথে ইন্টারঅ্যাক্ট করে যেখানে অনুমোদনের অবস্থা রেকর্ড করা হয়। স্ক্রিপ্টটি সারিগুলির জন্য সম্পূর্ণ "অনুমোদন" শীট পরীক্ষা করে যেখানে অনুমোদনকারী 1 এবং অনুমোদনকারী 2 উভয়ই তাদের অনুমোদনকে "অনুমোদিত" হিসাবে চিহ্নিত করেছে৷ এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ কারণ স্ক্রিপ্টটি শুধুমাত্র তখনই কাজ করার উদ্দেশ্যে যখন উভয় অনুমোদন দেওয়া হয়, একটি সম্পূর্ণ অনুমোদিত অনুরোধ প্রতিফলিত করে। এটি অর্জন করতে, স্ক্রিপ্টটি প্রতিটি সারির মাধ্যমে পুনরাবৃত্তি করে, প্রতিটি অনুমোদনকারীর সিদ্ধান্তের জন্য মনোনীত নির্দিষ্ট কলাম এবং অনুরোধের সামগ্রিক অবস্থা পরীক্ষা করে। যখন একটি সারি মানদণ্ড পূরণ করে—উভয় অনুমোদনকারীই অনুমোদন করেছেন, এবং স্ট্যাটাস "অনুমোদিত"-এ সেট করা হয়- স্ক্রিপ্টটি আইটি বিভাগে একটি ইমেল ট্রিগার করে। এই ইমেল বিজ্ঞপ্তিটি MailApp পরিষেবা ব্যবহার করে পাঠানো হয়, Google Apps স্ক্রিপ্টের একটি অংশ যা সরাসরি স্ক্রিপ্ট থেকে ইমেল পাঠানোর সুবিধা দেয়। এটি নিশ্চিত করে যে আইটি বিভাগকে দ্রুত পদক্ষেপ নেওয়ার অনুমতি দিয়ে অনুমোদিত অনুরোধ সম্পর্কে অবিলম্বে অবহিত করা হয়েছে।

একটি ওয়েব অ্যাপ্লিকেশনের মাধ্যমে অনুমোদনের স্থিতি আপডেট করার প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় ইমেল সিস্টেমের ফ্রন্টএন্ড প্রতিরূপ হিসাবে কাজ করে। এই উপাদানটি বিশেষভাবে তাৎপর্যপূর্ণ কারণ Google পত্রকের "onEdit" ট্রিগার শুধুমাত্র ম্যানুয়াল সম্পাদনাগুলিতে সাড়া দেয়, প্রোগ্রামেটিক পরিবর্তন নয়। এই সীমাবদ্ধতা এড়াতে, একটি সাধারণ ওয়েব ইন্টারফেস ব্যবহারকারীদের অনুমোদনের অনুরোধের স্থিতি আপডেট করতে দেয়। ইন্টারঅ্যাকশনের পরে, যেমন একটি অনুরোধকে "অনুমোদিত" হিসাবে চিহ্নিত করতে একটি বোতামে ক্লিক করা, ওয়েব অ্যাপটি `google.script.run` কমান্ডের মাধ্যমে একটি Google Apps স্ক্রিপ্ট ফাংশনকে কল করে৷ এই কমান্ডটি শক্তিশালী কারণ এটি ওয়েব ইন্টারফেস থেকে প্রাপ্ত ইনপুটগুলির উপর ভিত্তি করে স্ক্রিপ্টটিকে Google শীটে ক্রিয়া সম্পাদন করতে সক্ষম করে, কার্যকরভাবে ম্যানুয়াল সম্পাদনাগুলিকে অনুকরণ করে৷ তারপরে স্ক্রিপ্ট পরিবর্তনগুলি পরীক্ষা করতে এবং ডিজাইন হিসাবে ইমেল পাঠাতে যেতে পারে, "onEdit" ট্রিগারের সীমাবদ্ধতার দ্বারা তৈরি ব্যবধান পূরণ করতে পারে। এই দ্বৈত-উপাদান সমাধানটি নিশ্চিত করে যে অনুমোদন প্রক্রিয়া উভয়ই দক্ষ এবং অভিযোজনযোগ্য, কর্মপ্রবাহে ম্যানুয়াল এবং স্বয়ংক্রিয় উভয় হস্তক্ষেপের প্রয়োজন মিটমাট করে।

function checkApprovalsAndSendEmail() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Approvals");
  var range = sheet.getDataRange();
  var values = range.getValues();
  var emailSentColumn = 5; // Assuming the fifth column tracks email sending status
  var approver1Column = 2; // Column for approver 1's status
  var approver2Column = 3; // Column for approver 2's status
  var statusColumn = 4; // Column for the overall status
  for (var i = 1; i < values.length; i++) {
    var row = values[i];
    if (row[statusColumn] == "approved" && row[emailSentColumn] != "sent") {
      if (row[approver1Column] == "approved" && row[approver2Column] == "approved") {
        var email = "it@domain.com";
        var subject = "Approval Request Completed";
        var body = "The approval request for " + row[0] + " has been fully approved.";
        MailApp.sendEmail(email, subject, body);
        sheet.getRange(i + 1, emailSentColumn + 1).setValue("sent");
      }
    }
  }
}

<!DOCTYPE html>
<html>
<head>
<title>Approval Status Updater</title>
</head>
<body>
<script>
function updateApprovalStatus(approvalId, status) {
  google.script.run
    .withSuccessHandler(function() {
      alert('Status updated successfully.');
    })
    .withFailureHandler(function(err) {
      alert('Failed to update status: ' + err.message);
    })
    .updateStatusInSheet(approvalId, status);
}
</script>
<input type="button" value="Update Status" onclick="updateApprovalStatus('123', 'approved');" />
</body>
</html>

স্প্রেডশীট অটোমেশনের মাধ্যমে কর্মপ্রবাহের দক্ষতা বৃদ্ধি করা

একটি দ্বি-পদক্ষেপ অনুমোদন প্রক্রিয়ার অংশ হিসাবে Google পত্রকগুলিতে স্বয়ংক্রিয় ইমেল বিজ্ঞপ্তিগুলির ধারণাটি সাংগঠনিক কর্মপ্রবাহকে প্রবাহিত করার জন্য একটি পরিশীলিত পদ্ধতির প্রবর্তন করে৷ ঐতিহ্যগতভাবে, অনুমোদনের ক্রমগুলিতে ম্যানুয়াল হস্তক্ষেপগুলি একটি প্রধান বিষয়, প্রক্রিয়াগুলিকে এগিয়ে নিয়ে যাওয়ার জন্য মানুষের ক্রিয়াকলাপ প্রয়োজন। যাইহোক, Google Apps Script ব্যবহার করে, আমরা এমন একটি মডেলের দিকে অগ্রসর হই যেখানে এই ধরনের হস্তক্ষেপগুলিকে ন্যূনতম করা হয়, যার ফলে বর্ধিত দক্ষতা এবং ত্রুটি হ্রাস করা হয়। এই স্থানান্তরটি শুধুমাত্র সামগ্রিক অনুমোদনের প্রক্রিয়াকে ত্বরান্বিত করে না বরং এটি নিশ্চিত করে যে বিজ্ঞপ্তিগুলি সঠিক সন্ধিক্ষণে পাঠানো হয়েছে, বিশেষত যখন উভয় অনুমোদনকারী পক্ষ একটি অনুরোধ অনুমোদন করে, যা স্ট্যাটাসকে "অনুমোদিত"-এ রূপান্তর দ্বারা চিহ্নিত করা হয়।

এই পদ্ধতিটি স্প্রেডশীটের মধ্যে প্রোগ্রাম্যাটিকভাবে পরিচালিত স্থিতি আপডেটের তাত্পর্যকে আন্ডারস্কোর করে, একটি পদ্ধতি যা "onEdit" ট্রিগারের সীমাবদ্ধতাগুলিকে পাশ কাটিয়ে দেয়। একটি কাস্টম স্ক্রিপ্ট নিয়োগ করে যা স্থিতি পরিবর্তনের জন্য শোনে এবং সেই অনুযায়ী ইমেল বিজ্ঞপ্তি পাঠায়, সংস্থাগুলি ম্যানুয়াল বাধাকে অতিক্রম করতে পারে, যার ফলে তাদের কর্মক্ষম কর্মপ্রবাহের একটি গুরুত্বপূর্ণ উপাদান স্বয়ংক্রিয় হয়। এই পদ্ধতিগত পিভটটি শুধুমাত্র অনুমোদনের প্রক্রিয়াকে পরিমার্জিত করে না বরং ম্যানুয়াল প্রক্রিয়ার মাধ্যমে পূর্বে অপ্রাপ্যযোগ্যতা এবং অভিযোজনযোগ্যতার একটি স্তর প্রবর্তন করে, যা আরও গতিশীল এবং প্রতিক্রিয়াশীল ওয়ার্কফ্লো ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের দরজা খুলে দেয়।