ইমেলের মাধ্যমে হেল্প ডেস্ক টিকেট বিজ্ঞপ্তির জন্য শেয়ারপয়েন্ট অপ্টিমাইজ করা

শেয়ারপয়েন্ট এবং পাওয়ার অটোমেটের সাহায্যে হেল্প ডেস্ক যোগাযোগ উন্নত করা

একটি শক্তিশালী আইটি হেল্প ডেস্ক টিকিটিং সিস্টেম তৈরি করার জন্য দক্ষ যোগাযোগ চ্যানেলের প্রয়োজন, বিশেষ করে এমন পরিবেশে যেখানে তাত্ক্ষণিক প্রতিক্রিয়া এবং সমস্যা ট্র্যাকিং অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। পাওয়ার অটোমেটের সাথে একত্রিত শেয়ারপয়েন্ট অনলাইন, এই ধরনের সিস্টেমের জন্য একটি প্রতিশ্রুতিশীল ভিত্তি প্রদান করে। এই সেটআপের একটি গুরুত্বপূর্ণ উপাদান একটি "টিকিট" তালিকা জড়িত, যা ব্যবহারকারীর জমা দেওয়া সমস্ত টিকিটের কেন্দ্রীয় সংগ্রহস্থল হিসাবে কাজ করে। লক্ষ্য হল প্রথাগত ইমেল যোগাযোগ পদ্ধতি থেকে দূরে সরে গিয়ে ব্যবহারকারী এবং হেল্প ডেস্ক টিমের মধ্যে আপডেট এবং তথ্য বিনিময়ের প্রাথমিক মাধ্যম হিসাবে তালিকা আইটেমগুলির অন্তর্নির্মিত "মন্তব্য" বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করা।

চ্যালেঞ্জটি শেয়ারপয়েন্ট অনলাইনের সীমাবদ্ধতা থেকে উদ্ভূত হয়: কোনো উল্লেখ ছাড়াই টিকিটে একটি নতুন মন্তব্য পোস্ট করা হলে ইমেলের মাধ্যমে সহায়তা ডেস্ক দলকে জানানোর কোনো সরাসরি বৈশিষ্ট্য নেই। এই ব্যবধানটি মোকাবেলা করার জন্য, একটি পুনরাবৃত্ত প্রবাহ তৈরি করতে পাওয়ার অটোমেট ব্যবহার করে একটি সমাধান প্রয়োগ করা হয়েছিল। এই প্রবাহটি প্রতি 15 মিনিটে সমস্ত টিকিট জুড়ে নতুন মন্তব্যগুলি পরীক্ষা করতে ট্রিগার করে৷ কোনো উল্লেখ ছাড়াই কোনো মন্তব্য পাওয়া না গেলে, সমস্ত প্রয়োজনীয় টিকিটের বিবরণ সহ একটি ইমেল আইটি হেল্প ডেস্কে পাঠানো হয়। যাইহোক, এই সমাধানটি কার্যকর হলেও, ইমেলের একটি অপ্রতিরোধ্য ভলিউমের দিকে নিয়ে যায়, যা বিজ্ঞপ্তিগুলির জন্য আরও সুগমিত পদ্ধতির জন্য অনুসন্ধানকে উদ্বুদ্ধ করে।

ওয়ার্কফ্লো এবং ইমেল বিষয়বস্তু প্রস্তুতির স্ক্রিপ্ট বোঝা

উপরে বর্ণিত প্রথম স্ক্রিপ্টটি পাওয়ার অটোমেটের মধ্যে একটি স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়া সেট আপ করার জন্য একটি ব্লুপ্রিন্ট হিসাবে কাজ করে, যা SharePoint Online এর নেটিভ কার্যকারিতার একটি উল্লেখযোগ্য সীমাবদ্ধতা মোকাবেলার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। SharePoint অন্তর্নিহিতভাবে তালিকা আইটেম মন্তব্যের জন্য বিজ্ঞপ্তি পাঠানো সমর্থন করে না যদি না নির্দিষ্টভাবে উল্লেখ করা হয়। আইটি হেল্প ডেস্ক টিকিটিং সিস্টেমের মতো ব্যবহারের ক্ষেত্রে এই দৃশ্যটি সমস্যাযুক্ত হয়ে ওঠে, যেখানে কার্যকর সমস্যা সমাধানের জন্য মন্তব্যের সময়মত প্রতিক্রিয়া অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। সিউডোকোড স্ক্রিপ্ট একটি পুনরাবৃত্ত প্রবাহকে চিত্রিত করে, প্রতি 15 মিনিটে চালানোর উদ্দেশ্যে, যা "টিকিট" তালিকার প্রতিটি টিকিটের মাধ্যমে পুনরাবৃত্তি করে, উল্লেখ ছাড়াই মন্তব্যের জন্য পরীক্ষা করে এবং এই তথ্যগুলিকে একত্রিত করে। উদ্দেশ্য হল প্রয়োজনীয় বিশদ বিবরণ যেমন টিকিট আইডি, নাম, ব্যবহারকারীর তথ্য এবং প্রতিটি টিকিটের মানদণ্ডের জন্য শেষ মন্তব্য সংগ্রহ করা। এই পদ্ধতিটি নিশ্চিত করে যে প্রতিটি প্রাসঙ্গিক মন্তব্য ক্যাপচার করা হয়েছে এবং প্রক্রিয়ার পরবর্তী ধাপের জন্য প্রস্তুত, যার মধ্যে এই তথ্যটি একটি একক, ব্যাপক ইমেলে সংকলন করা জড়িত।

দ্বিতীয় স্ক্রিপ্ট, জাভাস্ক্রিপ্টে লেখা, পাওয়ার অটোমেট স্ক্রিপ্ট দ্বারা একত্রিত তথ্য নেয় এবং ইমেল বিষয়বস্তুর জন্য উপযুক্ত একটি এইচটিএমএল কাঠামোতে ফর্ম্যাট করে। এই স্ক্রিপ্টটি কাঁচা ডেটাকে একটি পাঠযোগ্য এবং সংগঠিত বিন্যাসে রূপান্তরিত করার জন্য মৌলিক যা টিকিট আপডেট সম্পর্কে স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত তথ্য প্রদান করে। প্রদত্ত ডেটা অ্যারে থেকে গতিশীলভাবে মন্তব্যের একটি তালিকা তৈরি করে, এই স্ক্রিপ্টটি একটি ইমেল বডি তৈরি করা নিশ্চিত করে যাতে টিকিট আইডি এবং উল্লেখ ছাড়াই সর্বশেষ মন্তব্যের মতো বিবরণ অন্তর্ভুক্ত থাকে। এই পদ্ধতিটি একটি আরও সুগমিত যোগাযোগ চ্যানেলের জন্য অনুমতি দেয়, যেখানে আইটি হেল্প ডেস্ক কর্মীরা প্রতি 15 মিনিটে একটি সমন্বিত ইমেল গ্রহণ করে, সমস্ত সাম্প্রতিক, প্রাসঙ্গিক টিকিটের মন্তব্যের সংক্ষিপ্তসার করে। এটি প্রতিটি মন্তব্যের জন্য একটি পৃথক বিজ্ঞপ্তি পাঠানোর তুলনায় ইমেলের পরিমাণ উল্লেখযোগ্যভাবে হ্রাস করে, যার ফলে টিকিটিং সিস্টেমের কার্যকারিতা বৃদ্ধি পায়।

// Trigger: Schedule - Every 15 minutes
// Action: SharePoint - Get items from "Tickets" list
FOR EACH ticket IN TicketsList
    // Action: SharePoint - Get comments for current ticket item
    IF lastComment hasNoMention
        // Prepare data for aggregation
        COLLECT {TicketID, TicketName, UserName, UserEmail, LastComment, TicketLink}
END FOR
// Aggregate collected data into a single email content
// Action: Send an email with aggregated comments information

const ticketsData = [...] // Array of objects from the backend script
let emailContent = '<h1>Ticket Comments Update</h1>';
emailContent += '<ul>';
ticketsData.forEach(ticket => {
    emailContent += '<li>' +
        'Ticket ID: ' + ticket.TicketID + ', ' +
        'Comment: ' + ticket.LastComment +
        '</li>';
});
emailContent += '</ul>';
// Send emailContent as the body of the email

শেয়ারপয়েন্ট টিকেটিং সিস্টেমে যোগাযোগ উন্নত করা

শেয়ারপয়েন্ট অনলাইন এবং পাওয়ার অটোমেট আইটি হেল্প ডেস্ক টিকিটিং সিস্টেম তৈরির জন্য একটি দৃঢ় ভিত্তি প্রদান করে, তবুও উল্লেখ ছাড়াই ব্যবহারকারীদের নতুন মন্তব্য সম্পর্কে অবহিত করার ক্ষেত্রে তারা কম পড়ে। এই ব্যবধানের জন্য একটি কাস্টম সমাধানের প্রয়োজন হয় যাতে হেল্প ডেস্কের কর্মীদের সতর্ক করা হয় যখনই একটি মন্তব্য করা হয়, দ্রুত প্রতিক্রিয়া সহজতর করে এবং সামগ্রিক সহায়তা প্রক্রিয়াকে উন্নত করে। এই ধরনের একটি সিস্টেমের সারাংশ "টিকিট" তালিকা থেকে মন্তব্যের একত্রীকরণ স্বয়ংক্রিয়ভাবে করার এবং নিয়মিত বিরতিতে পাঠানো একটি একক, ব্যাপক ইমেলে সংকলন করার ক্ষমতার মধ্যে নিহিত। এই পদ্ধতিটি শুধুমাত্র ব্যবহারকারীদের এবং হেল্প ডেস্কের মধ্যে যোগাযোগকে স্ট্রীমলাইন করে না বরং প্রেরিত ইমেলের পরিমাণও উল্লেখযোগ্যভাবে হ্রাস করে, কারণ এটি পর্যায়ক্রমিক সারাংশের সাথে পৃথক বিজ্ঞপ্তিগুলিকে প্রতিস্থাপন করে।

এই সমাধানটি বাস্তবায়নের সাথে পাওয়ার অটোমেটে একটি পুনরাবৃত্ত প্রবাহ তৈরি করা জড়িত যা প্রতি 15 মিনিটে নতুন মন্তব্যের জন্য পরীক্ষা করে। ফ্লো সমস্ত টিকিট পুনরুদ্ধার করে, তাদের মন্তব্য পরীক্ষা করে এবং উল্লেখ ছাড়াই ফিল্টার করে। তারপরে এটি একটি একক ইমেলে এই মন্তব্যগুলির প্রাসঙ্গিক বিবরণ কম্পাইল করে, যা হেল্প ডেস্কে পাঠানো হয়। এই পদ্ধতিটি অত্যধিক ইমেলের মূল সমস্যার সমাধান করে এবং নিশ্চিত করে যে সহায়তা ডেস্ক ব্যবহারকারীর প্রতিক্রিয়া এবং প্রশ্ন সম্পর্কে অবগত থাকে। তদ্ব্যতীত, ইমেলে গতিশীল অভিযোজিত কার্ডের ব্যবহার তথ্যের আরও সংগঠিত এবং ইন্টারেক্টিভ উপস্থাপনা করার অনুমতি দেয়, সাহায্য ডেস্ক কর্মীদের জন্য টিকিটকে অগ্রাধিকার দেওয়া এবং দক্ষতার সাথে ঠিকানা দেওয়া সহজ করে তোলে।