কোম্পানির প্রশস্ত লিঙ্কগুলিকে সীমাবদ্ধ করার সময় শেয়ারপয়েন্ট তালিকা ফর্মগুলি পরিচালনা করা

শেয়ারপয়েন্ট তালিকা ফর্মগুলিতে সুরক্ষিত অ্যাক্সেস নিশ্চিত করা

একটি শেয়ারপয়েন্ট সাইট পরিচালনা করার সময়, সুরক্ষা একটি সর্বোচ্চ অগ্রাধিকার। কারা কোম্পানী-প্রশস্ত লিঙ্কগুলি ভাগ করতে এবং অ্যাক্সেস করতে পারে তা নিয়ন্ত্রণ করা ডেটা সুরক্ষার জন্য গুরুত্বপূর্ণ। যাইহোক, এই লিঙ্কগুলি সীমাবদ্ধ করার কখনও কখনও অনিচ্ছাকৃত পরিণতি হতে পারে। 🚀

পাওয়ারশেলের মাধ্যমে কোম্পানী-প্রশস্ত লিঙ্কগুলি অক্ষম করার সময় এ জাতীয় একটি সমস্যা ঘটে। যদিও এটি অযাচিত অ্যাক্সেসকে বাধা দেয়, এটি শেয়ারপয়েন্ট তালিকা ফর্মগুলির মতো প্রয়োজনীয় বৈশিষ্ট্যগুলিকেও প্রভাবিত করতে পারে। এই ফর্মগুলি ডেটা সংগ্রহের জন্য গুরুত্বপূর্ণ, যা কর্মীদের তালিকায় সরাসরি অ্যাক্সেস ছাড়াই তথ্য জমা দেওয়ার অনুমতি দেয়।

একটি এইচআর টিম একটি শেয়ারপয়েন্ট ফর্মের মাধ্যমে কর্মচারীদের প্রতিক্রিয়া সংগ্রহ করার কল্পনা করুন। লক্ষ্যটি হ'ল অন্তর্নিহিত তালিকাটি প্রকাশ না করেই সংগঠন-প্রশস্ত প্রতিক্রিয়াগুলির অনুমতি দেওয়া। দুর্ভাগ্যক্রমে, সংস্থা-বিস্তৃত লিঙ্কগুলিতে একটি বৈশ্বিক বিধিনিষেধ এটিকে প্রতিরোধ করতে পারে, যার ফলে বিভ্রান্তি এবং কর্মপ্রবাহ বিঘ্ন ঘটে। 🛑

সুতরাং, "প্রতিক্রিয়া জানাতে পারে" লিঙ্কগুলি কার্যকরী থাকার বিষয়টি নিশ্চিত করার সময় আমরা কীভাবে সুরক্ষা বজায় রাখতে পারি? প্রতিক্রিয়া লিঙ্কগুলি অ্যাক্সেসযোগ্য রাখার সময় চ্যালেঞ্জটি নির্বাচিতভাবে "সম্পাদনা/দেখুন" লিঙ্কগুলি অক্ষম করে। এই নিবন্ধটি শেয়ারপয়েন্টে সুরক্ষা এবং ব্যবহারযোগ্যতার মধ্যে সঠিক ভারসাম্যকে আঘাত করার জন্য একটি ব্যবহারিক সমাধান অনুসন্ধান করে।

সুরক্ষিত এবং কার্যকরী শেয়ারপয়েন্ট ফর্মগুলি নিশ্চিত করা

পরিচালনা ক শেয়ারপয়েন্ট পরিবেশের সাথে ব্যবহারযোগ্যতার সাথে ভারসাম্য ভারসাম্য রক্ষার প্রয়োজন। পূর্বের প্রদত্ত পাওয়ারশেল স্ক্রিপ্টটি ফর্ম প্রতিক্রিয়াগুলিকে অ্যাক্সেসযোগ্য থাকার অনুমতি দেওয়ার সময় কোম্পানির প্রশস্ত ভাগ করে নেওয়া অক্ষম করে এই প্রক্রিয়াটিতে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। প্রথম কী কমান্ড, সেট -স্পাইট -ডিসেবলকম্প্যানি উইডশারিং লিংকস, সংবেদনশীল ডেটা সুরক্ষিত রয়েছে তা নিশ্চিত করে ব্রড লিঙ্ক ভাগ করে নেওয়া রোধ করে। যাইহোক, এই সেটিংটি অজান্তেই ফর্ম জমা দেওয়ার লিঙ্কগুলিকে সীমাবদ্ধ করে, যা ব্যবহারকারীদের সম্পূর্ণ তালিকার অ্যাক্সেস ছাড়াই ডেটা ইনপুট করার জন্য প্রয়োজনীয়। এর মোকাবিলা করার জন্য, স্ক্রিপ্টটি সম্পাদনা সুবিধাগুলি মঞ্জুর না করে বাহ্যিক ব্যবহারকারীর প্রতিক্রিয়ার অনুমতি দেওয়ার জন্য ভাগ করে নেওয়ার ক্ষমতাগুলি পুনরায় কনফিগার করে। 📌

জাভাস্ক্রিপ্ট সমাধানটি শেয়ারপয়েন্ট রেস্ট এপিআইকে গতিশীলভাবে ভাগ করে নেওয়ার সেটিংসকে সংশোধন করতে ব্যবহার করে। একাধিক সাইট পরিচালনা করার সময় বা সরাসরি পাওয়ারশেল অ্যাক্সেস ছাড়াই লিঙ্কের অনুমতিগুলি স্বয়ংক্রিয় করার সময় এই পদ্ধতির বিশেষভাবে কার্যকর। লক্ষ্য করে Sp.web.shareobject এপিআই, স্ক্রিপ্টটি সাইটের সুরক্ষা বজায় রেখে জমা দেওয়ার লিঙ্কগুলি গঠনের জন্য সীমাবদ্ধ-ভিউ অনুমতিগুলি নির্ধারণ করে। উদাহরণস্বরূপ, কর্মচারী সমীক্ষার জন্য শেয়ারপয়েন্ট ব্যবহার করে এইচআর বিভাগটি নিশ্চিত করতে পারে যে সমস্ত কর্মী সদস্য অন্তর্নিহিত ডেটা প্রকাশ না করে ফর্মগুলিতে প্রতিক্রিয়া জানাতে পারে। এই পদ্ধতিটি সুরক্ষা সম্মতি বজায় রেখে ওয়ার্কফ্লো ম্যানেজমেন্টকে স্ট্রিমলাইন করে। 🔒

অতিরিক্তভাবে, পাওয়ার অটোমেট অনুমতি পরিচালনার জন্য কোনও কোড বিকল্প সরবরাহ করে। অটোমেশন ফ্লো যখনই কোনও নতুন ফর্ম তৈরি হয় তখন শেয়ারপয়েন্টে একটি এইচটিটিপি অনুরোধকে ট্রিগার করে, নিশ্চিত করে যে প্রতিক্রিয়া লিঙ্কগুলি সংগঠন-প্রশস্তভাবে উপলব্ধ থাকবে। এই সমাধানটি অ-প্রযুক্তিগত প্রশাসকদের উপকার করে যাদের জটিল স্ক্রিপ্টগুলি কার্যকর না করে অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ বজায় রাখতে হবে। একাধিক তালিকা জুড়ে অনুমতিগুলি মানক করার জন্য পাওয়ার অটোমেট ব্যবহার করে কোনও আইটি সমর্থন দল কল্পনা করুন - এটি ভুল কনফিগার করা লিঙ্কগুলির ঝুঁকি দূর করে এবং ধারাবাহিক সুরক্ষা নীতিগুলি নিশ্চিত করে।

শেষ পর্যন্ত, এই সমাধানগুলি শেয়ারপয়েন্ট সুরক্ষা এবং ব্যবহারযোগ্যতার জন্য একটি নমনীয় পদ্ধতি সরবরাহ করে। পাওয়ারশেল, আরইএসটি এপিআই এবং অটোমেশন সরঞ্জামগুলি উপকারের মাধ্যমে সংস্থাগুলি তাদের অনন্য চাহিদা পূরণের জন্য সেটিংস ভাগ করে নেওয়ার সেটিংস করতে পারে। সরাসরি স্ক্রিপ্টিং, স্বয়ংক্রিয় কর্মপ্রবাহ, বা এপিআই কলগুলির মাধ্যমে, এর মধ্যে ভারসাম্য বজায় রেখে ডেটা সুরক্ষা এবং অ্যাক্সেসযোগ্যতা অপরিহার্য। মূল গ্রহণযোগ্যতা হ'ল সংস্থাগুলি তাদের নির্দিষ্ট প্রয়োজনীয়তাগুলি মূল্যায়ন করতে হবে এবং তাদের অপারেশনাল কাঠামো এবং সুরক্ষা নীতিগুলির সাথে সর্বোত্তমভাবে সারিবদ্ধ পদ্ধতিটি চয়ন করা উচিত।

# Connect to SharePoint Online  
Connect-SPOService -Url "https://company-admin.sharepoint.com"  
# Disable company-wide sharing for editing/viewing links  
Set-SPOSite -Identity "https://company.sharepoint.com/sites/sitename" -DisableCompanyWideSharingLinks $true  
# Allow 'Can Respond' links for forms  
Set-SPOSite -Identity "https://company.sharepoint.com/sites/sitename" -SharingCapability ExternalUserSharingOnly  
# Verify the settings  
Get-SPOSite -Identity "https://company.sharepoint.com/sites/sitename" | Select SharingCapability  

// Define the SharePoint site URL  
var siteUrl = "https://company.sharepoint.com/sites/sitename";  
// Function to modify sharing settings  
function updateSharingSettings() {  
   var requestUrl = siteUrl + "/_api/SP.Web.ShareObject";  
   var requestBody = {  
      "url": siteUrl,  
      "peoplePickerInput": "[{'Key':'everyone'}]",  
      "roleValue": "LimitedView",  
      "sendEmail": false  
   };  
   fetch(requestUrl, {  
      method: "POST",  
      headers: { "Accept": "application/json;odata=verbose", "Content-Type": "application/json" },  
      body: JSON.stringify(requestBody)  
   }).then(response => response.json()).then(data => console.log("Updated!", data));  
}  
updateSharingSettings();  

// Create a Flow triggered on form submission  
// Use 'Send an HTTP request to SharePoint'  
// Set the method to POST  
// Target URL: /_api/SP.Web.ShareObject  
// Body parameters:  
{ "url": "https://company.sharepoint.com/sites/sitename", "roleValue": "LimitedView" }  
// Test the flow to ensure only response links remain active  

সুরক্ষা বাড়ানোর সময় শেয়ারপয়েন্ট ফর্মগুলি অনুকূলিত করা

পরিচালনার আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ দিক শেয়ারপয়েন্ট তালিকা এবং ফর্মগুলি নিশ্চিত করছে যে সুরক্ষা নীতিগুলি প্রয়োগ করার সময় ব্যবহারকারীর অভিজ্ঞতা নির্বিঘ্নে থাকবে। অনেক সংস্থা এইচআর উদ্দেশ্য, গ্রাহক প্রতিক্রিয়া বা প্রকল্প পরিচালনার জন্য, ডেটা সংগ্রহের জন্য ফর্মগুলির উপর নির্ভর করে। চ্যালেঞ্জটি উত্থাপিত হয় যখন প্রশাসকরা সংবেদনশীল তালিকার ডেটা সুরক্ষিত করার চেষ্টা করার সময় অজান্তেই ফর্ম প্রতিক্রিয়া লিঙ্কগুলিতে অ্যাক্সেসকে সীমাবদ্ধ করে। মূলটি হ'ল নির্বাচনী অনুমতি ব্যবস্থাপনা বাস্তবায়ন করা যা সম্পাদনা/দেখার এবং প্রতিক্রিয়া জমা দেওয়ার মধ্যে পার্থক্য করে। 📌

একটি নিম্নচাপযুক্ত পদ্ধতির উপকার হয় মাইক্রোসফ্ট গ্রাফ এপিআই শেয়ারপয়েন্টের নেটিভ শেয়ারিং সেটিংসের পাশাপাশি। এপিআই স্তরে অনুমতি অ্যাসাইনমেন্টটি স্বয়ংক্রিয় করে, প্রশাসকরা গতিশীলভাবে নিয়ন্ত্রণ করতে পারে কে অন্তর্নিহিত তালিকায় অপ্রয়োজনীয় অ্যাক্সেসকে অবরুদ্ধ করার সময় ফর্মগুলিতে প্রতিক্রিয়া জানাতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, একটি শেয়ারপয়েন্ট ফর্মের মাধ্যমে বাজেটের অনুরোধ সংগ্রহকারী একটি ফিনান্স দল কর্মচারীদের তাদের অনুরোধ জমা দিতে পারে তবে জমা দেওয়া এন্ট্রিগুলি অ্যাক্সেস করতে বা সংশোধন করতে পারে না তা নিশ্চিত করতে পারে। এই লক্ষ্যযুক্ত অনুমতি নিয়ন্ত্রণ কার্যকারিতা বজায় রেখে সুরক্ষা ঝুঁকি হ্রাস করে।

আর একটি সেরা অনুশীলন হ'ল অ্যাজুরে বিজ্ঞাপনের মাধ্যমে শর্তসাপেক্ষ অ্যাক্সেস নীতিগুলি একীভূত করা। ব্যবহারকারীর ভূমিকা, ডিভাইস সুরক্ষা বা আইপি বিধিনিষেধের ভিত্তিতে অ্যাক্সেস বিধিগুলি সংজ্ঞায়িত করে সংস্থাগুলি নিশ্চিত করতে পারে যে কেবলমাত্র অনুমোদিত কর্মীরা শেয়ারপয়েন্ট ফর্মগুলির সাথে যোগাযোগ করতে পারে। এই পদ্ধতিটি অননুমোদিত ব্যবহারকারীদের ভাগ করে নেওয়া লিঙ্কগুলি কাজে লাগাতে বাধা দেয় এবং এখনও যাচাই করা কর্মীদের ডেটা অবদান রাখতে দেয়। একটি সু-কনফিগার করা সুরক্ষা এবং ভাগ করে নেওয়ার কৌশল সংস্থাগুলিকে ঝুঁকি হ্রাস করার সময় শেয়ারপয়েন্টের সুবিধাগুলি সর্বাধিক করতে সক্ষম করে। 🔒