কোম্পানির প্রশস্ত লিঙ্কগুলিকে সীমাবদ্ধ করার সময় শেয়ারপয়েন্ট তালিকা ফর্মগুলি পরিচালনা করা

শেয়ারপয়েন্ট তালিকা ফর্মগুলিতে সুরক্ষিত অ্যাক্সেস নিশ্চিত করা

একটি শেয়ারপয়েন্ট সাইট পরিচালনা করার সময়, সুরক্ষা একটি সর্বোচ্চ অগ্রাধিকার। কারা কোম্পানী-প্রশস্ত লিঙ্কগুলি ভাগ করতে এবং অ্যাক্সেস করতে পারে তা নিয়ন্ত্রণ করা ডেটা সুরক্ষার জন্য গুরুত্বপূর্ণ। যাইহোক, এই লিঙ্কগুলি সীমাবদ্ধ করার কখনও কখনও অনিচ্ছাকৃত পরিণতি হতে পারে। 🚀

পাওয়ারশেলের মাধ্যমে কোম্পানী-প্রশস্ত লিঙ্কগুলি অক্ষম করার সময় এ জাতীয় একটি সমস্যা ঘটে। যদিও এটি অযাচিত অ্যাক্সেসকে বাধা দেয়, এটি শেয়ারপয়েন্ট তালিকা ফর্মগুলির মতো প্রয়োজনীয় বৈশিষ্ট্যগুলিকেও প্রভাবিত করতে পারে। এই ফর্মগুলি ডেটা সংগ্রহের জন্য গুরুত্বপূর্ণ, যা কর্মীদের তালিকায় সরাসরি অ্যাক্সেস ছাড়াই তথ্য জমা দেওয়ার অনুমতি দেয়।

একটি এইচআর টিম একটি শেয়ারপয়েন্ট ফর্মের মাধ্যমে কর্মচারীদের প্রতিক্রিয়া সংগ্রহ করার কল্পনা করুন। লক্ষ্যটি হ'ল অন্তর্নিহিত তালিকাটি প্রকাশ না করেই সংগঠন-প্রশস্ত প্রতিক্রিয়াগুলির অনুমতি দেওয়া। দুর্ভাগ্যক্রমে, সংস্থা-বিস্তৃত লিঙ্কগুলিতে একটি বৈশ্বিক বিধিনিষেধ এটিকে প্রতিরোধ করতে পারে, যার ফলে বিভ্রান্তি এবং কর্মপ্রবাহ বিঘ্ন ঘটে। 🛑

সুতরাং, "প্রতিক্রিয়া জানাতে পারে" লিঙ্কগুলি কার্যকরী থাকার বিষয়টি নিশ্চিত করার সময় আমরা কীভাবে সুরক্ষা বজায় রাখতে পারি? প্রতিক্রিয়া লিঙ্কগুলি অ্যাক্সেসযোগ্য রাখার সময় চ্যালেঞ্জটি নির্বাচিতভাবে "সম্পাদনা/দেখুন" লিঙ্কগুলি অক্ষম করে। এই নিবন্ধটি শেয়ারপয়েন্টে সুরক্ষা এবং ব্যবহারযোগ্যতার মধ্যে সঠিক ভারসাম্যকে আঘাত করার জন্য একটি ব্যবহারিক সমাধান অনুসন্ধান করে।

কমান্ড	ব্যবহারের উদাহরণ
Set-SPOSite -DisableCompanyWideSharingLinks	পাওয়ারশেলে ব্যবহৃত লিঙ্কগুলি ভাগ করে নেওয়ার ক্ষমতা অক্ষম করতে ব্যবহারযোগ্য সংস্থাগুলি-প্রশস্ত। নির্দিষ্ট ফর্মগুলি অ্যাক্সেসযোগ্য হওয়ার অনুমতি দেওয়ার সময় এটি একটি শেয়ারপয়েন্ট সাইট সুরক্ষার জন্য প্রয়োজনীয়।
Set-SPOSite -SharingCapability	একটি শেয়ারপয়েন্ট সাইটের বাহ্যিক ভাগ করে নেওয়ার সেটিংস কনফিগার করে। এটি "বহিরাগত ব্যবহারকারীর সাথে" সেট করা অপ্রয়োজনীয় সংস্থা-বিস্তৃত লিঙ্কগুলি অবরুদ্ধ করার সময় নির্দিষ্ট অ্যাক্সেস বিধিগুলির অনুমতি দেয়।
Get-SPOSite | Select SharingCapability	একটি শেয়ারপয়েন্ট সাইটের বর্তমান ভাগ করে নেওয়ার কনফিগারেশনটি পুনরুদ্ধার করে, প্রশাসকদের সঠিক সেটিংস প্রয়োগ করা হয় কিনা তা যাচাই করতে সহায়তা করে।
SP.Web.ShareObject	লিঙ্ক অ্যাক্সেসের উপর সূক্ষ্ম সুরযুক্ত নিয়ন্ত্রণের অনুমতি দিয়ে একটি শেয়ারপয়েন্ট রেস্ট এপিআই এন্ডপয়েন্টটি প্রোগ্রামগতভাবে শেয়ারিং সেটিংস সংশোধন করতে ব্যবহৃত হয়।
peoplePickerInput	শেয়ারপয়েন্ট এপিআইয়ের একটি প্যারামিটার যা ব্যবহারকারী বা গোষ্ঠীগুলি একটি ভাগ করা সংস্থান অ্যাক্সেস করতে পারে তা নির্ধারণ করে। শুধুমাত্র নির্বাচিত ব্যক্তিদের অ্যাক্সেস প্রদান করতে ব্যবহৃত হয়।
roleValue: "LimitedView"	শেয়ারপয়েন্টে একটি অনুমতি স্তর নির্ধারণ করে যা ব্যবহারকারীদের সম্পূর্ণ ভিউ/সম্পাদনা অধিকার সম্পাদন না করে ফর্মগুলিতে প্রতিক্রিয়া জানাতে দেয়।
fetch(requestUrl, { method: "POST" })	একটি জাভাস্ক্রিপ্ট পদ্ধতি যা শেয়ারপয়েন্টের এপিআইকে গতিশীলভাবে ভাগ করে নেওয়ার সেটিংস আপডেট করার জন্য একটি এইচটিটিপি পোস্টের অনুরোধ প্রেরণ করে।
Send an HTTP request to SharePoint (Power Automate)	একটি পাওয়ার স্বয়ংক্রিয় ক্রিয়া যা ম্যানুয়াল হস্তক্ষেপের প্রয়োজন ছাড়াই শেয়ারপয়েন্টে অনুমতি আপডেটগুলি স্বয়ংক্রিয় করে তোলে।
body: JSON.stringify(requestBody)	জাভাস্ক্রিপ্ট অবজেক্টগুলিকে শেয়ারপয়েন্টের এপিআইতে প্রেরণের আগে একটি জেএসএন স্ট্রিং ফর্ম্যাটে রূপান্তর করে।

সুরক্ষিত এবং কার্যকরী শেয়ারপয়েন্ট ফর্মগুলি নিশ্চিত করা

পরিচালনা ক পরিবেশের সাথে ব্যবহারযোগ্যতার সাথে ভারসাম্য ভারসাম্য রক্ষার প্রয়োজন। পূর্বের প্রদত্ত পাওয়ারশেল স্ক্রিপ্টটি ফর্ম প্রতিক্রিয়াগুলিকে অ্যাক্সেসযোগ্য থাকার অনুমতি দেওয়ার সময় কোম্পানির প্রশস্ত ভাগ করে নেওয়া অক্ষম করে এই প্রক্রিয়াটিতে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। প্রথম কী কমান্ড, , সংবেদনশীল ডেটা সুরক্ষিত রয়েছে তা নিশ্চিত করে ব্রড লিঙ্ক ভাগ করে নেওয়া রোধ করে। যাইহোক, এই সেটিংটি অজান্তেই ফর্ম জমা দেওয়ার লিঙ্কগুলিকে সীমাবদ্ধ করে, যা ব্যবহারকারীদের সম্পূর্ণ তালিকার অ্যাক্সেস ছাড়াই ডেটা ইনপুট করার জন্য প্রয়োজনীয়। এর মোকাবিলা করার জন্য, স্ক্রিপ্টটি সম্পাদনা সুবিধাগুলি মঞ্জুর না করে বাহ্যিক ব্যবহারকারীর প্রতিক্রিয়ার অনুমতি দেওয়ার জন্য ভাগ করে নেওয়ার ক্ষমতাগুলি পুনরায় কনফিগার করে। 📌

জাভাস্ক্রিপ্ট সমাধানটি শেয়ারপয়েন্ট রেস্ট এপিআইকে গতিশীলভাবে ভাগ করে নেওয়ার সেটিংসকে সংশোধন করতে ব্যবহার করে। একাধিক সাইট পরিচালনা করার সময় বা সরাসরি পাওয়ারশেল অ্যাক্সেস ছাড়াই লিঙ্কের অনুমতিগুলি স্বয়ংক্রিয় করার সময় এই পদ্ধতির বিশেষভাবে কার্যকর। লক্ষ্য করে এপিআই, স্ক্রিপ্টটি সাইটের সুরক্ষা বজায় রেখে জমা দেওয়ার লিঙ্কগুলি গঠনের জন্য সীমাবদ্ধ-ভিউ অনুমতিগুলি নির্ধারণ করে। উদাহরণস্বরূপ, কর্মচারী সমীক্ষার জন্য শেয়ারপয়েন্ট ব্যবহার করে এইচআর বিভাগটি নিশ্চিত করতে পারে যে সমস্ত কর্মী সদস্য অন্তর্নিহিত ডেটা প্রকাশ না করে ফর্মগুলিতে প্রতিক্রিয়া জানাতে পারে। এই পদ্ধতিটি সুরক্ষা সম্মতি বজায় রেখে ওয়ার্কফ্লো ম্যানেজমেন্টকে স্ট্রিমলাইন করে। 🔒

অতিরিক্তভাবে, পাওয়ার অটোমেট অনুমতি পরিচালনার জন্য কোনও কোড বিকল্প সরবরাহ করে। অটোমেশন ফ্লো যখনই কোনও নতুন ফর্ম তৈরি হয় তখন শেয়ারপয়েন্টে একটি এইচটিটিপি অনুরোধকে ট্রিগার করে, নিশ্চিত করে যে প্রতিক্রিয়া লিঙ্কগুলি সংগঠন-প্রশস্তভাবে উপলব্ধ থাকবে। এই সমাধানটি অ-প্রযুক্তিগত প্রশাসকদের উপকার করে যাদের জটিল স্ক্রিপ্টগুলি কার্যকর না করে অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ বজায় রাখতে হবে। একাধিক তালিকা জুড়ে অনুমতিগুলি মানক করার জন্য পাওয়ার অটোমেট ব্যবহার করে কোনও আইটি সমর্থন দল কল্পনা করুন - এটি ভুল কনফিগার করা লিঙ্কগুলির ঝুঁকি দূর করে এবং ধারাবাহিক সুরক্ষা নীতিগুলি নিশ্চিত করে।

শেষ পর্যন্ত, এই সমাধানগুলি শেয়ারপয়েন্ট সুরক্ষা এবং ব্যবহারযোগ্যতার জন্য একটি নমনীয় পদ্ধতি সরবরাহ করে। পাওয়ারশেল, আরইএসটি এপিআই এবং অটোমেশন সরঞ্জামগুলি উপকারের মাধ্যমে সংস্থাগুলি তাদের অনন্য চাহিদা পূরণের জন্য সেটিংস ভাগ করে নেওয়ার সেটিংস করতে পারে। সরাসরি স্ক্রিপ্টিং, স্বয়ংক্রিয় কর্মপ্রবাহ, বা এপিআই কলগুলির মাধ্যমে, এর মধ্যে ভারসাম্য বজায় রেখে এবং অ্যাক্সেসযোগ্যতা অপরিহার্য। মূল গ্রহণযোগ্যতা হ'ল সংস্থাগুলি তাদের নির্দিষ্ট প্রয়োজনীয়তাগুলি মূল্যায়ন করতে হবে এবং তাদের অপারেশনাল কাঠামো এবং সুরক্ষা নীতিগুলির সাথে সর্বোত্তমভাবে সারিবদ্ধ পদ্ধতিটি চয়ন করা উচিত।

# Connect to SharePoint Online  
Connect-SPOService -Url "https://company-admin.sharepoint.com"  
# Disable company-wide sharing for editing/viewing links  
Set-SPOSite -Identity "https://company.sharepoint.com/sites/sitename" -DisableCompanyWideSharingLinks $true  
# Allow 'Can Respond' links for forms  
Set-SPOSite -Identity "https://company.sharepoint.com/sites/sitename" -SharingCapability ExternalUserSharingOnly  
# Verify the settings  
Get-SPOSite -Identity "https://company.sharepoint.com/sites/sitename" | Select SharingCapability  

// Define the SharePoint site URL  
var siteUrl = "https://company.sharepoint.com/sites/sitename";  
// Function to modify sharing settings  
function updateSharingSettings() {  
   var requestUrl = siteUrl + "/_api/SP.Web.ShareObject";  
   var requestBody = {  
      "url": siteUrl,  
      "peoplePickerInput": "[{'Key':'everyone'}]",  
      "roleValue": "LimitedView",  
      "sendEmail": false  
   };  
   fetch(requestUrl, {  
      method: "POST",  
      headers: { "Accept": "application/json;odata=verbose", "Content-Type": "application/json" },  
      body: JSON.stringify(requestBody)  
   }).then(response => response.json()).then(data => console.log("Updated!", data));  
}  
updateSharingSettings();  

// Create a Flow triggered on form submission  
// Use 'Send an HTTP request to SharePoint'  
// Set the method to POST  
// Target URL: /_api/SP.Web.ShareObject  
// Body parameters:  
{ "url": "https://company.sharepoint.com/sites/sitename", "roleValue": "LimitedView" }  
// Test the flow to ensure only response links remain active  

সুরক্ষা বাড়ানোর সময় শেয়ারপয়েন্ট ফর্মগুলি অনুকূলিত করা

পরিচালনার আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ দিক এবং ফর্মগুলি নিশ্চিত করছে যে সুরক্ষা নীতিগুলি প্রয়োগ করার সময় ব্যবহারকারীর অভিজ্ঞতা নির্বিঘ্নে থাকবে। অনেক সংস্থা এইচআর উদ্দেশ্য, গ্রাহক প্রতিক্রিয়া বা প্রকল্প পরিচালনার জন্য, ডেটা সংগ্রহের জন্য ফর্মগুলির উপর নির্ভর করে। চ্যালেঞ্জটি উত্থাপিত হয় যখন প্রশাসকরা সংবেদনশীল তালিকার ডেটা সুরক্ষিত করার চেষ্টা করার সময় অজান্তেই ফর্ম প্রতিক্রিয়া লিঙ্কগুলিতে অ্যাক্সেসকে সীমাবদ্ধ করে। মূলটি হ'ল নির্বাচনী অনুমতি ব্যবস্থাপনা বাস্তবায়ন করা যা সম্পাদনা/দেখার এবং প্রতিক্রিয়া জমা দেওয়ার মধ্যে পার্থক্য করে। 📌

একটি নিম্নচাপযুক্ত পদ্ধতির উপকার হয় শেয়ারপয়েন্টের নেটিভ শেয়ারিং সেটিংসের পাশাপাশি। এপিআই স্তরে অনুমতি অ্যাসাইনমেন্টটি স্বয়ংক্রিয় করে, প্রশাসকরা গতিশীলভাবে নিয়ন্ত্রণ করতে পারে কে অন্তর্নিহিত তালিকায় অপ্রয়োজনীয় অ্যাক্সেসকে অবরুদ্ধ করার সময় ফর্মগুলিতে প্রতিক্রিয়া জানাতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, একটি শেয়ারপয়েন্ট ফর্মের মাধ্যমে বাজেটের অনুরোধ সংগ্রহকারী একটি ফিনান্স দল কর্মচারীদের তাদের অনুরোধ জমা দিতে পারে তবে জমা দেওয়া এন্ট্রিগুলি অ্যাক্সেস করতে বা সংশোধন করতে পারে না তা নিশ্চিত করতে পারে। এই লক্ষ্যযুক্ত অনুমতি নিয়ন্ত্রণ কার্যকারিতা বজায় রেখে সুরক্ষা ঝুঁকি হ্রাস করে।

আর একটি সেরা অনুশীলন হ'ল অ্যাজুরে বিজ্ঞাপনের মাধ্যমে শর্তসাপেক্ষ অ্যাক্সেস নীতিগুলি একীভূত করা। ব্যবহারকারীর ভূমিকা, ডিভাইস সুরক্ষা বা আইপি বিধিনিষেধের ভিত্তিতে অ্যাক্সেস বিধিগুলি সংজ্ঞায়িত করে সংস্থাগুলি নিশ্চিত করতে পারে যে কেবলমাত্র অনুমোদিত কর্মীরা শেয়ারপয়েন্ট ফর্মগুলির সাথে যোগাযোগ করতে পারে। এই পদ্ধতিটি অননুমোদিত ব্যবহারকারীদের ভাগ করে নেওয়া লিঙ্কগুলি কাজে লাগাতে বাধা দেয় এবং এখনও যাচাই করা কর্মীদের ডেটা অবদান রাখতে দেয়। একটি সু-কনফিগার করা সুরক্ষা এবং ভাগ করে নেওয়ার কৌশল সংস্থাগুলিকে ঝুঁকি হ্রাস করার সময় শেয়ারপয়েন্টের সুবিধাগুলি সর্বাধিক করতে সক্ষম করে। 🔒

1. সম্পাদনা/ভিউ অ্যাক্সেস অক্ষম করার সময় আমি কীভাবে কেবল "প্রতিক্রিয়া জানাতে পারি" লিঙ্কগুলি সক্ষম করব?
2. ব্যবহার তালিকা অ্যাক্সেসকে সীমাবদ্ধ করার সময় ফর্ম প্রতিক্রিয়াগুলির অনুমতি দেওয়া।
3. ম্যানুয়াল সামঞ্জস্য এড়াতে আমি কি ফর্ম অনুমতিগুলি স্বয়ংক্রিয় করতে পারি?
4. হ্যাঁ! আপনি ব্যবহার করতে পারেন যখনই কোনও নতুন ফর্ম তৈরি হয় কাস্টম অনুমতি বিধি প্রয়োগ করতে।
5. আমি যদি দুর্ঘটনাক্রমে সমস্ত ভাগ করে নেওয়ার লিঙ্কগুলি অক্ষম করি তবে কী হবে?
6. আপনি ব্যবহার করে সেটিংস ফিরিয়ে দিতে পারেন এবং সেই অনুযায়ী অনুমতিগুলি পুনরায় কনফিগার করুন।
7. ব্যবহারকারীর ভূমিকার ভিত্তিতে বিভিন্ন অনুমতি প্রয়োগ করার কোনও উপায় আছে কি?
8. হ্যাঁ, সংহত করে , আপনি ব্যবহারকারীর ভূমিকা বা সুরক্ষা নীতিগুলির ভিত্তিতে অ্যাক্সেস বিধিগুলি সংজ্ঞায়িত করতে পারেন।
9. আমি কি শেয়ারপয়েন্ট ফর্মগুলি পরিচালনা করতে মাইক্রোসফ্ট গ্রাফ এপিআই ব্যবহার করতে পারি?
10. একেবারে! দ্য এন্ডপয়েন্ট আপনাকে প্রোগ্রামেটিকভাবে ভাগ করে নেওয়ার সেটিংসকে সূক্ষ্ম-টিউন করতে দেয়।

কনফিগার করা প্রয়োজনীয় ব্যবহারকারীর মিথস্ক্রিয়াকে অনুমতি দেওয়ার সময় ডেটা অখণ্ডতা বজায় রাখার জন্য সঠিকভাবে প্রয়োজনীয়। নির্বাচিতভাবে "লিঙ্কগুলি প্রতিক্রিয়া জানাতে পারে" সক্ষম করে এবং "সম্পাদনা/দেখুন" অনুমতিগুলি সক্ষম করে, ব্যবসায়গুলি একটি সুরক্ষিত তবুও কার্যকরী পরিবেশ নিশ্চিত করতে পারে। পাওয়ারশেলের মাধ্যমে, আরইএসটি এপিআই বা স্বয়ংক্রিয় কর্মপ্রবাহের মাধ্যমে, সংস্থাগুলির অ্যাক্সেস সেটিংস সূক্ষ্ম-টিউন করার একাধিক উপায় রয়েছে। 📌

সুরক্ষা কখনই ব্যবহারযোগ্যতার সাথে আপস করা উচিত নয়। কাঠামোগত অনুমতিগুলি প্রয়োগ করে এবং উপলভ্য অটোমেশন সরঞ্জামগুলি লাভ করে, দলগুলি তাদের নিশ্চিত করতে পারে যে তাদের সংবেদনশীল ডেটা প্রকাশ না করে ফর্মগুলি অ্যাক্সেসযোগ্য থাকে। নির্দিষ্ট ব্যবসায়ের প্রয়োজনের ভিত্তিতে সর্বোত্তম পদ্ধতির মূল্যায়ন করা একটি উত্পাদনশীল এবং সুরক্ষিত ডিজিটাল কর্মক্ষেত্র বজায় রাখতে সহায়তা করবে। 🚀