শেয়ারপয়েন্ট টেমপ্লেট থেকে এক্সেল ফুটারে ডাইনামিক ইউজারনেম যোগ করা

SharePoint-লিঙ্কড এক্সেল টেমপ্লেটগুলিতে ব্যবহারকারীর কার্যকলাপ ট্র্যাক করা

একটি ব্যস্ত অফিস কল্পনা করুন যেখানে একাধিক ব্যবহারকারী তাদের ফর্ম জমা দেওয়ার জন্য একই SharePoint টেমপ্লেট অ্যাক্সেস করে৷ 🖥️ চ্যালেঞ্জ দেখা দেয় যখন একজন অডিটরকে শনাক্ত করতে হয় যে কে একটি নির্দিষ্ট ফর্ম পূরণ করেছে এবং জমা দিয়েছে। SharePoint এই তথ্যটিকে "সৃষ্টিকর্তা" কলামের অধীনে লগ করার সময়, এক্সেল শীটের ফুটারে ব্যবহারকারীর নামের সাথে একটি হার্ড কপি প্রিন্ট করার প্রয়োজনীয়তা অপূর্ণ থেকে যায়।

ডিফল্ট VBA ফাংশন মত কারণ এই কাজ trickier হয়ে ওঠে অ্যাপ্লিকেশন।ব্যবহারকারীর নাম এবং পরিবেশ("ব্যবহারকারীর নাম") প্রায়শই আসল টেমপ্লেট নির্মাতা বা স্থানীয় মেশিন ব্যবহারকারীর দিকে নির্দেশ করে, পরিবর্তে প্রকৃত ব্যবহারকারী ফর্মটি সম্পাদনা করে। যেমন, গতিশীলভাবে সঠিক ব্যবহারকারীর নাম সন্নিবেশ করার জন্য একটি নির্ভরযোগ্য পদ্ধতি খুঁজে পাওয়া গুরুত্বপূর্ণ হয়ে ওঠে।

বাস্তব-বিশ্বের পরিস্থিতিতে, এই অসঙ্গতি অডিটিং এবং ট্র্যাকিংয়ে ভুলের দিকে নিয়ে যেতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আমার পূর্ববর্তী ভূমিকায়, আমাদের একটি সমস্যা ছিল যেখানে বহিরাগত ঠিকাদারদের দ্বারা সম্পূর্ণ করা ফর্মগুলি সর্বদা প্রিন্টআউটে প্রশাসকের ব্যবহারকারীর নাম প্রদর্শন করে, যা অডিটের সময় উল্লেখযোগ্য বিভ্রান্তির সৃষ্টি করে।

এই নিবন্ধটি কীভাবে আপনি VBA, SharePoint ইন্টিগ্রেশন, এবং কিছু স্মার্ট পরিবর্তন ব্যবহার করে এই বাধাগুলিকে বাইপাস করতে পারেন তা নিয়ে আলোচনা করে। শেষ পর্যন্ত, আপনার কাছে একটি বাস্তব সমাধান থাকবে যা নিশ্চিত করে যে প্রতিটি মুদ্রিত ফর্ম সঠিকভাবে জমা দেওয়া ব্যবহারকারীর প্রতিফলন করে। এর মধ্যে ডুব দেওয়া যাক! 🔍

ডাইনামিক শেয়ারপয়েন্ট ইউজারনেম সহ এক্সেল ফুটার কাস্টমাইজ করা

উপস্থাপিত সমাধানগুলির লক্ষ্য গতিশীলভাবে আনয়ন এবং প্রদর্শন করা শেয়ারপয়েন্ট "স্রষ্টা" একটি এক্সেল ওয়ার্কশীটের ফুটারে ব্যবহারকারীর নাম। এই প্রয়োজনীয়তা এমন পরিস্থিতিতে দেখা দেয় যেখানে একাধিক ব্যবহারকারী শেয়ারপয়েন্টে সংরক্ষিত একটি শেয়ার্ড টেমপ্লেটের উপর ভিত্তি করে ফর্ম জমা দেন এবং অডিটরদের স্পষ্ট অ্যাট্রিবিউশন প্রয়োজন। প্রথম স্ক্রিপ্টটি এক্সেলের নেটিভ ব্যবহার করে পৃষ্ঠা সেটআপ গতিশীলভাবে ফুটার কাস্টমাইজ করার কার্যকারিতা। SharePoint মেটাডেটা অ্যাক্সেসের সাথে VBA পদ্ধতিগুলিকে একত্রিত করে, এই স্ক্রিপ্টটি নিশ্চিত করে যে ফুটারটি সেই ব্যবহারকারীর ব্যবহারকারীর নাম প্রতিফলিত করে যে ফর্মটি পূরণ করেছে, আসল নির্মাতার নয়।

উদাহরণস্বরূপ, প্রথম সমাধান লিভারেজ ListObjects.Add SharePoint এর ডকুমেন্ট লাইব্রেরিতে একটি লাইভ সংযোগ স্থাপন করতে। এই কমান্ডটি ওয়ার্কবুকের মধ্যে মেটাডেটা টেনে আনে, এটি সারিগুলির মাধ্যমে পুনরাবৃত্তি করা এবং "সৃষ্টিকর্তা" ক্ষেত্রটি বের করা সম্ভব করে তোলে। কল্পনা করুন যে একটি বিভাগ সম্মতি ফর্ম জমা দিচ্ছে—প্রতিটি জমা দেওয়ার পাদচরণ স্পষ্টভাবে দায়ী কর্মচারীকে চিহ্নিত করবে, অডিটের অস্পষ্টতা দূর করবে। এই পদ্ধতিটি নমনীয়তা নিশ্চিত করে এবং ফর্ম অবদানকারীদের সনাক্তকরণে ম্যানুয়াল হস্তক্ষেপ প্রতিরোধ করে। 🚀

দ্বিতীয় পদ্ধতিটি SharePoint এর REST API এর সুবিধা নেয়। ব্যবহার করে CreateObject("MSXML2.XMLHTTP") কমান্ড, স্ক্রিপ্ট সরাসরি মেটাডেটা আনার জন্য একটি HTTP অনুরোধ শুরু করে। এই পদ্ধতিটি এমন পরিবেশে বিশেষভাবে উপযোগী যেখানে SharePoint লাইব্রেরিগুলি জটিল বা অনেকগুলি ক্ষেত্র রয়েছে৷ যেমন ফাংশন সঙ্গে JSON প্রতিক্রিয়া পার্সিং InStr এবং মাঝামাঝি "স্রষ্টা" ক্ষেত্রের সুনির্দিষ্ট নিষ্কাশনের অনুমতি দেয়। আমার অতীতের ভূমিকায়, একটি অনুরূপ স্ক্রিপ্ট স্ট্রিমলাইন ফর্ম ট্র্যাকিং, প্রতি মাসে ম্যানুয়াল পুনর্মিলনের ঘন্টা সংরক্ষণ করে। 🖋️

চূড়ান্ত স্ক্রিপ্টটি ব্যবহার করে Office 365 বৈশিষ্ট্যগুলিকে একীভূত করে বিল্টিন ডকুমেন্ট প্রোপার্টি ওয়ার্কবুকের মেটাডেটা সরাসরি অ্যাক্সেস করার জন্য কমান্ড। এই স্ক্রিপ্টটি সেই সংস্থাগুলির জন্য সবচেয়ে উপযুক্ত যেগুলি ব্যাপকভাবে Office 365 ব্যবহার করে এবং REST API জটিলতা ছাড়াই একটি হালকা সমাধানের প্রয়োজন৷ প্রতিটি স্ক্রিপ্টে মডুলার বৈশিষ্ট্য রয়েছে, যা সেগুলিকে অন্যান্য SharePoint-ইন্টিগ্রেটেড ওয়ার্কফ্লোগুলির জন্য পুনরায় ব্যবহারযোগ্য করে তোলে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি জমা দেওয়ার টাইমস্ট্যাম্প বা এমনকি বিভাগের নাম অন্তর্ভুক্ত করার জন্য তাদের মানিয়ে নিতে পারেন, তাদের অডিট ইউটিলিটি আরও উন্নত করতে পারেন।

Sub AddUsernameFromSharePoint()
    Dim ws As Worksheet
    Dim sharePointUsername As String
    Dim listObj As Object
    Dim spURL As String
    Dim row As Object
    On Error Resume Next
    ' Set your SharePoint site and library path here
    spURL = "https://your-sharepoint-site/documents/"
    Set ws = ActiveSheet
    ' Access metadata of the current workbook in SharePoint
    Set listObj = ws.ListObjects.Add(
        SourceType:=xlSrcExternal,
        Source:=spURL,
        Destination:=Range("A1")
    )
    ' Loop through rows to find "creator"
    For Each row In listObj.ListRows
        If row.Range(1, 1).Value = "creator" Then
            sharePointUsername = row.Range(1, 2).Value
            Exit For
        End If
    Next row
    ' Update footer with username
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & sharePointUsername & " on " & Date
    On Error GoTo 0
End Sub

Sub FetchUsernameWithAPI()
    Dim http As Object
    Dim jsonResponse As String
    Dim username As String
    Dim ws As Worksheet
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
    Set ws = ActiveSheet
    ' API endpoint to fetch metadata
    apiURL = "https://your-sharepoint-site/_api/web/lists/getbytitle('Documents')/items"
    ' Make GET request
    http.Open "GET", apiURL, False
    http.setRequestHeader "Accept", "application/json;odata=verbose"
    http.Send
    ' Parse response for "creator" field
    jsonResponse = http.responseText
    username = ParseJSONForCreator(jsonResponse)
    ' Add username to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & username & " on " & Date
End Sub

Function ParseJSONForCreator(jsonResponse As String) As String
    ' Basic parsing logic to extract "creator" value
    Dim pos As Integer
    Dim creatorValue As String
    pos = InStr(jsonResponse, """creator"":")
    creatorValue = Mid(jsonResponse, pos + 10, InStr(pos + 10, jsonResponse, ",") - pos - 10)
    ParseJSONForCreator = creatorValue
End Function

Sub AddFooterFromO365()
    Dim ws As Worksheet
    Dim o365User As String
    Set ws = ActiveSheet
    ' Assume user is logged in to Office 365
    o365User = Application.UserName
    ' Fetch creator data from workbook properties
    If ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator") <> "" Then
        o365User = ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator")
    End If
    ' Add to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & o365User & " on " & Date
End Sub

বর্ধিত অডিটিংয়ের জন্য এক্সেল VBA এর সাথে শেয়ারপয়েন্ট ডেটা একীভূত করা

শেয়ারপয়েন্টের সাথে এক্সেলকে একীভূত করার একটি প্রায়ই উপেক্ষিত দিক হল দুটি প্ল্যাটফর্মের মধ্যে মেটাডেটার বিরামহীন প্রবাহ। VBA ব্যবহার করে, আপনি গুরুত্বপূর্ণ মেটাডেটা ক্ষেত্রগুলি বের করতে মৌলিক অটোমেশনের বাইরে যেতে পারেন, যেমন ব্যবহারকারীর নাম যে ব্যক্তি একটি টেমপ্লেট সম্পূর্ণ করছেন, এবং কাস্টম এক্সেল ফুটার বা হেডারে ব্যবহার করুন। সম্মতির মতো পরিস্থিতিতে এই কার্যকারিতা অপরিহার্য, যেখানে প্রতিটি জমা দেওয়া ফর্মের সম্পূর্ণতার জন্য দায়ী ব্যক্তির কাছে একটি স্পষ্ট বৈশিষ্ট্য প্রয়োজন।

আরেকটি দরকারী পদ্ধতির মধ্যে রয়েছে SharePoint-এর ব্যাপক মেটাডেটা ক্ষমতার ব্যবহার। উদাহরণস্বরূপ, "পরিবর্তিত দ্বারা" বা "সর্বশেষ পরিবর্তিত" এর মতো কলামগুলি ট্র্যাকিং এবং যাচাইকরণের জন্য অতিরিক্ত প্রসঙ্গ সরবরাহ করতে পারে। ভিবিএ-এর মাধ্যমে গতিশীলভাবে এই ডেটা টেনে, আপনার এক্সেল টেমপ্লেটগুলি শুধুমাত্র সঠিক ব্যবহারকারীর তথ্যই প্রতিফলিত করে না কিন্তু ম্যানুয়াল এন্ট্রি ত্রুটির সম্ভাবনাও কমিয়ে দেয়। এই বৈশিষ্ট্যটি টিম প্রকল্পগুলিতে বিশেষভাবে মূল্যবান, যেখানে একাধিক ব্যবহারকারী ভাগ করা টেমপ্লেটগুলিতে সহযোগিতা করে। 🖇️

অবশেষে, সংস্থাগুলি কীভাবে SharePoint ব্যবহার করে তার সম্ভাব্য বৈচিত্রগুলির জন্য অ্যাকাউন্ট করা গুরুত্বপূর্ণ৷ কিছুতে কাস্টম কলাম বা মেটাডেটা ক্ষেত্র থাকতে পারে, যাতে মানিয়ে নেওয়া যায় এমন VBA স্ক্রিপ্টের প্রয়োজন হয়। মডুলার কোডিং অনুশীলন, যেমন API কলগুলিকে ডেটা ফর্ম্যাটিং থেকে আলাদা করা, নিশ্চিত করুন যে আপনার সমাধানটি এই ধরনের বৈচিত্রগুলির সাথে স্কেল বা সামঞ্জস্য করতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, একটি অতীত প্রকল্পে, আমরা স্বয়ংক্রিয়ভাবে সারসংক্ষেপ প্রতিবেদন তৈরি করতে এই পদ্ধতি ব্যবহার করেছি যা শেয়ারপয়েন্ট থেকে সরাসরি এক্সেল ওয়ার্কবুকগুলিতে ব্যবহারকারীর কার্যকলাপকে একত্রিত করে। 🚀