Seguiment de les interaccions de l'usuari a Excel Online a Office365

Entendre l'activitat de l'usuari en documents d'Excel compartits

Els entorns de treball col·laboratiu s'han convertit en la columna vertebral de les empreses modernes, fomentant el treball en equip i l'eficiència en diverses plataformes. Una d'aquestes plataformes, l'Excel Online d'Office365, permet a diversos usuaris interactuar amb fulls de càlcul compartits en temps real, permetent la gestió i l'anàlisi de dades dinàmiques. La capacitat de fer un seguiment d'aquestes interaccions, concretament d'identificar qui ha fet canvis en un document compartit, és crucial per a les pistes d'auditoria, la rendició de comptes i per garantir la integritat de les dades. Aquesta capacitat esdevé especialment important en escenaris en què s'utilitzen fulls de càlcul per a processos crítics, com ara verificar transaccions, on la distinció entre "Vàlid" i "No vàlid" pot tenir implicacions importants.

Tanmateix, capturar el nom d'usuari i el correu electrònic de les persones mentre fan canvis en un full de càlcul suposa un repte, especialment per a aquells que no tenen formació en programació. Malgrat la disponibilitat d'eines com Office Scripts i Power Automate, la creació d'una integració perfecta que enregistri automàticament aquests detalls després de la modificació de la cel·la requereix una comprensió matisada d'aquestes plataformes. Aquesta introducció pretén explorar solucions potencials per automatitzar el procés de seguiment dels canvis dels usuaris a Excel Online, abordant obstacles comuns com ara problemes de connectors, activadors d'esdeveniments i l'automatització de l'entrada de dades al full de càlcul.

Automatització d'Office 365 Excel Online per a pistes d'auditoria

Millorar les pistes d'auditoria a Excel en línia mitjançant l'automatització

L'automatització del procés de seguiment de les interaccions dels usuaris amb els documents d'Excel allotjats a SharePoint és un aspecte crític dels esforços moderns d'auditoria i compliment. Aprofitant les capacitats d'Office Scripts i Power Automate, les organitzacions poden crear un sistema robust per supervisar i registrar cada canvi fet en un document compartit, inclòs qui va fer el canvi, quan es va fer i la naturalesa del canvi en si. Aquest enfocament no només millora la transparència i la responsabilitat del maneig de dades dins de l'organització, sinó que també redueix significativament la càrrega de treball manual implicada en el seguiment d'aquests canvis. La integració entre Excel Online i Power Automate facilita la creació de fluxos de treball automatitzats que es desencadenen en resposta a esdeveniments específics, com ara un usuari que actualitza el valor d'una cel·la dins d'un full de càlcul compartit.

La clau per implementar aquesta solució rau en la capacitat d'utilitzar eficaçment els scripts d'Office per capturar les dades rellevants d'Excel, com ara el nom i l'adreça de correu electrònic de l'usuari, sempre que s'actualitzi el valor d'una cel·la. Aleshores, Power Automate es pot utilitzar per processar aquesta informació, registrar-la en conseqüència i, fins i tot, notificar a les parts interessades si és necessari. Aquesta integració perfecta no només garanteix que tots els canvis s'enregistrin amb precisió amb finalitats d'auditoria, sinó que també proporciona una plataforma per a tasques d'automatització posteriors, com ara la validació de dades, les alertes i els informes. Com a resultat, les organitzacions poden assolir un nivell més alt d'integritat de les dades i de compliment dels requisits reglamentaris, tot alhora que racionalitzen els seus processos interns.

let workbook = Excel.run(async (context) => {
    let sheet = context.workbook.worksheets.getActiveWorksheet();
    let range = sheet.getRange("C1:C100");
    range.load("values");
    await context.sync();
    return range.values;
});

workbook.then((result) => {
    console.log("Cell Values: ", result);
    // Use Power Automate to send data elsewhere
});

function main(workbook: ExcelScript.Workbook) {
    let user = workbook.getActiveUser();
    let userEmail = user.email;
    let userName = user.displayName;
    // Log or use userEmail and userName as needed
    console.log(`User: ${userName}, Email: ${userEmail}`);
}

Tècniques avançades per a la captura de dades d'usuari a Excel Online

A mesura que les organitzacions continuen ampliant el seu ús d'eines basades en núvol com Office 365, la necessitat de pistes d'auditoria completes esdevé cada cop més crítica. Excel Online, com a part de la suite Office 365, ofereix capacitats úniques per al treball col·laboratiu en fulls de càlcul compartits entre equips i departaments. No obstant això, amb aquesta col·laboració arriba el repte de fer un seguiment de qui ha fet quins canvis i quan. Aquí és on entra en joc el poder d'Office Scripts combinat amb Power Automate. Mitjançant l'automatització dels processos de captura de dades, les empreses poden controlar de manera eficient les activitats dels usuaris en documents d'Excel compartits, assegurant-se que tots els canvis es tenen en compte i es poden rastrejar fins a la seva font.

La implementació d'aquestes solucions requereix una comprensió matisada tant dels scripts d'Office, que permeten l'automatització de tasques repetitives a Excel Online, com de Power Automate, que pot gestionar el flux d'informació entre les aplicacions i els serveis d'Office 365. En conjunt, proporcionen un mecanisme potent per capturar pistes d'auditoria detallades, inclosa la identificació dels usuaris que fan canvis en un full de càlcul. Aquesta capacitat no només ajuda en el compliment de la normativa i les auditories internes, sinó que també millora la integritat de les dades i la responsabilitat en entorns col·laboratius. Com a resultat, les organitzacions poden mitigar els riscos associats a la gestió de dades i garantir que les seves operacions segueixen sent transparents i segures.