Eliminació de les adreces de correu electrònic duplicades a les notificacions de documents de Power Automate for SharePoint

Optimització de les notificacions de SharePoint

Quan es gestionen biblioteques de documents a SharePoint Online (SPO), la configuració de notificacions automàtiques per a les dates de revisió de documents és crucial per mantenir el contingut actualitzat i garantir la col·laboració de l'equip. El repte sovint rau en les complexitats de Power Automate, especialment quan un flux està dissenyat per alertar a diverses parts interessades. Aquest escenari esdevé particularment complex quan cada document, com ara "Incendi" i "Inundació .docx" al nostre exemple, activa un correu electrònic a diversos usuaris enumerats a columnes com "Autor principal" i "Contacte". Tanmateix, les duplicacions en aquestes notificacions poden alterar l'eficiència de la comunicació.

El problema principal és la redundància de les dades de contacte als correus electrònics de notificació, amb cada destinatari que rep la informació dues vegades. És probable que aquest problema estigui arrelat en la gestió de matrius a Power Automate, on els detalls de l'usuari es dupliquen inadvertidament en el procés de conversió de matrius en cadenes per als camps A i CC del correu electrònic. Aquests reptes no només compliquen el flux de treball, sinó que també desordenen les safates d'entrada dels destinataris amb repeticions innecessàries, posant l'accent en la necessitat d'una solució racionalitzada per eliminar aquests duplicats de manera eficaç.

Simplificació de les notificacions per correu electrònic a SharePoint amb Power Automate

Els scripts de PowerShell i JavaScript proporcionats estan dissenyats per abordar el problema de les adreces de correu electrònic duplicades quan s'envien notificacions des de les biblioteques de documents de SharePoint Online (SPO). L'script de PowerShell comença establint una connexió al lloc de SharePoint mitjançant l'objecte ClientContext, que és essencial per a qualsevol operació dins d'un lloc de SharePoint. Un cop connectat, recupera elements d'una biblioteca de documents específica que coincideixen amb determinats criteris, com ara la "data de revisió" dels documents. És crucial per automatitzar el procés d'enviament de notificacions sense supervisió manual. A continuació, l'script recull adreces de correu electrònic de dues columnes, "Autor principal" i "Contacte", per a cada document. Aquestes adreces s'emmagatzemen inicialment en matrius, que es fusionen i es filtren per eliminar els duplicats. Aquesta desduplicació es realitza mitjançant el cmdlet Select-Object amb el senyalador -Unique, assegurant que cada adreça de correu electrònic només apareix una vegada. Aquest pas és fonamental, ja que impedeix que el mateix usuari rebi diverses còpies del mateix correu electrònic, abordant el problema bàsic presentat.

L'script de JavaScript complementa la lògica de PowerShell de fons proporcionant una solució d'interfície que actualitza dinàmicament els camps de correu electrònic en un formulari o interfície web. Utilitza document.querySelectorAll per trobar tots els camps d'entrada designats per a les adreces de correu electrònic, reunint tots els correus electrònics introduïts. L'ús d'un objecte Set garanteix que totes les adreces de correu electrònic recopilades siguin úniques, ja que un conjunt elimina automàticament els duplicats. A continuació, aquesta sèrie de correus electrònics únics es divideix entre els camps "Per" i "CC" d'un formulari de correu electrònic, demostrant un ús eficaç de JavaScript d'interfície per millorar l'experiència de l'usuari i agilitzar el procés d'enviament de correu electrònic a SharePoint. En conjunt, aquests scripts ofereixen una solució integral al problema de les notificacions de correu electrònic duplicades, combinant el processament de dades de fons amb millores en la interfície d'usuari per a un flux operatiu perfecte.

$siteURL = "YourSharePointSiteURL"
$listName = "YourDocumentLibraryName"
$clientContext = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($siteURL)
$list = $clientContext.Web.Lists.GetByTitle($listName)
$query = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.CamlQuery
$items = $list.GetItems($query)
$clientContext.Load($items)
$clientContext.ExecuteQuery()
$emailAddresses = @()
foreach ($item in $items) {
    $leadAuthors = $item["LeadAuthor"] -split ";"
    $contacts = $item["Contact"] -split ";"
    $allEmails = $leadAuthors + $contacts
    $uniqueEmails = $allEmails | Select-Object -Unique
    $emailAddresses += $uniqueEmails
}
$emailAddresses = $emailAddresses | Select-Object -Unique
# Logic to send email with unique email addresses goes here

const uniqueEmails = new Set();
document.querySelectorAll('.email-input').forEach(input => {
    const emails = input.value.split(';').map(email => email.trim());
    emails.forEach(email => uniqueEmails.add(email));
});
const emailArray = [...uniqueEmails];
console.log('Unique emails to send:', emailArray);
// Function to add emails to the To and CC fields dynamically
function updateEmailFields() {
    const toField = document.querySelector('#toField');
    const ccField = document.querySelector('#ccField');
    toField.value = emailArray.slice(0, emailArray.length / 2).join(';');
    ccField.value = emailArray.slice(emailArray.length / 2).join(';');
}
updateEmailFields();
// Add more logic as needed for handling SharePoint list and email sending

Millora de l'eficiència del correu electrònic en els fluxos de treball de SharePoint

Un altre aspecte crucial de la gestió de les biblioteques de documents del SharePoint Online amb Power Automate és garantir que les notificacions per correu electrònic no només estiguin lliures de duplicats, sinó que també siguin oportunes i rellevants. Això implica més que només ajustaments tècnics; requereix un enfocament estratègic sobre com s'estructuren i s'envien les notificacions. Per exemple, l'ús de condicions dins de Power Automate per filtrar documents en funció de la seva data de revisió garanteix que només els documents pertinents desencadenen el procés de notificació. Aquesta precisió no només redueix el volum de correus electrònics enviats, sinó que també millora la rellevància de cada notificació, fent més probable que els destinataris interaccionin amb el contingut.

A més, la integració de funcionalitats avançades de Power Automate com les targetes adaptatives a les notificacions per correu electrònic pot millorar significativament la manera com es presenta la informació a l'usuari final. Les targetes adaptatives permeten la creació de contingut ric i interactiu dins dels correus electrònics, com ara botons i formularis, la qual cosa permet als destinataris realitzar accions directament des de la seva safata d'entrada, com ara aprovar un document o enviar comentaris. Aquest nivell d'interactivitat racionalitza els fluxos de treball i afavoreix una experiència d'usuari més atractiva. Aprofitant aquestes funcions avançades, les organitzacions poden transformar el seu sistema de notificacions de SharePoint en una eina més dinàmica i eficient, optimitzant encara més els processos de gestió de documents.