Vylepšení e-mailových upozornění ve skriptu Google Apps pomocí dynamických řádků předmětů

Automatizace e-mailových upozornění na vypršení smlouvy

Implementováno ve skriptu Google Apps

function checkAndSendEmails() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Contracts");
  var dataRange = sheet.getDataRange();
  var data = dataRange.getValues();
  
  var currentDate = new Date();
  currentDate.setHours(0, 0, 0, 0);
  
  var thirtyDaysFromNow = new Date(currentDate.getTime() + (30 * 24 * 60 * 60 * 1000));
  var sixtyDaysFromNow = new Date(currentDate.getTime() + (60 * 24 * 60 * 60 * 1000));
  var ninetyDaysFromNow = new Date(currentDate.getTime() + (90 * 24 * 60 * 60 * 1000));
  
  for (var i = 1; i < data.length; i++) {
    var row = data[i];
    var contractExpiryDate = new Date(row[2]); // Assuming expiry date is in column 3
    contractExpiryDate.setHours(0, 0, 0, 0);
    
    var subjectLineAddon = "";
    
    if (contractExpiryDate.getTime() === ninetyDaysFromNow.getTime()) {
      subjectLineAddon = " will expire in 90 days";
    } else if (contractExpiryDate.getTime() === sixtyDaysFromNow.getTime()) {
      subjectLineAddon = " will expire in 60 days";
    } else if (contractExpiryDate.getTime() === thirtyDaysFromNow.getTime()) {
      subjectLineAddon = " will expire in 30 days";
    } else if (contractExpiryDate.getTime() === currentDate.getTime()) {
     subjectLineAddon = " is Expired as of today";
    }
    
    if (subjectLineAddon !== "") {
      var emailSubject = "ALERT: " + row[1] + " Contract" + subjectLineAddon; // Assuming contract name is in column 2
      sendCustomEmail(row[3], emailSubject, row[4]); // Assuming email is in column 4 and message in column 5
    }
  }
}

function sendCustomEmail(email, subject, message) {
  GmailApp.sendEmail(email, subject, message);
}

Časté dotazy týkající se skriptu Google Apps

1. Otázka: K čemu se používá skript Google Apps?
2. Odpovědět: Google Apps Script se používá k automatizaci úloh, vytváření vlastních funkcí a integraci aplikací Google Workspace mezi sebou navzájem a s externími službami.
3. Otázka: Může Google Apps Script přistupovat k externím rozhraním API?
4. Odpovědět: Ano, Google Apps Script může odesílat požadavky HTTP na přístup a interakci s externími rozhraními API.
5. Otázka: Je Google Apps Script k použití zdarma?
6. Odpovědět: Ano, Google Apps Script je zdarma k použití pro kohokoli, kdo má účet Google, i když existují limity na to, kolik můžete spouštět nebo používat určité služby.
7. Otázka: Jak se Google Apps Script liší od JavaScriptu?
8. Odpovědět: Google Apps Script je založen na JavaScriptu, ale je speciálně navržen pro rozšiřování a automatizaci aplikací a služeb Google Workspace.
9. Otázka: Mohu použít Google Apps Script k automatickému odesílání e-mailů?
10. Odpovědět: Ano, Google Apps Script lze použít k automatickému odesílání e-mailů prostřednictvím Gmailu s možností přizpůsobit příjemce, předmět a tělo zprávy.
11. Otázka: Jak se mohu začít učit Google Apps Script?
12. Odpovědět: Můžete začít prozkoumáním oficiální dokumentace, výukových programů a průvodců poskytovaných společností Google a také různých online platforem a komunit pro kódování.
13. Otázka: Může Google Apps Script komunikovat s Tabulkami Google?
14. Odpovědět: Ano, Google Apps Script může číst, zapisovat a manipulovat s daty v Tabulkách Google.
15. Otázka: Je nutné mít zkušenosti s programováním, abyste mohli používat Google Apps Script?
16. Odpovědět: I když jsou zkušenosti s programováním, zejména v JavaScriptu, přínosné, Google Apps Script je navržen tak, aby byl přístupný uživatelům s různou úrovní dovedností kódování.
17. Otázka: Lze Google Apps Script použít k vytváření webových aplikací?
18. Odpovědět: Ano, Google Apps Script lze použít k vývoji webových aplikací, které lze hostovat v infrastruktuře Google.
19. Otázka: Existují omezení toho, co Google Apps Script umí?
20. Odpovědět: I když je Google Apps Script výkonný, funguje mimo jiné v rámci určitých kvót a omezení pro dobu provádění, odesílání e-mailů a volání rozhraní API.

Sbalení automatických upozornění pomocí skriptu Google Apps

Využití skriptu Google Apps Script pro automatizaci e-mailových upozornění na data vypršení smlouvy ukazuje sílu a flexibilitu skriptovacího prostředí Google. Vložením logiky přímo do Tabulek Google, která posuzuje data vypršení smlouvy vůči aktuálnímu datu, mohou firmy automatizovat zasílání přizpůsobených e-mailových upozornění. Tento přístup nejen šetří značný čas a zdroje, ale také minimalizuje riziko lidské chyby, čímž zajišťuje, že všechny zúčastněné strany budou včas informovány o kritických milnících smluv. Schopnost přizpůsobit řádky předmětu a obsah zpráv na základě stavu vypršení platnosti dále zvyšuje efektivitu této komunikace, což příjemcům usnadňuje rozpoznání těchto výstrah a jednání podle nich.

Toto řešení je navíc příkladem širších možností skriptu Google Apps, než je pouhé odesílání e-mailů. Jeho potenciál automatizovat různé úkoly napříč aplikacemi Google Workspace, integrovat se s externími rozhraními API a přizpůsobovat pracovní postupy nabízí nekonečné možnosti pro zvýšení produktivity a provozní efektivity. Závěrem lze říci, že aplikace Google Apps Script při správě upozornění na vypršení smlouvy slouží jako důkaz výkonných možností automatizace a přizpůsobení, které mají uživatelé Google Workspace k dispozici, a umožňují efektivnější, přesnější a efektivnější komunikační strategie v rámci organizací.