Odstranění duplicitních e-mailových adres v Power Automate for SharePoint Document Notifications

Zefektivnění oznámení služby SharePoint

Při správě knihoven dokumentů v SharePoint Online (SPO) je nastavení automatických upozornění na data revize dokumentů zásadní pro udržení aktuálního obsahu a zajištění týmové spolupráce. Výzva často spočívá ve složitosti Power Automate, zvláště když je tok navržen tak, aby upozornil více zúčastněných stran. Tento scénář se stává obzvláště složitým, když každý dokument, jako například „Fire“ a „Flood .docx“ v našem příkladu, spustí e-mail více uživatelům uvedeným ve sloupcích jako „Hlavní autor“ a „Kontakt“. Duplicity v těchto upozorněních však mohou narušit efektivitu komunikace.

Primárním problémem je redundance kontaktních údajů v e-mailech s upozorněním, přičemž každý příjemce obdrží informace dvakrát. Tento problém má pravděpodobně kořeny ve zpracování polí v rámci Power Automate, kde jsou údaje o uživateli neúmyslně duplikovány v procesu převodu polí na řetězce pro pole Komu a Kopie e-mailu. Takové výzvy nejen komplikují pracovní tok, ale také zaplňují schránky příjemců zbytečným opakováním, což zdůrazňuje potřebu efektivního řešení pro účinné odstranění těchto duplicit.

Příkaz	Popis
New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($siteURL)	Vytvoří nový objekt kontextu klienta pro SharePoint Online, který umožňuje operace s webem určeným pomocí $siteURL.
$list.GetItems($query)	Načte položky ze seznamu SharePoint na základě dotazu CAML.
Select-Object -Unique	Vybere jedinečné objekty z kolekce a odstraní duplikáty.
document.querySelectorAll('.email-input')	Vybere všechny prvky DOM s třídou 'e-mail-input'.
new Set();	Vytvoří nový objekt Set, který je sbírkou jedinečných hodnot.
[...uniqueEmails]	Vytvoří pole ze sady nebo jiné iterovatelné, obsahující všechny její prvky.
document.querySelector('#toField')	Vybere první prvek DOM s ID 'toField'.

Zjednodušení e-mailových upozornění na SharePointu pomocí Power Automate

Poskytnuté skripty PowerShell a JavaScript jsou navrženy tak, aby řešily problém duplicitních e-mailových adres při odesílání oznámení z knihoven dokumentů SharePoint Online (SPO). Skript PowerShell začíná navázáním připojení k webu SharePoint pomocí objektu ClientContext, který je nezbytný pro jakoukoli operaci na webu SharePoint. Po připojení načte položky z konkrétní knihovny dokumentů, které odpovídají určitým kritériím, jako je „datum kontroly“ dokumentů. Je zásadní pro automatizaci procesu odesílání upozornění bez ručního dohledu. Skript pak shromažďuje e-mailové adresy ze dvou sloupců, 'Hlavní autor' a 'Kontakt', pro každý dokument. Tyto adresy jsou zpočátku uloženy v polích, která jsou sloučena a filtrována, aby se odstranily duplikáty. Tato deduplikace se provádí pomocí rutiny Select-Object s příznakem -Unique, což zajišťuje, že každá e-mailová adresa bude uvedena pouze jednou. Tento krok je stěžejní, protože zabraňuje tomu, aby stejný uživatel obdržel více kopií stejného e-mailu, čímž se řeší hlavní uvedený problém.

Skript JavaScript doplňuje backendovou logiku PowerShellu tím, že poskytuje frontendové řešení, které dynamicky aktualizuje e-mailová pole ve webovém formuláři nebo rozhraní. Využívá document.querySelectorAll k nalezení všech vstupních polí určených pro e-mailové adresy a shromažďuje všechny zadané e-maily. Využití objektu Set zajistí, že všechny shromážděné e-mailové adresy budou jedinečné, protože sada automaticky odstraní všechny duplikáty. Tato řada jedinečných e-mailů je pak rozdělena mezi pole 'Komu' a 'CC' e-mailového formuláře, což demonstruje efektivní využití frontendového JavaScriptu ke zlepšení uživatelské zkušenosti a zefektivnění procesu odesílání e-mailů v rámci SharePointu. Tyto skripty společně nabízejí komplexní řešení problému duplicitních e-mailových upozornění, kombinující backendové zpracování dat s vylepšením frontendového uživatelského rozhraní pro bezproblémový provozní tok.

$siteURL = "YourSharePointSiteURL"
$listName = "YourDocumentLibraryName"
$clientContext = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($siteURL)
$list = $clientContext.Web.Lists.GetByTitle($listName)
$query = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.CamlQuery
$items = $list.GetItems($query)
$clientContext.Load($items)
$clientContext.ExecuteQuery()
$emailAddresses = @()
foreach ($item in $items) {
    $leadAuthors = $item["LeadAuthor"] -split ";"
    $contacts = $item["Contact"] -split ";"
    $allEmails = $leadAuthors + $contacts
    $uniqueEmails = $allEmails | Select-Object -Unique
    $emailAddresses += $uniqueEmails
}
$emailAddresses = $emailAddresses | Select-Object -Unique
# Logic to send email with unique email addresses goes here

const uniqueEmails = new Set();
document.querySelectorAll('.email-input').forEach(input => {
    const emails = input.value.split(';').map(email => email.trim());
    emails.forEach(email => uniqueEmails.add(email));
});
const emailArray = [...uniqueEmails];
console.log('Unique emails to send:', emailArray);
// Function to add emails to the To and CC fields dynamically
function updateEmailFields() {
    const toField = document.querySelector('#toField');
    const ccField = document.querySelector('#ccField');
    toField.value = emailArray.slice(0, emailArray.length / 2).join(';');
    ccField.value = emailArray.slice(emailArray.length / 2).join(';');
}
updateEmailFields();
// Add more logic as needed for handling SharePoint list and email sending

Zvýšení efektivity e-mailu v pracovních postupech SharePointu

Dalším zásadním aspektem správy knihoven dokumentů SharePoint Online pomocí Power Automate je zajištění toho, že e-mailová oznámení nebudou pouze bez duplikátů, ale budou také včasná a relevantní. To zahrnuje více než jen technické úpravy; vyžaduje strategický přístup ke struktuře a zasílání oznámení. Například použití podmínek v rámci Power Automate k filtrování dokumentů na základě jejich data revize zajistí, že proces upozornění spustí pouze příslušné dokumenty. Tato přesnost nejen snižuje objem odeslaných e-mailů, ale také zvyšuje relevanci každého oznámení, což zvyšuje pravděpodobnost, že se příjemci zapojí do obsahu.

Navíc integrace pokročilých funkcí Power Automate, jako jsou Adaptivní karty, do e-mailových upozornění může výrazně zlepšit způsob, jakým jsou informace prezentovány koncovému uživateli. Adaptivní karty umožňují vytváření bohatého, interaktivního obsahu v e-mailech, jako jsou tlačítka a formuláře, a umožňují příjemcům provádět akce přímo z jejich doručené pošty, jako je schvalování dokumentu nebo poskytování zpětné vazby. Tato úroveň interaktivity zjednodušuje pracovní postupy a podporuje poutavější uživatelskou zkušenost. Využitím těchto pokročilých funkcí mohou organizace přeměnit svůj oznamovací systém SharePoint na dynamičtější a efektivnější nástroj, který dále optimalizuje procesy správy dokumentů.

Na závěr našeho zkoumání optimalizace e-mailových oznámení v SharePointu pomocí Power Automate je jasné, že řešení duplicitních adres je mnohostranná výzva, která vyžaduje jak technickou bystrost, tak strategickou předvídavost. Použití skriptů PowerShell a JavaScript k odstranění duplicitních e-mailových adres před odesláním zajišťuje, že příjemci obdrží pouze relevantní oznámení, čímž se sníží nepořádek v jejich doručené poště a zvýší se pravděpodobnost jejich interakce s obsahem. Kromě toho integrace interaktivních prvků prostřednictvím adaptivních karet může výrazně pozvednout uživatelský zážitek a učinit jej poutavějším a akčnějším. Tato řešení nejen řeší bezprostřední problém duplicitních e-mailových upozornění, ale také přispívají k širšímu cíli, kterým je zlepšení pracovních postupů správy dokumentů v SharePointu Online. Zavedením těchto postupů mohou organizace zajistit, aby jejich komunikační kanály byly efektivní, jejich obsah byl poutavý a jejich procesy správy dokumentů byly robustní a efektivní.