Přidání dynamických uživatelských jmen do zápatí aplikace Excel ze šablon SharePointu

Sledování aktivity uživatele v šablonách Excel propojených se SharePointem

Představte si rušnou kancelář, kde více uživatelů přistupuje ke stejné šabloně SharePointu, aby mohli odesílat své formuláře. 🖥️ Výzva nastává, když auditor potřebuje identifikovat, kdo vyplnil a odeslal konkrétní formulář. Zatímco SharePoint zaznamenává tyto informace do sloupce „tvůrce“, potřeba vytisknout tištěnou kopii se jménem uživatele v zápatí listu Excelu zůstává nenaplněna.

Tato úloha se stává složitější, protože výchozí funkce VBA jako Application.UserName a Environ("Uživatelské jméno") často odkazují na původního tvůrce šablony nebo uživatele místního počítače namísto skutečného uživatele upravujícího formulář. Nalezení spolehlivé metody pro dynamické vkládání správného uživatelského jména se proto stává zásadní.

V reálných scénářích může tato nesrovnalost vést k nepřesnostem v auditování a sledování. Například v mé předchozí roli jsme měli problém, kdy formuláře vyplněné externími dodavateli vždy zobrazovaly na výtisku uživatelské jméno správce, což během auditů způsobilo značný zmatek.

Tento článek se zabývá tím, jak můžete tyto překážky obejít pomocí VBA, integrace SharePointu a některých chytrých vylepšení. Na konci budete mít praktické řešení, které zajistí, že každý vytištěný formulář bude správně odrážet jednotlivého uživatele, který jej odeslal. Pojďme se ponořit! 🔍

Přizpůsobení zápatí aplikace Excel pomocí dynamických uživatelských jmen SharePointu

Cílem prezentovaných řešení je dynamické načítání a zobrazení SharePoint "tvůrce" uživatelské jméno v patičce excelového listu. Tento požadavek vzniká ve scénářích, kdy více uživatelů odesílá formuláře založené na sdílené šabloně uložené v SharePointu a auditoři potřebují jasné přiřazení. První skript využívá nativní Excel Nastavení stránky funkce pro dynamické přizpůsobení zápatí. Díky kombinaci metod VBA s přístupem k metadatům SharePoint tento skript zajišťuje, že zápatí odráží uživatelské jméno uživatele, který formulář vyplnil, nikoli původního tvůrce.

Například první řešení využívá ListObjects.Add k navázání živého připojení ke knihovně dokumentů SharePointu. Tento příkaz stáhne metadata do sešitu, což umožňuje procházet řádky a extrahovat pole „tvůrce“. Představte si oddělení, které odesílá formuláře pro dodržování předpisů – v zápatí každého příspěvku by byl jasně uveden odpovědný zaměstnanec, čímž by se eliminovaly nejasnosti auditu. Tato metoda zajišťuje flexibilitu a zabraňuje ručnímu zásahu při identifikaci přispěvatelů formuláře. 🚀

Druhý přístup využívá výhody REST API služby SharePoint. Pomocí CreateObject("MSXML2.XMLHTTP") skript zahájí požadavek HTTP na přímé načtení metadat. Tato metoda je užitečná zejména v prostředích, kde jsou knihovny SharePoint složité nebo obsahují mnoho polí. Analýza odpovědi JSON pomocí funkcí, jako je InStr a Střední umožňuje přesnou extrakci pole „tvůrce“. V mé minulé roli podobný skript zjednodušil sledování formulářů a každý měsíc ušetřil hodiny ručního odsouhlasení. 🖋️

Finální skript integruje vlastnosti Office 365 s využitím BuiltinDocumentProperties pro přímý přístup k metadatům sešitu. Tento skript je nejvhodnější pro organizace, které ve velké míře používají Office 365 a potřebují odlehčené řešení bez složitosti REST API. Každý skript má modulární funkce, takže je lze opakovaně použít pro další pracovní postupy integrované se službou SharePoint. Můžete je například upravit tak, aby zahrnovaly časová razítka odeslání nebo dokonce názvy oddělení, čímž dále vylepšíte jejich auditní užitečnost.

Sub AddUsernameFromSharePoint()
    Dim ws As Worksheet
    Dim sharePointUsername As String
    Dim listObj As Object
    Dim spURL As String
    Dim row As Object
    On Error Resume Next
    ' Set your SharePoint site and library path here
    spURL = "https://your-sharepoint-site/documents/"
    Set ws = ActiveSheet
    ' Access metadata of the current workbook in SharePoint
    Set listObj = ws.ListObjects.Add(
        SourceType:=xlSrcExternal,
        Source:=spURL,
        Destination:=Range("A1")
    )
    ' Loop through rows to find "creator"
    For Each row In listObj.ListRows
        If row.Range(1, 1).Value = "creator" Then
            sharePointUsername = row.Range(1, 2).Value
            Exit For
        End If
    Next row
    ' Update footer with username
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & sharePointUsername & " on " & Date
    On Error GoTo 0
End Sub

Sub FetchUsernameWithAPI()
    Dim http As Object
    Dim jsonResponse As String
    Dim username As String
    Dim ws As Worksheet
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
    Set ws = ActiveSheet
    ' API endpoint to fetch metadata
    apiURL = "https://your-sharepoint-site/_api/web/lists/getbytitle('Documents')/items"
    ' Make GET request
    http.Open "GET", apiURL, False
    http.setRequestHeader "Accept", "application/json;odata=verbose"
    http.Send
    ' Parse response for "creator" field
    jsonResponse = http.responseText
    username = ParseJSONForCreator(jsonResponse)
    ' Add username to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & username & " on " & Date
End Sub

Function ParseJSONForCreator(jsonResponse As String) As String
    ' Basic parsing logic to extract "creator" value
    Dim pos As Integer
    Dim creatorValue As String
    pos = InStr(jsonResponse, """creator"":")
    creatorValue = Mid(jsonResponse, pos + 10, InStr(pos + 10, jsonResponse, ",") - pos - 10)
    ParseJSONForCreator = creatorValue
End Function

Sub AddFooterFromO365()
    Dim ws As Worksheet
    Dim o365User As String
    Set ws = ActiveSheet
    ' Assume user is logged in to Office 365
    o365User = Application.UserName
    ' Fetch creator data from workbook properties
    If ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator") <> "" Then
        o365User = ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator")
    End If
    ' Add to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & o365User & " on " & Date
End Sub

Integrace SharePoint Data s Excel VBA pro vylepšené auditování

Jedním z často přehlížených aspektů integrace Excelu se SharePointem je bezproblémový tok metadat mezi těmito dvěma platformami. Pomocí VBA můžete jít nad rámec základní automatizace a extrahovat klíčová pole metadat, jako je např uživatelské jméno jednotlivce dokončujícího šablonu a použít je ve vlastních zápatích nebo záhlavích aplikace Excel. Tato funkce je nezbytná ve scénářích, jako je dodržování předpisů, kde každý odeslaný formulář potřebuje jasné přiřazení osobě odpovědné za jeho vyplnění.

Další užitečný přístup zahrnuje využití rozsáhlých možností metadat služby SharePoint. Například sloupce jako „Změněno“ nebo „Naposledy změněno“ mohou poskytnout další kontext pro sledování a ověřování. Dynamickým stahováním těchto dat prostřednictvím jazyka VBA vaše šablony aplikace Excel nejen odrážejí přesné informace o uživatelích, ale také snižují pravděpodobnost chyb ručního zadávání. Tato funkce je zvláště cenná v týmových projektech, kde na sdílených šablonách spolupracuje více uživatelů. 🖇️

Nakonec je důležité vzít v úvahu možné rozdíly ve způsobu, jakým organizace používají SharePoint. Některé mohou mít vlastní sloupce nebo pole metadat, které vyžadují adaptabilní skripty VBA. Modulární postupy kódování, jako je oddělení volání API od formátování dat, zajišťují, že se vaše řešení může škálovat nebo přizpůsobovat takovým variacím. Například v minulém projektu jsme tento přístup použili k automatickému generování souhrnných sestav, které agregovaly aktivitu uživatelů přímo ze SharePointu do sešitů aplikace Excel. 🚀