Erweitern von Dynamics 365-E-Mail-Vorlagen mit dynamischen Suchfelddaten

Erschließen Sie das E-Mail-Automatisierungspotenzial von Dynamics 365

Da die digitale Landschaft immer stärker integriert wird, ist die Fähigkeit, die Kommunikation innerhalb von Geschäftsanwendungen wie Dynamics 365 zu optimieren, wichtiger denn je. Viele Unternehmen nutzen Dynamics 365 zur Verwaltung ihrer Vertriebsprozesse, einschließlich der Erstellung von E-Mail-Kommunikationen. Diese E-Mails sind von entscheidender Bedeutung für die Aufrechterhaltung eines klaren und konsistenten Dialogs mit Kunden und erfordern häufig eine Personalisierung, um das Kundenerlebnis zu verbessern. Die Herausforderung entsteht, wenn versucht wird, diese E-Mails automatisch mit dynamischen Daten aus dem System zu füllen, beispielsweise mit Benutzerkontaktinformationen direkt aus einem Suchfeld.

Dieses spezielle Thema berührt das umfassendere Thema der Automatisierung in Customer-Relationship-Management-Systemen (CRM). Im Kontext von Dynamics 365 stellt die Erstellung von E-Mail-Vorlagen, die dynamisch Informationen aus Kundenaufträgen abrufen, einen erheblichen Effizienzgewinn dar. Allerdings stellt die Integration eines Nachschlagefelds zum Abrufen und automatischen Ausfüllen verwandter Benutzerdetails wie E-Mail-Adressen und Telefonnummern in diese Vorlagen eine erhebliche technische Herausforderung dar. Die Standardmethode, das Format {!EntityLogicalName:FieldLogicalName/@name;} zum Referenzieren von Feldern zu verwenden, scheint unzureichend zu sein, was zu einer Suche nach alternativen Lösungen oder Problemumgehungen führt, die diesen Aspekt der E-Mail-Kommunikation automatisieren könnten.

Dynamics 365 E-Mail-Vorlagenautomatisierung erklärt

Die bereitgestellten Backend- und Frontend-Skripte zielen darauf ab, die Integration dynamischer Inhalte aus Dynamics 365 in Outlook-E-Mail-Vorlagen zu optimieren, und zielen insbesondere auf die Herausforderung ab, Benutzerkontaktinformationen aus einem Nachschlagefeld in den E-Mail-Text aufzunehmen. Das in C# geschriebene Backend-Skript nutzt die .NET HttpClient-Klasse, um asynchrone HTTP-GET-Anfragen an die Dynamics 365-Web-API zu stellen. Es nutzt die Funktion „using System.Net.Http;“ Namespace für Netzwerkoperationen und „mit Newtonsoft.Json;“ für JSON-Parsing. Dieses Setup ist für den Zugriff auf Dynamics 365-Daten über das Web von entscheidender Bedeutung, wobei das Skript die mit einem Kundenauftrag verknüpften Kontaktdaten des Benutzers (E-Mail-Adresse und Telefonnummer) abruft. Das Skript erstellt eine HTTP-Anfrage und hängt die Kundenauftrags-ID an den Anfrage-URI an, um die Dynamics 365-API nach den spezifischen Kundenauftragsdetails abzufragen. Nach Erhalt einer erfolgreichen Antwort wird die JSON-Nutzlast deserialisiert, um die E-Mail-Adresse und Telefonnummer des über das Nachschlagefeld verknüpften Benutzers zu extrahieren.

Im Frontend verbessert ein JavaScript-Snippet das Benutzererlebnis, indem es die abgerufenen Benutzerinformationen dynamisch in die im Browser des Benutzers gerenderte E-Mail-Vorlage einfügt. Die Funktion „document.getElementById()“ spielt hier eine entscheidende Rolle, da sie es dem Skript ermöglicht, genau zu bestimmen, wo in der E-Mail-Vorlage die E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Benutzers angezeigt werden sollen. Mithilfe der Methode „fetch()“ ruft das Skript einen Backend-Dienst auf (wie im Beispiel simuliert), der die Kontaktdaten des Benutzers zurückgibt. Nach dem Abruf werden diese Details in die dafür vorgesehenen Platzhalter der E-Mail-Vorlage eingefügt, wobei die Eigenschaft „innerText“ zum Aktualisieren des Inhalts verwendet wird. Dieser Ansatz automatisiert nicht nur das Füllen von E-Mail-Vorlagen mit dynamischen Daten, sondern zeigt auch, wie sowohl Backend- als auch Frontend-Technologien genutzt werden können, um ein häufiges Geschäftsproblem in Dynamics 365 zu lösen und so die Effizienz und das Benutzererlebnis zu verbessern.

using System;
using System.Net.Http;
using System.Net.Http.Headers;
using System.Threading.Tasks;
using Newtonsoft.Json;

public class Dynamics365UserLookup
{
    private static readonly string dynamics365Uri = "https://yourdynamicsinstance.api.crm.dynamics.com/api/data/v9.1/";
    private static readonly string apiKey = "Your_API_Key_Here";

    public static async Task<string> GetUserContactInfo(string salesOrderId)
    {
        using (HttpClient client = new HttpClient())
        {
            client.BaseAddress = new Uri(dynamics365Uri);
            client.DefaultRequestHeaders.Accept.Clear();
            client.DefaultRequestHeaders.Accept.Add(new MediaTypeWithQualityHeaderValue("application/json"));
            client.DefaultRequestHeaders.Authorization = new AuthenticationHeaderValue("Bearer", apiKey);

            HttpResponseMessage response = await client.GetAsync($"salesorders({salesOrderId})?$select=_purchasercontactid_value&$expand=purchasercontactid($select=emailaddress1,telephone1)");
            if (response.IsSuccessStatusCode)
            {
                string data = await response.Content.ReadAsStringAsync();
                dynamic result = JsonConvert.DeserializeObject(data);
                string email = result.purchasercontactid.emailaddress1;
                string phone = result.purchasercontactid.telephone1;
                return $"Email: {email}, Phone: {phone}";
            }
            else
            {
                return "Error retrieving user contact info";
            }
        }
    }
}

<script>
async function insertUserContactInfo(userId) {
    const userInfo = await fetchUserContactInfo(userId);
    if (userInfo) {
        document.getElementById('userEmail').innerText = userInfo.email;
        document.getElementById('userPhone').innerText = userInfo.phone;
    }
}

async function fetchUserContactInfo(userId) {
    // This URL should point to your backend service that returns user info
    const response = await fetch(`https://yourbackendendpoint/users/${userId}`);
    if (!response.ok) return null;
    return await response.json();
}

</script>
<div>Email: <span id="userEmail"></span></div>
<div>Phone: <span id="userPhone"></span></div>

Weiterentwicklung der Integration von Dynamics 365-E-Mail-Vorlagen

Im Bereich von CRM-Systemen wie Dynamics 365 geht die Integration dynamischer Inhalte in E-Mail-Vorlagen über die grundlegende Personalisierung hinaus. Es stellt eine entscheidende Komponente bei der Automatisierung und Verbesserung von Kundenkommunikationsstrategien dar. Über das Abrufen einfacher Benutzerkontaktinformationen hinaus eröffnet die Möglichkeit, E-Mail-Vorlagen basierend auf einer Vielzahl dynamischer Felder aus verschiedenen Entitäten in Dynamics 365 anzupassen, enorme Möglichkeiten für personalisiertes Marketing, Vertriebsnachverfolgungen und Kundendienstkorrespondenz. Diese erweiterte Anpassung ermöglicht E-Mails, die Inhalte, Angebote und Nachrichten basierend auf früheren Interaktionen des Empfängers, der Kaufhistorie oder im CRM gespeicherten Präferenzen anpassen können.

Das technische Rückgrat solcher Integrationen umfasst das Verständnis des Datenmodells von Dynamics 365, die Verwendung der Web-API zum Datenabruf und die Bearbeitung von Vorlagen mit Skriptsprachen wie JavaScript für das Web oder C# für die serverseitige Verarbeitung. Mithilfe dieser Technologien können Entwickler hochgradig personalisierte und kontextrelevante E-Mail-Kommunikation erstellen. Darüber hinaus könnte die Erforschung des Potenzials für die Integration von KI und maschinellem Lernen zur Inhaltspersonalisierung in diesen E-Mails die Effektivität von Kundenbindungsstrategien erheblich steigern, höhere Konversionsraten erzielen und stärkere Kundenbeziehungen fördern.