Eliminierung doppelter E-Mail-Adressen in Power Automate für SharePoint-Dokumentbenachrichtigungen

Optimierung von SharePoint-Benachrichtigungen

Bei der Verwaltung von Dokumentbibliotheken in SharePoint Online (SPO) ist die Einrichtung automatisierter Benachrichtigungen für Dokumentüberprüfungstermine von entscheidender Bedeutung, um Inhalte auf dem neuesten Stand zu halten und die Zusammenarbeit im Team sicherzustellen. Die Herausforderung liegt oft in den Feinheiten von Power Automate, insbesondere wenn ein Flow darauf ausgelegt ist, mehrere Stakeholder zu alarmieren. Dieses Szenario wird besonders komplex, wenn jedes Dokument, wie in unserem Beispiel „Feuer“ und „Überschwemmung .docx“, eine E-Mail an mehrere Benutzer auslöst, die in Spalten wie „Hauptautor“ und „Kontakt“ aufgeführt sind. Allerdings können Duplikate in diesen Benachrichtigungen die Effizienz der Kommunikation beeinträchtigen.

Das Hauptproblem ist die Redundanz der Kontaktdaten in den Benachrichtigungs-E-Mails, da jeder Empfänger die Informationen zweimal erhält. Dieses Problem ist wahrscheinlich auf die Verarbeitung von Arrays in Power Automate zurückzuführen, bei der Benutzerdetails beim Konvertieren von Arrays in Zeichenfolgen für die Felder „An“ und „CC“ der E-Mail versehentlich dupliziert werden. Solche Herausforderungen verkomplizieren nicht nur den Arbeitsablauf, sondern überladen auch die Posteingänge der Empfänger mit unnötigen Wiederholungen, was die Notwendigkeit einer optimierten Lösung zur effektiven Entfernung dieser Duplikate unterstreicht.

Befehl	Beschreibung
New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($siteURL)	Erstellt ein neues Clientkontextobjekt für SharePoint Online, das Vorgänge für die durch $siteURL angegebene Site ermöglicht.
$list.GetItems($query)	Ruft Elemente aus einer SharePoint-Liste basierend auf einer CAML-Abfrage ab.
Select-Object -Unique	Wählt einzigartige Objekte aus einer Sammlung aus und entfernt Duplikate.
document.querySelectorAll('.email-input')	Wählt alle DOM-Elemente mit der Klasse „email-input“ aus.
new Set();	Erstellt ein neues Set-Objekt, das eine Sammlung eindeutiger Werte ist.
[...uniqueEmails]	Erstellt ein Array aus einem Set oder einem anderen iterierbaren Array, das alle seine Elemente enthält.
document.querySelector('#toField')	Wählt das erste DOM-Element mit der ID „toField“ aus.

Vereinfachen Sie E-Mail-Benachrichtigungen in SharePoint mit Power Automate

Die bereitgestellten PowerShell- und JavaScript-Skripte sollen das Problem doppelter E-Mail-Adressen beim Senden von Benachrichtigungen aus SharePoint Online (SPO)-Dokumentbibliotheken beheben. Das PowerShell-Skript beginnt mit dem Herstellen einer Verbindung zur SharePoint-Site mithilfe des ClientContext-Objekts, das für jeden Vorgang innerhalb einer SharePoint-Site unerlässlich ist. Sobald die Verbindung hergestellt ist, werden Elemente aus einer bestimmten Dokumentbibliothek abgerufen, die bestimmten Kriterien entsprechen, beispielsweise dem „Überprüfungsdatum“ für Dokumente. Dies ist von entscheidender Bedeutung für die Automatisierung des Prozesses des Versendens von Benachrichtigungen ohne manuelle Überwachung. Das Skript sammelt dann für jedes Dokument E-Mail-Adressen aus zwei Spalten, „Hauptautor“ und „Kontakt“. Diese Adressen werden zunächst in Arrays gespeichert, die zusammengeführt und gefiltert werden, um Duplikate zu entfernen. Diese Deduplizierung wird mithilfe des Cmdlets „Select-Object“ mit dem Flag „-Unique“ durchgeführt, wodurch sichergestellt wird, dass jede E-Mail-Adresse nur einmal aufgeführt wird. Dieser Schritt ist von entscheidender Bedeutung, da er verhindert, dass derselbe Benutzer mehrere Kopien derselben E-Mail erhält, wodurch das Kernproblem behoben wird.

Das JavaScript-Skript ergänzt die Backend-PowerShell-Logik, indem es eine Frontend-Lösung bereitstellt, die E-Mail-Felder in einem Webformular oder einer Weboberfläche dynamisch aktualisiert. Es verwendet document.querySelectorAll, um alle für E-Mail-Adressen vorgesehenen Eingabefelder zu finden und alle eingegebenen E-Mails zu sammeln. Durch die Verwendung eines Set-Objekts wird sichergestellt, dass alle gesammelten E-Mail-Adressen eindeutig sind, da ein Set automatisch alle Duplikate entfernt. Diese Reihe einzigartiger E-Mails wird dann auf die Felder „An“ und „CC“ eines E-Mail-Formulars aufgeteilt. Dies demonstriert den effektiven Einsatz von Frontend-JavaScript, um die Benutzererfahrung zu verbessern und den E-Mail-Versandprozess in SharePoint zu optimieren. Zusammen bieten diese Skripte eine umfassende Lösung für das Problem doppelter E-Mail-Benachrichtigungen und kombinieren die Backend-Datenverarbeitung mit Verbesserungen der Frontend-Benutzeroberfläche für einen nahtlosen Betriebsablauf.

$siteURL = "YourSharePointSiteURL"
$listName = "YourDocumentLibraryName"
$clientContext = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($siteURL)
$list = $clientContext.Web.Lists.GetByTitle($listName)
$query = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.CamlQuery
$items = $list.GetItems($query)
$clientContext.Load($items)
$clientContext.ExecuteQuery()
$emailAddresses = @()
foreach ($item in $items) {
    $leadAuthors = $item["LeadAuthor"] -split ";"
    $contacts = $item["Contact"] -split ";"
    $allEmails = $leadAuthors + $contacts
    $uniqueEmails = $allEmails | Select-Object -Unique
    $emailAddresses += $uniqueEmails
}
$emailAddresses = $emailAddresses | Select-Object -Unique
# Logic to send email with unique email addresses goes here

const uniqueEmails = new Set();
document.querySelectorAll('.email-input').forEach(input => {
    const emails = input.value.split(';').map(email => email.trim());
    emails.forEach(email => uniqueEmails.add(email));
});
const emailArray = [...uniqueEmails];
console.log('Unique emails to send:', emailArray);
// Function to add emails to the To and CC fields dynamically
function updateEmailFields() {
    const toField = document.querySelector('#toField');
    const ccField = document.querySelector('#ccField');
    toField.value = emailArray.slice(0, emailArray.length / 2).join(';');
    ccField.value = emailArray.slice(emailArray.length / 2).join(';');
}
updateEmailFields();
// Add more logic as needed for handling SharePoint list and email sending

Verbesserung der E-Mail-Effizienz in SharePoint-Workflows

Ein weiterer entscheidender Aspekt bei der Verwaltung von SharePoint Online-Dokumentbibliotheken mit Power Automate besteht darin, sicherzustellen, dass E-Mail-Benachrichtigungen nicht nur frei von Duplikaten, sondern auch zeitnah und relevant sind. Dabei geht es um mehr als nur technische Anpassungen; Es erfordert einen strategischen Ansatz für die Strukturierung und den Versand von Benachrichtigungen. Durch die Verwendung von Bedingungen in Power Automate zum Filtern von Dokumenten basierend auf ihrem Überprüfungsdatum wird beispielsweise sichergestellt, dass nur relevante Dokumente den Benachrichtigungsprozess auslösen. Diese Präzision reduziert nicht nur das Volumen der gesendeten E-Mails, sondern erhöht auch die Relevanz jeder Benachrichtigung und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sich die Empfänger mit dem Inhalt beschäftigen.

Darüber hinaus kann die Integration erweiterter Power Automate-Funktionen wie Adaptive Cards in E-Mail-Benachrichtigungen die Darstellung von Informationen für den Endbenutzer erheblich verbessern. Adaptive Karten ermöglichen die Erstellung umfangreicher, interaktiver Inhalte in E-Mails, z. B. Schaltflächen und Formulare, sodass Empfänger direkt in ihrem Posteingang Aktionen ausführen können, z. B. ein Dokument genehmigen oder Feedback geben. Dieses Maß an Interaktivität rationalisiert Arbeitsabläufe und fördert ein ansprechenderes Benutzererlebnis. Durch die Nutzung dieser erweiterten Funktionen können Unternehmen ihr SharePoint-Benachrichtigungssystem in ein dynamischeres und effizienteres Tool umwandeln und so ihre Dokumentenverwaltungsprozesse weiter optimieren.

Am Ende unserer Untersuchung zur Optimierung von E-Mail-Benachrichtigungen in SharePoint mit Power Automate wird deutlich, dass der Umgang mit doppelten Adressen eine vielschichtige Herausforderung ist, die sowohl technisches Geschick als auch strategische Weitsicht erfordert. Durch die Verwendung von PowerShell- und JavaScript-Skripten zur Deduplizierung von E-Mail-Adressen vor dem Versand wird sichergestellt, dass Empfänger nur relevante Benachrichtigungen erhalten, wodurch die Unordnung in ihren Posteingängen verringert und die Wahrscheinlichkeit erhöht wird, dass sie sich mit den Inhalten beschäftigen. Darüber hinaus kann die Integration interaktiver Elemente über Adaptive Cards das Benutzererlebnis deutlich verbessern und es ansprechender und handlungsorientierter machen. Diese Lösungen lösen nicht nur das unmittelbare Problem doppelter E-Mail-Benachrichtigungen, sondern tragen auch zu einem umfassenderen Ziel der Verbesserung der Dokumentenverwaltungsworkflows in SharePoint Online bei. Durch die Implementierung dieser Praktiken können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Kommunikationskanäle effizient, ihre Inhalte ansprechend und ihre Dokumentenverwaltungsprozesse robust und rationalisiert sind.