Hinzufügen dynamischer Benutzernamen zu Excel-Fußzeilen aus SharePoint-Vorlagen

Verfolgen der Benutzeraktivität in mit SharePoint verknüpften Excel-Vorlagen

Stellen Sie sich ein geschäftiges Büro vor, in dem mehrere Benutzer auf dieselbe SharePoint-Vorlage zugreifen, um ihre Formulare einzureichen. 🖥️ Die Herausforderung entsteht, wenn ein Prüfer herausfinden muss, wer ein bestimmtes Formular ausgefüllt und eingereicht hat. Während SharePoint diese Informationen in der Spalte „Ersteller“ protokolliert, bleibt die Notwendigkeit, eine gedruckte Kopie mit dem Namen des Benutzers in der Fußzeile der Excel-Tabelle auszudrucken, unerfüllt.

Diese Aufgabe wird schwieriger, da das Standard-VBA wie folgt funktioniert Anwendung.Benutzername Und Environ("Benutzername") verweisen häufig auf den Ersteller der ursprünglichen Vorlage oder den Benutzer des lokalen Computers und nicht auf den tatsächlichen Benutzer, der das Formular bearbeitet. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, eine zuverlässige Methode zum dynamischen Einfügen des richtigen Benutzernamens zu finden.

In realen Szenarien kann diese Diskrepanz zu Ungenauigkeiten bei der Prüfung und Nachverfolgung führen. In meiner vorherigen Rolle hatten wir beispielsweise ein Problem, bei dem von externen Auftragnehmern ausgefüllte Formulare im Ausdruck immer den Benutzernamen des Administrators anzeigten, was bei Audits zu erheblicher Verwirrung führte.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie diese Hindernisse mithilfe von VBA, SharePoint-Integration und einigen intelligenten Optimierungen umgehen können. Am Ende verfügen Sie über eine praktische Lösung, die sicherstellt, dass jedes gedruckte Formular den einzelnen Benutzer, der es übermittelt hat, korrekt widerspiegelt. Lass uns eintauchen! 🔍

Anpassen von Excel-Fußzeilen mit dynamischen SharePoint-Benutzernamen

Die vorgestellten Lösungen zielen darauf ab, die dynamisch abzurufen und anzuzeigen SharePoint-„Ersteller“ Benutzername in der Fußzeile eines Excel-Arbeitsblatts. Diese Anforderung entsteht in Szenarien, in denen mehrere Benutzer Formulare auf der Grundlage einer in SharePoint gespeicherten gemeinsamen Vorlage einreichen und Prüfer eine klare Zuordnung benötigen. Das erste Skript nutzt die native Version von Excel Seiteneinrichtung Funktionalität zur dynamischen Anpassung der Fußzeile. Durch die Kombination von VBA-Methoden mit SharePoint-Metadatenzugriff stellt dieses Skript sicher, dass die Fußzeile den Benutzernamen des Benutzers widerspiegelt, der das Formular ausgefüllt hat, und nicht den ursprünglichen Ersteller.

Die erste Lösung nutzt beispielsweise Hebelwirkungen ListObjects.Add um eine Live-Verbindung zur Dokumentenbibliothek von SharePoint herzustellen. Dieser Befehl zieht Metadaten in die Arbeitsmappe und ermöglicht so das Durchlaufen von Zeilen und das Extrahieren des Felds „Ersteller“. Stellen Sie sich eine Abteilung vor, die Compliance-Formulare einreicht – in der Fußzeile jeder Einreichung würde der verantwortliche Mitarbeiter eindeutig identifiziert, wodurch Unklarheiten bei der Prüfung vermieden würden. Diese Methode gewährleistet Flexibilität und verhindert manuelle Eingriffe bei der Identifizierung von Formularmitwirkenden. 🚀

Der zweite Ansatz nutzt die Vorteile der REST-API von SharePoint. Durch die Verwendung der CreateObject("MSXML2.XMLHTTP") Mit dem Befehl initiiert das Skript eine HTTP-Anfrage, um Metadaten direkt abzurufen. Diese Methode ist besonders nützlich in Umgebungen, in denen SharePoint-Bibliotheken komplex sind oder zahlreiche Felder enthalten. Analysieren der JSON-Antwort mit Funktionen wie InStr Und Mitte ermöglicht eine präzise Extraktion des Feldes „Ersteller“. In meiner früheren Rolle optimierte ein ähnliches Skript die Formularverfolgung und ersparte so jeden Monat Stunden manuellen Abgleichs. 🖋️

Das endgültige Skript integriert Office 365-Eigenschaften unter Verwendung von BuiltinDocumentProperties Befehl, um direkt auf die Metadaten der Arbeitsmappe zuzugreifen. Dieses Skript eignet sich am besten für Organisationen, die Office 365 intensiv nutzen und eine schlanke Lösung ohne REST-API-Komplexität benötigen. Jedes Skript verfügt über modulare Funktionen, die es für andere in SharePoint integrierte Workflows wiederverwendbar machen. Sie können sie beispielsweise so anpassen, dass sie Zeitstempel für die Übermittlung oder sogar Abteilungsnamen enthalten, um so ihren Prüfnutzen weiter zu verbessern.

Sub AddUsernameFromSharePoint()
    Dim ws As Worksheet
    Dim sharePointUsername As String
    Dim listObj As Object
    Dim spURL As String
    Dim row As Object
    On Error Resume Next
    ' Set your SharePoint site and library path here
    spURL = "https://your-sharepoint-site/documents/"
    Set ws = ActiveSheet
    ' Access metadata of the current workbook in SharePoint
    Set listObj = ws.ListObjects.Add(
        SourceType:=xlSrcExternal,
        Source:=spURL,
        Destination:=Range("A1")
    )
    ' Loop through rows to find "creator"
    For Each row In listObj.ListRows
        If row.Range(1, 1).Value = "creator" Then
            sharePointUsername = row.Range(1, 2).Value
            Exit For
        End If
    Next row
    ' Update footer with username
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & sharePointUsername & " on " & Date
    On Error GoTo 0
End Sub

Sub FetchUsernameWithAPI()
    Dim http As Object
    Dim jsonResponse As String
    Dim username As String
    Dim ws As Worksheet
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
    Set ws = ActiveSheet
    ' API endpoint to fetch metadata
    apiURL = "https://your-sharepoint-site/_api/web/lists/getbytitle('Documents')/items"
    ' Make GET request
    http.Open "GET", apiURL, False
    http.setRequestHeader "Accept", "application/json;odata=verbose"
    http.Send
    ' Parse response for "creator" field
    jsonResponse = http.responseText
    username = ParseJSONForCreator(jsonResponse)
    ' Add username to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & username & " on " & Date
End Sub

Function ParseJSONForCreator(jsonResponse As String) As String
    ' Basic parsing logic to extract "creator" value
    Dim pos As Integer
    Dim creatorValue As String
    pos = InStr(jsonResponse, """creator"":")
    creatorValue = Mid(jsonResponse, pos + 10, InStr(pos + 10, jsonResponse, ",") - pos - 10)
    ParseJSONForCreator = creatorValue
End Function

Sub AddFooterFromO365()
    Dim ws As Worksheet
    Dim o365User As String
    Set ws = ActiveSheet
    ' Assume user is logged in to Office 365
    o365User = Application.UserName
    ' Fetch creator data from workbook properties
    If ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator") <> "" Then
        o365User = ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator")
    End If
    ' Add to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & o365User & " on " & Date
End Sub

Integration von SharePoint-Daten mit Excel VBA für verbesserte Prüfungen

Ein oft übersehener Aspekt der Integration von Excel mit SharePoint ist der nahtlose Fluss von Metadaten zwischen den beiden Plattformen. Mithilfe von VBA können Sie über die grundlegende Automatisierung hinausgehen und wichtige Metadatenfelder extrahieren, z Benutzername der Person, die eine Vorlage ausfüllt, und verwenden Sie sie in benutzerdefinierten Excel-Fußzeilen oder -Kopfzeilen. Diese Funktionalität ist in Szenarien wie der Compliance von entscheidender Bedeutung, in denen jedes eingereichte Formular eine klare Zuordnung zu der für das Ausfüllen verantwortlichen Person benötigt.

Ein weiterer nützlicher Ansatz besteht darin, die umfangreichen Metadatenfunktionen von SharePoint zu nutzen. Beispielsweise können Spalten wie „Geändert von“ oder „Zuletzt geändert“ zusätzlichen Kontext für die Nachverfolgung und Überprüfung bereitstellen. Indem Sie diese Daten dynamisch über VBA abrufen, geben Ihre Excel-Vorlagen nicht nur genaue Benutzerinformationen wieder, sondern verringern auch die Wahrscheinlichkeit manueller Eingabefehler. Diese Funktion ist besonders wertvoll in Teamprojekten, bei denen mehrere Benutzer an gemeinsamen Vorlagen zusammenarbeiten. 🖇️

Schließlich ist es wichtig, die potenziellen Unterschiede in der Art und Weise zu berücksichtigen, wie Organisationen SharePoint nutzen. Einige verfügen möglicherweise über benutzerdefinierte Spalten oder Metadatenfelder, die anpassbare VBA-Skripte erfordern. Modulare Codierungspraktiken, wie z. B. die Trennung von API-Aufrufen und Datenformatierung, stellen sicher, dass Ihre Lösung skaliert oder an solche Variationen angepasst werden kann. In einem früheren Projekt haben wir beispielsweise diesen Ansatz verwendet, um automatisch zusammenfassende Berichte zu erstellen, die Benutzeraktivitäten direkt aus SharePoint in Excel-Arbeitsmappen zusammenfassen. 🚀