Ανεξήγητες διαγραφές φακέλων στο SharePoint: Ξετυλίγεται ένα μυστήριο

Ξετυλίγοντας το μυστήριο πίσω από τις ξαφνικές διαγραφές φακέλων SharePoint

Τις τελευταίες εβδομάδες, προέκυψε ένα περίπλοκο ζήτημα για τους χρήστες του SharePoint, ιδιαίτερα εκείνους με δικαιώματα διαχειριστή, οι οποίοι λαμβάνουν ανησυχητικές ειδοποιήσεις σχετικά με τη διαγραφή σημαντικού αριθμού αρχείων και φακέλων από τους ιστότοπούς τους. Αυτές οι ειδοποιήσεις, οι οποίες υποδηλώνουν μαζική κατάργηση περιεχομένου που οι χρήστες είναι βέβαιοι ότι δεν ξεκίνησαν, έχουν προκαλέσει σύγχυση και ανησυχία. Παρά τους διεξοδικούς ελέγχους, δεν υπάρχουν στοιχεία για μη αυτόματες διαγραφές ή μετακινήσεις από τον χρήστη, ούτε τα αρχεία καταγραφής πρόσβασης και ελέγχου του Microsoft 365 υποδεικνύουν τυχόν μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση ή ενέργειες που θα μπορούσαν να εξηγήσουν το φαινόμενο.

Αυτή η κατάσταση περιπλέκεται περαιτέρω από την απουσία πολιτικών διατήρησης που θα μπορούσαν να ενεργοποιήσουν αυτόματα αυτές τις διαγραφές. Οι προσπάθειες επίλυσης του προβλήματος μέσω της υποστήριξης της Microsoft και με την αποσύνδεση συσκευών από το συγχρονισμό του SharePoint δεν έχουν ακόμη σταματήσει τις μυστηριώδεις διαγραφές. Με το λογισμικό προστασίας από ιούς που είναι απίθανο να είναι ο ένοχος και παρόμοια περιστατικά που δεν αναφέρονται από άλλους χρήστες υπό συγκρίσιμες συνθήκες, η αναζήτηση μιας αιτίας —και μιας λύσης— συνεχίζεται. Αυτό εισάγει μια σημαντική πρόκληση για την υποστήριξη IT και τους διαχειριστές στον εντοπισμό και τον μετριασμό της βασικής αιτίας αυτών των αδικαιολόγητων διαγραφών, υπογραμμίζοντας την ανάγκη για μια βαθύτερη έρευνα σχετικά με τις περίπλοκες λειτουργίες του SharePoint.

Εξερευνώντας αυτοματοποιημένες λύσεις παρακολούθησης του SharePoint

Η δέσμη ενεργειών PowerShell του backend και ο κώδικας HTML/JavaScript διεπαφής που παρέχεται αποτελούν μέρος μιας εννοιολογικής λύσης που στοχεύει στην παρακολούθηση και την ειδοποίηση των διαχειριστών χρηστών σχετικά με απροσδόκητα συμβάντα διαγραφής στο SharePoint Online. Το σενάριο PowerShell είναι ένα κρίσιμο στοιχείο για λειτουργίες backend. Ξεκινά με τη δημιουργία μιας σύνδεσης με το SharePoint Online χρησιμοποιώντας την εντολή «Connect-PnPOnline», η οποία είναι απαραίτητη για οποιεσδήποτε λειτουργίες που χρειάζεται να αλληλεπιδράσουν με πόρους του SharePoint Online μέσω προγραμματισμού. Αυτή η εντολή απαιτεί τη διεύθυνση URL της τοποθεσίας του SharePoint στην οποία θέλετε να συνδεθείτε και χρησιμοποιεί την παράμετρο '-UseWebLogin' για έλεγχο ταυτότητας, διασφαλίζοντας ότι το σενάριο εκτελείται σύμφωνα με τα διαπιστευτήρια ενός εξουσιοδοτημένου χρήστη. Μόλις δημιουργηθεί η σύνδεση, η δέσμη ενεργειών χρησιμοποιεί στη συνέχεια την εντολή "Get-PnPAuditLog" για να ανακτήσει καταχωρήσεις αρχείου καταγραφής ελέγχου εντός ενός καθορισμένου εύρους ημερομηνιών. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για την παρακολούθηση ενεργειών όπως διαγραφές αρχείων ή φακέλων που θα μπορούσαν να υποδεικνύουν μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση ή ακούσιες αυτοματοποιημένες συμπεριφορές.

Οι εγγραφές αρχείου καταγραφής ελέγχου φιλτράρονται χρησιμοποιώντας το 'Where-Object' για την απομόνωση συμβάντων διαγραφής που σχετίζονται με μια καθορισμένη λίστα ή βιβλιοθήκη, παρέχοντας μια στοχευμένη προσέγγιση για την παρακολούθηση. Εάν εντοπιστούν συμβάντα διαγραφής, το σενάριο μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να πραγματοποιεί μια ενέργεια, όπως καταγραφή του συμβάντος ή αποστολή ειδοποίησης μέσω email. Στο frontend, το απόσπασμα κώδικα HTML και JavaScript προσφέρει μια απλή διεπαφή για την εμφάνιση αυτών των αρχείων καταγραφής ή ειδοποιήσεων. Δομεί την ιστοσελίδα με βασικές ετικέτες HTML και περιλαμβάνει ένα σενάριο για δυναμικό χειρισμό περιεχομένου. Το JavaScript μέσα στο '<script>Η ετικέτα ' έχει σχεδιαστεί για να αλληλεπιδρά με το backend, πιθανώς να λαμβάνει και να εμφανίζει πληροφορίες καταγραφής εντός του καθορισμένου τμήματος 'logContainer'. Αυτό επιτρέπει στους διαχειριστές να έχουν μια προβολή σε πραγματικό χρόνο για την υγεία και την ασφάλεια της τοποθεσίας SharePoint, διευκολύνοντας την ανταπόκριση σε πιθανά ζητήματα. Ο συνδυασμός αυτών των σεναρίων παρέχει μια ολοκληρωμένη λύση παρακολούθησης, αξιοποιώντας το PowerShell για ανάκτηση και επεξεργασία δεδομένων και το HTML/JavaScript για φιλική προς το χρήστη εμφάνιση και αλληλεπίδραση.

# Connect to SharePoint Online
Connect-PnPOnline -Url "https://yourtenant.sharepoint.com" -UseWebLogin
# Specify the site and list to monitor
$siteURL = "https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite"
$listName = "Documents"
# Retrieve audit log entries for deletions
$deletionEvents = Get-PnPAuditLog -StartDate (Get-Date).AddDays(-7) -EndDate (Get-Date) | Where-Object {$_.Event -eq "Delete" -and $_.Item -like "*$listName*"}
# Check if there are any deletion events
if ($deletionEvents.Count -gt 0) {
    # Send an email alert or log the event
    # This is a placeholder for the action you'd like to take
    Write-Output "Deletion events detected in the last week for $listName."
} else {
    Write-Output "No deletion events detected in the last week for $listName."
}

<html>
<head>
<title>SharePoint Deletion Log Viewer</title>
</head>
<body>
<h2>SharePoint Folder Deletion Logs</h2>
<div id="logContainer"></div>
<script>
    // Example JavaScript code to fetch and display logs
    // This would need to be connected to a backend system that provides the logs
    document.getElementById('logContainer').innerHTML = 'Logs will appear here.';
</script>
</body>
</html>

Διερεύνηση των ανωμαλιών αυτοματοποιημένης διαγραφής του SharePoint

Η κατανόηση των βαθύτερων αιτιών των απροσδόκητων διαγραφών αρχείων και φακέλων στο SharePoint είναι ζωτικής σημασίας για τη διατήρηση της ακεραιότητας και της ασφάλειας των δεδομένων σε έναν οργανισμό. Μια πτυχή που δεν συζητήθηκε προηγουμένως είναι ο πιθανός αντίκτυπος των ρυθμίσεων έκδοσης του SharePoint και ο τρόπος με τον οποίο μπορεί να συμβάλλουν στις αντιληπτές διαγραφές. Οι βιβλιοθήκες και οι λίστες του SharePoint διαθέτουν δυνατότητες διαμόρφωσης εκδόσεων που, όταν ρυθμιστούν για να περιορίζουν τον αριθμό των εκδόσεων, ενδέχεται να διαγράψουν αυτόματα παλαιότερες εκδόσεις ενός αρχείου ή φακέλου. Αυτό θα μπορούσε να εκληφθεί λανθασμένα ως μη εκκινημένη διαγραφή. Ένας άλλος τομέας που πρέπει να εξερευνήσετε είναι η ροή εργασιών και οι πολιτικές διατήρησης πέρα ​​από τον πίνακα διαχείρισης της Microsoft, όπως αυτές που ορίζονται στις ρυθμίσεις διαχείρισης περιεχομένου του SharePoint. Πολύπλοκες ροές εργασίας ή πολιτικές διατήρησης που δεν έχουν ρυθμιστεί σωστά θα μπορούσαν να προκαλέσουν απροσδόκητα διαγραφές ή αρχειοθέτηση ενεργειών.

Επιπλέον, η ενοποίηση του SharePoint με άλλες εφαρμογές του Office 365 μπορεί μερικές φορές να οδηγήσει σε ανεπιθύμητες συνέπειες. Για παράδειγμα, εάν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook συνδέεται με μια βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint μέσω μιας αυτοματοποιημένης διαδικασίας και αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διαγραφεί, θα μπορούσε ενδεχομένως να προκαλέσει τη διαγραφή του συνδεδεμένου εγγράφου στο SharePoint. Η κατανόηση αυτών των ενοποιήσεων και των συνεπειών τους είναι ζωτικής σημασίας. Επιπλέον, η εξέταση του ρόλου των εφαρμογών τρίτων που συνδέονται με το SharePoint μπορεί να αποκαλύψει ακούσιες αλληλεπιδράσεις που οδηγούν σε διαγραφές. Η διασφάλιση ότι όλες οι συνδεδεμένες εφαρμογές έχουν ρυθμιστεί σωστά και ότι τα επίπεδα πρόσβασής τους έχουν ρυθμιστεί κατάλληλα είναι απαραίτητη για την αποφυγή ανεπιθύμητων διαγραφών.