Implementación de un sistema de notificación por correo electrónico de aprobación de dos pasos en Google Sheets

Automatización de notificaciones de aprobación en flujos de trabajo de hojas de cálculo

En los acelerados entornos empresariales actuales, la eficiencia de los procesos de aprobación puede afectar significativamente los flujos de trabajo operativos. Muchas organizaciones confían en Google Sheets para gestionar tareas como solicitudes de aprobación debido a su flexibilidad y accesibilidad. Un desafío común surge al implementar un sistema automatizado para estos procesos, especialmente cuando involucra un mecanismo de aprobación de dos pasos. Este sistema requiere enviar un correo electrónico automatizado al departamento de TI una vez que se otorgan las aprobaciones preliminares y finales, bajo la condición de que el estado de la solicitud pase a "aprobado".

Sin embargo, automatizar este proceso mediante Google Apps Script presenta un desafío peculiar. El disparador incorporado "onEdit", crucial para iniciar el envío de correo electrónico, no se activa para los cambios realizados mediante programación, solo para aquellos realizados a través de la interacción directa del usuario. Esta limitación plantea un obstáculo importante en los casos en los que la actualización del estado de "pendiente" a "aprobado" se realiza mediante un script. Esta introducción sienta las bases para explorar soluciones para integrar perfectamente las notificaciones automáticas por correo electrónico dentro de un flujo de trabajo de aprobación basado en Google Sheets, garantizando una comunicación oportuna y la eficiencia del proceso.

Descifrando el mecanismo de correo electrónico automatizado

El sistema automatizado de activación de correo electrónico que diseñé para Google Sheets tiene como objetivo principal agilizar el proceso de aprobación dentro de las organizaciones, particularmente en los casos que requieren el consentimiento de varios aprobadores antes de continuar. La primera parte de la solución, diseñada en Google Apps Script, interactúa directamente con Google Sheets donde se registran los estados de aprobación. El script comprueba toda la hoja "Aprobaciones" en busca de filas en las que tanto el aprobador 1 como el aprobador 2 hayan marcado su aprobación como "aprobada". Esto es crucial porque el guión está destinado a actuar sólo cuando se conceden ambas aprobaciones, lo que refleja una solicitud totalmente autorizada. Para lograr esto, el script recorre cada fila, examinando las columnas específicas designadas para la decisión de cada aprobador y el estado general de la solicitud. Cuando una fila cumple con los criterios (ambos aprobadores han aprobado y el estado está establecido en "aprobado"), el script activa un correo electrónico al departamento de TI. Esta notificación por correo electrónico se envía mediante el servicio MailApp, una parte de Google Apps Script que facilita el envío de correo electrónico directamente desde el script. Garantiza que el departamento de TI sea informado rápidamente sobre la solicitud aprobada, lo que permite una acción rápida.

El mecanismo para actualizar el estado de aprobación a través de una aplicación web sirve como contraparte del sistema de correo electrónico automatizado. Este componente es especialmente importante porque el activador "onEdit" en Google Sheets solo responde a ediciones manuales, no a cambios programáticos. Para evitar esta limitación, una sencilla interfaz web permite a los usuarios actualizar el estado de una solicitud de aprobación. Tras la interacción, como hacer clic en un botón para marcar una solicitud como "aprobada", la aplicación web llama a una función de Google Apps Script a través del comando `google.script.run`. Este comando es poderoso porque permite que la secuencia de comandos realice acciones en Google Sheet según las entradas recibidas desde la interfaz web, imitando efectivamente las ediciones manuales. Luego, el script puede proceder a verificar los cambios y enviar correos electrónicos según lo diseñado, cerrando la brecha creada por las limitaciones del activador "onEdit". Esta solución de doble componente garantiza que el proceso de aprobación sea eficiente y adaptable, y se adapta a la necesidad de intervenciones tanto manuales como automatizadas en el flujo de trabajo.

function checkApprovalsAndSendEmail() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Approvals");
  var range = sheet.getDataRange();
  var values = range.getValues();
  var emailSentColumn = 5; // Assuming the fifth column tracks email sending status
  var approver1Column = 2; // Column for approver 1's status
  var approver2Column = 3; // Column for approver 2's status
  var statusColumn = 4; // Column for the overall status
  for (var i = 1; i < values.length; i++) {
    var row = values[i];
    if (row[statusColumn] == "approved" && row[emailSentColumn] != "sent") {
      if (row[approver1Column] == "approved" && row[approver2Column] == "approved") {
        var email = "it@domain.com";
        var subject = "Approval Request Completed";
        var body = "The approval request for " + row[0] + " has been fully approved.";
        MailApp.sendEmail(email, subject, body);
        sheet.getRange(i + 1, emailSentColumn + 1).setValue("sent");
      }
    }
  }
}

<!DOCTYPE html>
<html>
<head>
<title>Approval Status Updater</title>
</head>
<body>
<script>
function updateApprovalStatus(approvalId, status) {
  google.script.run
    .withSuccessHandler(function() {
      alert('Status updated successfully.');
    })
    .withFailureHandler(function(err) {
      alert('Failed to update status: ' + err.message);
    })
    .updateStatusInSheet(approvalId, status);
}
</script>
<input type="button" value="Update Status" onclick="updateApprovalStatus('123', 'approved');" />
</body>
</html>

Mejora de la eficiencia del flujo de trabajo mediante la automatización de hojas de cálculo

El concepto de automatizar las notificaciones por correo electrónico en Google Sheets como parte de un proceso de aprobación de dos pasos presenta un método sofisticado para optimizar los flujos de trabajo organizacionales. Tradicionalmente, las intervenciones manuales en las secuencias de aprobación han sido un elemento básico y requieren acciones humanas para impulsar los procesos. Sin embargo, al aprovechar Google Apps Script, avanzamos hacia un modelo en el que dichas intervenciones se minimizan, lo que conduce a una mayor eficiencia y una reducción de errores. Este cambio no solo acelera el proceso de aprobación general, sino que también garantiza que las notificaciones se envíen en el momento correcto, específicamente cuando ambas partes de la aprobación han sancionado una solicitud, marcada por la transición del estado a "aprobado".

Este enfoque subraya la importancia de las actualizaciones de estado administradas mediante programación dentro de la hoja de cálculo, un método que evita las limitaciones del activador "onEdit". Al emplear un script personalizado que escucha los cambios de estado y envía notificaciones por correo electrónico en consecuencia, las organizaciones pueden evitar el cuello de botella manual y automatizar así un componente crítico de su flujo de trabajo operativo. Este giro metodológico no solo refina el proceso de aprobación, sino que también introduce un nivel de escalabilidad y adaptabilidad que antes era inalcanzable mediante procesos manuales, abriendo la puerta a un sistema de gestión de flujo de trabajo más dinámico y receptivo.