Dünaamiliste kasutajanimede lisamine Exceli jalustesse SharePointi mallidest

Kasutajate tegevuse jälgimine SharePointiga lingitud Exceli mallides

Kujutage ette elavat kontorit, kus mitu kasutajat pääseb vormide esitamiseks juurde samale SharePointi mallile. 🖥️ Väljakutse tekib siis, kui audiitoril on vaja tuvastada, kes konkreetse vormi täitis ja esitas. Kuigi SharePoint logib selle teabe veergu "looja", jääb vajadus printida paberkoopia, mille kasutaja nimi on Exceli lehe jaluses.

See ülesanne muutub keerulisemaks, kuna vaike-VBA funktsioonid nagu Application.UserName ja Keskkond ("kasutajanimi") osutavad sageli algsele malli loojale või kohalikule masina kasutajale, selle asemel, et tegelik kasutaja vormi redigeerib. Sellisena muutub ülioluliseks usaldusväärse meetodi leidmine õige kasutajanime dünaamiliseks sisestamiseks.

Reaalse maailma stsenaariumide korral võib see lahknevus põhjustada auditi ja jälgimise ebatäpsusi. Näiteks minu eelmises rollis oli meil probleem, kus väliste töövõtjate täidetud vormidel kuvati väljatrükis alati administraatori kasutajanimi, mis põhjustas auditite ajal märkimisväärset segadust.

Selles artiklis käsitletakse, kuidas saate neist takistustest mööda minna, kasutades VBA-d, SharePointi integratsiooni ja mõningaid nutikaid näpunäiteid. Lõpuks on teil praktiline lahendus, mis tagab, et iga prinditud vorm kajastab õigesti selle esitanud kasutajat. Sukeldume sisse! 🔍

Exceli jaluste kohandamine dünaamiliste SharePointi kasutajanimedega

Esitatud lahenduste eesmärk on dünaamiliselt tuua ja kuvada SharePointi "looja" kasutajanimi Exceli töölehe jaluses. See nõue tekib stsenaariumide puhul, kus mitu kasutajat esitavad SharePointis salvestatud jagatud malli alusel vorme ja audiitorid vajavad selget omistamist. Esimene skript kasutab Exceli natiivset skripti Lehekülje häälestus funktsionaalsus jaluse dünaamiliseks kohandamiseks. Kombineerides VBA meetodid SharePointi metaandmete juurdepääsuga, tagab see skript, et jalus kajastab vormi täitnud kasutaja, mitte algse looja kasutajanime.

Näiteks esimene lahendus kasutab võimendust Objektide loend. Lisa reaalajas ühenduse loomiseks SharePointi dokumenditeegiga. See käsk tõmbab metaandmed töövihikusse, võimaldades ridu korrata ja välja "looja" ekstraktida. Kujutage ette osakonda, kes esitab vastavusvormid – iga esitluse jalus tuvastab selgelt vastutava töötaja, kõrvaldades auditi ebaselgused. See meetod tagab paindlikkuse ja hoiab ära käsitsi sekkumise vormi kaasaaitajate tuvastamisel. 🚀

Teine lähenemisviis kasutab SharePointi REST API-t. Kasutades CreateObject("MSXML2.XMLHTTP") käsk, algatab skript HTTP päringu metaandmete otse toomiseks. See meetod on eriti kasulik keskkondades, kus SharePointi teegid on keerulised või sisaldavad palju välju. JSON-vastuse sõelumine selliste funktsioonidega nagu InStr ja Kesk võimaldab "looja" välja täpset ekstraheerimist. Minu varasemas rollis muutis sarnane skript vormide jälgimise sujuvamaks, säästes iga kuu tunde käsitsi vastavusse viimisel. 🖋️

Lõplik skript integreerib Office 365 atribuudid, kasutades ära BuiltinDocumentProperties käsk, et pääseda otse töövihiku metaandmetele. See skript sobib kõige paremini organisatsioonidele, kes kasutavad laialdaselt Office 365 ja vajavad kerget lahendust ilma REST API keerukuseta. Igal skriptil on modulaarsed funktsioonid, mis muudavad need muude SharePointiga integreeritud töövoogude jaoks taaskasutatavaks. Näiteks saate neid kohandada, et lisada esitamise ajatemplid või isegi osakondade nimed, täiustades nende auditi kasulikkust veelgi.

Sub AddUsernameFromSharePoint()
    Dim ws As Worksheet
    Dim sharePointUsername As String
    Dim listObj As Object
    Dim spURL As String
    Dim row As Object
    On Error Resume Next
    ' Set your SharePoint site and library path here
    spURL = "https://your-sharepoint-site/documents/"
    Set ws = ActiveSheet
    ' Access metadata of the current workbook in SharePoint
    Set listObj = ws.ListObjects.Add(
        SourceType:=xlSrcExternal,
        Source:=spURL,
        Destination:=Range("A1")
    )
    ' Loop through rows to find "creator"
    For Each row In listObj.ListRows
        If row.Range(1, 1).Value = "creator" Then
            sharePointUsername = row.Range(1, 2).Value
            Exit For
        End If
    Next row
    ' Update footer with username
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & sharePointUsername & " on " & Date
    On Error GoTo 0
End Sub

Sub FetchUsernameWithAPI()
    Dim http As Object
    Dim jsonResponse As String
    Dim username As String
    Dim ws As Worksheet
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
    Set ws = ActiveSheet
    ' API endpoint to fetch metadata
    apiURL = "https://your-sharepoint-site/_api/web/lists/getbytitle('Documents')/items"
    ' Make GET request
    http.Open "GET", apiURL, False
    http.setRequestHeader "Accept", "application/json;odata=verbose"
    http.Send
    ' Parse response for "creator" field
    jsonResponse = http.responseText
    username = ParseJSONForCreator(jsonResponse)
    ' Add username to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & username & " on " & Date
End Sub

Function ParseJSONForCreator(jsonResponse As String) As String
    ' Basic parsing logic to extract "creator" value
    Dim pos As Integer
    Dim creatorValue As String
    pos = InStr(jsonResponse, """creator"":")
    creatorValue = Mid(jsonResponse, pos + 10, InStr(pos + 10, jsonResponse, ",") - pos - 10)
    ParseJSONForCreator = creatorValue
End Function

Sub AddFooterFromO365()
    Dim ws As Worksheet
    Dim o365User As String
    Set ws = ActiveSheet
    ' Assume user is logged in to Office 365
    o365User = Application.UserName
    ' Fetch creator data from workbook properties
    If ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator") <> "" Then
        o365User = ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator")
    End If
    ' Add to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & o365User & " on " & Date
End Sub

SharePointi andmete integreerimine Excel VBA-ga täiustatud auditeerimiseks

Üks sageli tähelepanuta jäetud aspekt Exceli ja SharePointi integreerimisel on sujuv metaandmete voog kahe platvormi vahel. Kasutades VBA-d, võite minna põhiautomaatikast kaugemale, et eraldada olulisi metaandmevälju, nagu näiteks kasutajanimi üksikisiku kohta, kes malli täidab, ja kasutage neid kohandatud Exceli jalustes või päistes. See funktsioon on oluline selliste stsenaariumide puhul nagu vastavus, kus iga esitatud vorm vajab selget omistamist selle täitmise eest vastutavale isikule.

Teine kasulik lähenemisviis hõlmab SharePointi ulatuslike metaandmete võimaluste ärakasutamist. Näiteks veerud „Muudetud” või „Viimati muudetud” võivad anda jälgimiseks ja kinnitamiseks lisakonteksti. Tõmbates need andmed dünaamiliselt läbi VBA, ei kajasta teie Exceli mallid mitte ainult täpset kasutajateavet, vaid vähendavad ka käsitsi sisestamise vigade tõenäosust. See funktsioon on eriti väärtuslik meeskonnaprojektide puhul, kus mitu kasutajat teevad jagatud mallide kallal koostööd. 🖇️

Lõpuks on oluline arvestada võimalike erinevustega selles, kuidas organisatsioonid SharePointi kasutavad. Mõnel neist võivad olla kohandatud veerud või metaandmete väljad, mis nõuavad kohandatavaid VBA-skripte. Modulaarsed kodeerimistavad, nagu API-kutsete eraldamine andmevormingust, tagavad, et teie lahendust saab selliste variatsioonidega skaleerida või kohandada. Näiteks ühes varasemas projektis kasutasime seda lähenemisviisi, et luua automaatselt kokkuvõtlikud aruanded, mis koondasid kasutajate tegevuse otse SharePointist Exceli töövihikutesse. 🚀