SharePoint -käyttöoikeuksien hallinta pitää ihmiset, joiden on tarjottava tietojen saatavilla ja takaavat turvallisuuden. Yhtiön laajuisen jakamisen linkkien rajoittaminen aiheuttaa yleisen ongelman, koska se voi vahingossa estää lomakkeen vastauksia. Järjestelmänvalvojat voivat säätää käyttöoikeuksia PowerShell : lla, REST -sovellusliittymällä ja automaatiotyökaluilla, kuten Power Autoate. Nämä menetelmät sallivat vastaukset, mutta kieltävät käyttäjät lukemasta tai muuttamasta luetteloita. Turvallisuutta voidaan edelleen parantaa hyödyntämällä Microsoft Graph API ja toteuttamalla roolipohjainen pääsy. Prosessien tehokkuuden ylläpitämiseksi paljastamatta kriittistä tietoa organisaatioiden on osoitettava kompromissi turvallisuuden ja käytettävyyden välillä.

Käyttäjät voivat lisätä dynaamisesti lomakkeen lähettävän henkilön käyttäjänimen laskentataulukon alatunnisteeseen integroimalla Excel VBA:n SharePoint-tietoihin. Jokainen lomake-ilmentymä on asianmukaisesti hyvitetty käyttämällä kehittyneitä strategioita, kuten asiakirjan attribuutteja tai SharePointin REST-sovellusliittymää. Erityisesti yhteistoiminnassa tämä parantaa auditointeja ja poistaa epävarmuutta.

Power Automate ja SharePoint ovat tärkeitä työkaluja työnkulun tehostamiseksi, erityisesti määräaikojen hallinnassa automaattisten muistutusten avulla. Hyödyntämällä näitä alustoja käyttäjät voivat määrittää kulkuja lähettääkseen ilmoituksia ennen eräpäiviä, mikä varmistaa, että projektit pysyvät aikataulussa.

Odottamattomat poistot SharePointissa ovat hämmentäneet järjestelmänvalvojia ja korostaneet tilannetta, jossa kansioita poistetaan ilman käyttäjän suoraa puuttumista. Tutkimus kattoi asetukset, tarkastuslokit ja laitteiden synkronoinnit, mutta varmaa syytä ei löytynyt. Tämä tilanne korostaa SharePoint-ympäristöjen hallinnan monimutkaisuutta ja perusteellisen seurannan ja tarkastusketjujen tärkeyttä, jotta voidaan suojautua ei-toivotulta tietojen häviöltä.

SharePoint Online -lippujärjestelmän käyttöönotto parantaa IT-tukipalvelun tehokkuutta keskittämällä lippujen lähetykset ja kommentit. Haaste ilmoittaa helpdeskille uusista kommenteista ilman mainintaa vaatii kuitenkin luovan ratkaisun. Power Automaten avulla voit koota nämä kommentit yhdeksi säännölliseksi ilmoitukseksi, mikä voi vähentää sotkua merkittävästi ja varmistaa oikea-aikaiset vastaukset.

Power Automate -työnkulkujen integrointi SharePoint Onlineen tuo haasteita, etenkin kun käsitellään VCF-liitteitä.