Dynaamisten käyttäjänimien lisääminen Excelin alatunnisteisiin SharePoint-malleista

Käyttäjien toiminnan seuranta SharePointiin linkitetyissä Excel-malleissa

Kuvittele vilkas toimisto, jossa useat käyttäjät käyttävät samaa SharePoint-mallia lähettääkseen lomakkeitaan. 🖥️ Haaste syntyy, kun tilintarkastajan on tunnistettava, kuka täytti ja lähetti tietyn lomakkeen. Vaikka SharePoint kirjaa nämä tiedot "luoja"-sarakkeeseen, tarve tulostaa paperiversio käyttäjän nimellä Excel-taulukon alatunnisteeseen jää täyttämättä.

Tästä tehtävästä tulee hankalampaa, koska oletusarvoinen VBA toimii kuten Application.UserName ja Ympäristö ("Käyttäjänimi") viittaavat usein alkuperäiseen mallin luojaan tai paikalliseen koneen käyttäjään sen sijaan, että varsinainen käyttäjä muokkaa lomaketta. Sellaisenaan luotettavan menetelmän löytäminen oikean käyttäjänimen lisäämiseksi dynaamisesti on ratkaisevan tärkeää.

Reaalimaailman skenaarioissa tämä ero voi johtaa epätarkkuuksiin tarkastuksessa ja seurannassa. Esimerkiksi edellisessä roolissani meillä oli ongelma, jossa ulkopuolisten urakoitsijoiden täyttämillä lomakkeilla tulosteessa oli aina järjestelmänvalvojan käyttäjätunnus, mikä aiheutti merkittävää hämmennystä auditoinneissa.

Tässä artikkelissa tarkastellaan, kuinka voit ohittaa nämä esteet VBA:n, SharePoint-integraation ja joidenkin älykkäiden säätöjen avulla. Loppujen lopuksi sinulla on käytännöllinen ratkaisu, joka varmistaa, että jokainen painettu lomake kuvastaa oikein sen lähettäjää yksittäistä käyttäjää. Sukellaan sisään! 🔍

Excelin alatunnisteiden mukauttaminen dynaamisilla SharePoint-käyttäjätunnuksilla

Esitetyillä ratkaisuilla pyritään dynaamisesti hakemaan ja näyttämään SharePoint "luoja" käyttäjätunnus Excel-laskentataulukon alatunnisteessa. Tämä vaatimus ilmenee skenaarioissa, joissa useat käyttäjät lähettävät lomakkeita SharePointiin tallennettuun jaettuun malliin perustuen ja tarkastajat tarvitsevat selkeän nimen. Ensimmäinen komentosarja käyttää Excelin natiivia Sivun asetukset toiminnot alatunnisteen mukauttamiseen dynaamisesti. Yhdistämällä VBA-menetelmät SharePointin metatietojen käyttöoikeuksiin tämä komentosarja varmistaa, että alatunniste vastaa lomakkeen täyttäneen käyttäjän käyttäjänimeä, ei alkuperäisen luojan nimeä.

Esimerkiksi ensimmäinen ratkaisu hyödyntää ListObjects.Add muodostaaksesi suoran yhteyden SharePointin asiakirjakirjastoon. Tämä komento vetää metatiedot työkirjaan, mikä mahdollistaa rivien iteroinnin ja "creator"-kentän purkamisen. Kuvittele osastoa, joka lähettää vaatimustenmukaisuuslomakkeita – jokaisen lähetyksen alatunniste tunnistaa selkeästi vastuullisen työntekijän, mikä poistaa tarkastuksen epäselvyydet. Tämä menetelmä varmistaa joustavuuden ja estää manuaalisen puuttumisen lomakkeen avustajien tunnistamiseen. 🚀

Toinen lähestymistapa hyödyntää SharePointin REST-sovellusliittymää. Käyttämällä CreateObject("MSXML2.XMLHTTP") komentosarja käynnistää HTTP-pyynnön metatietojen hakemiseksi suoraan. Tämä menetelmä on erityisen hyödyllinen ympäristöissä, joissa SharePoint-kirjastot ovat monimutkaisia ​​tai sisältävät useita kenttiä. JSON-vastauksen jäsentäminen funktioilla, kuten InStr ja Mid mahdollistaa "luoja"-kentän tarkan poimimisen. Aiemmassa roolissani samanlainen käsikirjoitus virtaviivaisti lomakkeiden seurantaa, mikä säästää tuntikausia manuaalista täsmäytystyötä joka kuukausi. 🖋️

Lopullinen komentosarja integroi Office 365 -ominaisuudet hyödyntäen BuiltinDocumentProperties komento päästäksesi suoraan työkirjan metatietoihin. Tämä komentosarja sopii parhaiten organisaatioille, jotka käyttävät laajasti Office 365:tä ja tarvitsevat kevyen ratkaisun ilman REST API -monimutkaisuutta. Jokaisessa komentosarjassa on modulaarisia ominaisuuksia, joten niitä voidaan käyttää uudelleen muissa SharePointiin integroiduissa työnkulkuissa. Voit esimerkiksi mukauttaa niitä sisältämään lähetyksen aikaleimat tai jopa osastojen nimet, mikä parantaa niiden tarkastuskäyttöä entisestään.

Sub AddUsernameFromSharePoint()
    Dim ws As Worksheet
    Dim sharePointUsername As String
    Dim listObj As Object
    Dim spURL As String
    Dim row As Object
    On Error Resume Next
    ' Set your SharePoint site and library path here
    spURL = "https://your-sharepoint-site/documents/"
    Set ws = ActiveSheet
    ' Access metadata of the current workbook in SharePoint
    Set listObj = ws.ListObjects.Add(
        SourceType:=xlSrcExternal,
        Source:=spURL,
        Destination:=Range("A1")
    )
    ' Loop through rows to find "creator"
    For Each row In listObj.ListRows
        If row.Range(1, 1).Value = "creator" Then
            sharePointUsername = row.Range(1, 2).Value
            Exit For
        End If
    Next row
    ' Update footer with username
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & sharePointUsername & " on " & Date
    On Error GoTo 0
End Sub

Sub FetchUsernameWithAPI()
    Dim http As Object
    Dim jsonResponse As String
    Dim username As String
    Dim ws As Worksheet
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
    Set ws = ActiveSheet
    ' API endpoint to fetch metadata
    apiURL = "https://your-sharepoint-site/_api/web/lists/getbytitle('Documents')/items"
    ' Make GET request
    http.Open "GET", apiURL, False
    http.setRequestHeader "Accept", "application/json;odata=verbose"
    http.Send
    ' Parse response for "creator" field
    jsonResponse = http.responseText
    username = ParseJSONForCreator(jsonResponse)
    ' Add username to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & username & " on " & Date
End Sub

Function ParseJSONForCreator(jsonResponse As String) As String
    ' Basic parsing logic to extract "creator" value
    Dim pos As Integer
    Dim creatorValue As String
    pos = InStr(jsonResponse, """creator"":")
    creatorValue = Mid(jsonResponse, pos + 10, InStr(pos + 10, jsonResponse, ",") - pos - 10)
    ParseJSONForCreator = creatorValue
End Function

Sub AddFooterFromO365()
    Dim ws As Worksheet
    Dim o365User As String
    Set ws = ActiveSheet
    ' Assume user is logged in to Office 365
    o365User = Application.UserName
    ' Fetch creator data from workbook properties
    If ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator") <> "" Then
        o365User = ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator")
    End If
    ' Add to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & o365User & " on " & Date
End Sub

SharePoint-tietojen integrointi Excel VBA:n kanssa tehostettua tarkastusta varten

Yksi Excelin ja SharePointin integroinnissa usein huomiotta jäänyt näkökohta on metatietojen saumaton kulku näiden kahden alustan välillä. VBA:ta käyttämällä voit ylittää perusautomaation ja poimia tärkeitä metatietokenttiä, kuten käyttäjätunnus mallia täydentävästä henkilöstä ja käytä niitä mukautetuissa Excel-alatunnisteissa tai ylätunnisteissa. Tämä toiminto on välttämätön sellaisissa skenaarioissa kuin vaatimustenmukaisuus, jolloin jokaisessa lähetetyssä lomakkeessa on ilmoitettava selkeästi sen täyttämisestä vastaava henkilö.

Toinen hyödyllinen lähestymistapa on SharePointin laajojen metatietoominaisuuksien hyödyntäminen. Esimerkiksi sarakkeet, kuten "Muokattu" tai "Viimeksi muokattu", voivat tarjota lisäkontekstia seurantaa ja vahvistusta varten. Vetämällä nämä tiedot dynaamisesti VBA:n läpi, Excel-mallisi eivät ainoastaan ​​heijasta tarkkoja käyttäjätietoja, vaan myös vähentävät manuaalisten syöttövirheiden todennäköisyyttä. Tämä ominaisuus on erityisen arvokas ryhmäprojekteissa, joissa useat käyttäjät tekevät yhteistyötä jaettujen mallien parissa. 🖇️

Lopuksi on tärkeää ottaa huomioon mahdolliset vaihtelut organisaatioiden SharePointin käytössä. Joissakin voi olla mukautettuja sarakkeita tai metatietokenttiä, jotka edellyttävät mukautettavia VBA-skriptejä. Modulaariset koodauskäytännöt, kuten API-kutsujen erottaminen datan muotoilusta, varmistavat, että ratkaisusi voi skaalata tai mukautua tällaisiin muunnelmiin. Esimerkiksi eräässä aiemmassa projektissa käytimme tätä lähestymistapaa luodaksemme automaattisesti yhteenvetoraportteja, jotka koottiin käyttäjien toiminnasta suoraan SharePointista Excel-työkirjoihin. 🚀