Selittämättömät kansioiden poistot SharePointissa: Mysteeri paljastuu

Selvitä mysteeri äkillisten SharePoint-kansiopoistojen takana

Viime viikkoina on ilmennyt hämmentävä ongelma SharePointin käyttäjille, erityisesti niille, joilla on järjestelmänvalvojan oikeudet ja jotka saavat hälyttäviä ilmoituksia huomattavan määrän tiedostoja ja kansioita poistamisesta heidän sivustoiltaan. Nämä ilmoitukset, jotka viittaavat sellaisen sisällön joukkopoistoon, josta käyttäjät ovat varmoja, etteivät he ole aloittaneet, ovat aiheuttaneet hämmennystä ja huolta. Huolimatta perusteellisista tarkastuksista, ei ole näyttöä käyttäjän manuaalisista poistoista tai siirroista, eivätkä Microsoft 365:n käyttö- ja valvontalokit osoita luvaton pääsyä tai toimia, jotka voisivat selittää ilmiön.

Tilannetta vaikeuttaa entisestään säilytyskäytäntöjen puuttuminen, jotka voisivat käynnistää nämä poistot automaattisesti. Yritykset ratkaista ongelma Microsoft-tuen kautta ja irrottamalla laitteet SharePoint-synkronoinnin kautta eivät ole vielä pysäyttäneet mystisiä poistoja. Koska virustorjuntaohjelmisto ei todennäköisesti ole syyllinen, ja samankaltaisia ​​tapauksia, joista muut käyttäjät eivät ole raportoineet vastaavissa olosuhteissa, syyn – ja ratkaisun – etsintä jatkuu. Tämä asettaa IT-tuelle ja järjestelmänvalvojille merkittävän haasteen näiden perusteettomien poistojen perimmäisen syyn tunnistamisessa ja lieventämisessä, mikä korostaa tarvetta tutkia SharePointin monimutkaista toimintaa.

Automatisoitujen SharePoint-seurantaratkaisujen tutkiminen

PowerShell-taustakomentosarja ja käyttöliittymän HTML/JavaScript-koodi ovat osa käsitteellistä ratkaisua, jonka tarkoituksena on valvoa ja varoittaa ylläpitokäyttäjiä odottamattomista poistotapahtumista SharePoint Onlinessa. PowerShell-komentosarja on keskeinen osa taustatoimintoja. Se alkaa muodostamalla yhteys SharePoint Onlineen "Connect-PnPOnline"-komennolla, joka on olennainen kaikissa toimissa, joiden on oltava vuorovaikutuksessa SharePoint Online -resurssien kanssa ohjelmallisesti. Tämä komento vaatii sen SharePoint-sivuston URL-osoitteen, johon haluat muodostaa yhteyden, ja käyttää -UseWebLogin-parametria todentamiseen varmistaen, että komentosarja toimii valtuutetun käyttäjän tunnistetiedoilla. Kun yhteys on muodostettu, komentosarja käyttää Get-PnPAuditLog-komentoa tarkastuslokin merkintöjen noutamiseen määritetyllä ajanjaksolla. Tämä on erityisen tärkeää seurattaessa toimintoja, kuten tiedostojen tai kansioiden poistamista, jotka voivat viitata luvattomaan käyttöön tai tahattomaan automatisoituun toimintaan.

Tarkastuslokin merkinnät suodatetaan käyttämällä "Where-Object" -toimintoa tiettyyn luetteloon tai kirjastoon liittyvien poistotapahtumien eristämiseksi, mikä tarjoaa kohdistetun lähestymistavan valvontaan. Jos poistotapahtumia löytyy, komentosarja voidaan määrittää suorittamaan toiminto, kuten kirjaamaan tapahtuma lokiin tai lähettämään sähköpostihälytyksen. Käyttöliittymässä HTML- ja JavaScript-koodinpätkä tarjoaa yksinkertaisen käyttöliittymän näiden lokien tai hälytysten näyttämiseen. Se jäsentää verkkosivun HTML-perustunnisteilla ja sisältää komentosarjan dynaamista sisällönkäsittelyä varten. JavaScript sisällä '<script>-tunniste on suunniteltu toimimaan vuorovaikutuksessa taustajärjestelmän kanssa, mahdollisesti noutaen ja näyttäen lokitietoja määritetyssä "logContainer"-jaossa. Näin järjestelmänvalvojat voivat nähdä reaaliaikaisen näkymän SharePoint-sivuston kunnosta ja turvallisuudesta, mikä helpottaa mahdollisiin ongelmiin reagoimista. Näiden komentosarjojen yhdistelmä tarjoaa kattavan valvontaratkaisun, joka hyödyntää PowerShellia tietojen hakuun ja käsittelyyn ja HTML/JavaScriptiä käyttäjäystävälliseen näyttöön ja vuorovaikutukseen.

# Connect to SharePoint Online
Connect-PnPOnline -Url "https://yourtenant.sharepoint.com" -UseWebLogin
# Specify the site and list to monitor
$siteURL = "https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite"
$listName = "Documents"
# Retrieve audit log entries for deletions
$deletionEvents = Get-PnPAuditLog -StartDate (Get-Date).AddDays(-7) -EndDate (Get-Date) | Where-Object {$_.Event -eq "Delete" -and $_.Item -like "*$listName*"}
# Check if there are any deletion events
if ($deletionEvents.Count -gt 0) {
    # Send an email alert or log the event
    # This is a placeholder for the action you'd like to take
    Write-Output "Deletion events detected in the last week for $listName."
} else {
    Write-Output "No deletion events detected in the last week for $listName."
}

<html>
<head>
<title>SharePoint Deletion Log Viewer</title>
</head>
<body>
<h2>SharePoint Folder Deletion Logs</h2>
<div id="logContainer"></div>
<script>
    // Example JavaScript code to fetch and display logs
    // This would need to be connected to a backend system that provides the logs
    document.getElementById('logContainer').innerHTML = 'Logs will appear here.';
</script>
</body>
</html>

SharePointin automaattisen poiston poikkeamien tutkiminen

SharePointissa tapahtuvien odottamattomien tiedostojen ja kansioiden poistamisen taustalla olevien syiden ymmärtäminen on ratkaisevan tärkeää organisaation tietojen eheyden ja turvallisuuden ylläpitämiseksi. Yksi näkökohta, jota ei ole aiemmin käsitelty, on SharePointin versioasetusten mahdollinen vaikutus ja se, miten ne voivat vaikuttaa havaittuihin poistoihin. SharePoint-kirjastoissa ja -luetteloissa on versiointiominaisuudet, jotka, kun ne on määritetty rajoittamaan versioiden määrää, voivat automaattisesti poistaa tiedoston tai kansion vanhemmat versiot. Tämä voidaan luulla aloittamattomaksi poistamiseksi. Toinen tutkittava alue on Microsoftin hallintapaneelin ulkopuoliset työnkulku- ja säilytyskäytännöt, kuten SharePointin sisällönhallinta-asetuksissa määritellyt. Väärin määritellyt monimutkaiset työnkulut tai säilytyskäytännöt voivat laukaista odottamatta poistoja tai arkistointitoimia.

Lisäksi SharePointin integrointi muihin Office 365 -sovelluksiin voi joskus johtaa tahattomiin seurauksiin. Jos esimerkiksi Outlookin sähköposti linkitetään SharePoint-dokumenttikirjastoon automatisoidun prosessin kautta ja tämä sähköposti poistetaan, se voi mahdollisesti laukaista linkitetyn asiakirjan poistamisen SharePointissa. Näiden integraatioiden ja niiden vaikutusten ymmärtäminen on elintärkeää. Lisäksi SharePointiin yhdistettyjen kolmannen osapuolen sovellusten roolin tutkiminen voi paljastaa tahattomia vuorovaikutuksia, jotka johtavat poistoihin. Ei-toivottujen poistojen estämiseksi on tärkeää varmistaa, että kaikki yhdistetyt sovellukset on määritetty oikein ja että niiden käyttöoikeustasot on asetettu oikein.