SharePoint-listalomakkeiden hallinta rajoittaa samalla yrityksen laajuisia linkkejä

Varmistetaan turvallisen pääsyn SharePoint -luettelomuotoihin

Kun hallitaan SharePoint -sivustoa, turvallisuus on ensisijainen tavoite. WHO: n hallinta, joka voi jakaa ja käyttää yrityksen laajuisia linkkejä, on ratkaisevan tärkeää tietosuojalle. Näiden linkkien rajoittamisella voi kuitenkin joskus olla tahattomia seurauksia. 🚀

Yksi tällainen kysymys ilmenee, kun se poistaa käytöstä koko yrityksen jakamislinkit PowerShellin kautta. Vaikka tämä estää ei -toivottua pääsyä, se voi myös vaikuttaa olennaisiin ominaisuuksiin, kuten SharePoint -luettelomuotoihin. Nämä lomakkeet ovat välttämättömiä tiedonkeruulle, jolloin työntekijät voivat lähettää tietoja ilman suoraa pääsyä luetteloon.

Kuvittele HR -tiimi, joka kerää työntekijöiden palautetta SharePoint -lomakkeen kautta. Tavoitteena on sallia koko organisaation vastaukset paljastamatta taustalla olevaa luetteloa. Valitettavasti maailmanlaajuinen rajoitus yrityksen laajuisiin yhteyksiin saattaa estää tämän, mikä johtaa sekaannukseen ja työnkulun häiriöihin. 🛑

Joten miten voimme ylläpitää turvallisuutta varmistamalla, että "voi reagoida" -linkit pysyvät toiminnallisina? Haaste on "Muokkaa/näkymä" -linkkien poistamista valikoivasti, kun vastauslinkit pitävät saatavilla. Tässä artikkelissa tutkitaan käytännöllistä ratkaisua oikean tasapainon saavuttamiseksi turvallisuuden ja käytettävyyden välillä SharePointissa.

Turvallisten ja toiminnallisten SharePoint -lomakkeiden varmistaminen

A: n hallinta SharePoint Ympäristö vaatii turvallisuuden tasapainottamista käytettävyydellä. Aikaisemmin toimitettu PowerShell-käsikirjoitus on ratkaiseva rooli tässä prosessissa poistamalla käytöstä koko yrityksen jakamisen ja sallii lomakkeen vastaukset pysyä saatavana. Ensimmäinen avainkomento, Set -Sposite -AbleCompanyWidesingLinks, estää laajan linkin jakamisen, arkaluontoisen tiedon varmistamisen edelleen suojattuna. Tämä asetus rajoittaa kuitenkin vahingossa lomakkeen lähetyslinkkejä, jotka ovat välttämättömiä käyttäjien syöttämiseen ilman täydellistä luettelon käyttöä. Tämän torjumiseksi komentosarjan jakamisominaisuudet sallimaan ulkoisen käyttäjän vastauksen myöntämättä muokkausoikeuksia. 📌

JavaScript -ratkaisu hyödyntää SharePoint REST -sovellusliittymää dynaamisesti jakamisasetusten muokkaamiseen. Tämä lähestymistapa on erityisen hyödyllinen hallinnassa useita sivustoja tai automatisoidaan linkkien käyttöoikeuksia ilman suoraa PowerShell -käyttöoikeutta. Kohdistamalla Sp.web.ShareObject API, komentosarja antaa rajoitetun katselun käyttöoikeudet lähetyslinkkien muodostamiseksi ylläpitäen samalla sivuston suojausta. Esimerkiksi HR -osasto, joka käyttää SharePointia työntekijöiden tutkimuksiin, voi varmistaa, että kaikki henkilöstön jäsenet voivat vastata lomakkeisiin paljastamatta taustalla olevia tietoja. Tämä menetelmä virtaviivaistaa työnkulun hallintaa säilyttäen samalla tietoturvan noudattamisen. 🔒

Lisäksi Power Automate tarjoaa ei-koodin vaihtoehdon käyttöoikeuksien hallintaan. Automaatiovirta laukaisee HTTP-pyynnön SharePointiin aina, kun uusi lomake luodaan, varmistaen, että vastauslinkit pysyvät käytettävissä organisaatiossa. Tämä ratkaisu hyödyttää ei-teknisiä järjestelmänvalvojia, joiden on ylläpidettävä kulunvalvontaa suorittamatta monimutkaisia ​​skriptejä. Kuvittele IT -tukiryhmä, joka käyttää Power Autoatia, standardisoidaksesi käyttöoikeudet useiden luetteloiden välillä - tämä eliminoi väärin määritettyjen linkkien riskin ja varmistaa johdonmukaiset turvallisuuskäytännöt.

Viime kädessä nämä ratkaisut tarjoavat joustavan lähestymistavan SharePoint -tietoturvaan ja käytettävyyteen. Hyödyntämällä Powershell-, REST-sovellusliittymät ja automaatiotyökalut organisaatiot voivat hienosäätää jakamista asetuksia vastaamaan yksilöllisiä tarpeitaan. Joko suoran skriptin, automatisoidun työnkulun tai API -puhelun avulla, tasapainon ylläpitäminen tietosuoja ja saavutettavuus on välttämätöntä. Tärkein takea on, että organisaatioiden tulisi arvioida erityisvaatimukset ja valita menetelmä, joka sopii parhaiten heidän toimintarakenteensa ja turvallisuuskäytäntöjen kanssa.

0 -

// Define the SharePoint site URL  
var siteUrl = "https://company.sharepoint.com/sites/sitename";  
// Function to modify sharing settings  
function updateSharingSettings() {  
   var requestUrl = siteUrl + "/_api/SP.Web.ShareObject";  
   var requestBody = {  
      "url": siteUrl,  
      "peoplePickerInput": "[{'Key':'everyone'}]",  
      "roleValue": "LimitedView",  
      "sendEmail": false  
   };  
   fetch(requestUrl, {  
      method: "POST",  
      headers: { "Accept": "application/json;odata=verbose", "Content-Type": "application/json" },  
      body: JSON.stringify(requestBody)  
   }).then(response => response.json()).then(data => console.log("Updated!", data));  
}  
updateSharingSettings();  

// Create a Flow triggered on form submission  
// Use 'Send an HTTP request to SharePoint'  
// Set the method to POST  
// Target URL: /_api/SP.Web.ShareObject  
// Body parameters:  
{ "url": "https://company.sharepoint.com/sites/sitename", "roleValue": "LimitedView" }  
// Test the flow to ensure only response links remain active  

SharePoint -lomakkeiden optimointi turvallisuuden parantamiseksi

Toinen ratkaiseva osa hallinnassa SharePoint -luettelot Ja lomakkeet varmistavat, että käyttäjäkokemus pysyy saumattomina turvallisuuskäytäntöjen toteuttamisessa. Monet organisaatiot luottavat tietojen keräämiseen liittyviin lomakkeisiin, joko HR -tarkoituksiin, asiakaspalaute tai projektinhallinta. Haaste syntyy, kun järjestelmänvalvojat vahingossa rajoittavat pääsyä lomake -linkkiin yrittäessään suojata arkaluontoisia luettelotietoja. Tärkeintä on toteuttaa valikoiva luvanhallinta, joka erottaa vastausten muokkaamisen/katselun ja lähettämisen välillä. 📌

Yksi vajaakäyttöinen lähestymistapa on hyödyntäminen Microsoft Graph API SharePointin alkuperäisten jakamisasetusten rinnalla. Automatisoimalla lupatehtävä API -tasolla, järjestelmänvalvojat voivat dynaamisesti hallita sitä, kuka voi vastata lomakkeisiin, estäen samalla tarpeettoman pääsyn taustalla olevaan luetteloon. Esimerkiksi budjettipyyntöjen keräävä rahoitusryhmä SharePoint -lomakkeen kautta voi varmistaa, että työntekijät voivat lähettää pyyntönsä, mutta he eivät pääse toimitettuihin merkintöihin. Tämä kohdennettu luvanhallinta vähentää tietoturvariskiä säilyttäen samalla toiminnallisuus.

Toinen paras käytäntö on ehdollisten pääsykäytäntöjen integrointi Azure AD: n kautta. Määrittelemällä pääsysäännöt, jotka perustuvat käyttäjärooleihin, laiteturvallisuuteen tai IP -rajoituksiin, organisaatiot voivat varmistaa, että vain valtuutetut työntekijät voivat olla vuorovaikutuksessa SharePoint -lomakkeiden kanssa. Tämä menetelmä estää luvattomia käyttäjiä hyödyntämästä jaettuja linkkejä samalla kun vahvistetut työntekijät voivat antaa tietoja. Hyvin määritetty tietoturva- ja jakamistrategia antaa yrityksille mahdollisuuden maksimoida SharePointin edut lieventämällä riskejä. 🔒