Ajout de noms d'utilisateur dynamiques aux pieds de page Excel à partir de modèles SharePoint

Suivi de l'activité des utilisateurs dans les modèles Excel liés à SharePoint

Imaginez un bureau animé dans lequel plusieurs utilisateurs accèdent au même modèle SharePoint pour soumettre leurs formulaires. 🖥️ Le défi se pose lorsqu'un auditeur doit identifier qui a rempli et soumis un formulaire spécifique. Bien que SharePoint enregistre ces informations dans la colonne « créateur », la nécessité d'imprimer une copie papier avec le nom de l'utilisateur dans le pied de page de la feuille Excel reste insatisfaite.

Cette tâche devient plus délicate car les fonctions VBA par défaut comme Application.NomUtilisateur et Environ("Nom d'utilisateur") pointent souvent vers le créateur du modèle d'origine ou l'utilisateur de la machine locale, au lieu de l'utilisateur réel qui modifie le formulaire. En tant que tel, trouver une méthode fiable pour insérer dynamiquement le nom d’utilisateur correct devient crucial.

Dans des scénarios réels, cet écart peut entraîner des inexactitudes dans l’audit et le suivi. Par exemple, dans mon rôle précédent, nous avions un problème où les formulaires remplis par des sous-traitants externes affichaient toujours le nom d'utilisateur de l'administrateur sur l'impression, ce qui provoquait une confusion importante lors des audits.

Cet article explique comment contourner ces obstacles à l'aide de VBA, de l'intégration de SharePoint et de quelques ajustements intelligents. À la fin, vous disposerez d’une solution pratique qui garantit que chaque formulaire imprimé reflète correctement l’utilisateur individuel qui l’a soumis. Allons-y ! 🔍

Personnalisation des pieds de page Excel avec des noms d'utilisateur SharePoint dynamiques

Les solutions présentées visent à récupérer et afficher dynamiquement les "Créateur" SharePoint nom d'utilisateur dans le pied de page d'une feuille de calcul Excel. Cette exigence se pose dans les scénarios où plusieurs utilisateurs soumettent des formulaires basés sur un modèle partagé stocké dans SharePoint et où les auditeurs ont besoin d'une attribution claire. Le premier script utilise le natif d'Excel Mise en page fonctionnalité pour personnaliser le pied de page de manière dynamique. En combinant les méthodes VBA avec l'accès aux métadonnées SharePoint, ce script garantit que le pied de page reflète le nom d'utilisateur de l'utilisateur qui a rempli le formulaire, et non celui du créateur d'origine.

Par exemple, la première solution exploite ListObjects.Add pour établir une connexion en direct à la bibliothèque de documents de SharePoint. Cette commande extrait les métadonnées dans le classeur, ce qui permet de parcourir les lignes et d'extraire le champ « créateur ». Imaginez un service soumettant des formulaires de conformité : le pied de page de chaque soumission identifierait clairement l'employé responsable, éliminant ainsi les ambiguïtés d'audit. Cette méthode garantit la flexibilité et évite toute intervention manuelle dans l’identification des contributeurs du formulaire. 🚀

La deuxième approche tire parti de l'API REST de SharePoint. En utilisant le CréerObjet("MSXML2.XMLHTTP") commande, le script lance une requête HTTP pour récupérer directement les métadonnées. Cette méthode est particulièrement utile dans les environnements où les bibliothèques SharePoint sont complexes ou contiennent de nombreux champs. Analyser la réponse JSON avec des fonctions telles que InStr et Milieu permet une extraction précise du champ « créateur ». Dans mon rôle précédent, un script similaire rationalisait le suivi des formulaires, économisant ainsi des heures de rapprochement manuel chaque mois. 🖋️

Le script final intègre les propriétés Office 365, en utilisant le Propriétés du document intégrées commande pour accéder directement aux métadonnées du classeur. Ce script est particulièrement adapté aux organisations qui utilisent largement Office 365 et qui ont besoin d'une solution légère sans complexités liées à l'API REST. Chaque script possède des fonctionnalités modulaires, ce qui les rend réutilisables pour d'autres flux de travail intégrés à SharePoint. Par exemple, vous pouvez les adapter pour inclure des horodatages de soumission ou même des noms de département, améliorant ainsi leur utilité d'audit.

Sub AddUsernameFromSharePoint()
    Dim ws As Worksheet
    Dim sharePointUsername As String
    Dim listObj As Object
    Dim spURL As String
    Dim row As Object
    On Error Resume Next
    ' Set your SharePoint site and library path here
    spURL = "https://your-sharepoint-site/documents/"
    Set ws = ActiveSheet
    ' Access metadata of the current workbook in SharePoint
    Set listObj = ws.ListObjects.Add(
        SourceType:=xlSrcExternal,
        Source:=spURL,
        Destination:=Range("A1")
    )
    ' Loop through rows to find "creator"
    For Each row In listObj.ListRows
        If row.Range(1, 1).Value = "creator" Then
            sharePointUsername = row.Range(1, 2).Value
            Exit For
        End If
    Next row
    ' Update footer with username
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & sharePointUsername & " on " & Date
    On Error GoTo 0
End Sub

Sub FetchUsernameWithAPI()
    Dim http As Object
    Dim jsonResponse As String
    Dim username As String
    Dim ws As Worksheet
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
    Set ws = ActiveSheet
    ' API endpoint to fetch metadata
    apiURL = "https://your-sharepoint-site/_api/web/lists/getbytitle('Documents')/items"
    ' Make GET request
    http.Open "GET", apiURL, False
    http.setRequestHeader "Accept", "application/json;odata=verbose"
    http.Send
    ' Parse response for "creator" field
    jsonResponse = http.responseText
    username = ParseJSONForCreator(jsonResponse)
    ' Add username to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & username & " on " & Date
End Sub

Function ParseJSONForCreator(jsonResponse As String) As String
    ' Basic parsing logic to extract "creator" value
    Dim pos As Integer
    Dim creatorValue As String
    pos = InStr(jsonResponse, """creator"":")
    creatorValue = Mid(jsonResponse, pos + 10, InStr(pos + 10, jsonResponse, ",") - pos - 10)
    ParseJSONForCreator = creatorValue
End Function

Sub AddFooterFromO365()
    Dim ws As Worksheet
    Dim o365User As String
    Set ws = ActiveSheet
    ' Assume user is logged in to Office 365
    o365User = Application.UserName
    ' Fetch creator data from workbook properties
    If ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator") <> "" Then
        o365User = ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator")
    End If
    ' Add to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & o365User & " on " & Date
End Sub

Intégration des données SharePoint avec Excel VBA pour un audit amélioré

Un aspect souvent négligé de l’intégration d’Excel à SharePoint est le flux transparent de métadonnées entre les deux plateformes. Grâce à VBA, vous pouvez aller au-delà de l'automatisation de base pour extraire des champs de métadonnées cruciaux, tels que nom d'utilisateur de la personne remplissant un modèle et utilisez-les dans des pieds de page ou des en-têtes Excel personnalisés. Cette fonctionnalité est essentielle dans des scénarios tels que la conformité, où chaque formulaire soumis doit être clairement attribué à la personne responsable de son remplissage.

Une autre approche utile consiste à tirer parti des fonctionnalités étendues de métadonnées de SharePoint. Par exemple, des colonnes telles que « Modifié par » ou « Dernière modification » peuvent fournir un contexte supplémentaire pour le suivi et la vérification. En extrayant ces données de manière dynamique via VBA, vos modèles Excel reflètent non seulement des informations utilisateur précises, mais réduisent également le risque d'erreurs de saisie manuelle. Cette fonctionnalité est particulièrement utile dans les projets d'équipe, dans lesquels plusieurs utilisateurs collaborent sur des modèles partagés. 🖇️

Enfin, il est important de tenir compte des variations potentielles dans la manière dont les organisations utilisent SharePoint. Certains peuvent avoir des colonnes personnalisées ou des champs de métadonnées, nécessitant des scripts VBA adaptables. Les pratiques de codage modulaires, telles que la séparation des appels d'API du formatage des données, garantissent que votre solution peut évoluer ou s'adapter à ces variations. Par exemple, dans un projet antérieur, nous avons utilisé cette approche pour générer automatiquement des rapports récapitulatifs regroupant l'activité des utilisateurs directement depuis SharePoint dans des classeurs Excel. 🚀