ગતિશીલ વિષય રેખાઓ સાથે Google Apps સ્ક્રિપ્ટમાં ઈમેઈલ ચેતવણીઓ વધારવી

કોન્ટ્રેક્ટ એક્સપાયરી નોટિફિકેશનને ઑપ્ટિમાઇઝ કરવું

વ્યવસાયના સંદર્ભમાં કરાર સમાપ્તિની સૂચનાઓનું સંચાલન કરતી વખતે, સંદેશાવ્યવહારની સ્પષ્ટતા અને સમયસરતા ઓપરેશનલ કાર્યક્ષમતાને નોંધપાત્ર રીતે અસર કરી શકે છે. આ ચેતવણીઓને સ્વચાલિત કરવા માટે Google Apps સ્ક્રિપ્ટ પર નિર્ભરતા સાથે, ચલ વિષય રેખાઓ જેવા ગતિશીલ ઘટકોનો સમાવેશ કરવો આવશ્યક બની જાય છે. આ માત્ર સંદેશાઓની તાત્કાલિક સુસંગતતામાં સુધારો કરે છે પરંતુ તાકીદના આધારે પ્રતિભાવોને પ્રાથમિકતા આપવામાં પણ મદદ કરે છે. હાથ પરના કાર્યમાં કરારની ચોક્કસ સમાપ્તિ સમયમર્યાદાને પ્રતિબિંબિત કરવા માટે ઇમેઇલ વિષય રેખાઓને ગતિશીલ રીતે અપડેટ કરવા માટે વર્તમાન સ્ક્રિપ્ટને વધારવાનો સમાવેશ થાય છે, પછી ભલે તે 90, 60, 30 દિવસ દૂર હોય અથવા વર્તમાન દિવસે સમાપ્ત થઈ રહ્યા હોય.

આ ગોઠવણ માટે સ્ક્રિપ્ટના તર્કમાં ઊંડા ઉતરવાની જરૂર છે, ખાસ કરીને શરતી નિવેદનોની અંદર જે ઇમેઇલ ચેતવણીઓને ટ્રિગર કરે છે. સ્ક્રિપ્ટમાં સુધારો કરીને, અમે પ્રાપ્તકર્તાઓને વિષય રેખા દ્વારા જ ઈમેઈલની સામગ્રીની તાત્કાલિક સમજ આપવાનું લક્ષ્ય રાખીએ છીએ, જે તારીખની નિર્ણાયક માહિતી માટે ઈમેલના મુખ્ય ભાગને વાંચવાની જરૂરિયાતને દૂર કરે છે. આ માત્ર કોન્ટ્રાક્ટની સમાપ્તિને મેનેજ કરવા માટેના કાર્યપ્રવાહને સુવ્યવસ્થિત કરતું નથી પરંતુ તે પણ સુનિશ્ચિત કરે છે કે તાકીદની બાબતો તેઓ જે માંગે છે તે ત્વરિતતા સાથે હાથ ધરવામાં આવે છે. નીચેના વિભાગોમાં, અમે આ કાર્યક્ષમતાને હાંસલ કરવા માટે જરૂરી ફેરફારોનું અન્વેષણ કરીશું, તમારા Google Apps સ્ક્રિપ્ટ કોડને રિફાઇન કરવા માટે એક પગલું-દર-પગલાની માર્ગદર્શિકા ઓફર કરીશું.

આદેશ	વર્ણન
SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()	હાલમાં સક્રિય સ્પ્રેડશીટ મેળવે છે.
getSheetByName("SheetName")	સ્પ્રેડશીટમાં તેના નામ દ્વારા ચોક્કસ શીટને ઍક્સેસ કરે છે.
getDataRange()	શીટમાં ડેટા ધરાવતા કોષોની શ્રેણી પરત કરે છે.
getValues()	દ્વિ-પરિમાણીય અરે તરીકે શ્રેણીમાંના તમામ કોષોના મૂલ્યો મેળવે છે.
new Date()	વર્તમાન તારીખ અને સમયનું પ્રતિનિધિત્વ કરતી નવી તારીખ ઑબ્જેક્ટ બનાવે છે.
setHours(0, 0, 0, 0)	સમયના ભાગને અસરકારક રીતે દૂર કરીને, તારીખ ઑબ્જેક્ટ માટે કલાકો મધ્યરાત્રિ પર સેટ કરે છે.
getTime()	તારીખ માટે યુનિક્સ યુગથી મિલિસેકંડમાં સમય મૂલ્ય મેળવે છે.
GmailApp.sendEmail()	Gmail નો ઉપયોગ કરીને એક વિષય અને સંદેશના મુખ્ય ભાગ સાથે નિર્દિષ્ટ પ્રાપ્તકર્તાને ઇમેઇલ મોકલે છે.

Google Apps સ્ક્રિપ્ટમાં સ્વયંસંચાલિત ઇમેઇલ ચેતવણીઓને સમજવી

દર્શાવવામાં આવેલી સ્ક્રિપ્ટ ચોક્કસ કરારની સમાપ્તિ તારીખો પર આધારિત ઇમેઇલ ચેતવણીઓ મોકલવાની પ્રક્રિયાને સ્વચાલિત કરવા માટે ડિઝાઇન કરવામાં આવી છે, Google Apps સ્ક્રિપ્ટનો ઉપયોગ કરીને, ક્લાઉડ-આધારિત પ્લેટફોર્મ કે જે Google શીટ્સ, દસ્તાવેજો અને ફોર્મ્સ માટે એડ-ઓન્સ બનાવવા માટે સક્ષમ કરે છે, અન્ય વચ્ચે. આ ચોક્કસ સ્ક્રિપ્ટ Google શીટ્સ પર્યાવરણમાં ચલાવવા માટે રચાયેલ છે, જ્યાં તે કરારોની પૂર્વવ્યાખ્યાયિત સૂચિ સાથે ક્રિયાપ્રતિક્રિયા કરે છે, દરેક સમાપ્તિ તારીખ સાથે સંકળાયેલ છે. કોર લોજિક દરેક કોન્ટ્રાક્ટ એન્ટ્રી પર પુનરાવર્તિત થાય છે, વર્તમાન તારીખ સાથે સમાપ્તિ તારીખની તુલના કરે છે, અને નક્કી કરે છે કે શું કરાર 90, 60, 30 દિવસમાં સમાપ્ત થવા માટે સેટ છે અથવા પહેલાથી જ સમાપ્ત થઈ ગયો છે. આ સરખામણી JavaScriptના તારીખ ઑબ્જેક્ટ મેનીપ્યુલેશન દ્વારા સુવિધા આપવામાં આવે છે, જે ચોક્કસ દિવસની ગણતરી માટે પરવાનગી આપે છે. SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet() અને getSheetByName() જેવા જટિલ આદેશો Google શીટ્સમાં ડેટાને ઍક્સેસ કરવા અને તેની સાથે કામ કરવા માટે નિમિત્ત છે. સ્ક્રિપ્ટ ગતિશીલ રીતે દરેક કરારની સમાપ્તિ સ્થિતિની તાકીદને પ્રતિબિંબિત કરવા માટે ઇમેઇલની વિષય રેખા અને સંદેશ સામગ્રીનું નિર્માણ કરે છે, પ્રાપ્તકર્તાઓને સ્પષ્ટ અને તાત્કાલિક સંચાર પ્રદાન કરે છે.

કરારની સંબંધિત સમાપ્તિ સ્થિતિ નક્કી કરવા પર, સ્ક્રિપ્ટ પછી ઇમેઇલ્સ મોકલવા માટે GmailApp.sendEmail() પદ્ધતિનો ઉપયોગ કરે છે. આ પદ્ધતિ ખાસ કરીને શક્તિશાળી છે કારણ કે તે Gmail સાથે એકીકૃત રીતે એકીકૃત થાય છે, જે સ્ક્રિપ્ટ્સને વપરાશકર્તાના ઈમેઈલ એકાઉન્ટમાંથી સીધા ઈમેઈલ મોકલવા સક્ષમ બનાવે છે. ઈમેલ વિષય રેખા અને મુખ્ય ભાગનું કસ્ટમાઈઝેશન સુનિશ્ચિત કરે છે કે દરેક સંદેશ કરારની સમાપ્તિના ચોક્કસ સંદર્ભને અનુરૂપ છે, સંચારની સ્પષ્ટતા અને અસરકારકતામાં વધારો કરે છે. આ સ્વયંસંચાલિત સિસ્ટમ મેન્યુઅલ વર્કલોડને નોંધપાત્ર રીતે ઘટાડે છે અને દેખરેખના જોખમને ઘટાડે છે, તે સુનિશ્ચિત કરે છે કે તમામ હિતધારકોને ગંભીર કરારના લક્ષ્યો વિશે તાત્કાલિક જાણ કરવામાં આવે. Google Apps સ્ક્રિપ્ટની ક્ષમતાઓનો લાભ લઈને, સ્ક્રિપ્ટ માત્ર અગાઉની શ્રમ-સઘન પ્રક્રિયાને સ્વચાલિત કરતી નથી, પરંતુ મેન્યુઅલ પ્રક્રિયાઓમાં અભાવ હોઈ શકે તેવી સચોટતા અને સમયસરતાનું સ્તર પણ રજૂ કરે છે.

function checkAndSendEmails() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Contracts");
  var dataRange = sheet.getDataRange();
  var data = dataRange.getValues();
  
  var currentDate = new Date();
  currentDate.setHours(0, 0, 0, 0);
  
  var thirtyDaysFromNow = new Date(currentDate.getTime() + (30 * 24 * 60 * 60 * 1000));
  var sixtyDaysFromNow = new Date(currentDate.getTime() + (60 * 24 * 60 * 60 * 1000));
  var ninetyDaysFromNow = new Date(currentDate.getTime() + (90 * 24 * 60 * 60 * 1000));
  
  for (var i = 1; i < data.length; i++) {
    var row = data[i];
    var contractExpiryDate = new Date(row[2]); // Assuming expiry date is in column 3
    contractExpiryDate.setHours(0, 0, 0, 0);
    
    var subjectLineAddon = "";
    
    if (contractExpiryDate.getTime() === ninetyDaysFromNow.getTime()) {
      subjectLineAddon = " will expire in 90 days";
    } else if (contractExpiryDate.getTime() === sixtyDaysFromNow.getTime()) {
      subjectLineAddon = " will expire in 60 days";
    } else if (contractExpiryDate.getTime() === thirtyDaysFromNow.getTime()) {
      subjectLineAddon = " will expire in 30 days";
    } else if (contractExpiryDate.getTime() === currentDate.getTime()) {
     subjectLineAddon = " is Expired as of today";
    }
    
    if (subjectLineAddon !== "") {
      var emailSubject = "ALERT: " + row[1] + " Contract" + subjectLineAddon; // Assuming contract name is in column 2
      sendCustomEmail(row[3], emailSubject, row[4]); // Assuming email is in column 4 and message in column 5
    }
  }
}

function sendCustomEmail(email, subject, message) {
  GmailApp.sendEmail(email, subject, message);
}

Google Apps સ્ક્રિપ્ટ વડે ઓટોમેશન વધારવું

Google Apps સ્ક્રિપ્ટ એ બહુમુખી ક્લાઉડ-આધારિત સ્ક્રિપ્ટીંગ ભાષા છે જે Gmail, Sheets, Docs અને Drive સહિત સમગ્ર Google Workspace પર કાર્યક્ષમતાને વિસ્તૃત અને સ્વચાલિત કરવા માટે સેવા આપે છે. કોન્ટ્રાક્ટની સમાપ્તિ માટે ઈમેલ ચેતવણીઓને સ્વચાલિત કરવાની ક્ષમતા ઉપરાંત, અગાઉના ઉદાહરણો દ્વારા દર્શાવ્યા મુજબ, Google Apps સ્ક્રિપ્ટનો ઉપયોગ કસ્ટમ ફંક્શન્સ બનાવવા, કાર્યોને સ્વચાલિત કરવા અને બાહ્ય API સાથે સંકલિત કરવા માટે પણ કરી શકાય છે, આમ ઉત્પાદકતા અને કાર્યપ્રવાહને વધારવા માટેની શક્યતાઓનું ક્ષેત્ર ખોલી શકાય છે. એક સંસ્થા. તેની એકીકરણ ક્ષમતાઓ Google Workspace ઍપ માટે કસ્ટમ ઍડ-ઑન્સના વિકાસ માટે પરવાનગી આપે છે, જે કાર્યસ્થળના સામાન્ય પડકારો માટે વ્યક્તિગત ઉકેલોને સક્ષમ કરે છે. દા.ત.

Google Apps સ્ક્રિપ્ટનું બીજું નોંધપાત્ર પાસું તેનો વપરાશકર્તા-મૈત્રીપૂર્ણ સ્વભાવ છે, જે શિખાઉ અને અદ્યતન વિકાસકર્તાઓ બંને માટે સુલભ થવા માટે રચાયેલ છે. JavaScript તેના પાયા તરીકે હોવાથી, વેબ ડેવલપમેન્ટથી પહેલેથી જ પરિચિત લોકો માટે શીખવાની કર્વ પ્રમાણમાં નરમ છે. આ સુલભતા સંસ્થાઓમાં ઓટોમેશનની જરૂરિયાતોને ઉકેલવા માટે DIY અભિગમને પ્રોત્સાહન આપે છે, કર્મચારીઓને વ્યાપક પ્રોગ્રામિંગ જ્ઞાનની જરૂરિયાત વિના કસ્ટમ સોલ્યુશન્સ વિકસાવવા માટે સશક્તિકરણ કરે છે. વધુમાં, Google ના વ્યાપક દસ્તાવેજીકરણ અને સક્રિય વિકાસકર્તા સમુદાય મુશ્કેલીનિવારણ અને નવીનતા માટે મૂલ્યવાન સંસાધનો પ્રદાન કરે છે, સંગઠનાત્મક પ્રક્રિયાઓને સ્વચાલિત અને સુવ્યવસ્થિત કરવામાં Google Apps સ્ક્રિપ્ટની ઉપયોગિતા અને એપ્લિકેશનને વધુ વધારશે.

કરાર સમાપ્તિ તારીખો પર સ્વચાલિત ઇમેઇલ ચેતવણીઓ માટે Google Apps સ્ક્રિપ્ટનો ઉપયોગ Google ના સ્ક્રિપ્ટીંગ પર્યાવરણની શક્તિ અને સુગમતા દર્શાવે છે. વર્તમાન તારીખ સામે કરારની સમાપ્તિ તારીખોનું મૂલ્યાંકન કરતી Google શીટ્સમાં સીધા જ તર્કને એમ્બેડ કરીને, વ્યવસાયો અનુરૂપ ઇમેઇલ સૂચનાઓ મોકલવાનું સ્વચાલિત કરી શકે છે. આ અભિગમ માત્ર નોંધપાત્ર સમય અને સંસાધનોને બચાવે છે પરંતુ માનવીય ભૂલના જોખમને પણ ઘટાડે છે, તે સુનિશ્ચિત કરે છે કે તમામ હિસ્સેદારોને કરારના મહત્ત્વપૂર્ણ લક્ષ્યો વિશે સમયસર જાણ કરવામાં આવે. સમાપ્તિ સ્થિતિના આધારે વિષય રેખાઓ અને સંદેશ સામગ્રીને કસ્ટમાઇઝ કરવાની ક્ષમતા આ સંદેશાવ્યવહારની અસરકારકતામાં વધુ વધારો કરે છે, પ્રાપ્તકર્તાઓ માટે આ ચેતવણીઓને ઓળખવાનું અને તેના પર કાર્ય કરવાનું સરળ બનાવે છે.

વધુમાં, આ ઉકેલ Google Apps સ્ક્રિપ્ટની વ્યાપક ક્ષમતાઓનું ઉદાહરણ આપે છે, માત્ર ઇમેઇલ્સ મોકલવા સિવાય. સમગ્ર Google Workspace ઍપમાં વિવિધ કાર્યોને સ્વચાલિત કરવાની, બાહ્ય API સાથે સંકલિત કરવાની અને વર્કફ્લોને કસ્ટમાઇઝ કરવાની તેની સંભવિતતા ઉત્પાદકતા અને કાર્યક્ષમતા સુધારવા માટે અનંત શક્યતાઓ પ્રદાન કરે છે. નિષ્કર્ષમાં, કરાર સમાપ્તિ ચેતવણીઓનું સંચાલન કરવા માટે Google Apps સ્ક્રિપ્ટની એપ્લિકેશન Google Workspace વપરાશકર્તાઓના નિકાલ પર શક્તિશાળી ઓટોમેશન અને કસ્ટમાઇઝેશન ક્ષમતાઓના પ્રમાણપત્ર તરીકે સેવા આપે છે, જે સંસ્થાઓમાં વધુ સુવ્યવસ્થિત, સચોટ અને અસરકારક સંચાર વ્યૂહરચનાઓને સક્ષમ કરે છે.