Google શીટ્સમાં દ્વિ-પગલાની મંજૂરી ઈમેઈલ સૂચના સિસ્ટમનો અમલ

સ્પ્રેડશીટ વર્કફ્લોમાં સ્વચાલિત મંજૂરી સૂચનાઓ

આજના ઝડપી વ્યવસાયિક વાતાવરણમાં, મંજૂરી પ્રક્રિયાઓની કાર્યક્ષમતા ઓપરેશનલ વર્કફ્લોને નોંધપાત્ર રીતે અસર કરી શકે છે. ઘણી સંસ્થાઓ તેની સુગમતા અને સુલભતાને કારણે મંજૂરીની વિનંતીઓ જેવા કાર્યોનું સંચાલન કરવા માટે Google શીટ્સ પર આધાર રાખે છે. આ પ્રક્રિયાઓ માટે સ્વયંસંચાલિત પ્રણાલીનો અમલ કરતી વખતે એક સામાન્ય પડકાર ઊભો થાય છે, ખાસ કરીને જ્યારે તેમાં બે-પગલાની મંજૂરીની પદ્ધતિ સામેલ હોય. આ સિસ્ટમને IT વિભાગને એક સ્વચાલિત ઇમેઇલ મોકલવાની આવશ્યકતા છે એકવાર પ્રારંભિક અને અંતિમ બંને મંજૂરીઓ મંજૂર થઈ જાય, આ શરત હેઠળ કે વિનંતીની સ્થિતિ "મંજૂર" માં સંક્રમિત થાય છે.

જો કે, Google Apps સ્ક્રિપ્ટ દ્વારા આ પ્રક્રિયાને સ્વચાલિત કરવી એક વિચિત્ર પડકાર રજૂ કરે છે. બિલ્ટ-ઇન "onEdit" ટ્રિગર, જે ઈમેલ ડિસ્પેચ શરૂ કરવા માટે નિર્ણાયક છે, તે પ્રોગ્રામેટિક રીતે કરવામાં આવેલા ફેરફારો માટે સક્રિય થતું નથી-માત્ર વપરાશકર્તાની સીધી ક્રિયાપ્રતિક્રિયા દ્વારા કરવામાં આવેલા ફેરફારો માટે. આ મર્યાદા એવા કિસ્સાઓમાં નોંધપાત્ર અવરોધ ઉભી કરે છે જ્યાં સ્ક્રિપ્ટ દ્વારા "બાકી" થી "મંજૂર" સુધી સ્થિતિ અપડેટ કરવામાં આવે છે. આ પરિચય Google શીટ્સ-આધારિત મંજૂરી વર્કફ્લોની અંદર સ્વયંસંચાલિત ઇમેઇલ સૂચનાઓને એકીકૃત રીતે એકીકૃત કરવા માટે ઉકેલોની શોધ માટે પાયાનું કામ કરે છે, સમયસર સંચાર અને પ્રક્રિયા કાર્યક્ષમતા સુનિશ્ચિત કરે છે.

ઓટોમેટેડ ઈમેલ મિકેનિઝમને ડિસિફરિંગ

Google શીટ્સ માટે મેં ડિઝાઇન કરેલી સ્વયંસંચાલિત ઇમેઇલ ટ્રિગર સિસ્ટમનો હેતુ મુખ્યત્વે સંસ્થાઓમાં મંજૂરી પ્રક્રિયાને સુવ્યવસ્થિત કરવાનો છે, ખાસ કરીને આગળ વધતા પહેલા બહુવિધ મંજૂરકર્તાઓની સંમતિની જરૂર હોય તેવા કિસ્સાઓ માટે. સોલ્યુશનનો પ્રથમ ભાગ, Google Apps સ્ક્રિપ્ટમાં રચાયેલ, Google શીટ્સ સાથે સીધો સંપર્ક કરે છે જ્યાં મંજૂરીની સ્થિતિઓ રેકોર્ડ કરવામાં આવે છે. સ્ક્રિપ્ટ પંક્તિઓ માટે સંપૂર્ણ "મંજૂરી" શીટ તપાસે છે જ્યાં મંજૂરકર્તા 1 અને મંજૂરકર્તા 2 બંનેએ તેમની મંજૂરીને "મંજૂર" તરીકે ચિહ્નિત કરી છે. આ નિર્ણાયક છે કારણ કે સ્ક્રિપ્ટનો હેતુ માત્ર ત્યારે જ કાર્ય કરવાનો છે જ્યારે બંને મંજૂરીઓ આપવામાં આવે, જે સંપૂર્ણ અધિકૃત વિનંતીને પ્રતિબિંબિત કરે છે. આ હાંસલ કરવા માટે, સ્ક્રિપ્ટ દરેક પંક્તિ દ્વારા પુનરાવર્તિત થાય છે, દરેક મંજૂરકર્તાના નિર્ણય માટે નિયુક્ત ચોક્કસ કૉલમ અને વિનંતીની એકંદર સ્થિતિનું પરીક્ષણ કરે છે. જ્યારે પંક્તિ માપદંડને પૂર્ણ કરે છે-બંને મંજૂરકર્તાઓએ મંજૂર કર્યું છે, અને સ્થિતિ "મંજૂર" પર સેટ છે- ત્યારે સ્ક્રિપ્ટ IT વિભાગને એક ઇમેઇલ ટ્રિગર કરે છે. આ ઇમેઇલ સૂચના MailApp સેવાનો ઉપયોગ કરીને મોકલવામાં આવે છે, જે Google Apps સ્ક્રિપ્ટનો એક ભાગ છે જે સ્ક્રિપ્ટમાંથી સીધા જ ઇમેઇલ મોકલવાની સુવિધા આપે છે. તે સુનિશ્ચિત કરે છે કે IT વિભાગને મંજૂર કરાયેલી વિનંતી વિશે તરત જ જાણ કરવામાં આવે છે, જે ઝડપી પગલાં લેવાની મંજૂરી આપે છે.

વેબ એપ્લિકેશન દ્વારા મંજૂરીની સ્થિતિને અપડેટ કરવાની પદ્ધતિ સ્વયંસંચાલિત ઇમેઇલ સિસ્ટમના અગ્ર ભાગ તરીકે કામ કરે છે. આ ઘટક ખાસ કરીને નોંધપાત્ર છે કારણ કે Google શીટ્સમાં "onEdit" ટ્રિગર ફક્ત મેન્યુઅલ સંપાદનોને પ્રતિસાદ આપે છે, પ્રોગ્રામેટિક ફેરફારોને નહીં. આ મર્યાદાને ટાળવા માટે, એક સરળ વેબ ઈન્ટરફેસ વપરાશકર્તાઓને મંજૂરી વિનંતીની સ્થિતિ અપડેટ કરવાની મંજૂરી આપે છે. ક્રિયાપ્રતિક્રિયા પર, જેમ કે વિનંતીને "મંજૂર" તરીકે ચિહ્નિત કરવા માટે બટન પર ક્લિક કરવું, વેબ એપ્લિકેશન `google.script.run` આદેશ દ્વારા Google Apps સ્ક્રિપ્ટ ફંક્શનને કૉલ કરે છે. આ આદેશ શક્તિશાળી છે કારણ કે તે વેબ ઈન્ટરફેસમાંથી મળેલા ઇનપુટ્સના આધારે Google શીટમાં ક્રિયાઓ કરવા માટે સ્ક્રિપ્ટને સક્ષમ કરે છે, અસરકારક રીતે મેન્યુઅલ સંપાદનોની નકલ કરે છે. પછી સ્ક્રિપ્ટ ફેરફારોની તપાસ કરવા માટે આગળ વધી શકે છે અને "onEdit" ટ્રિગરની મર્યાદાઓ દ્વારા બનાવેલ ગેપને દૂર કરીને ડિઝાઇન મુજબ ઈમેઈલ મોકલી શકે છે. આ દ્વિ-ઘટક ઉકેલ ખાતરી કરે છે કે મંજૂરી પ્રક્રિયા કાર્યક્ષમ અને અનુકૂલનક્ષમ બંને છે, વર્કફ્લોમાં મેન્યુઅલ અને સ્વચાલિત હસ્તક્ષેપની જરૂરિયાતને સમાયોજિત કરે છે.

function checkApprovalsAndSendEmail() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Approvals");
  var range = sheet.getDataRange();
  var values = range.getValues();
  var emailSentColumn = 5; // Assuming the fifth column tracks email sending status
  var approver1Column = 2; // Column for approver 1's status
  var approver2Column = 3; // Column for approver 2's status
  var statusColumn = 4; // Column for the overall status
  for (var i = 1; i < values.length; i++) {
    var row = values[i];
    if (row[statusColumn] == "approved" && row[emailSentColumn] != "sent") {
      if (row[approver1Column] == "approved" && row[approver2Column] == "approved") {
        var email = "it@domain.com";
        var subject = "Approval Request Completed";
        var body = "The approval request for " + row[0] + " has been fully approved.";
        MailApp.sendEmail(email, subject, body);
        sheet.getRange(i + 1, emailSentColumn + 1).setValue("sent");
      }
    }
  }
}

<!DOCTYPE html>
<html>
<head>
<title>Approval Status Updater</title>
</head>
<body>
<script>
function updateApprovalStatus(approvalId, status) {
  google.script.run
    .withSuccessHandler(function() {
      alert('Status updated successfully.');
    })
    .withFailureHandler(function(err) {
      alert('Failed to update status: ' + err.message);
    })
    .updateStatusInSheet(approvalId, status);
}
</script>
<input type="button" value="Update Status" onclick="updateApprovalStatus('123', 'approved');" />
</body>
</html>

સ્પ્રેડશીટ ઓટોમેશન દ્વારા વર્કફ્લો કાર્યક્ષમતા વધારવી

બે-પગલાની મંજૂરી પ્રક્રિયાના ભાગ રૂપે Google શીટ્સમાં સ્વચાલિત ઇમેઇલ સૂચનાઓનો ખ્યાલ સંસ્થાકીય કાર્યપ્રવાહને સુવ્યવસ્થિત કરવા માટે એક અત્યાધુનિક પદ્ધતિ રજૂ કરે છે. પરંપરાગત રીતે, મંજૂરીના ક્રમમાં મેન્યુઅલ હસ્તક્ષેપ મુખ્ય છે, પ્રક્રિયાઓને આગળ ધપાવવા માટે માનવીય ક્રિયાઓની જરૂર છે. જો કે, Google Apps સ્ક્રિપ્ટનો લાભ લઈને, અમે એવા મોડેલ તરફ ધ્યાન આપીએ છીએ જ્યાં આવા હસ્તક્ષેપો ઓછા કરવામાં આવે છે, જે ઉન્નત કાર્યક્ષમતા અને ભૂલમાં ઘટાડો તરફ દોરી જાય છે. આ શિફ્ટ માત્ર એકંદર મંજૂરી પ્રક્રિયાને વેગ આપે છે પરંતુ તે સુનિશ્ચિત કરે છે કે સૂચનાઓ યોગ્ય સમયે મોકલવામાં આવે છે, ખાસ કરીને જ્યારે બંને મંજૂરી પક્ષોએ વિનંતી મંજૂર કરી હોય, જે સ્થિતિને "મંજૂર" માં સંક્રમણ દ્વારા ચિહ્નિત કરે છે.

આ અભિગમ સ્પ્રેડશીટની અંદર પ્રોગ્રામેટિકલી મેનેજ્ડ સ્ટેટસ અપડેટ્સના મહત્વને રેખાંકિત કરે છે, એક પદ્ધતિ જે "onEdit" ટ્રિગરની મર્યાદાઓને દૂર કરે છે. વૈવિધ્યપૂર્ણ સ્ક્રિપ્ટનો ઉપયોગ કરીને કે જે સ્થિતિના ફેરફારો માટે સાંભળે છે અને તે મુજબ ઇમેઇલ સૂચનાઓ મોકલે છે, સંસ્થાઓ મેન્યુઅલ અવરોધને દૂર કરી શકે છે, જેનાથી તેમના કાર્યકારી કાર્યપ્રવાહના નિર્ણાયક ઘટકને સ્વચાલિત કરી શકાય છે. આ મેથડોલોજીકલ પીવોટ માત્ર મંજૂરી પ્રક્રિયાને જ રિફાઇન કરતું નથી પરંતુ મેન્યુઅલ પ્રક્રિયાઓ દ્વારા અગાઉ અપ્રાપ્ય સ્કેલેબિલિટી અને અનુકૂલનક્ષમતાનું સ્તર પણ રજૂ કરે છે, જે વધુ ગતિશીલ અને પ્રતિભાવશીલ વર્કફ્લો મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમનો દરવાજો ખોલે છે.