કંપની-વ્યાપક લિંક્સને પ્રતિબંધિત કરતી વખતે શેરપોઈન્ટ સૂચિ ફોર્મ્સનું સંચાલન

શેરપોઈન્ટ સૂચિ ફોર્મ્સની સુરક્ષિત પ્રવેશની ખાતરી કરવી

શેરપોઈન્ટ સાઇટનું સંચાલન કરતી વખતે, સુરક્ષા એ અગ્રતા છે. ડેટા સંરક્ષણ માટે કંપની-વ્યાપક લિંક્સને કોણ શેર અને access ક્સેસ કરી શકે છે તે નિયંત્રિત કરવું. જો કે, આ લિંક્સને પ્રતિબંધિત કરવાથી કેટલીકવાર અનિચ્છનીય પરિણામો આવી શકે છે. .

પાવરશેલ દ્વારા કંપની-વ્યાપક શેરિંગ લિંક્સને અક્ષમ કરતી વખતે આ પ્રકારનો એક મુદ્દો થાય છે. જ્યારે આ અનિચ્છનીય access ક્સેસને અટકાવે છે, તે શેરપોઈન્ટ સૂચિ સ્વરૂપો જેવી આવશ્યક સુવિધાઓને પણ અસર કરી શકે છે. આ ફોર્મ્સ ડેટા સંગ્રહ માટે મહત્વપૂર્ણ છે, કર્મચારીઓને સૂચિમાં સીધા પ્રવેશ વિના માહિતી સબમિટ કરવાની મંજૂરી આપે છે.

શેરપોઈન્ટ ફોર્મ દ્વારા કર્મચારી પ્રતિસાદ એકત્રિત કરતી એચઆર ટીમની કલ્પના કરો. ધ્યેય એ અંતર્ગત સૂચિનો પર્દાફાશ કર્યા વિના સંગઠન-વ્યાપક જવાબોને મંજૂરી આપવાનું છે. દુર્ભાગ્યવશ, કંપની-વ્યાપક લિંક્સ પર વૈશ્વિક પ્રતિબંધ આને અટકાવી શકે છે, જેનાથી મૂંઝવણ અને વર્કફ્લો વિક્ષેપ થાય છે. .

તેથી, "જવાબ આપી શકે છે" લિંક્સ કાર્યાત્મક રહે છે તેની ખાતરી કરતી વખતે આપણે સલામતી કેવી રીતે જાળવી શકીએ? પડકાર, પ્રતિભાવ લિંક્સને ible ક્સેસિબલ રાખતી વખતે પસંદગીયુક્ત રીતે "સંપાદન/વ્યૂ" લિંક્સને અક્ષમ કરવામાં આવેલું છે. આ લેખ શેરપોઈન્ટમાં સુરક્ષા અને ઉપયોગીતા વચ્ચે યોગ્ય સંતુલન પ્રહાર કરવાના વ્યવહારિક સમાધાનની શોધ કરે છે.

સુરક્ષિત અને કાર્યાત્મક શેરપોઈન્ટ ફોર્મ્સની ખાતરી કરવી

મેનેજિંગ એ શેર પોઇન્ટ પર્યાવરણ માટે ઉપયોગીતા સાથે સંતુલન સલામતીની જરૂર છે. અગાઉ પ્રદાન કરેલી પાવરશેલ સ્ક્રિપ્ટ કંપની-વ્યાપક શેરિંગને અક્ષમ કરીને આ પ્રક્રિયામાં નિર્ણાયક ભૂમિકા ભજવે છે જ્યારે ફોર્મના જવાબોને સુલભ રહેવાની મંજૂરી આપે છે. પ્રથમ કી આદેશ, સેટ -સ્પોસાઇટ -ડિઝેબલ ક omp મ્પેશરિંગલિંક્સ, બ્રોડ લિંક શેરિંગને અટકાવે છે, સંવેદનશીલ ડેટા સુરક્ષિત રહે છે તેની ખાતરી કરે છે. જો કે, આ સેટિંગ અજાણતાં ફોર્મ સબમિશન લિંક્સને પ્રતિબંધિત કરે છે, જે વપરાશકર્તાઓને સંપૂર્ણ સૂચિ without ક્સેસ વિના ડેટા ઇનપુટ કરવા માટે જરૂરી છે. આનો સામનો કરવા માટે, સ્ક્રિપ્ટ સંપાદન વિશેષાધિકારો આપ્યા વિના બાહ્ય વપરાશકર્તા પ્રતિભાવને મંજૂરી આપવા માટે શેરિંગ ક્ષમતાઓને ફરીથી ગોઠવે છે. .

જાવાસ્ક્રિપ્ટ સોલ્યુશન શેરિંગ સેટિંગ્સને ગતિશીલ રીતે સંશોધિત કરવા માટે શેરપોઈન્ટ REST API નો ઉપયોગ કરે છે. આ અભિગમ ખાસ કરીને ઉપયોગી છે જ્યારે બહુવિધ સાઇટ્સનું સંચાલન કરતી વખતે અથવા સીધી પાવરશેલ without ક્સેસ વિના લિંક પરવાનગીને સ્વચાલિત કરે છે. લક્ષ્ય દ્વારા Sp.web.shareobject એપીઆઈ, સ્ક્રિપ્ટ સાઇટ સુરક્ષા જાળવી રાખતી વખતે સબમિશન લિંક્સ રચવા માટે મર્યાદિત-વ્યૂ પરવાનગી આપે છે. ઉદાહરણ તરીકે, કર્મચારી સર્વેક્ષણ માટે શેરપોઈન્ટનો ઉપયોગ કરતા એચઆર વિભાગ સુનિશ્ચિત કરી શકે છે કે બધા સ્ટાફ સભ્યો અંતર્ગત ડેટાને ખુલ્લા પાડ્યા વિના ફોર્મ્સનો જવાબ આપી શકે છે. સુરક્ષા પાલન જાળવી રાખતા આ પદ્ધતિ વર્કફ્લો મેનેજમેન્ટને સુવ્યવસ્થિત કરે છે. .

વધુમાં, પાવર Auto ટોમેટ પરવાનગીના સંચાલન માટે નો-કોડ વિકલ્પ પ્રદાન કરે છે. Auto ટોમેશન ફ્લો જ્યારે પણ કોઈ નવું ફોર્મ બનાવવામાં આવે છે ત્યારે શેરપોઈન્ટ માટે HTTP વિનંતીને ટ્રિગર કરે છે, તે સુનિશ્ચિત કરે છે કે પ્રતિસાદ લિંક્સ સંસ્થા-વ્યાપક ઉપલબ્ધ રહે છે. આ સોલ્યુશન બિન-તકનીકી સંચાલકોને લાભ આપે છે જેમને જટિલ સ્ક્રિપ્ટો ચલાવ્યા વિના control ક્સેસ નિયંત્રણ જાળવવાની જરૂર છે. બહુવિધ સૂચિમાં પરવાનગીને માનક બનાવવા માટે પાવર સ્વચાલિતનો ઉપયોગ કરીને આઇટી સપોર્ટ ટીમની કલ્પના કરો - આ ગેરસમજિત લિંક્સના જોખમને દૂર કરે છે અને સતત સુરક્ષા નીતિઓની ખાતરી આપે છે.

આખરે, આ ઉકેલો શેરપોઈન્ટ સુરક્ષા અને ઉપયોગીતા માટે લવચીક અભિગમ પ્રદાન કરે છે. પાવરશેલ, REST API અને auto ટોમેશન ટૂલ્સનો લાભ આપીને, સંસ્થાઓ તેમની અનન્ય જરૂરિયાતોને પહોંચી વળવા માટે સેટિંગ્સને ફાઇન ટ્યુન કરી શકે છે. સીધી સ્ક્રિપ્ટીંગ, સ્વચાલિત વર્કફ્લો અથવા એપીઆઈ ક calls લ્સ દ્વારા, વચ્ચે સંતુલન જાળવી રાખવું આંકડા -રક્ષણ અને ibility ક્સેસિબિલીટી આવશ્યક છે. મુખ્ય ઉપાય એ છે કે સંસ્થાઓએ તેમની વિશિષ્ટ આવશ્યકતાઓનું મૂલ્યાંકન કરવું જોઈએ અને તે પદ્ધતિ પસંદ કરવી જોઈએ કે જે તેમની ઓપરેશનલ સ્ટ્રક્ચર અને સુરક્ષા નીતિઓ સાથે શ્રેષ્ઠ રીતે ગોઠવે.

# Connect to SharePoint Online  
Connect-SPOService -Url "https://company-admin.sharepoint.com"  
# Disable company-wide sharing for editing/viewing links  
Set-SPOSite -Identity "https://company.sharepoint.com/sites/sitename" -DisableCompanyWideSharingLinks $true  
# Allow 'Can Respond' links for forms  
Set-SPOSite -Identity "https://company.sharepoint.com/sites/sitename" -SharingCapability ExternalUserSharingOnly  
# Verify the settings  
Get-SPOSite -Identity "https://company.sharepoint.com/sites/sitename" | Select SharingCapability  

// Define the SharePoint site URL  
var siteUrl = "https://company.sharepoint.com/sites/sitename";  
// Function to modify sharing settings  
function updateSharingSettings() {  
   var requestUrl = siteUrl + "/_api/SP.Web.ShareObject";  
   var requestBody = {  
      "url": siteUrl,  
      "peoplePickerInput": "[{'Key':'everyone'}]",  
      "roleValue": "LimitedView",  
      "sendEmail": false  
   };  
   fetch(requestUrl, {  
      method: "POST",  
      headers: { "Accept": "application/json;odata=verbose", "Content-Type": "application/json" },  
      body: JSON.stringify(requestBody)  
   }).then(response => response.json()).then(data => console.log("Updated!", data));  
}  
updateSharingSettings();  

// Create a Flow triggered on form submission  
// Use 'Send an HTTP request to SharePoint'  
// Set the method to POST  
// Target URL: /_api/SP.Web.ShareObject  
// Body parameters:  
{ "url": "https://company.sharepoint.com/sites/sitename", "roleValue": "LimitedView" }  
// Test the flow to ensure only response links remain active  

સલામતી વધારતી વખતે શેરપોઈન્ટ ફોર્મ્સને izing પ્ટિમાઇઝ કરવું

સંચાલનનું બીજું નિર્ણાયક પાસું શેરપોઈન્ટ યાદીઓ અને ફોર્મ્સ સુનિશ્ચિત કરે છે કે સુરક્ષા નીતિઓને લાગુ કરતી વખતે વપરાશકર્તા અનુભવ એકીકૃત રહે છે. ઘણી સંસ્થાઓ એચઆર હેતુઓ, ગ્રાહક પ્રતિસાદ અથવા પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ માટે, ડેટા સંગ્રહ માટેના ફોર્મ્સ પર આધાર રાખે છે. જ્યારે સંવેદનશીલ સૂચિ ડેટાને સુરક્ષિત કરવાનો પ્રયાસ કરતી વખતે સંચાલકો અજાણતાં રિસ્પોન્સ લિંક્સની access ક્સેસને પ્રતિબંધિત કરે છે ત્યારે પડકાર .ભો થાય છે. ચાવી એ પસંદગીયુક્ત પરવાનગી વ્યવસ્થાપનને અમલમાં મૂકવાની છે જે સંપાદન/જોવા અને સબમિટ કરવાના પ્રતિભાવો વચ્ચે તફાવત કરે છે. .

એક અયોગ્ય અભિગમ લાભ છે માઇક્રોસ .ફ્ટ ગ્રાફ API શેરપોઈન્ટની મૂળ શેરિંગ સેટિંગ્સની સાથે. એપીઆઈ સ્તરે પરવાનગી સોંપણીને સ્વચાલિત કરીને, એડમિન ગતિશીલ રીતે નિયંત્રિત કરી શકે છે કે અંતર્ગત સૂચિમાં બિનજરૂરી પ્રવેશને અવરોધિત કરતી વખતે ફોર્મ્સનો જવાબ કોણ આપી શકે છે. ઉદાહરણ તરીકે, શેરપોઈન્ટ ફોર્મ દ્વારા બજેટ વિનંતીઓ એકત્રિત કરતી ફાઇનાન્સ ટીમ ખાતરી કરી શકે છે કે કર્મચારીઓ તેમની વિનંતીઓ સબમિટ કરી શકે છે પરંતુ સબમિટ કરેલી પ્રવેશોને access ક્સેસ અથવા સંશોધિત કરી શકશે નહીં. આ લક્ષ્યાંકિત પરવાનગી નિયંત્રણ કાર્યક્ષમતા જાળવી રાખતી વખતે સુરક્ષા જોખમો ઘટાડે છે.

બીજી શ્રેષ્ઠ પ્રથા એઝ્યુર એડી દ્વારા શરતી policies ક્સેસ નીતિઓને એકીકૃત કરવાની છે. વપરાશકર્તાની ભૂમિકાઓ, ઉપકરણ સુરક્ષા અથવા આઇપી પ્રતિબંધોના આધારે rules ક્સેસ નિયમોની વ્યાખ્યા આપીને, સંસ્થાઓ ખાતરી કરી શકે છે કે ફક્ત અધિકૃત કર્મચારીઓ શેરપોઈન્ટ ફોર્મ્સ સાથે સંપર્ક કરી શકે છે. આ પદ્ધતિ અનધિકૃત વપરાશકર્તાઓને વહેંચાયેલ લિંક્સનું શોષણ કરતા અટકાવે છે જ્યારે હજી પણ ચકાસાયેલ કર્મચારીઓને ડેટા ફાળો આપવાની મંજૂરી આપે છે. સારી રીતે ગોઠવાયેલી સુરક્ષા અને શેરિંગ વ્યૂહરચના કંપનીઓને શેરપોઈન્ટના ફાયદાઓને મહત્તમ બનાવવા માટે સક્ષમ બનાવે છે જ્યારે જોખમોને ઘટાડતી હોય છે. .