શેરપોઈન્ટમાં ન સમજાય તેવા ફોલ્ડર ડિલીટ: એક રહસ્ય ખુલે છે

અચાનક શેરપોઈન્ટ ફોલ્ડર કાઢી નાખવા પાછળનું રહસ્ય ઉકેલવું

તાજેતરના અઠવાડિયામાં, શેરપોઈન્ટ વપરાશકર્તાઓ માટે, ખાસ કરીને વહીવટી અધિકારો ધરાવતા લોકો માટે એક ગૂંચવણભરી સમસ્યા ઉભરી આવી છે, જેઓ તેમની સાઇટ્સમાંથી નોંધપાત્ર સંખ્યામાં ફાઇલો અને ફોલ્ડર્સને કાઢી નાખવા વિશે ચિંતાજનક સૂચનાઓ પ્રાપ્ત કરી રહ્યાં છે. આ સૂચનાઓ, જે સામગ્રીને બલ્ક દૂર કરવાનું સૂચન કરે છે જે વપરાશકર્તાઓને ખાતરી છે કે તેઓએ શરૂઆત કરી નથી, મૂંઝવણ અને ચિંતાનું વાવેતર કરે છે. સંપૂર્ણ તપાસ છતાં, વપરાશકર્તા દ્વારા મેન્યુઅલ કાઢી નાખવા અથવા ચાલના કોઈ પુરાવા નથી, તેમજ Microsoft 365 એક્સેસ અને ઑડિટ લૉગ કોઈપણ અનધિકૃત ઍક્સેસ અથવા ક્રિયાઓ સૂચવે છે જે ઘટનાને સમજાવી શકે છે.

આ પરિસ્થિતિ કોઈપણ રીટેન્શન નીતિઓની ગેરહાજરી દ્વારા વધુ જટિલ છે જે આ કાઢી નાખવાને આપમેળે ટ્રિગર કરી શકે છે. માઈક્રોસોફ્ટ સપોર્ટ દ્વારા અને શેરપોઈન્ટ સિંક્રોનાઈઝેશનમાંથી ડિવાઈસને ડિસ્કનેક્ટ કરીને સમસ્યાને ઉકેલવાના પ્રયાસો હજુ સુધી રહસ્યમય ડિલીટને અટકાવી શક્યા નથી. એન્ટિવાયરસ સૉફ્ટવેર ગુનેગાર હોવાની શક્યતા નથી, અને સમાન ઘટનાઓ અન્ય વપરાશકર્તાઓ દ્વારા તુલનાત્મક પરિસ્થિતિઓમાં નોંધવામાં આવી નથી, કારણ અને ઉકેલની શોધ ચાલુ રહે છે. આ IT સપોર્ટ અને એડમિનિસ્ટ્રેટર્સ માટે આ અનિચ્છનીય કાઢી નાખવાના મૂળ કારણને ઓળખવા અને ઘટાડવામાં નોંધપાત્ર પડકારનો પરિચય આપે છે, શેરપોઈન્ટની જટિલ કામગીરીમાં ઊંડી તપાસની જરૂરિયાતને પ્રકાશિત કરે છે.

ઓટોમેટેડ શેરપોઈન્ટ મોનિટરિંગ સોલ્યુશન્સનું અન્વેષણ કરવું

બેકએન્ડ પાવરશેલ સ્ક્રિપ્ટ અને પૂરા પાડવામાં આવેલ ફ્રન્ટએન્ડ HTML/જાવાસ્ક્રિપ્ટ કોડ શેરપોઈન્ટ ઓનલાઈન માં અણધારી કાઢી નાખવાની ઘટનાઓ વિશે વહીવટી વપરાશકર્તાઓને દેખરેખ રાખવા અને ચેતવણી આપવાના હેતુથી વૈચારિક ઉકેલનો ભાગ છે. પાવરશેલ સ્ક્રિપ્ટ બેકએન્ડ કામગીરી માટે નિર્ણાયક ઘટક છે. તે 'Connect-PnPOnline' આદેશનો ઉપયોગ કરીને શેરપોઈન્ટ ઓનલાઈન સાથે કનેક્શન સ્થાપિત કરીને શરૂ થાય છે, જે કોઈપણ ઑપરેશન માટે જરૂરી છે કે જેને શેરપોઈન્ટ ઑનલાઇન સંસાધનો સાથે પ્રોગ્રામેટિક રીતે ક્રિયાપ્રતિક્રિયા કરવાની જરૂર હોય. આ આદેશ માટે તમે જે શેરપોઈન્ટ સાઇટ સાથે કનેક્ટ કરવા માંગો છો તેના URL ની જરૂર છે અને પ્રમાણીકરણ માટે '-UseWebLogin' પેરામીટરનો ઉપયોગ કરે છે, તેની ખાતરી કરીને કે સ્ક્રિપ્ટ અધિકૃત વપરાશકર્તાના ઓળખપત્ર હેઠળ ચાલે છે. એકવાર કનેક્શન સ્થાપિત થઈ જાય, પછી સ્ક્રિપ્ટ ચોક્કસ તારીખ શ્રેણીમાં ઓડિટ લોગ એન્ટ્રીઓ મેળવવા માટે 'Get-PnPAuditLog' આદેશનો ઉપયોગ કરે છે. આ ખાસ કરીને ફાઇલ અથવા ફોલ્ડર કાઢી નાખવા જેવી ક્રિયાઓને ટ્રૅક કરવા માટે મહત્વપૂર્ણ છે જે અનધિકૃત ઍક્સેસ અથવા અનિચ્છનીય સ્વચાલિત વર્તણૂકોને સૂચવી શકે છે.

ઓડિટ લોગ એન્ટ્રીઓ 'ક્યાં-ઓબ્જેક્ટ' નો ઉપયોગ કરીને ચોક્કસ સૂચિ અથવા પુસ્તકાલયથી સંબંધિત કાઢી નાખવાની ઘટનાઓને અલગ કરવા માટે ફિલ્ટર કરવામાં આવે છે, મોનિટરિંગ માટે લક્ષ્યાંકિત અભિગમ પ્રદાન કરે છે. જો કોઈપણ કાઢી નાખવાની ઘટનાઓ મળી આવે, તો સ્ક્રિપ્ટને ક્રિયા કરવા માટે ગોઠવી શકાય છે, જેમ કે ઇવેન્ટને લોગિંગ કરવી અથવા ઈમેલ ચેતવણી મોકલવી. આગળના ભાગમાં, HTML અને JavaScript કોડ સ્નિપેટ આ લૉગ્સ અથવા ચેતવણીઓ પ્રદર્શિત કરવા માટે એક સરળ ઇન્ટરફેસ પ્રદાન કરે છે. તે વેબપેજને મૂળભૂત HTML ટૅગ્સ સાથે સંરચિત કરે છે અને તેમાં ડાયનેમિક કન્ટેન્ટ મેનીપ્યુલેશન માટે સ્ક્રિપ્ટનો સમાવેશ થાય છે. ' ની અંદર જાવાસ્ક્રિપ્ટ<script>' ટેગ એ બેકએન્ડ સાથે ક્રિયાપ્રતિક્રિયા કરવા માટે રચાયેલ છે, સંભવિતપણે નિયુક્ત 'લોગકન્ટેનર' વિભાગમાં લોગ માહિતીને આનયન અને પ્રદર્શિત કરે છે. આ એડમિનિસ્ટ્રેટર્સને શેરપોઈન્ટ સાઇટના સ્વાસ્થ્ય અને સુરક્ષાનો વાસ્તવિક સમય જોવા માટે સક્ષમ કરે છે, જે સંભવિત સમસ્યાઓનો જવાબ આપવાનું સરળ બનાવે છે. આ સ્ક્રિપ્ટ્સનું સંયોજન એક વ્યાપક મોનિટરિંગ સોલ્યુશન પૂરું પાડે છે, ડેટા પુનઃપ્રાપ્તિ અને પ્રક્રિયા માટે પાવરશેલનો લાભ લે છે, અને વપરાશકર્તા-મૈત્રીપૂર્ણ પ્રદર્શન અને ક્રિયાપ્રતિક્રિયા માટે HTML/JavaScript.

# Connect to SharePoint Online
Connect-PnPOnline -Url "https://yourtenant.sharepoint.com" -UseWebLogin
# Specify the site and list to monitor
$siteURL = "https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite"
$listName = "Documents"
# Retrieve audit log entries for deletions
$deletionEvents = Get-PnPAuditLog -StartDate (Get-Date).AddDays(-7) -EndDate (Get-Date) | Where-Object {$_.Event -eq "Delete" -and $_.Item -like "*$listName*"}
# Check if there are any deletion events
if ($deletionEvents.Count -gt 0) {
    # Send an email alert or log the event
    # This is a placeholder for the action you'd like to take
    Write-Output "Deletion events detected in the last week for $listName."
} else {
    Write-Output "No deletion events detected in the last week for $listName."
}

<html>
<head>
<title>SharePoint Deletion Log Viewer</title>
</head>
<body>
<h2>SharePoint Folder Deletion Logs</h2>
<div id="logContainer"></div>
<script>
    // Example JavaScript code to fetch and display logs
    // This would need to be connected to a backend system that provides the logs
    document.getElementById('logContainer').innerHTML = 'Logs will appear here.';
</script>
</body>
</html>

SharePoint ની સ્વયંસંચાલિત કાઢી નાખવાની વિસંગતતાઓની તપાસ

શેરપોઈન્ટમાં અનપેક્ષિત ફાઈલ અને ફોલ્ડર ડિલીટ થવાના મૂળ કારણોને સમજવું એ સંસ્થામાં ડેટાની અખંડિતતા અને સુરક્ષા જાળવવા માટે મહત્વપૂર્ણ છે. શેરપોઈન્ટના વર્ઝનિંગ સેટિંગ્સની સંભવિત અસર અને તે કથિત કાઢી નાખવામાં કેવી રીતે યોગદાન આપી શકે છે તે એક પાસું અગાઉ ચર્ચામાં ન આવ્યું હતું. શેરપોઈન્ટ લાઈબ્રેરીઓ અને લિસ્ટમાં વર્ઝનિંગ ક્ષમતાઓ હોય છે જે, જ્યારે વર્ઝનની સંખ્યાને મર્યાદિત કરવા માટે રૂપરેખાંકિત કરવામાં આવે છે, ત્યારે ફાઈલ અથવા ફોલ્ડરની જૂની આવૃત્તિઓ આપમેળે કાઢી શકે છે. આ એક અપ્રારંભિત કાઢી નાખવા માટે ભૂલથી થઈ શકે છે. માઇક્રોસોફ્ટ એડમિનિસ્ટ્રેશન પેનલની બહાર વર્કફ્લો અને રીટેન્શન પોલિસીઓનું અન્વેષણ કરવા માટેનું બીજું ક્ષેત્ર છે, જેમ કે SharePoint ની સામગ્રી વ્યવસ્થાપન સેટિંગ્સમાં વ્યાખ્યાયિત કરાયેલ. જટિલ વર્કફ્લો અથવા રીટેન્શન પૉલિસી કે જે અયોગ્ય રીતે ગોઠવવામાં આવી છે તે અણધારી રીતે કાઢી નાખવા અથવા આર્કાઇવિંગ ક્રિયાઓને ટ્રિગર કરી શકે છે.

વધુમાં, અન્ય Office 365 એપ્લિકેશનો સાથે શેરપોઈન્ટનું એકીકરણ ક્યારેક અણધાર્યા પરિણામો તરફ દોરી શકે છે. દા.ત. આ સંકલન અને તેમની અસરોને સમજવી મહત્વપૂર્ણ છે. વધુમાં, SharePoint સાથે જોડાયેલ તૃતીય-પક્ષ એપ્લિકેશન્સની ભૂમિકાની તપાસ કરવાથી અણધાર્યા ક્રિયાપ્રતિક્રિયાઓ બહાર આવી શકે છે જે કાઢી નાખવા તરફ દોરી જાય છે. અનિચ્છનીય કાઢી નાખવાથી બચવા માટે તમામ કનેક્ટેડ એપ્લીકેશન યોગ્ય રીતે ગોઠવેલ છે અને તેમના એક્સેસ લેવલ યોગ્ય રીતે સેટ છે તેની ખાતરી કરવી જરૂરી છે.