શેરપોઈન્ટ ટેમ્પ્લેટ્સમાંથી એક્સેલ ફૂટર્સમાં ડાયનેમિક યુઝરનેમ ઉમેરવું

શેરપોઈન્ટ-લિંક્ડ એક્સેલ ટેમ્પલેટ્સમાં યુઝર એક્ટિવિટી ટ્રેકિંગ

એક ખળભળાટવાળી ઓફિસની કલ્પના કરો જ્યાં બહુવિધ વપરાશકર્તાઓ તેમના ફોર્મ સબમિટ કરવા માટે સમાન શેરપોઈન્ટ ટેમ્પલેટને ઍક્સેસ કરે છે. 🖥️ પડકાર ત્યારે ઊભો થાય છે જ્યારે ઑડિટરને ઓળખવાની જરૂર હોય કે કોણે ચોક્કસ ફોર્મ ભર્યું અને સબમિટ કર્યું. જ્યારે SharePoint આ માહિતીને "સર્જક" કૉલમ હેઠળ લૉગ કરે છે, ત્યારે એક્સેલ શીટના ફૂટરમાં વપરાશકર્તાના નામ સાથે હાર્ડ કૉપિ છાપવાની જરૂરિયાત અધૂરી રહે છે.

આ કાર્ય મુશ્કેલ બની જાય છે કારણ કે ડિફોલ્ટ VBA કાર્ય કરે છે એપ્લિકેશન.વપરાશકર્તા નામ અને પર્યાવરણ("વપરાશકર્તા નામ") વાસ્તવિક વપરાશકર્તા ફોર્મમાં ફેરફાર કરવાને બદલે ઘણીવાર મૂળ ટેમ્પલેટ સર્જક અથવા સ્થાનિક મશીન વપરાશકર્તા તરફ નિર્દેશ કરે છે. જેમ કે, સાચા વપરાશકર્તાનામને ગતિશીલ રીતે દાખલ કરવા માટે વિશ્વસનીય પદ્ધતિ શોધવી નિર્ણાયક બની જાય છે.

વાસ્તવિક-વિશ્વના દૃશ્યોમાં, આ વિસંગતતા ઑડિટિંગ અને ટ્રેકિંગમાં અચોક્કસતા તરફ દોરી શકે છે. ઉદાહરણ તરીકે, મારી અગાઉની ભૂમિકામાં, અમારી પાસે એક સમસ્યા હતી જ્યાં બાહ્ય ઠેકેદારો દ્વારા પૂર્ણ કરાયેલા ફોર્મ હંમેશા પ્રિન્ટઆઉટમાં એડમિનનું વપરાશકર્તાનામ પ્રદર્શિત કરે છે, જે ઓડિટ દરમિયાન નોંધપાત્ર મૂંઝવણ પેદા કરે છે.

આ લેખ વીબીએ, શેરપોઈન્ટ એકીકરણ અને કેટલાક સ્માર્ટ ટ્વિક્સનો ઉપયોગ કરીને તમે આ અવરોધોને કેવી રીતે બાયપાસ કરી શકો છો તેની તપાસ કરે છે. અંત સુધીમાં, તમારી પાસે એક વ્યવહારુ ઉકેલ હશે જે ખાતરી કરે છે કે દરેક મુદ્રિત ફોર્મ તેને સબમિટ કરનાર વ્યક્તિગત વપરાશકર્તાને યોગ્ય રીતે પ્રતિબિંબિત કરે છે. ચાલો અંદર જઈએ! 🔍

ડાયનેમિક શેરપોઈન્ટ વપરાશકર્તાનામો સાથે એક્સેલ ફૂટર્સને કસ્ટમાઇઝ કરવું

પ્રસ્તુત ઉકેલોનો હેતુ ગતિશીલ રીતે લાવવા અને પ્રદર્શિત કરવાનો છે શેરપોઈન્ટ "સર્જક" એક્સેલ વર્કશીટના ફૂટરમાં વપરાશકર્તા નામ. આ જરૂરિયાત એવા સંજોગોમાં ઊભી થાય છે જ્યાં બહુવિધ વપરાશકર્તાઓ શેરપોઈન્ટમાં સંગ્રહિત શેર કરેલ નમૂનાના આધારે ફોર્મ સબમિટ કરે છે અને ઓડિટર્સને સ્પષ્ટ એટ્રિબ્યુશનની જરૂર હોય છે. પ્રથમ સ્ક્રિપ્ટ એક્સેલના મૂળનો ઉપયોગ કરે છે પૃષ્ઠ સેટઅપ ફૂટરને ગતિશીલ રીતે કસ્ટમાઇઝ કરવા માટે કાર્યક્ષમતા. શેરપોઈન્ટ મેટાડેટા એક્સેસ સાથે VBA પદ્ધતિઓનું સંયોજન કરીને, આ સ્ક્રિપ્ટ ખાતરી કરે છે કે ફૂટર એ વપરાશકર્તાના વપરાશકર્તાનામને પ્રતિબિંબિત કરે છે જેણે ફોર્મ પૂર્ણ કર્યું છે, મૂળ સર્જકનું નહીં.

દાખલા તરીકે, પ્રથમ ઉકેલ લાભ લે છે ઑબ્જેક્ટ્સની સૂચિ ઉમેરો SharePoint ની દસ્તાવેજ લાઇબ્રેરી સાથે જીવંત જોડાણ સ્થાપિત કરવા માટે. આ આદેશ મેટાડેટાને વર્કબુકમાં ખેંચે છે, પંક્તિઓ દ્વારા પુનરાવર્તન કરવાનું અને "સર્જક" ફીલ્ડને બહાર કાઢવાનું શક્ય બનાવે છે. અનુપાલન ફોર્મ સબમિટ કરતા વિભાગની કલ્પના કરો—દરેક સબમિશનનું ફૂટર સ્પષ્ટપણે જવાબદાર કર્મચારીને ઓળખશે, ઓડિટની અસ્પષ્ટતાને દૂર કરશે. આ પદ્ધતિ સુગમતા સુનિશ્ચિત કરે છે અને ફોર્મ ફાળો આપનારાઓને ઓળખવામાં મેન્યુઅલ હસ્તક્ષેપ અટકાવે છે. 🚀

બીજો અભિગમ SharePoint ના REST API નો લાભ લે છે. નો ઉપયોગ કરીને CreateObject("MSXML2.XMLHTTP") આદેશ, સ્ક્રિપ્ટ સીધા મેટાડેટા લાવવા માટે HTTP વિનંતી શરૂ કરે છે. આ પદ્ધતિ ખાસ કરીને એવા વાતાવરણમાં ઉપયોગી છે જ્યાં શેરપોઈન્ટ લાઈબ્રેરીઓ જટિલ હોય અથવા અસંખ્ય ફીલ્ડ સમાવે. જેવા કાર્યો સાથે JSON પ્રતિસાદને પાર્સિંગ InStr અને મધ્ય "સર્જક" ફીલ્ડના ચોક્કસ નિષ્કર્ષણને મંજૂરી આપે છે. મારી ભૂતકાળની ભૂમિકામાં, એક સમાન સ્ક્રિપ્ટ સુવ્યવસ્થિત ફોર્મ ટ્રેકિંગ, દર મહિને મેન્યુઅલ સમાધાનના કલાકો બચાવે છે. 🖋️

અંતિમ સ્ક્રિપ્ટ ઓફિસ 365 પ્રોપર્ટીઝને એકીકૃત કરે છે, તેનો ઉપયોગ કરીને બિલ્ટિન ડોક્યુમેન્ટ પ્રોપર્ટીઝ વર્કબુકના મેટાડેટાને સીધો એક્સેસ કરવાનો આદેશ. આ સ્ક્રિપ્ટ એવી સંસ્થાઓ માટે શ્રેષ્ઠ અનુકુળ છે કે જેઓ Office 365 નો વ્યાપકપણે ઉપયોગ કરે છે અને REST API જટિલતાઓ વિના હળવા ઉકેલની જરૂર છે. દરેક સ્ક્રિપ્ટમાં મોડ્યુલર સુવિધાઓ હોય છે, જે તેમને અન્ય શેરપોઈન્ટ-સંકલિત વર્કફ્લો માટે ફરીથી વાપરી શકાય તેવી બનાવે છે. દાખલા તરીકે, તમે સબમિશન ટાઈમસ્ટેમ્પ અથવા તો વિભાગના નામોનો સમાવેશ કરવા માટે તેમને અનુકૂલિત કરી શકો છો, તેમની ઓડિટ ઉપયોગિતાને વધુ વધારી શકો છો.

Sub AddUsernameFromSharePoint()
    Dim ws As Worksheet
    Dim sharePointUsername As String
    Dim listObj As Object
    Dim spURL As String
    Dim row As Object
    On Error Resume Next
    ' Set your SharePoint site and library path here
    spURL = "https://your-sharepoint-site/documents/"
    Set ws = ActiveSheet
    ' Access metadata of the current workbook in SharePoint
    Set listObj = ws.ListObjects.Add(
        SourceType:=xlSrcExternal,
        Source:=spURL,
        Destination:=Range("A1")
    )
    ' Loop through rows to find "creator"
    For Each row In listObj.ListRows
        If row.Range(1, 1).Value = "creator" Then
            sharePointUsername = row.Range(1, 2).Value
            Exit For
        End If
    Next row
    ' Update footer with username
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & sharePointUsername & " on " & Date
    On Error GoTo 0
End Sub

Sub FetchUsernameWithAPI()
    Dim http As Object
    Dim jsonResponse As String
    Dim username As String
    Dim ws As Worksheet
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
    Set ws = ActiveSheet
    ' API endpoint to fetch metadata
    apiURL = "https://your-sharepoint-site/_api/web/lists/getbytitle('Documents')/items"
    ' Make GET request
    http.Open "GET", apiURL, False
    http.setRequestHeader "Accept", "application/json;odata=verbose"
    http.Send
    ' Parse response for "creator" field
    jsonResponse = http.responseText
    username = ParseJSONForCreator(jsonResponse)
    ' Add username to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & username & " on " & Date
End Sub

Function ParseJSONForCreator(jsonResponse As String) As String
    ' Basic parsing logic to extract "creator" value
    Dim pos As Integer
    Dim creatorValue As String
    pos = InStr(jsonResponse, """creator"":")
    creatorValue = Mid(jsonResponse, pos + 10, InStr(pos + 10, jsonResponse, ",") - pos - 10)
    ParseJSONForCreator = creatorValue
End Function

Sub AddFooterFromO365()
    Dim ws As Worksheet
    Dim o365User As String
    Set ws = ActiveSheet
    ' Assume user is logged in to Office 365
    o365User = Application.UserName
    ' Fetch creator data from workbook properties
    If ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator") <> "" Then
        o365User = ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator")
    End If
    ' Add to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & o365User & " on " & Date
End Sub

ઉન્નત ઓડિટીંગ માટે એક્સેલ VBA સાથે શેરપોઈન્ટ ડેટાને એકીકૃત કરવું

એક્સેલને શેરપોઈન્ટ સાથે એકીકૃત કરવાનું વારંવાર અવગણવામાં આવતું પાસું એ બે પ્લેટફોર્મ વચ્ચે મેટાડેટાનો સીમલેસ ફ્લો છે. VBA નો ઉપયોગ કરીને, તમે નિર્ણાયક મેટાડેટા ક્ષેત્રો કાઢવા માટે મૂળભૂત ઓટોમેશનથી આગળ વધી શકો છો, જેમ કે વપરાશકર્તા નામ ટેમ્પલેટ પૂર્ણ કરતી વ્યક્તિની, અને કસ્ટમ એક્સેલ ફૂટર્સ અથવા હેડરમાં તેનો ઉપયોગ કરો. આ કાર્યક્ષમતા અનુપાલન જેવા સંજોગોમાં આવશ્યક છે, જ્યાં સબમિટ કરેલા દરેક ફોર્મને તેની પૂર્ણતા માટે જવાબદાર વ્યક્તિ માટે સ્પષ્ટ એટ્રિબ્યુશનની જરૂર હોય છે.

અન્ય ઉપયોગી અભિગમમાં શેરપોઈન્ટની વ્યાપક મેટાડેટા ક્ષમતાઓનો લાભ લેવાનો સમાવેશ થાય છે. દાખલા તરીકે, "સંશોધિત દ્વારા" અથવા "છેલ્લે સંશોધિત" જેવા કૉલમ ટ્રેકિંગ અને ચકાસણી માટે વધારાના સંદર્ભ પ્રદાન કરી શકે છે. VBA દ્વારા આ ડેટાને ગતિશીલ રીતે ખેંચીને, તમારા એક્સેલ ટેમ્પ્લેટ્સ માત્ર ચોક્કસ વપરાશકર્તા માહિતીને જ પ્રતિબિંબિત કરતા નથી પરંતુ મેન્યુઅલ એન્ટ્રી ભૂલોની સંભાવનાને પણ ઘટાડે છે. આ સુવિધા ખાસ કરીને ટીમ પ્રોજેક્ટ્સમાં મૂલ્યવાન છે, જ્યાં બહુવિધ વપરાશકર્તાઓ શેર કરેલ નમૂનાઓ પર સહયોગ કરે છે. 🖇️

છેલ્લે, સંસ્થાઓ શેરપોઈન્ટનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરે છે તેમાં સંભવિત ભિન્નતાઓને ધ્યાનમાં લેવી મહત્વપૂર્ણ છે. કેટલાકમાં વૈવિધ્યપૂર્ણ કૉલમ અથવા મેટાડેટા ક્ષેત્રો હોઈ શકે છે, જેમાં અનુકૂલનક્ષમ VBA સ્ક્રિપ્ટની જરૂર હોય છે. મોડ્યુલર કોડિંગ પ્રેક્ટિસ, જેમ કે API કૉલ્સને ડેટા ફોર્મેટિંગથી અલગ કરવા, ખાતરી કરો કે તમારું સોલ્યુશન આવી વિવિધતાઓને સ્કેલ કરી શકે છે અથવા તેને સમાયોજિત કરી શકે છે. દાખલા તરીકે, ભૂતકાળના પ્રોજેક્ટમાં, અમે આ અભિગમનો ઉપયોગ આપમેળે સારાંશ અહેવાલો જનરેટ કરવા માટે કર્યો હતો જે શેરપોઈન્ટથી એક્સેલ વર્કબુકમાં સીધા જ વપરાશકર્તાની પ્રવૃત્તિને એકીકૃત કરે છે. 🚀