Excel માં ઇમેઇલ લિંક્સ માટે XLOOKUP નો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો

એક્સેલ XLOOKUP સાથે સ્વચાલિત ઇમેઇલ લિંક્સ

આ માર્ગદર્શિકામાં, અમે એક્સેલના XLOOKUP ફંક્શનનો ઉપયોગ Outlook ઇમેઇલના મુખ્ય ભાગમાં ગતિશીલ રીતે લિંક્સ દાખલ કરવા માટે કેવી રીતે કરવો તે શોધીશું. આ પદ્ધતિ ખાસ કરીને વિવિધ લોકો વતી વ્યક્તિગત ઈમેઈલ મોકલવા માટે ઉપયોગી છે.

અમે તમારી એક્સેલ શીટને સેટ કરવાની અને તમારા ઇમેઇલ્સમાં ક્લિક કરી શકાય તેવી લિંક્સ બનાવવા માટે જરૂરી VBA કોડ લખવાની પ્રક્રિયામાંથી પસાર થઈશું. આ સોલ્યુશન તમને કસ્ટમ લિંક્સ સાથે બહુવિધ ઇમેઇલ્સને અસરકારક રીતે સંચાલિત કરવામાં અને મોકલવામાં મદદ કરશે.

VBA અને Python સ્ક્રિપ્ટ્સનું વિગતવાર સમજૂતી

VBA સ્ક્રિપ્ટ એક્સેલ શીટમાંથી ખેંચાયેલી ડાયનેમિક લિંક્સ સાથે Outlook ઇમેઇલ્સ મોકલવાની પ્રક્રિયાને સ્વચાલિત કરવા માટે ડિઝાઇન કરવામાં આવી છે. સ્ક્રિપ્ટ કી ચલોને વ્યાખ્યાયિત કરીને અને લક્ષ્ય વર્કશીટ સેટ કરીને શરૂ થાય છે. તે વાપરે છે Application.WorksheetFunction.XLookup મોકલનારના નામને અનુરૂપ લિંક શોધવા માટે. તે પછી ક્લિક કરી શકાય તેવી લિંક બનાવવા માટે HTML ટૅગ્સ સાથે ઈમેલ બોડીનું નિર્માણ કરે છે. ઉપયોગ કરીને CreateObject("Outlook.Application"), સ્ક્રિપ્ટ આઉટલુક ખોલે છે અને તેની સાથે એક નવી ઇમેઇલ આઇટમ બનાવે છે OutApp.CreateItem(0). ઈમેલ બોડીની HTML સામગ્રી સાથે સેટ કરેલ છે .HTMLBody, અને ઇમેઇલ મોકલવામાં આવે છે.

પાયથોન સ્ક્રિપ્ટનો ઉપયોગ કરે છે openpyxl અને win32com.client સમાન કાર્યક્ષમતા પ્રાપ્ત કરવા માટે પુસ્તકાલયો. તે એક્સેલ વર્કબુક ખોલે છે અને તેનો ઉપયોગ કરીને ઉલ્લેખિત વર્કશીટમાંથી ડેટા પુનઃપ્રાપ્ત કરે છે openpyxl.load_workbook અને ws.iter_rows. આ win32.Dispatch આદેશ Outlook એપ્લિકેશનને પ્રારંભ કરે છે. દરેક પંક્તિ માટે, સ્ક્રિપ્ટ HTML ટૅગ્સ સાથે ઈમેલ બોડી બનાવે છે અને Outlook નો ઉપયોગ કરીને ઈમેલ મોકલે છે. mail.Send() પદ્ધતિ બંને સ્ક્રિપ્ટો ઈમેલ મોકલવાની પ્રક્રિયાને સ્વચાલિત કરે છે, તે સુનિશ્ચિત કરે છે કે પ્રેષકના આધારે સાચી લિંક્સ ગતિશીલ રીતે દાખલ કરવામાં આવી છે.

Sub SendEmails()
    Dim OutApp As Object
    Dim OutMail As Object
    Dim ws As Worksheet
    Dim Sender As String
    Dim SharefileLink As String
    Dim emailBody As String
    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("LinkList")
    For i = 2 To ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
        Sender = ws.Cells(i, 1).Value
        SharefileLink = Application.WorksheetFunction.XLookup(Sender, ws.Range("A1:A9000"), ws.Range("G1:G9000"))
        emailBody = "blah blah blah. <a href='" & SharefileLink & "'>upload here</a>. Thank you"
        Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application")
        Set OutMail = OutApp.CreateItem(0)
        With OutMail
            .To = Sender
            .Subject = "Your Subject Here"
            .HTMLBody = emailBody
            .Send
        End With
        Set OutMail = Nothing
        Set OutApp = Nothing
    Next i
End Sub

import openpyxl
import win32com.client as win32
def send_emails():
    wb = openpyxl.load_workbook('LinkList.xlsx')
    ws = wb['LinkList']
    outlook = win32.Dispatch('outlook.application')
    for row in ws.iter_rows(min_row=2, values_only=True):
        sender = row[0]
        sharefile_link = row[6]
        email_body = f"blah blah blah. <a href='{sharefile_link}'>upload here</a>. Thank you"
        mail = outlook.CreateItem(0)
        mail.To = sender
        mail.Subject = "Your Subject Here"
        mail.HTMLBody = email_body
        mail.Send()
send_emails()

ડાયનેમિક ઇમેઇલ લિંક્સ માટે અદ્યતન તકનીકો

ઈમેલમાં ડાયનેમિક લિંક્સને હેન્ડલ કરવા માટેનો બીજો શક્તિશાળી અભિગમ માઈક્રોસોફ્ટ ફ્લો (પાવર ઓટોમેટ) નો ઉપયોગ કરે છે. પાવર ઓટોમેટ તમને ફાઇલોને સિંક્રનાઇઝ કરવા, સૂચનાઓ મેળવવા અને ડેટા એકત્રિત કરવા માટે તમારી મનપસંદ એપ્લિકેશનો અને સેવાઓ વચ્ચે સ્વચાલિત વર્કફ્લો બનાવવાની મંજૂરી આપે છે. આ કાર્ય માટે, તમે એક પ્રવાહ બનાવી શકો છો જે એક્સેલ ટેબલમાં નવી પંક્તિ ઉમેરવામાં આવે ત્યારે ટ્રિગર થાય છે. ફ્લો પછી એક્સેલ ટેબલમાંથી ડેટાનો ઉપયોગ ડાયનેમિક લિંક સાથે ઈમેલ લખવા અને મોકલવા માટે કરી શકે છે. જો તમે નો-કોડ સોલ્યુશન શોધી રહ્યા હોવ તો આ પદ્ધતિ ખાસ કરીને ઉપયોગી છે.

પાવર ઓટોમેટનો ઉપયોગ ડાયનેમિક કન્ટેન્ટ સાથે ઈમેલ મેનેજ અને મોકલવાની પ્રક્રિયાને સરળ બનાવી શકે છે. તે એક્સેલ અને આઉટલુક બંને સાથે એકીકૃત રીતે સંકલિત થાય છે, તમારા વર્કફ્લોને સેટ કરવા માટે વપરાશકર્તા-મૈત્રીપૂર્ણ ઇન્ટરફેસ પ્રદાન કરે છે. વધુમાં, તે વિવિધ કસ્ટમાઇઝેશન વિકલ્પો પ્રદાન કરે છે અને વધુ જટિલ પરિસ્થિતિઓને હેન્ડલ કરી શકે છે, જેમ કે શેડ્યૂલ પર ઇમેઇલ્સ મોકલવા અથવા તમારા Excel ડેટામાં અમુક શરતોના આધારે. આ અભિગમ એવા વપરાશકર્તાઓ માટે આદર્શ છે કે જેઓ તેમની ઇમેઇલ પ્રક્રિયાઓને સ્વચાલિત કરવા માટે વધુ વિઝ્યુઅલ અને ઇન્ટરેક્ટિવ રીત પસંદ કરે છે.

આઉટલુક લિંક્સને સ્વચાલિત કરવા માટે મુખ્ય પગલાં

નિષ્કર્ષમાં, આઉટલુક ઇમેઇલ્સમાં એક્સેલમાંથી ડાયનેમિક લિંક્સને સ્વચાલિત કરવા માટે VBA અને Python સ્ક્રિપ્ટનો ઉપયોગ કરવાથી કાર્યક્ષમતામાં નોંધપાત્ર વધારો થાય છે. જેવા કાર્યોનો લાભ લઈને XLOOKUP અને HTML ઈમેલ બોડીને ફોર્મેટ કરવાની પદ્ધતિઓ, તમે ખાતરી કરી શકો છો કે દરેક ઈમેલમાં સાચી વ્યક્તિગત લિંક છે. જેવા નો-કોડ સોલ્યુશન્સની શોધખોળ Power Automate સ્ક્રિપ્ટીંગથી ઓછા પરિચિત લોકો માટે સુલભ વિકલ્પ ઓફર કરી શકે છે. કોડિંગ અથવા ઓટોમેશન ટૂલ્સ દ્વારા, તમારા વર્કફ્લોને સુવ્યવસ્થિત કરવાથી સમય બચાવી શકાય છે અને ભૂલો ઘટાડી શકાય છે.