डायनामिक विषय पंक्तियों के साथ Google Apps स्क्रिप्ट में ईमेल अलर्ट बढ़ाना

अनुबंध समाप्ति के लिए ईमेल अलर्ट स्वचालित करना

Google Apps स्क्रिप्ट में कार्यान्वित किया गया

function checkAndSendEmails() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Contracts");
  var dataRange = sheet.getDataRange();
  var data = dataRange.getValues();
  
  var currentDate = new Date();
  currentDate.setHours(0, 0, 0, 0);
  
  var thirtyDaysFromNow = new Date(currentDate.getTime() + (30 * 24 * 60 * 60 * 1000));
  var sixtyDaysFromNow = new Date(currentDate.getTime() + (60 * 24 * 60 * 60 * 1000));
  var ninetyDaysFromNow = new Date(currentDate.getTime() + (90 * 24 * 60 * 60 * 1000));
  
  for (var i = 1; i < data.length; i++) {
    var row = data[i];
    var contractExpiryDate = new Date(row[2]); // Assuming expiry date is in column 3
    contractExpiryDate.setHours(0, 0, 0, 0);
    
    var subjectLineAddon = "";
    
    if (contractExpiryDate.getTime() === ninetyDaysFromNow.getTime()) {
      subjectLineAddon = " will expire in 90 days";
    } else if (contractExpiryDate.getTime() === sixtyDaysFromNow.getTime()) {
      subjectLineAddon = " will expire in 60 days";
    } else if (contractExpiryDate.getTime() === thirtyDaysFromNow.getTime()) {
      subjectLineAddon = " will expire in 30 days";
    } else if (contractExpiryDate.getTime() === currentDate.getTime()) {
     subjectLineAddon = " is Expired as of today";
    }
    
    if (subjectLineAddon !== "") {
      var emailSubject = "ALERT: " + row[1] + " Contract" + subjectLineAddon; // Assuming contract name is in column 2
      sendCustomEmail(row[3], emailSubject, row[4]); // Assuming email is in column 4 and message in column 5
    }
  }
}

function sendCustomEmail(email, subject, message) {
  GmailApp.sendEmail(email, subject, message);
}

Google Apps स्क्रिप्ट के बारे में अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

1. सवाल: Google Apps स्क्रिप्ट का उपयोग किस लिए किया जाता है?
2. उत्तर: Google Apps स्क्रिप्ट का उपयोग कार्यों को स्वचालित करने, कस्टम फ़ंक्शन बनाने और Google वर्कस्पेस एप्लिकेशन को एक-दूसरे और बाहरी सेवाओं के साथ एकीकृत करने के लिए किया जाता है।
3. सवाल: क्या Google Apps स्क्रिप्ट बाहरी API तक पहुंच सकती है?
4. उत्तर: हां, Google Apps स्क्रिप्ट बाहरी API तक पहुंचने और उनके साथ इंटरैक्ट करने के लिए HTTP अनुरोध कर सकता है।
5. सवाल: क्या Google Apps स्क्रिप्ट का उपयोग निःशुल्क है?
6. उत्तर: हां, Google Apps स्क्रिप्ट Google खाते वाले किसी भी व्यक्ति के लिए उपयोग करने के लिए निःशुल्क है, हालांकि आप कितना चला सकते हैं या कुछ सेवाओं का उपयोग कर सकते हैं, इस पर कोटा सीमाएं हैं।
7. सवाल: Google Apps स्क्रिप्ट JavaScript से किस प्रकार भिन्न है?
8. उत्तर: Google Apps स्क्रिप्ट JavaScript पर आधारित है, लेकिन इसे विशेष रूप से Google Workspace अनुप्रयोगों और सेवाओं को विस्तारित और स्वचालित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।
9. सवाल: क्या मैं स्वचालित रूप से ईमेल भेजने के लिए Google Apps स्क्रिप्ट का उपयोग कर सकता हूँ?
10. उत्तर: हां, Google Apps स्क्रिप्ट का उपयोग प्राप्तकर्ता, विषय पंक्ति और संदेश के मुख्य भाग को अनुकूलित करने की क्षमता के साथ, जीमेल के माध्यम से स्वचालित रूप से ईमेल भेजने के लिए किया जा सकता है।
11. सवाल: मैं Google Apps स्क्रिप्ट सीखना कैसे शुरू करूँ?
12. उत्तर: आप Google द्वारा उपलब्ध कराए गए आधिकारिक दस्तावेज़, ट्यूटोरियल और गाइड के साथ-साथ विभिन्न ऑनलाइन कोडिंग प्लेटफ़ॉर्म और समुदायों की खोज करके शुरुआत कर सकते हैं।
13. सवाल: क्या Google Apps स्क्रिप्ट Google शीट्स के साथ इंटरैक्ट कर सकती है?
14. उत्तर: हां, Google Apps स्क्रिप्ट Google शीट्स में डेटा को पढ़, लिख और हेरफेर कर सकती है।
15. सवाल: क्या Google Apps स्क्रिप्ट का उपयोग करने के लिए प्रोग्रामिंग अनुभव होना आवश्यक है?
16. उत्तर: जबकि प्रोग्रामिंग अनुभव होना, विशेष रूप से जावास्क्रिप्ट में, फायदेमंद है, Google Apps स्क्रिप्ट को कोडिंग कौशल के विभिन्न स्तरों वाले उपयोगकर्ताओं के लिए सुलभ होने के लिए डिज़ाइन किया गया है।
17. सवाल: क्या Google Apps स्क्रिप्ट का उपयोग वेब एप्लिकेशन बनाने के लिए किया जा सकता है?
18. उत्तर: हां, Google Apps स्क्रिप्ट का उपयोग उन वेब अनुप्रयोगों को विकसित करने के लिए किया जा सकता है जिन्हें Google के बुनियादी ढांचे पर होस्ट किया जा सकता है।
19. सवाल: क्या Google Apps स्क्रिप्ट क्या कर सकती है इसकी कोई सीमाएँ हैं?
20. उत्तर: जबकि Google Apps स्क्रिप्ट शक्तिशाली है, यह निष्पादन समय, ईमेल भेजने और एपीआई कॉल आदि के लिए कुछ निश्चित कोटा और सीमाओं के भीतर काम करती है।

Google Apps स्क्रिप्ट के साथ स्वचालित अलर्ट समाप्त करना

अनुबंध समाप्ति तिथियों पर ईमेल अलर्ट स्वचालित करने के लिए Google Apps स्क्रिप्ट का उपयोग Google के स्क्रिप्टिंग वातावरण की शक्ति और लचीलेपन को दर्शाता है। सीधे Google शीट्स के भीतर तर्क को एम्बेड करके, जो वर्तमान तिथि के विरुद्ध अनुबंध समाप्ति तिथियों का आकलन करता है, व्यवसाय अनुकूलित ईमेल सूचनाओं को भेजने को स्वचालित कर सकते हैं। यह दृष्टिकोण न केवल महत्वपूर्ण समय और संसाधनों को बचाता है बल्कि मानवीय त्रुटि के जोखिम को भी कम करता है, जिससे यह सुनिश्चित होता है कि सभी हितधारकों को महत्वपूर्ण अनुबंध मील के पत्थर के बारे में समय पर सूचित किया जाता है। समाप्ति स्थिति के आधार पर विषय पंक्तियों और संदेश सामग्री को अनुकूलित करने की क्षमता इन संचारों की प्रभावशीलता को और बढ़ा देती है, जिससे प्राप्तकर्ताओं के लिए इन अलर्ट को पहचानना और उन पर कार्य करना आसान हो जाता है।

इसके अलावा, यह समाधान केवल ईमेल भेजने से परे, Google Apps स्क्रिप्ट की व्यापक क्षमताओं का उदाहरण देता है। Google वर्कस्पेस ऐप्स में विभिन्न कार्यों को स्वचालित करने, बाहरी एपीआई के साथ एकीकृत करने और वर्कफ़्लो को अनुकूलित करने की इसकी क्षमता उत्पादकता और परिचालन दक्षता में सुधार के लिए अनंत संभावनाएं प्रदान करती है। निष्कर्ष में, अनुबंध समाप्ति अलर्ट के प्रबंधन में Google Apps स्क्रिप्ट का अनुप्रयोग Google वर्कस्पेस उपयोगकर्ताओं के निपटान में शक्तिशाली स्वचालन और अनुकूलन क्षमताओं के प्रमाण के रूप में कार्य करता है, जो संगठनों के भीतर अधिक सुव्यवस्थित, सटीक और प्रभावी संचार रणनीतियों को सक्षम बनाता है।