SharePoint दस्तावेज़ अधिसूचनाओं के लिए पावर ऑटोमेट में डुप्लिकेट ईमेल पते को हटाना

SharePoint सूचनाओं को सुव्यवस्थित करना

SharePoint Online (SPO) में दस्तावेज़ लाइब्रेरीज़ का प्रबंधन करते समय, दस्तावेज़ समीक्षा तिथियों के लिए स्वचालित सूचनाएं सेट करना अद्यतित सामग्री बनाए रखने और टीम सहयोग सुनिश्चित करने के लिए महत्वपूर्ण है। चुनौती अक्सर पावर ऑटोमेट की जटिलताओं में निहित होती है, खासकर जब एक प्रवाह कई हितधारकों को सचेत करने के लिए डिज़ाइन किया गया हो। यह परिदृश्य विशेष रूप से जटिल हो जाता है जब प्रत्येक दस्तावेज़, जैसे कि हमारे उदाहरण में "फायर" और "फ्लड .docx", 'लीड लेखक' और 'संपर्क' जैसे कॉलम के तहत सूचीबद्ध कई उपयोगकर्ताओं के लिए एक ईमेल ट्रिगर करता है। हालाँकि, इन सूचनाओं में दोहराव संचार की दक्षता को बाधित कर सकता है।

प्राथमिक मुद्दा अधिसूचना ईमेल में संपर्क विवरण की अतिरेक है, जिसमें प्रत्येक प्राप्तकर्ता को दो बार जानकारी प्राप्त होती है। यह समस्या संभवतः पावर ऑटोमेट के भीतर सरणियों के प्रबंधन में निहित है, जहां ईमेल के To और CC फ़ील्ड के लिए सरणियों को स्ट्रिंग में परिवर्तित करने की प्रक्रिया में उपयोगकर्ता विवरण अनजाने में डुप्लिकेट हो जाते हैं। ऐसी चुनौतियाँ न केवल वर्कफ़्लो को जटिल बनाती हैं, बल्कि अनावश्यक दोहराव के साथ प्राप्तकर्ताओं के इनबॉक्स को भी अव्यवस्थित कर देती हैं, जिससे इन डुप्लिकेट को प्रभावी ढंग से हटाने के लिए एक सुव्यवस्थित समाधान की आवश्यकता पर बल मिलता है।

Power Automate के साथ SharePoint में ईमेल सूचनाओं को सरल बनाना

प्रदान की गई पॉवरशेल और जावास्क्रिप्ट स्क्रिप्ट को SharePoint Online (SPO) दस्तावेज़ लाइब्रेरी से सूचनाएं भेजते समय डुप्लिकेट ईमेल पते की समस्या से निपटने के लिए डिज़ाइन किया गया है। PowerShell स्क्रिप्ट क्लाइंटकॉन्टेक्स्ट ऑब्जेक्ट का उपयोग करके SharePoint साइट से कनेक्शन स्थापित करके शुरू होती है, जो SharePoint साइट के भीतर किसी भी ऑपरेशन के लिए आवश्यक है। एक बार कनेक्ट होने के बाद, यह एक विशिष्ट दस्तावेज़ लाइब्रेरी से आइटम पुनर्प्राप्त करता है जो कुछ मानदंडों से मेल खाता है, जैसे दस्तावेज़ों के लिए 'समीक्षा तिथि'। मैन्युअल निरीक्षण के बिना सूचनाएं भेजने की प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए यह महत्वपूर्ण है। फिर स्क्रिप्ट प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए दो कॉलम, 'लीड लेखक' और 'संपर्क' से ईमेल पते एकत्र करती है। ये पते प्रारंभ में सरणियों में संग्रहीत होते हैं, जिन्हें डुप्लिकेट को हटाने के लिए विलय और फ़िल्टर किया जाता है। यह डिडुप्लीकेशन -यूनिक फ़्लैग के साथ सेलेक्ट-ऑब्जेक्ट सीएमडीलेट का उपयोग करके किया जाता है, यह सुनिश्चित करते हुए कि प्रत्येक ईमेल पता केवल एक बार सूचीबद्ध है। यह कदम महत्वपूर्ण है क्योंकि यह प्रस्तुत मुख्य मुद्दे को संबोधित करते हुए एक ही उपयोगकर्ता को एक ही ईमेल की कई प्रतियां प्राप्त करने से रोकता है।

जावास्क्रिप्ट स्क्रिप्ट एक फ्रंटएंड समाधान प्रदान करके बैकएंड पावरशेल लॉजिक को पूरक करती है जो वेब फॉर्म या इंटरफ़ेस में ईमेल फ़ील्ड को गतिशील रूप से अपडेट करती है। यह ईमेल पते के लिए निर्दिष्ट सभी इनपुट फ़ील्ड ढूंढने, सभी दर्ज किए गए ईमेल एकत्र करने के लिए document.querySelectorAll का उपयोग करता है। सेट ऑब्जेक्ट का उपयोग यह सुनिश्चित करता है कि सभी एकत्रित ईमेल पते अद्वितीय हैं, क्योंकि सेट स्वचालित रूप से किसी भी डुप्लिकेट को हटा देता है। अद्वितीय ईमेल की इस श्रृंखला को फिर ईमेल फॉर्म के 'टू' और 'सीसी' फ़ील्ड के बीच विभाजित किया जाता है, जो उपयोगकर्ता अनुभव को बढ़ाने और SharePoint के भीतर ईमेल भेजने की प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करने के लिए फ्रंटएंड जावास्क्रिप्ट के प्रभावी उपयोग को प्रदर्शित करता है। साथ में, ये स्क्रिप्ट डुप्लिकेट ईमेल सूचनाओं की समस्या का एक व्यापक समाधान प्रदान करती हैं, जो निर्बाध परिचालन प्रवाह के लिए फ्रंटएंड यूजर इंटरफ़ेस सुधार के साथ बैकएंड डेटा प्रोसेसिंग का संयोजन करती हैं।

$siteURL = "YourSharePointSiteURL"
$listName = "YourDocumentLibraryName"
$clientContext = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($siteURL)
$list = $clientContext.Web.Lists.GetByTitle($listName)
$query = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.CamlQuery
$items = $list.GetItems($query)
$clientContext.Load($items)
$clientContext.ExecuteQuery()
$emailAddresses = @()
foreach ($item in $items) {
    $leadAuthors = $item["LeadAuthor"] -split ";"
    $contacts = $item["Contact"] -split ";"
    $allEmails = $leadAuthors + $contacts
    $uniqueEmails = $allEmails | Select-Object -Unique
    $emailAddresses += $uniqueEmails
}
$emailAddresses = $emailAddresses | Select-Object -Unique
# Logic to send email with unique email addresses goes here

const uniqueEmails = new Set();
document.querySelectorAll('.email-input').forEach(input => {
    const emails = input.value.split(';').map(email => email.trim());
    emails.forEach(email => uniqueEmails.add(email));
});
const emailArray = [...uniqueEmails];
console.log('Unique emails to send:', emailArray);
// Function to add emails to the To and CC fields dynamically
function updateEmailFields() {
    const toField = document.querySelector('#toField');
    const ccField = document.querySelector('#ccField');
    toField.value = emailArray.slice(0, emailArray.length / 2).join(';');
    ccField.value = emailArray.slice(emailArray.length / 2).join(';');
}
updateEmailFields();
// Add more logic as needed for handling SharePoint list and email sending

SharePoint वर्कफ़्लोज़ में ईमेल दक्षता बढ़ाना

Power Automate के साथ SharePoint ऑनलाइन दस्तावेज़ लाइब्रेरीज़ को प्रबंधित करने का एक अन्य महत्वपूर्ण पहलू यह सुनिश्चित करना है कि ईमेल सूचनाएं न केवल डुप्लिकेट से मुक्त हों, बल्कि समय पर और प्रासंगिक भी हों। इसमें केवल तकनीकी समायोजन से कहीं अधिक शामिल है; सूचनाओं को कैसे संरचित और भेजा जाता है, इसके लिए एक रणनीतिक दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, पावर ऑटोमेट के भीतर दस्तावेज़ों को उनकी समीक्षा तिथि के आधार पर फ़िल्टर करने के लिए शर्तों को नियोजित करना यह सुनिश्चित करता है कि केवल प्रासंगिक दस्तावेज़ ही अधिसूचना प्रक्रिया को ट्रिगर करते हैं। यह परिशुद्धता न केवल भेजे गए ईमेल की मात्रा को कम करती है बल्कि प्रत्येक अधिसूचना की प्रासंगिकता को भी बढ़ाती है, जिससे प्राप्तकर्ताओं के लिए सामग्री के साथ जुड़ने की संभावना अधिक हो जाती है।

इसके अलावा, ईमेल सूचनाओं में एडेप्टिव कार्ड जैसी उन्नत पावर ऑटोमेट कार्यक्षमताओं को एकीकृत करने से अंतिम-उपयोगकर्ता को जानकारी प्रस्तुत करने के तरीके में काफी सुधार हो सकता है। अनुकूली कार्ड ईमेल के भीतर बटन और फॉर्म जैसे समृद्ध, इंटरैक्टिव सामग्री के निर्माण की अनुमति देते हैं, जिससे प्राप्तकर्ता सीधे अपने इनबॉक्स से कार्रवाई करने में सक्षम होते हैं, जैसे किसी दस्तावेज़ को मंजूरी देना या प्रतिक्रिया प्रदान करना। अन्तरक्रियाशीलता का यह स्तर वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित करता है और अधिक आकर्षक उपयोगकर्ता अनुभव को बढ़ावा देता है। इन उन्नत सुविधाओं का लाभ उठाकर, संगठन अपने SharePoint अधिसूचना सिस्टम को अधिक गतिशील और कुशल टूल में बदल सकते हैं, जिससे उनकी दस्तावेज़ प्रबंधन प्रक्रियाओं को और अधिक अनुकूलित किया जा सकता है।