SharePoint टेम्पलेट्स से Excel फ़ुटर में डायनामिक उपयोगकर्ता नाम जोड़ना

SharePoint-लिंक्ड एक्सेल टेम्पलेट्स में उपयोगकर्ता गतिविधि को ट्रैक करना

एक हलचल भरे कार्यालय की कल्पना करें जहां कई उपयोगकर्ता अपने फॉर्म जमा करने के लिए एक ही SharePoint टेम्पलेट तक पहुंचते हैं। 🖥️ चुनौती तब उत्पन्न होती है जब एक ऑडिटर को यह पहचानने की आवश्यकता होती है कि किसने एक विशिष्ट फॉर्म भरा और जमा किया है। जबकि SharePoint इस जानकारी को "निर्माता" कॉलम के अंतर्गत लॉग करता है, एक्सेल शीट के पाद लेख में उपयोगकर्ता के नाम के साथ एक हार्ड कॉपी प्रिंट करने की आवश्यकता अधूरी रहती है।

यह कार्य पेचीदा हो जाता है क्योंकि डिफ़ॉल्ट VBA कार्य करता है एप्लिकेशन.उपयोगकर्ता नाम और पर्यावरण ("उपयोगकर्ता नाम") अक्सर प्रपत्र को संपादित करने वाले वास्तविक उपयोगकर्ता के बजाय मूल टेम्पलेट निर्माता या स्थानीय मशीन उपयोगकर्ता को इंगित करते हैं। ऐसे में, सही उपयोगकर्ता नाम को गतिशील रूप से सम्मिलित करने के लिए एक विश्वसनीय तरीका खोजना महत्वपूर्ण हो जाता है।

वास्तविक दुनिया के परिदृश्यों में, यह विसंगति ऑडिटिंग और ट्रैकिंग में अशुद्धियाँ पैदा कर सकती है। उदाहरण के लिए, मेरी पिछली भूमिका में, हमारे पास एक मुद्दा था जहां बाहरी ठेकेदारों द्वारा भरे गए फॉर्म हमेशा प्रिंटआउट में व्यवस्थापक का उपयोगकर्ता नाम प्रदर्शित करते थे, जिससे ऑडिट के दौरान महत्वपूर्ण भ्रम पैदा होता था।

यह आलेख बताता है कि आप VBA, SharePoint एकीकरण और कुछ स्मार्ट बदलावों का उपयोग करके इन बाधाओं को कैसे दूर कर सकते हैं। अंत में, आपके पास एक व्यावहारिक समाधान होगा जो यह सुनिश्चित करेगा कि प्रत्येक मुद्रित फॉर्म उस व्यक्तिगत उपयोगकर्ता को सही ढंग से दर्शाता है जिसने इसे सबमिट किया है। चलो अंदर गोता लगाएँ! 🔍

डायनामिक शेयरपॉइंट उपयोगकर्ता नाम के साथ एक्सेल फ़ुटर को अनुकूलित करना

प्रस्तुत समाधानों का उद्देश्य गतिशील रूप से लाना और प्रदर्शित करना है SharePoint "निर्माता" एक्सेल वर्कशीट के पाद लेख में उपयोगकर्ता नाम। यह आवश्यकता उन परिदृश्यों में उत्पन्न होती है जहां एकाधिक उपयोगकर्ता SharePoint में संग्रहीत साझा टेम्पलेट के आधार पर फॉर्म सबमिट करते हैं, और ऑडिटरों को स्पष्ट एट्रिब्यूशन की आवश्यकता होती है। पहली स्क्रिप्ट एक्सेल के नेटिव का उपयोग करती है पृष्ठ सेटअप पादलेख को गतिशील रूप से अनुकूलित करने की कार्यक्षमता। SharePoint मेटाडेटा एक्सेस के साथ VBA विधियों को संयोजित करके, यह स्क्रिप्ट सुनिश्चित करती है कि पाद लेख उस उपयोगकर्ता के उपयोगकर्ता नाम को दर्शाता है जिसने फ़ॉर्म पूरा किया है, न कि मूल निर्माता का।

उदाहरण के लिए, पहला समाधान लाभ देता है ListObjects.जोड़ें SharePoint की दस्तावेज़ लाइब्रेरी से लाइव कनेक्शन स्थापित करने के लिए। यह कमांड मेटाडेटा को कार्यपुस्तिका में खींचता है, जिससे पंक्तियों के माध्यम से पुनरावृति करना और "निर्माता" फ़ील्ड को निकालना संभव हो जाता है। कल्पना करें कि एक विभाग अनुपालन प्रपत्र जमा कर रहा है - प्रत्येक सबमिशन का पाद लेख स्पष्ट रूप से जिम्मेदार कर्मचारी की पहचान करेगा, जिससे ऑडिट संबंधी अस्पष्टताएं दूर हो जाएंगी। यह विधि लचीलापन सुनिश्चित करती है और फॉर्म योगदानकर्ताओं की पहचान करने में मैन्युअल हस्तक्षेप को रोकती है। 🚀

दूसरा दृष्टिकोण SharePoint के REST API का लाभ उठाता है। का उपयोग करके CreateObject('MSXML2.XMLHTTP') कमांड, स्क्रिप्ट सीधे मेटाडेटा लाने के लिए एक HTTP अनुरोध शुरू करती है। यह विधि उन वातावरणों में विशेष रूप से उपयोगी है जहां SharePoint लाइब्रेरी जटिल हैं या जिनमें कई फ़ील्ड शामिल हैं। जैसे कार्यों के साथ JSON प्रतिक्रिया को पार्स करना निर्देप्राप्तगुम और मध्य "निर्माता" फ़ील्ड के सटीक निष्कर्षण की अनुमति देता है। मेरी पिछली भूमिका में, एक समान स्क्रिप्ट ने फॉर्म ट्रैकिंग को सुव्यवस्थित किया, जिससे हर महीने मैन्युअल मिलान के घंटों की बचत हुई। 🖋️

अंतिम स्क्रिप्ट का उपयोग करके Office 365 गुणों को एकीकृत करता है बिल्टइनडॉक्यूमेंटप्रॉपर्टीज़ कार्यपुस्तिका के मेटाडेटा तक सीधे पहुंचने का आदेश। यह स्क्रिप्ट उन संगठनों के लिए सबसे उपयुक्त है जो बड़े पैमाने पर Office 365 का उपयोग करते हैं और उन्हें REST API जटिलताओं के बिना हल्के समाधान की आवश्यकता होती है। प्रत्येक स्क्रिप्ट में मॉड्यूलर विशेषताएं होती हैं, जो उन्हें अन्य SharePoint-एकीकृत वर्कफ़्लो के लिए पुन: प्रयोज्य बनाती हैं। उदाहरण के लिए, आप उन्हें सबमिशन टाइमस्टैम्प या यहां तक ​​कि विभाग के नाम शामिल करने के लिए अनुकूलित कर सकते हैं, जिससे उनकी ऑडिट उपयोगिता और बढ़ जाएगी।

Sub AddUsernameFromSharePoint()
    Dim ws As Worksheet
    Dim sharePointUsername As String
    Dim listObj As Object
    Dim spURL As String
    Dim row As Object
    On Error Resume Next
    ' Set your SharePoint site and library path here
    spURL = "https://your-sharepoint-site/documents/"
    Set ws = ActiveSheet
    ' Access metadata of the current workbook in SharePoint
    Set listObj = ws.ListObjects.Add(
        SourceType:=xlSrcExternal,
        Source:=spURL,
        Destination:=Range("A1")
    )
    ' Loop through rows to find "creator"
    For Each row In listObj.ListRows
        If row.Range(1, 1).Value = "creator" Then
            sharePointUsername = row.Range(1, 2).Value
            Exit For
        End If
    Next row
    ' Update footer with username
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & sharePointUsername & " on " & Date
    On Error GoTo 0
End Sub

Sub FetchUsernameWithAPI()
    Dim http As Object
    Dim jsonResponse As String
    Dim username As String
    Dim ws As Worksheet
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
    Set ws = ActiveSheet
    ' API endpoint to fetch metadata
    apiURL = "https://your-sharepoint-site/_api/web/lists/getbytitle('Documents')/items"
    ' Make GET request
    http.Open "GET", apiURL, False
    http.setRequestHeader "Accept", "application/json;odata=verbose"
    http.Send
    ' Parse response for "creator" field
    jsonResponse = http.responseText
    username = ParseJSONForCreator(jsonResponse)
    ' Add username to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & username & " on " & Date
End Sub

Function ParseJSONForCreator(jsonResponse As String) As String
    ' Basic parsing logic to extract "creator" value
    Dim pos As Integer
    Dim creatorValue As String
    pos = InStr(jsonResponse, """creator"":")
    creatorValue = Mid(jsonResponse, pos + 10, InStr(pos + 10, jsonResponse, ",") - pos - 10)
    ParseJSONForCreator = creatorValue
End Function

Sub AddFooterFromO365()
    Dim ws As Worksheet
    Dim o365User As String
    Set ws = ActiveSheet
    ' Assume user is logged in to Office 365
    o365User = Application.UserName
    ' Fetch creator data from workbook properties
    If ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator") <> "" Then
        o365User = ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator")
    End If
    ' Add to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & o365User & " on " & Date
End Sub

उन्नत ऑडिटिंग के लिए SharePoint डेटा को Excel VBA के साथ एकीकृत करना

एक्सेल को SharePoint के साथ एकीकृत करने का एक अक्सर अनदेखा किया जाने वाला पहलू दोनों प्लेटफार्मों के बीच मेटाडेटा का निर्बाध प्रवाह है। वीबीए का उपयोग करके, आप महत्वपूर्ण मेटाडेटा फ़ील्ड निकालने के लिए बुनियादी स्वचालन से आगे जा सकते हैं, जैसे कि उपयोक्तानाम किसी टेम्पलेट को पूरा करने वाले व्यक्ति की, और उन्हें कस्टम एक्सेल फ़ुटर या हेडर में उपयोग करें। अनुपालन जैसे परिदृश्यों में यह कार्यक्षमता आवश्यक है, जहां प्रत्येक सबमिट किए गए फॉर्म को पूरा करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को स्पष्ट श्रेय की आवश्यकता होती है।

एक अन्य उपयोगी दृष्टिकोण में SharePoint की व्यापक मेटाडेटा क्षमताओं का लाभ उठाना शामिल है। उदाहरण के लिए, "संशोधित द्वारा" या "अंतिम संशोधित" जैसे कॉलम ट्रैकिंग और सत्यापन के लिए अतिरिक्त संदर्भ प्रदान कर सकते हैं। इस डेटा को वीबीए के माध्यम से गतिशील रूप से खींचकर, आपके एक्सेल टेम्पलेट न केवल सटीक उपयोगकर्ता जानकारी दर्शाते हैं बल्कि मैन्युअल प्रविष्टि त्रुटियों की संभावना को भी कम करते हैं। यह सुविधा टीम परियोजनाओं में विशेष रूप से मूल्यवान है, जहां कई उपयोगकर्ता साझा टेम्पलेट्स पर सहयोग करते हैं। 🖇️

अंत में, संगठनों द्वारा SharePoint का उपयोग करने के तरीके में संभावित विविधताओं को ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है। कुछ में कस्टम कॉलम या मेटाडेटा फ़ील्ड हो सकते हैं, जिनके लिए अनुकूलनीय VBA स्क्रिप्ट की आवश्यकता होती है। मॉड्यूलर कोडिंग प्रथाएं, जैसे एपीआई कॉल को डेटा फ़ॉर्मेटिंग से अलग करना, यह सुनिश्चित करती है कि आपका समाधान ऐसी विविधताओं को स्केल या समायोजित कर सकता है। उदाहरण के लिए, पिछले प्रोजेक्ट में, हमने स्वचालित रूप से सारांश रिपोर्ट तैयार करने के लिए इस दृष्टिकोण का उपयोग किया था जो SharePoint से सीधे Excel कार्यपुस्तिकाओं में उपयोगकर्ता गतिविधि को एकत्रित करता था। 🚀