SharePoint में अस्पष्टीकृत फ़ोल्डर विलोपन: एक रहस्य खुलता है

SharePoint फ़ोल्डर के अचानक विलोपन के पीछे के रहस्य को उजागर करना

हाल के सप्ताहों में, SharePoint उपयोगकर्ताओं के लिए एक हैरान करने वाली समस्या सामने आई है, विशेष रूप से प्रशासनिक अधिकार वाले उपयोगकर्ताओं के लिए, जिन्हें अपनी साइटों से बड़ी संख्या में फ़ाइलों और फ़ोल्डरों को हटाने के बारे में खतरनाक सूचनाएं प्राप्त हो रही हैं। ये सूचनाएं, जो उस सामग्री को बड़े पैमाने पर हटाने का सुझाव देती हैं, जिसके बारे में उपयोगकर्ताओं को यकीन है कि उन्होंने शुरुआत नहीं की, भ्रम और चिंता पैदा कर दी है। गहन जांच के बावजूद, उपयोगकर्ता द्वारा मैन्युअल रूप से हटाए जाने या स्थानांतरित होने का कोई सबूत नहीं है, न ही Microsoft 365 एक्सेस और ऑडिट लॉग किसी अनधिकृत पहुंच या कार्यों का संकेत देते हैं जो घटना को समझा सकते हैं।

किसी भी अवधारण नीतियों की अनुपस्थिति से यह स्थिति और भी जटिल हो गई है जो इन विलोपन को स्वचालित रूप से ट्रिगर कर सकती है। Microsoft समर्थन के माध्यम से और SharePoint सिंक्रोनाइज़ेशन से उपकरणों को डिस्कनेक्ट करके समस्या को हल करने के प्रयास अभी तक रहस्यमय विलोपन को रोक नहीं पाए हैं। एंटीवायरस सॉफ़्टवेयर के अपराधी होने की संभावना नहीं है, और तुलनीय परिस्थितियों में अन्य उपयोगकर्ताओं द्वारा इसी तरह की घटनाओं की रिपोर्ट नहीं की गई है, कारण और समाधान की तलाश जारी है। यह आईटी समर्थन और प्रशासकों के लिए इन अनुचित विलोपन के मूल कारण को पहचानने और कम करने में एक महत्वपूर्ण चुनौती पेश करता है, जो SharePoint की जटिल कार्यप्रणाली की गहन जांच की आवश्यकता पर प्रकाश डालता है।

स्वचालित SharePoint मॉनिटरिंग समाधानों की खोज

बैकएंड पावरशेल स्क्रिप्ट और प्रदान किया गया फ्रंटएंड HTML/जावास्क्रिप्ट कोड एक वैचारिक समाधान का हिस्सा है जिसका उद्देश्य SharePoint Online में अप्रत्याशित विलोपन घटनाओं के बारे में प्रशासनिक उपयोगकर्ताओं की निगरानी और सचेत करना है। पावरशेल स्क्रिप्ट बैकएंड संचालन के लिए एक महत्वपूर्ण घटक है। यह 'कनेक्ट-पीएनपीऑनलाइन' कमांड का उपयोग करके SharePoint Online से कनेक्शन स्थापित करके शुरू होता है, जो किसी भी ऑपरेशन के लिए आवश्यक है जिसे SharePoint Online संसाधनों के साथ प्रोग्रामेटिक रूप से इंटरैक्ट करने की आवश्यकता होती है। इस कमांड के लिए उस SharePoint साइट के URL की आवश्यकता होती है जिससे आप कनेक्ट करना चाहते हैं और प्रमाणीकरण के लिए '-UseWebLogin' पैरामीटर का उपयोग करता है, यह सुनिश्चित करते हुए कि स्क्रिप्ट एक अधिकृत उपयोगकर्ता के क्रेडेंशियल के तहत चलती है। एक बार कनेक्शन स्थापित हो जाने के बाद, स्क्रिप्ट एक निर्दिष्ट तिथि सीमा के भीतर ऑडिट लॉग प्रविष्टियों को पुनः प्राप्त करने के लिए 'Get-PnPAuditLog' कमांड का उपयोग करती है। यह फ़ाइल या फ़ोल्डर विलोपन जैसी गतिविधियों पर नज़र रखने के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जो अनधिकृत पहुंच या अनपेक्षित स्वचालित व्यवहार का संकेत दे सकते हैं।

ऑडिट लॉग प्रविष्टियों को एक निर्दिष्ट सूची या लाइब्रेरी से संबंधित विलोपन घटनाओं को अलग करने के लिए 'व्हेयर-ऑब्जेक्ट' का उपयोग करके फ़िल्टर किया जाता है, जो निगरानी के लिए एक लक्षित दृष्टिकोण प्रदान करता है। यदि कोई विलोपन ईवेंट पाया जाता है, तो स्क्रिप्ट को कार्रवाई करने के लिए कॉन्फ़िगर किया जा सकता है, जैसे ईवेंट लॉग करना या ईमेल अलर्ट भेजना। फ्रंटएंड पर, HTML और जावास्क्रिप्ट कोड स्निपेट इन लॉग या अलर्ट को प्रदर्शित करने के लिए एक सरल इंटरफ़ेस प्रदान करता है। यह वेबपेज को बुनियादी HTML टैग्स के साथ संरचित करता है और इसमें गतिशील सामग्री हेरफेर के लिए एक स्क्रिप्ट शामिल है। 'के भीतर जावास्क्रिप्ट<script>' टैग को बैकएंड के साथ इंटरैक्ट करने, संभावित रूप से निर्दिष्ट 'लॉगकंटेनर' डिव के भीतर लॉग जानकारी लाने और प्रदर्शित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। यह प्रशासकों को SharePoint साइट के स्वास्थ्य और सुरक्षा के बारे में वास्तविक समय में देखने में सक्षम बनाता है, जिससे संभावित मुद्दों पर प्रतिक्रिया देना आसान हो जाता है। इन स्क्रिप्ट का संयोजन एक व्यापक निगरानी समाधान प्रदान करता है, जो डेटा पुनर्प्राप्ति और प्रसंस्करण के लिए पावरशेल और उपयोगकर्ता के अनुकूल प्रदर्शन और इंटरैक्शन के लिए HTML/जावास्क्रिप्ट का लाभ उठाता है।

# Connect to SharePoint Online
Connect-PnPOnline -Url "https://yourtenant.sharepoint.com" -UseWebLogin
# Specify the site and list to monitor
$siteURL = "https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite"
$listName = "Documents"
# Retrieve audit log entries for deletions
$deletionEvents = Get-PnPAuditLog -StartDate (Get-Date).AddDays(-7) -EndDate (Get-Date) | Where-Object {$_.Event -eq "Delete" -and $_.Item -like "*$listName*"}
# Check if there are any deletion events
if ($deletionEvents.Count -gt 0) {
    # Send an email alert or log the event
    # This is a placeholder for the action you'd like to take
    Write-Output "Deletion events detected in the last week for $listName."
} else {
    Write-Output "No deletion events detected in the last week for $listName."
}

<html>
<head>
<title>SharePoint Deletion Log Viewer</title>
</head>
<body>
<h2>SharePoint Folder Deletion Logs</h2>
<div id="logContainer"></div>
<script>
    // Example JavaScript code to fetch and display logs
    // This would need to be connected to a backend system that provides the logs
    document.getElementById('logContainer').innerHTML = 'Logs will appear here.';
</script>
</body>
</html>

SharePoint की स्वचालित विलोपन विसंगतियों की जाँच करना

किसी संगठन के भीतर डेटा की अखंडता और सुरक्षा बनाए रखने के लिए SharePoint में अप्रत्याशित फ़ाइल और फ़ोल्डर विलोपन के अंतर्निहित कारणों को समझना महत्वपूर्ण है। एक पहलू जिस पर पहले चर्चा नहीं की गई है वह है SharePoint की संस्करण सेटिंग का संभावित प्रभाव और वे कथित विलोपन में कैसे योगदान दे सकते हैं। SharePoint लाइब्रेरीज़ और सूचियों में संस्करण क्षमताएं होती हैं, जो संस्करणों की संख्या सीमित करने के लिए कॉन्फ़िगर किए जाने पर, फ़ाइल या फ़ोल्डर के पुराने संस्करणों को स्वचालित रूप से हटा सकती हैं। इसे गलती से बिना पहल किया गया विलोपन समझा जा सकता है। अन्वेषण करने योग्य एक अन्य क्षेत्र Microsoft प्रशासन पैनल से परे वर्कफ़्लो और अवधारण नीतियां हैं, जैसे कि SharePoint की सामग्री प्रबंधन सेटिंग्स में परिभाषित। जटिल वर्कफ़्लो या अवधारण नीतियां जो अनुचित तरीके से कॉन्फ़िगर की गई हैं, अप्रत्याशित रूप से विलोपन या संग्रहित कार्यों को ट्रिगर कर सकती हैं।

इसके अलावा, अन्य Office 365 अनुप्रयोगों के साथ SharePoint का एकीकरण कभी-कभी अनपेक्षित परिणामों का कारण बन सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आउटलुक में एक ईमेल एक स्वचालित प्रक्रिया के माध्यम से SharePoint दस्तावेज़ लाइब्रेरी से जुड़ा हुआ है और वह ईमेल हटा दिया गया है, तो यह संभावित रूप से SharePoint में लिंक किए गए दस्तावेज़ को हटाने को ट्रिगर कर सकता है। इन एकीकरणों और उनके निहितार्थों को समझना महत्वपूर्ण है। इसके अतिरिक्त, SharePoint से जुड़े तृतीय-पक्ष अनुप्रयोगों की भूमिका की जांच करने से विलोपन की ओर ले जाने वाले अनपेक्षित इंटरैक्शन का पता चल सकता है। यह सुनिश्चित करना कि सभी कनेक्टेड एप्लिकेशन सही ढंग से कॉन्फ़िगर किए गए हैं और उनके एक्सेस स्तर उचित रूप से सेट हैं, अवांछित विलोपन को रोकने के लिए आवश्यक है।