एक्सेल में ईमेल लिंक के लिए XLOOKUP का उपयोग कैसे करें

एक्सेल XLOOKUP के साथ ईमेल लिंक को स्वचालित करना

इस गाइड में, हम यह पता लगाएंगे कि आउटलुक ईमेल के मुख्य भाग में लिंक को गतिशील रूप से सम्मिलित करने के लिए एक्सेल के XLOOKUP फ़ंक्शन का उपयोग कैसे करें। यह विधि विभिन्न लोगों की ओर से वैयक्तिकृत ईमेल भेजने के लिए विशेष रूप से उपयोगी है।

हम आपकी एक्सेल शीट सेट करने और आपके ईमेल में क्लिक करने योग्य लिंक बनाने के लिए आवश्यक वीबीए कोड लिखने की प्रक्रिया से गुजरेंगे। यह समाधान आपको कस्टम लिंक के साथ एकाधिक ईमेल को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने और भेजने में मदद करेगा।

वीबीए और पायथन लिपियों की विस्तृत व्याख्या

वीबीए स्क्रिप्ट को एक्सेल शीट से खींचे गए गतिशील लिंक के साथ आउटलुक ईमेल भेजने की प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। स्क्रिप्ट मुख्य चर को परिभाषित करने और लक्ष्य वर्कशीट सेट करने से शुरू होती है। यह उपयोगकर्ता है Application.WorksheetFunction.XLookup प्रेषक के नाम से संबंधित लिंक ढूंढने के लिए। इसके बाद यह एक क्लिक करने योग्य लिंक बनाने के लिए HTML टैग के साथ ईमेल बॉडी का निर्माण करता है। का उपयोग करते हुए CreateObject("Outlook.Application"), स्क्रिप्ट आउटलुक खोलती है और एक नया ईमेल आइटम बनाती है OutApp.CreateItem(0). ईमेल बॉडी की HTML सामग्री इसके साथ सेट की गई है .HTMLBody, और ईमेल भेज दिया गया है।

पायथन लिपि इसका उपयोग करती है openpyxl और win32com.client समान कार्यक्षमता प्राप्त करने के लिए पुस्तकालय। यह एक्सेल वर्कबुक को खोलता है और निर्दिष्ट वर्कशीट का उपयोग करके डेटा पुनर्प्राप्त करता है openpyxl.load_workbook और ws.iter_rows. win32.Dispatch कमांड आउटलुक एप्लिकेशन को आरंभ करता है। प्रत्येक पंक्ति के लिए, स्क्रिप्ट HTML टैग के साथ एक ईमेल बॉडी बनाती है और आउटलुक का उपयोग करके ईमेल भेजती है mail.Send() तरीका। दोनों स्क्रिप्ट ईमेल भेजने की प्रक्रिया को स्वचालित करती हैं, यह सुनिश्चित करती हैं कि प्रेषक के आधार पर सही लिंक गतिशील रूप से डाले गए हैं।

Sub SendEmails()
    Dim OutApp As Object
    Dim OutMail As Object
    Dim ws As Worksheet
    Dim Sender As String
    Dim SharefileLink As String
    Dim emailBody As String
    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("LinkList")
    For i = 2 To ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
        Sender = ws.Cells(i, 1).Value
        SharefileLink = Application.WorksheetFunction.XLookup(Sender, ws.Range("A1:A9000"), ws.Range("G1:G9000"))
        emailBody = "blah blah blah. <a href='" & SharefileLink & "'>upload here</a>. Thank you"
        Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application")
        Set OutMail = OutApp.CreateItem(0)
        With OutMail
            .To = Sender
            .Subject = "Your Subject Here"
            .HTMLBody = emailBody
            .Send
        End With
        Set OutMail = Nothing
        Set OutApp = Nothing
    Next i
End Sub

import openpyxl
import win32com.client as win32
def send_emails():
    wb = openpyxl.load_workbook('LinkList.xlsx')
    ws = wb['LinkList']
    outlook = win32.Dispatch('outlook.application')
    for row in ws.iter_rows(min_row=2, values_only=True):
        sender = row[0]
        sharefile_link = row[6]
        email_body = f"blah blah blah. <a href='{sharefile_link}'>upload here</a>. Thank you"
        mail = outlook.CreateItem(0)
        mail.To = sender
        mail.Subject = "Your Subject Here"
        mail.HTMLBody = email_body
        mail.Send()
send_emails()

डायनामिक ईमेल लिंक के लिए उन्नत तकनीकें

ईमेल में डायनामिक लिंक को संभालने के लिए एक और शक्तिशाली दृष्टिकोण में माइक्रोसॉफ्ट फ्लो (पावर ऑटोमेट) का उपयोग करना शामिल है। पावर ऑटोमेट आपको फ़ाइलों को सिंक्रनाइज़ करने, सूचनाएं प्राप्त करने और डेटा एकत्र करने के लिए अपने पसंदीदा ऐप्स और सेवाओं के बीच स्वचालित वर्कफ़्लो बनाने की अनुमति देता है। इस कार्य के लिए, आप एक प्रवाह बना सकते हैं जो एक्सेल तालिका में एक नई पंक्ति जोड़ने पर ट्रिगर होता है। फिर प्रवाह एक डायनामिक लिंक के साथ ईमेल बनाने और भेजने के लिए एक्सेल तालिका से डेटा का उपयोग कर सकता है। यदि आप नो-कोड समाधान की तलाश में हैं तो यह विधि विशेष रूप से उपयोगी है।

पावर ऑटोमेट का उपयोग गतिशील सामग्री के साथ ईमेल को प्रबंधित करने और भेजने की प्रक्रिया को सरल बना सकता है। यह एक्सेल और आउटलुक दोनों के साथ सहजता से एकीकृत होता है, जो आपके वर्कफ़्लो को सेट करने के लिए एक उपयोगकर्ता-अनुकूल इंटरफ़ेस प्रदान करता है। इसके अतिरिक्त, यह विभिन्न अनुकूलन विकल्प प्रदान करता है और अधिक जटिल परिदृश्यों को संभाल सकता है, जैसे शेड्यूल पर ईमेल भेजना या आपके एक्सेल डेटा में कुछ शर्तों के आधार पर। यह दृष्टिकोण उन उपयोगकर्ताओं के लिए आदर्श है जो अपनी ईमेल प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए अधिक दृश्य और इंटरैक्टिव तरीका पसंद करते हैं।

आउटलुक लिंक को स्वचालित करने के लिए मुख्य उपाय

निष्कर्ष में, एक्सेल से आउटलुक ईमेल में डायनामिक लिंक के सम्मिलन को स्वचालित करने के लिए वीबीए और पायथन स्क्रिप्ट का उपयोग करने से दक्षता में काफी वृद्धि होती है। जैसे कार्यों का लाभ उठाकर XLOOKUP और HTML ईमेल निकायों को प्रारूपित करने के तरीकों से, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि प्रत्येक ईमेल में सही वैयक्तिकृत लिंक शामिल है। जैसे नो-कोड समाधान तलाशना Power Automate स्क्रिप्टिंग से कम परिचित लोगों के लिए एक सुलभ विकल्प प्रदान कर सकता है। चाहे कोडिंग या ऑटोमेशन टूल के माध्यम से, अपने वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित करने से समय की बचत हो सकती है और त्रुटियाँ कम हो सकती हैं।