Učinkovito upravljanje SharePoint Dozvole drže ljude koji moraju pružiti dostupne podatke uz jamstvo sigurnosti. Ograničavanje veza za dijeljenje na cijelom tvrtki predstavlja uobičajeni problem jer može nenamjerno spriječiti odgovore obrasca. Administratori mogu prilagoditi dopuštenja s PowerShell , REST API i alate za automatizaciju poput Power Automate. Ove metode omogućuju odgovore, ali zabranjuju korisnicima čitanje ili mijenjanje popisa. Sigurnost se može dodatno poboljšati korištenjem Microsoft Graph API-ja i primjenom pristupa temeljenog na ulogama. Da bi održali učinkovitost procesa bez otkrivanja kritičnih podataka, organizacije moraju postići kompromis između sigurnosti i upotrebljivosti.

Korisnici mogu dinamički dodati korisničko ime osobe koja podnosi obrazac u podnožje radnog lista integracijom Excel VBA s informacijama SharePointa. Svaka instanca obrasca je na odgovarajući način zaslužna korištenjem sofisticiranih strategija kao što su atributi dokumenta ili SharePointov REST API. Osobito u zajedničkim operacijama, ovo poboljšava revizije i razjašnjava nesigurnosti.

Power Automate i SharePoint ključni su alati za poboljšanje učinkovitosti tijeka rada, posebno u upravljanju rokovima putem automatiziranih podsjetnika. Korištenjem ovih platformi, korisnici mogu postaviti tijekove za slanje obavijesti prije roka, osiguravajući da projekti ostanu na pravom putu.

Neočekivana brisanja u SharePointu zbunila su administratore, ističući scenarij u kojem se mape uklanjaju bez izravne intervencije korisnika. Istraga je obuhvatila postavke, revizijske zapisnike i sinkronizacije uređaja, ali nije dala konačan uzrok. Ova situacija naglašava složenost upravljanja SharePoint okruženjima i važnost temeljitog praćenja i revizijskih tragova za zaštitu od neželjenog gubitka podataka.

Implementacija sustava izdavanja ulaznica SharePoint Online poboljšava učinkovitost IT službe za pomoć centraliziranjem podnošenja ulaznica i komentara. Međutim, izazov obavještavanja službe za pomoć o novim komentarima bez spominjanja zahtijeva kreativno rješenje. Korištenje Power Automate za prikupljanje ovih komentara u jednu, periodičnu obavijest može značajno smanjiti nered i osigurati pravovremene odgovore.

Integracija tijekova rada Power Automate sa SharePoint Online predstavlja izazove, posebno kada se radi s VCF privicima.