Poboljšanje upozorenja putem e-pošte u Google Apps skripti s dinamičkim redcima predmeta

Automatiziranje upozorenja putem e-pošte za istek ugovora

Implementirano u Google Apps Scriptu

function checkAndSendEmails() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Contracts");
  var dataRange = sheet.getDataRange();
  var data = dataRange.getValues();
  
  var currentDate = new Date();
  currentDate.setHours(0, 0, 0, 0);
  
  var thirtyDaysFromNow = new Date(currentDate.getTime() + (30 * 24 * 60 * 60 * 1000));
  var sixtyDaysFromNow = new Date(currentDate.getTime() + (60 * 24 * 60 * 60 * 1000));
  var ninetyDaysFromNow = new Date(currentDate.getTime() + (90 * 24 * 60 * 60 * 1000));
  
  for (var i = 1; i < data.length; i++) {
    var row = data[i];
    var contractExpiryDate = new Date(row[2]); // Assuming expiry date is in column 3
    contractExpiryDate.setHours(0, 0, 0, 0);
    
    var subjectLineAddon = "";
    
    if (contractExpiryDate.getTime() === ninetyDaysFromNow.getTime()) {
      subjectLineAddon = " will expire in 90 days";
    } else if (contractExpiryDate.getTime() === sixtyDaysFromNow.getTime()) {
      subjectLineAddon = " will expire in 60 days";
    } else if (contractExpiryDate.getTime() === thirtyDaysFromNow.getTime()) {
      subjectLineAddon = " will expire in 30 days";
    } else if (contractExpiryDate.getTime() === currentDate.getTime()) {
     subjectLineAddon = " is Expired as of today";
    }
    
    if (subjectLineAddon !== "") {
      var emailSubject = "ALERT: " + row[1] + " Contract" + subjectLineAddon; // Assuming contract name is in column 2
      sendCustomEmail(row[3], emailSubject, row[4]); // Assuming email is in column 4 and message in column 5
    }
  }
}

function sendCustomEmail(email, subject, message) {
  GmailApp.sendEmail(email, subject, message);
}

Često postavljana pitanja o skripti Google Apps

1. Pitanje: Za što se koristi Google Apps Script?
2. Odgovor: Google Apps Script koristi se za automatizaciju zadataka, stvaranje prilagođenih funkcija i integraciju aplikacija Google Workspace jedne s drugima i vanjskim uslugama.
3. Pitanje: Može li Google Apps Script pristupiti vanjskim API-jima?
4. Odgovor: Da, Google Apps Script može slati HTTP zahtjeve za pristup i interakciju s vanjskim API-jima.
5. Pitanje: Je li Google Apps Script besplatan za korištenje?
6. Odgovor: Da, Google Apps Script je besplatan za korištenje za bilo koga s Google računom, iako postoje ograničenja kvota koliko možete pokrenuti ili koristiti određene usluge.
7. Pitanje: Kako se Google Apps Script razlikuje od JavaScripta?
8. Odgovor: Google Apps Script temelji se na JavaScriptu, ali je posebno dizajniran za proširenje i automatizaciju Google Workspace aplikacija i usluga.
9. Pitanje: Mogu li koristiti Google Apps Script za automatsko slanje e-pošte?
10. Odgovor: Da, Google Apps Script može se koristiti za automatsko slanje e-pošte putem Gmaila, uz mogućnost prilagođavanja primatelja, predmeta i tijela poruke.
11. Pitanje: Kako mogu početi učiti Google Apps Script?
12. Odgovor: Možete započeti istraživanjem službene dokumentacije, tutorijala i vodiča koje nudi Google, kao i raznih online platformi za kodiranje i zajednica.
13. Pitanje: Može li Google Apps Script komunicirati s Google tablicama?
14. Odgovor: Da, Google Apps Script može čitati, pisati i manipulirati podacima u Google tablicama.
15. Pitanje: Je li potrebno imati programersko iskustvo za korištenje Google Apps Scripta?
16. Odgovor: Iako je iskustvo u programiranju, posebno u JavaScriptu, korisno, Google Apps Script dizajniran je da bude dostupan korisnicima s različitim razinama vještine kodiranja.
17. Pitanje: Može li se Google Apps Script koristiti za izradu web aplikacija?
18. Odgovor: Da, Google Apps Script može se koristiti za razvoj web aplikacija koje se mogu smjestiti na Googleovoj infrastrukturi.
19. Pitanje: Postoje li ograničenja onoga što Google Apps Script može učiniti?
20. Odgovor: Iako je Google Apps Script moćan, on radi unutar određenih kvota i ograničenja za vrijeme izvršenja, slanje e-pošte i API pozive, između ostalog.

Završetak automatiziranih upozorenja s Google Apps skriptom

Korištenje Google Apps Scripta za automatiziranje upozorenja putem e-pošte o datumima isteka ugovora pokazuje snagu i fleksibilnost Googleovog okruženja za skriptiranje. Ugradnjom logike izravno unutar Google tablica koja procjenjuje datume isteka ugovora u odnosu na trenutni datum, tvrtke mogu automatizirati slanje prilagođenih obavijesti putem e-pošte. Ovaj pristup ne samo da štedi značajno vrijeme i resurse, već i smanjuje rizik od ljudske pogreške, osiguravajući da su svi dionici pravovremeno obaviješteni o kritičnim prekretnicama ugovora. Mogućnost prilagodbe redaka predmeta i sadržaja poruke na temelju statusa isteka dodatno poboljšava učinkovitost ovih komunikacija, olakšavajući primateljima prepoznavanje i djelovanje u skladu s tim upozorenjima.

Štoviše, ovo rješenje predstavlja primjer širih mogućnosti Google Apps Scripta, izvan samog slanja e-pošte. Njegov potencijal za automatizaciju različitih zadataka u aplikacijama Google Workspace, integraciju s vanjskim API-jima i prilagodbu radnih procesa nudi beskrajne mogućnosti za poboljšanje produktivnosti i operativne učinkovitosti. Zaključno, primjena Google Apps Scripta u upravljanju upozorenjima o isteku ugovora služi kao dokaz snažnih mogućnosti automatizacije i prilagodbe koje su na raspolaganju korisnicima Google Workspacea, omogućujući jednostavnije, točnije i učinkovitije komunikacijske strategije unutar organizacija.