Dodavanje dinamičkih korisničkih imena u Excel podnožja iz SharePoint predložaka

Praćenje aktivnosti korisnika u Excel predlošcima povezanim sa sustavom SharePoint

Zamislite užurbani ured u kojem više korisnika pristupa istom SharePoint predlošku kako bi predali svoje obrasce. 🖥️ Izazov nastaje kada revizor treba identificirati tko je ispunio i predao određeni obrazac. Dok SharePoint bilježi ove informacije u stupcu "kreator", potreba za ispisom tiskane kopije s imenom korisnika u podnožju Excel lista ostaje neispunjena.

Ovaj zadatak postaje teži jer zadani VBA funkcionira kao Application.UserName i Environ ("Korisničko ime") često upućuju na izvornog kreatora predloška ili lokalnog korisnika stroja, umjesto da stvarni korisnik uređuje obrazac. Kao takvo, pronalaženje pouzdane metode za dinamičko umetanje ispravnog korisničkog imena postaje ključno.

U scenarijima stvarnog svijeta, ova razlika može dovesti do netočnosti u reviziji i praćenju. Na primjer, u mojoj prethodnoj ulozi imali smo problem gdje su obrasci koje su ispunili vanjski izvođači uvijek prikazivali korisničko ime administratora u ispisu, što je uzrokovalo značajnu zabunu tijekom revizija.

Ovaj članak govori o tome kako možete zaobići te prepreke pomoću VBA, SharePoint integracije i nekih pametnih podešavanja. Na kraju ćete imati praktično rješenje koje osigurava da svaki ispisani obrazac ispravno odražava pojedinačnog korisnika koji ga je poslao. Zaronimo! 🔍

Prilagođavanje Excel podnožja s dinamičkim SharePoint korisničkim imenima

Predstavljena rješenja imaju za cilj dinamičko dohvaćanje i prikaz SharePoint "kreator" korisničko ime u podnožju Excel radnog lista. Ovaj se zahtjev pojavljuje u scenarijima u kojima više korisnika podnosi obrasce na temelju zajedničkog predloška pohranjenog u SharePointu, a revizori trebaju jasnu atribuciju. Prva skripta koristi izvorni Excel PageSetup funkcionalnost za dinamičku prilagodbu podnožja. Kombinacijom VBA metoda s pristupom metapodacima SharePoint ova skripta osigurava da podnožje odražava korisničko ime korisnika koji je ispunio obrazac, a ne izvornog kreatora.

Na primjer, prvo rješenje koristi ListObjects.Add za uspostavljanje žive veze s bibliotekom dokumenata SharePointa. Ova naredba povlači metapodatke u radnu knjigu, omogućujući iteraciju kroz retke i izdvajanje polja "kreator". Zamislite odjel koji podnosi obrasce o usklađenosti - podnožje svakog podneska jasno bi identificiralo odgovornog zaposlenika, eliminirajući dvosmislenosti revizije. Ova metoda osigurava fleksibilnost i sprječava ručnu intervenciju u identificiranju suradnika obrazaca. 🚀

Drugi pristup iskorištava prednosti SharePointovog REST API-ja. Korištenjem CreateObject("MSXML2.XMLHTTP") naredba, skripta pokreće HTTP zahtjev za izravno dohvaćanje metapodataka. Ova je metoda posebno korisna u okruženjima u kojima su knjižnice sustava SharePoint složene ili sadrže brojna polja. Raščlanjivanje JSON odgovora s funkcijama poput InStr i Sredina omogućuje precizno izdvajanje polja "kreatora". U mojoj prošloj ulozi, slična je skripta pojednostavila praćenje obrazaca, štedeći sate ručnog usklađivanja svaki mjesec. 🖋️

Konačna skripta integrira svojstva sustava Office 365, koristeći BuiltinDocumentProperties naredba za izravan pristup metapodacima radne knjige. Ova je skripta najprikladnija za organizacije koje intenzivno koriste Office 365 i trebaju lagano rješenje bez složenosti REST API-ja. Svaka skripta ima modularne značajke, što ih čini višekratno upotrebljivim za druge tijekove rada integrirane u SharePoint. Na primjer, možete ih prilagoditi da uključuju vremenske oznake podnošenja ili čak nazive odjela, dodatno poboljšavajući njihovu korisnost revizije.

Sub AddUsernameFromSharePoint()
    Dim ws As Worksheet
    Dim sharePointUsername As String
    Dim listObj As Object
    Dim spURL As String
    Dim row As Object
    On Error Resume Next
    ' Set your SharePoint site and library path here
    spURL = "https://your-sharepoint-site/documents/"
    Set ws = ActiveSheet
    ' Access metadata of the current workbook in SharePoint
    Set listObj = ws.ListObjects.Add(
        SourceType:=xlSrcExternal,
        Source:=spURL,
        Destination:=Range("A1")
    )
    ' Loop through rows to find "creator"
    For Each row In listObj.ListRows
        If row.Range(1, 1).Value = "creator" Then
            sharePointUsername = row.Range(1, 2).Value
            Exit For
        End If
    Next row
    ' Update footer with username
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & sharePointUsername & " on " & Date
    On Error GoTo 0
End Sub

Sub FetchUsernameWithAPI()
    Dim http As Object
    Dim jsonResponse As String
    Dim username As String
    Dim ws As Worksheet
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
    Set ws = ActiveSheet
    ' API endpoint to fetch metadata
    apiURL = "https://your-sharepoint-site/_api/web/lists/getbytitle('Documents')/items"
    ' Make GET request
    http.Open "GET", apiURL, False
    http.setRequestHeader "Accept", "application/json;odata=verbose"
    http.Send
    ' Parse response for "creator" field
    jsonResponse = http.responseText
    username = ParseJSONForCreator(jsonResponse)
    ' Add username to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & username & " on " & Date
End Sub

Function ParseJSONForCreator(jsonResponse As String) As String
    ' Basic parsing logic to extract "creator" value
    Dim pos As Integer
    Dim creatorValue As String
    pos = InStr(jsonResponse, """creator"":")
    creatorValue = Mid(jsonResponse, pos + 10, InStr(pos + 10, jsonResponse, ",") - pos - 10)
    ParseJSONForCreator = creatorValue
End Function

Sub AddFooterFromO365()
    Dim ws As Worksheet
    Dim o365User As String
    Set ws = ActiveSheet
    ' Assume user is logged in to Office 365
    o365User = Application.UserName
    ' Fetch creator data from workbook properties
    If ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator") <> "" Then
        o365User = ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator")
    End If
    ' Add to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & o365User & " on " & Date
End Sub

Integracija SharePoint podataka s Excel VBA za poboljšanu reviziju

Jedan često zanemaren aspekt integracije Excela sa SharePointom je besprijekoran protok metapodataka između dviju platformi. Koristeći VBA, možete ići dalje od osnovne automatizacije kako biste izdvojili ključna polja metapodataka, kao što su korisničko ime pojedinca koji ispunjava predložak i koristite ih u prilagođenim Excel podnožjima ili zaglavljima. Ova je funkcionalnost ključna u scenarijima kao što je usklađenost, gdje svaki poslani obrazac treba jasno pripisati osobi odgovornoj za njegovo ispunjavanje.

Još jedan koristan pristup uključuje iskorištavanje opsežnih mogućnosti metapodataka SharePointa. Na primjer, stupci kao što su "Izmijenio" ili "Zadnje izmjene" mogu pružiti dodatni kontekst za praćenje i provjeru. Dinamičkim povlačenjem ovih podataka kroz VBA, vaši Excel predlošci ne samo da odražavaju točne korisničke informacije, već i smanjuju vjerojatnost pogrešaka ručnog unosa. Ova je značajka osobito vrijedna u timskim projektima, gdje više korisnika surađuje na zajedničkim predlošcima. 🖇️

Konačno, važno je uzeti u obzir moguće varijacije u tome kako organizacije koriste SharePoint. Neki mogu imati prilagođene stupce ili polja metapodataka, zahtijevajući prilagodljive VBA skripte. Prakse modularnog kodiranja, poput odvajanja API poziva od oblikovanja podataka, osiguravaju da se vaše rješenje može skalirati ili prilagoditi takvim varijacijama. Na primjer, u prošlom projektu koristili smo ovaj pristup za automatsko generiranje sažetih izvješća koja su agregirala aktivnosti korisnika izravno iz SharePointa u radne knjige programa Excel. 🚀