Optimiziranje SharePointa za Help Desk Obavijesti o ulaznicama putem e-pošte

Poboljšanje komunikacije službe za pomoć uz SharePoint i Power Automate

Izgradnja robusnog IT help desk sustava za prodaju ulaznica zahtijeva učinkovite komunikacijske kanale, posebno u okruženjima u kojima su trenutni odgovor i praćenje problema ključni. SharePoint Online, u kombinaciji s Power Automate, nudi obećavajuću osnovu za takav sustav. Kritična komponenta ovog postavljanja uključuje popis "Tickets", koji služi kao središnje spremište za sve ulaznice koje su poslali korisnici. Cilj je iskoristiti ugrađenu značajku "Komentari" stavki popisa kao primarni medij za razmjenu ažuriranja i informacija između korisnika i tima službe za pomoć, udaljavajući se od tradicionalne metode komunikacije e-poštom.

Izazov proizlazi iz ograničenja SharePoint Onlinea: ne postoji izravna značajka za obavještavanje tima službe za pomoć putem e-pošte kada je novi komentar objavljen na tiketu bez spominjanja. Kako bi se riješio ovaj nedostatak, implementirano je zaobilazno rješenje pomoću Power Automate za stvaranje ponavljajućeg toka. Ovaj se tok pokreće svakih 15 minuta kako bi se provjerili novi komentari na svim tiketima. Ako se pronađe komentar bez spominjanja, e-poruka se šalje IT službi za pomoć sa svim potrebnim detaljima o tiketu. Međutim, ovo rješenje, iako je učinkovito, dovodi do ogromne količine e-pošte, što potiče potragu za jednostavnijim pristupom obavijestima.

Razumijevanje tijeka rada i skripti za pripremu sadržaja e-pošte

Prva gore navedena skripta služi kao nacrt za postavljanje automatiziranog procesa unutar Power Automate, dizajniranog za rješavanje značajnog ograničenja izvorne funkcionalnosti SharePoint Online. SharePoint inherentno ne podržava slanje obavijesti za komentare stavki popisa osim ako nije izričito navedeno. Ovaj scenarij postaje problematičan u slučajevima korištenja kao što je IT help desk sustav za prodaju ulaznica, gdje su pravovremeni odgovori na komentare presudni za učinkovito rješavanje problema. Skripta pseudokoda ilustrira ponavljajući tijek, namijenjen pokretanju svakih 15 minuta, koji ponavlja svaku kartu na popisu "Ulaznice", provjerava komentare bez spominjanja i prikuplja te informacije. Svrha je prikupiti potrebne detalje kao što su ID ulaznice, ime, podaci o korisniku i zadnji komentar za svaku ulaznicu koja odgovara kriterijima. Ova metoda osigurava da je svaki relevantni komentar uhvaćen i spreman za sljedeći korak u procesu, koji uključuje prikupljanje ovih informacija u jednu, sveobuhvatnu e-poštu.

Druga skripta, napisana u JavaScriptu, uzima informacije prikupljene skriptom Power Automate i oblikuje ih u HTML strukturu prikladnu za sadržaj e-pošte. Ova je skripta temeljna za pretvaranje neobrađenih podataka u čitljiv i organiziran format koji pruža jasne i sažete informacije o ažuriranju ulaznica. Dinamičkim generiranjem popisa komentara iz ponuđenog niza podataka, ova skripta osigurava stvaranje tijela e-pošte koje uključuje pojedinosti poput ID-a ulaznice i najnovijeg komentara bez spominjanja. Ovaj pristup omogućuje jednostavniji komunikacijski kanal, gdje osoblje IT službe za pomoć prima konsolidiranu e-poštu svakih 15 minuta, sa sažetkom svih nedavnih, relevantnih komentara o zahtjevima. Ovo značajno smanjuje količinu e-pošte u usporedbi sa slanjem zasebne obavijesti za svaki komentar, čime se povećava učinkovitost rada sustava za prodaju ulaznica.

// Trigger: Schedule - Every 15 minutes
// Action: SharePoint - Get items from "Tickets" list
FOR EACH ticket IN TicketsList
    // Action: SharePoint - Get comments for current ticket item
    IF lastComment hasNoMention
        // Prepare data for aggregation
        COLLECT {TicketID, TicketName, UserName, UserEmail, LastComment, TicketLink}
END FOR
// Aggregate collected data into a single email content
// Action: Send an email with aggregated comments information

const ticketsData = [...] // Array of objects from the backend script
let emailContent = '<h1>Ticket Comments Update</h1>';
emailContent += '<ul>';
ticketsData.forEach(ticket => {
    emailContent += '<li>' +
        'Ticket ID: ' + ticket.TicketID + ', ' +
        'Comment: ' + ticket.LastComment +
        '</li>';
});
emailContent += '</ul>';
// Send emailContent as the body of the email

Poboljšanje komunikacije u sustavima za prodaju karata SharePoint

SharePoint Online i Power Automate pružaju solidnu osnovu za izgradnju sustava za prodaju ulaznica IT službi za pomoć, no ne uspijevaju obavijestiti korisnike o novim komentarima bez spominjanja. Ova praznina zahtijeva prilagođeno rješenje kako bi se osiguralo da osoblje službe za pomoć bude upozoreno kad god se da komentar, čime se olakšavaju brzi odgovori i poboljšava cjelokupni proces podrške. Bit takvog sustava leži u njegovoj sposobnosti da automatizira prikupljanje komentara s popisa "Tickets" i da ih sakupi u jednu, sveobuhvatnu e-poštu koja se šalje u redovitim intervalima. Ovaj pristup ne samo da usmjerava komunikaciju između korisnika i službe za pomoć, već i značajno smanjuje količinu poslanih e-poruka jer pojedinačne obavijesti zamjenjuje periodičnim sažetkom.

Implementacija ovog rješenja uključuje stvaranje ponavljajućeg toka u Power Automateu koji provjerava nove komentare svakih 15 minuta. Tijek dohvaća sve ulaznice, ispituje njihove komentare i filtrira one bez spominjanja. Zatim prikuplja relevantne pojedinosti tih komentara u jednu e-poruku koja se šalje službi za pomoć. Ova metoda rješava ključni problem prekomjerne e-pošte, a istodobno osigurava da služba za pomoć ostane informirana o povratnim informacijama i upitima korisnika. Nadalje, korištenje dinamičkih prilagodljivih kartica u e-pošti omogućuje organiziraniju i interaktivniju prezentaciju informacija, što osoblju službe za pomoć olakšava određivanje prioriteta i učinkovito rješavanje tiketa.