Dinamikus felhasználónevek hozzáadása az Excel láblécekhez SharePoint-sablonokból

Felhasználói tevékenység nyomon követése SharePointhoz kapcsolt Excel-sablonokban

Képzeljen el egy nyüzsgő irodát, ahol több felhasználó is hozzáfér ugyanahhoz a SharePoint-sablonhoz az űrlapok elküldéséhez. 🖥️ A kihívás akkor merül fel, ha egy könyvvizsgálónak meg kell határoznia, hogy ki töltötte ki és nyújtotta be az adott űrlapot. Míg a SharePoint ezeket az információkat az „alkotó” oszlopban naplózza, az Excel-munkalap láblécében a felhasználó nevével ellátott nyomtatott példány nyomtatása továbbra sem teljesül.

Ez a feladat bonyolultabbá válik, mert az alapértelmezett VBA úgy működik, mint Application.UserName és Environ ("Felhasználónév") gyakran az eredeti sablon létrehozójára vagy a helyi gép felhasználójára mutatnak, ahelyett, hogy a tényleges felhasználó szerkesztené az űrlapot. Mint ilyen, kulcsfontosságúvá válik egy megbízható módszer megtalálása a megfelelő felhasználónév dinamikus beszúrásához.

Valós forgatókönyvek esetén ez az eltérés pontatlanságokhoz vezethet az auditálásban és nyomon követésben. Például az előző szerepkörömben volt egy olyan probléma, hogy a külső vállalkozók által kitöltött űrlapokon mindig az adminisztrátor felhasználóneve szerepelt a nyomtatásban, ami jelentős zavart okozott az ellenőrzések során.

Ez a cikk bemutatja, hogyan kerülheti el ezeket az akadályokat VBA, SharePoint integráció és néhány intelligens módosítás segítségével. A végére egy olyan praktikus megoldást kap, amely biztosítja, hogy minden nyomtatott űrlap megfelelően tükrözze azt az egyéni felhasználót, aki beküldte. Merüljünk el! 🔍

Excel láblécek testreszabása dinamikus SharePoint-felhasználónevekkel

A bemutatott megoldások célja a dinamikus lekérés és megjelenítés a SharePoint "alkotó" felhasználónév egy Excel munkalap láblécében. Ez a követelmény olyan helyzetekben merül fel, amikor több felhasználó küld el űrlapokat a SharePointban tárolt megosztott sablon alapján, és az auditoroknak egyértelmű hozzárendelésre van szükségük. Az első szkript az Excel eredetijét használja Oldalbeállítás funkció a lábléc dinamikus testreszabásához. A VBA metódusok SharePoint metaadat-hozzáféréssel való kombinálásával ez a szkript biztosítja, hogy a lábléc az űrlapot kitöltő felhasználó felhasználónevét tükrözze, nem pedig az eredeti készítőét.

Például az első megoldás kihasználja ListObjects.Add élő kapcsolat létrehozásához a SharePoint dokumentumtárával. Ez a parancs begyűjti a metaadatokat a munkafüzetbe, lehetővé téve a sorok közötti iterációt és a "creator" mező kibontását. Képzeljen el egy osztályt, amely megfelelőségi űrlapokat nyújt be – minden egyes beadvány láblécében egyértelműen azonosítható a felelős alkalmazott, kiküszöbölve az ellenőrzési kétértelműségeket. Ez a módszer rugalmasságot biztosít, és megakadályozza a kézi beavatkozást az űrlapon közreműködők azonosításában. 🚀

A második megközelítés a SharePoint REST API-ját használja. Használatával a CreateObject("MSXML2.XMLHTTP") parancsot, a szkript HTTP-kérést kezdeményez a metaadatok közvetlen lekérésére. Ez a módszer különösen hasznos olyan környezetekben, ahol a SharePoint-könyvtárak összetettek vagy számos mezőt tartalmaznak. A JSON-válasz elemzése olyan függvényekkel, mint InStr és Középső lehetővé teszi az "alkotó" mező pontos kivonását. Korábbi szerepkörömben egy hasonló szkript egyszerűsítette az űrlapkövetést, így minden hónapban órákat takarított meg a kézi egyeztetéstől. 🖋️

A végső szkript integrálja az Office 365 tulajdonságait, felhasználva a BuiltinDocumentProperties parancsot a munkafüzet metaadatainak közvetlen eléréséhez. Ez a szkript a legmegfelelőbb azoknak a szervezeteknek, amelyek széles körben használják az Office 365-öt, és könnyű megoldásra van szükségük a REST API bonyolultsága nélkül. Mindegyik szkript moduláris funkciókkal rendelkezik, így más SharePointba integrált munkafolyamatokhoz is újra felhasználhatók. Például adaptálhatja őket úgy, hogy beadási időbélyegzőket vagy akár osztályneveket is tartalmazzanak, tovább javítva az ellenőrzési segédprogramot.

Sub AddUsernameFromSharePoint()
    Dim ws As Worksheet
    Dim sharePointUsername As String
    Dim listObj As Object
    Dim spURL As String
    Dim row As Object
    On Error Resume Next
    ' Set your SharePoint site and library path here
    spURL = "https://your-sharepoint-site/documents/"
    Set ws = ActiveSheet
    ' Access metadata of the current workbook in SharePoint
    Set listObj = ws.ListObjects.Add(
        SourceType:=xlSrcExternal,
        Source:=spURL,
        Destination:=Range("A1")
    )
    ' Loop through rows to find "creator"
    For Each row In listObj.ListRows
        If row.Range(1, 1).Value = "creator" Then
            sharePointUsername = row.Range(1, 2).Value
            Exit For
        End If
    Next row
    ' Update footer with username
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & sharePointUsername & " on " & Date
    On Error GoTo 0
End Sub

Sub FetchUsernameWithAPI()
    Dim http As Object
    Dim jsonResponse As String
    Dim username As String
    Dim ws As Worksheet
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
    Set ws = ActiveSheet
    ' API endpoint to fetch metadata
    apiURL = "https://your-sharepoint-site/_api/web/lists/getbytitle('Documents')/items"
    ' Make GET request
    http.Open "GET", apiURL, False
    http.setRequestHeader "Accept", "application/json;odata=verbose"
    http.Send
    ' Parse response for "creator" field
    jsonResponse = http.responseText
    username = ParseJSONForCreator(jsonResponse)
    ' Add username to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & username & " on " & Date
End Sub

Function ParseJSONForCreator(jsonResponse As String) As String
    ' Basic parsing logic to extract "creator" value
    Dim pos As Integer
    Dim creatorValue As String
    pos = InStr(jsonResponse, """creator"":")
    creatorValue = Mid(jsonResponse, pos + 10, InStr(pos + 10, jsonResponse, ",") - pos - 10)
    ParseJSONForCreator = creatorValue
End Function

Sub AddFooterFromO365()
    Dim ws As Worksheet
    Dim o365User As String
    Set ws = ActiveSheet
    ' Assume user is logged in to Office 365
    o365User = Application.UserName
    ' Fetch creator data from workbook properties
    If ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator") <> "" Then
        o365User = ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator")
    End If
    ' Add to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & o365User & " on " & Date
End Sub

SharePoint adatok integrálása Excel VBA-val a továbbfejlesztett auditálás érdekében

Az Excel és a SharePoint integrálásának egyik gyakran figyelmen kívül hagyott szempontja a metaadatok zökkenőmentes áramlása a két platform között. A VBA használatával az alapvető automatizáláson túllépve olyan kulcsfontosságú metaadatmezőket nyerhet ki, mint például a felhasználónév a sablont kitöltő személyről, és használja őket egyéni Excel láblécekben vagy fejlécekben. Ez a funkció elengedhetetlen olyan forgatókönyvekben, mint a megfelelés, ahol minden benyújtott űrlapon egyértelműen meg kell jelölni a kitöltésért felelős személyt.

Egy másik hasznos megközelítés a SharePoint kiterjedt metaadat-képességeinek kihasználása. Például az olyan oszlopok, mint a „Módosította” vagy „Utoljára módosítva”, további kontextust biztosíthatnak a nyomon követéshez és az ellenőrzéshez. Ha ezeket az adatokat dinamikusan áthúzza a VBA-n keresztül, az Excel-sablonok nemcsak pontos felhasználói információkat tükröznek, hanem csökkentik a kézi beviteli hibák valószínűségét is. Ez a funkció különösen értékes csapatprojekteknél, ahol több felhasználó dolgozik együtt a megosztott sablonokon. 🖇️

Végül fontos figyelembe venni a SharePoint szervezetek általi használatának lehetséges változatait. Egyes esetekben egyéni oszlopok vagy metaadat-mezők lehetnek, amelyek adaptálható VBA-szkripteket igényelnek. A moduláris kódolási gyakorlatok, mint például az API-hívások és az adatformázás elkülönítése, biztosítják, hogy a megoldás méretezhető vagy alkalmazkodni tudjon az ilyen változatokhoz. Például egy korábbi projektünkben ezt a megközelítést használtuk arra, hogy automatikusan összefoglaló jelentéseket hozzunk létre, amelyek összesítették a felhasználói tevékenységeket közvetlenül a SharePointból Excel-munkafüzetekbe. 🚀