Menerapkan Sistem Pemberitahuan Email Persetujuan Dua Langkah di Google Spreadsheet

Mengotomatiskan Pemberitahuan Persetujuan dalam Alur Kerja Spreadsheet

Dalam lingkungan bisnis yang serba cepat saat ini, efisiensi proses persetujuan dapat berdampak signifikan terhadap alur kerja operasional. Banyak organisasi mengandalkan Google Spreadsheet untuk mengelola tugas seperti permintaan persetujuan karena fleksibilitas dan aksesibilitasnya. Tantangan umum muncul ketika menerapkan sistem otomatis untuk proses-proses ini, terutama ketika melibatkan mekanisme persetujuan dua langkah. Sistem ini mengharuskan pengiriman email otomatis ke departemen TI setelah persetujuan awal dan akhir diberikan, dengan syarat status permintaan beralih ke "disetujui".

Namun, mengotomatiskan proses ini melalui Google Apps Script menghadirkan tantangan tersendiri. Pemicu "onEdit" bawaan, yang penting untuk memulai pengiriman email, tidak aktif untuk perubahan yang dilakukan secara terprogram—hanya untuk perubahan yang dilakukan melalui interaksi pengguna langsung. Batasan ini menimbulkan rintangan yang signifikan jika pembaruan status dari "menunggu keputusan" menjadi "disetujui" dilakukan oleh skrip. Pengenalan ini meletakkan dasar untuk mengeksplorasi solusi guna mengintegrasikan pemberitahuan email otomatis dengan lancar dalam alur kerja persetujuan berbasis Google Spreadsheet, memastikan komunikasi tepat waktu dan efisiensi proses.

Menguraikan Mekanisme Email Otomatis

Sistem pemicu email otomatis yang saya rancang untuk Google Spreadsheet terutama bertujuan untuk menyederhanakan proses persetujuan dalam organisasi, khususnya untuk kasus yang memerlukan persetujuan dari beberapa pemberi persetujuan sebelum melanjutkan. Bagian pertama dari solusi, yang dibuat dalam Skrip Google Apps, berinteraksi langsung dengan Google Spreadsheet tempat status persetujuan dicatat. Skrip memeriksa seluruh lembar "Persetujuan" untuk mencari baris di mana pemberi persetujuan 1 dan pemberi persetujuan 2 telah menandai persetujuannya sebagai "disetujui". Hal ini penting karena naskah dimaksudkan untuk bertindak hanya ketika kedua persetujuan diberikan, yang mencerminkan permintaan yang sepenuhnya sah. Untuk mencapai hal ini, skrip melakukan iterasi melalui setiap baris, memeriksa kolom spesifik yang ditetapkan untuk setiap keputusan pemberi persetujuan dan status permintaan secara keseluruhan. Ketika sebuah baris memenuhi kriteria—kedua pemberi persetujuan telah menyetujui, dan status ditetapkan ke "disetujui"—skrip akan memicu email ke departemen TI. Notifikasi email ini dikirim menggunakan layanan MailApp, bagian dari Google Apps Script yang memfasilitasi pengiriman email langsung dari skrip. Hal ini memastikan bahwa departemen TI segera diberitahu tentang permintaan yang disetujui, sehingga memungkinkan tindakan cepat.

Mekanisme untuk memperbarui status persetujuan melalui aplikasi web berfungsi sebagai mitra frontend sistem email otomatis. Komponen ini sangat penting karena pemicu "onEdit" di Google Spreadsheet hanya merespons pengeditan manual, bukan perubahan terprogram. Untuk menghindari batasan ini, antarmuka web sederhana memungkinkan pengguna memperbarui status permintaan persetujuan. Setelah berinteraksi, seperti mengeklik tombol untuk menandai permintaan sebagai "disetujui", aplikasi web memanggil fungsi Google Apps Script melalui perintah `google.script.run`. Perintah ini sangat berguna karena memungkinkan skrip melakukan tindakan di Google Sheet berdasarkan masukan yang diterima dari antarmuka web, yang secara efektif meniru pengeditan manual. Skrip kemudian dapat melanjutkan untuk memeriksa perubahan dan mengirim email sesuai desain, menjembatani kesenjangan yang diciptakan oleh batasan pemicu "onEdit". Solusi dua komponen ini memastikan bahwa proses persetujuan efisien dan mudah disesuaikan, mengakomodasi kebutuhan intervensi manual dan otomatis dalam alur kerja.

function checkApprovalsAndSendEmail() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Approvals");
  var range = sheet.getDataRange();
  var values = range.getValues();
  var emailSentColumn = 5; // Assuming the fifth column tracks email sending status
  var approver1Column = 2; // Column for approver 1's status
  var approver2Column = 3; // Column for approver 2's status
  var statusColumn = 4; // Column for the overall status
  for (var i = 1; i < values.length; i++) {
    var row = values[i];
    if (row[statusColumn] == "approved" && row[emailSentColumn] != "sent") {
      if (row[approver1Column] == "approved" && row[approver2Column] == "approved") {
        var email = "it@domain.com";
        var subject = "Approval Request Completed";
        var body = "The approval request for " + row[0] + " has been fully approved.";
        MailApp.sendEmail(email, subject, body);
        sheet.getRange(i + 1, emailSentColumn + 1).setValue("sent");
      }
    }
  }
}

<!DOCTYPE html>
<html>
<head>
<title>Approval Status Updater</title>
</head>
<body>
<script>
function updateApprovalStatus(approvalId, status) {
  google.script.run
    .withSuccessHandler(function() {
      alert('Status updated successfully.');
    })
    .withFailureHandler(function(err) {
      alert('Failed to update status: ' + err.message);
    })
    .updateStatusInSheet(approvalId, status);
}
</script>
<input type="button" value="Update Status" onclick="updateApprovalStatus('123', 'approved');" />
</body>
</html>

Meningkatkan Efisiensi Alur Kerja Melalui Otomatisasi Spreadsheet

Konsep mengotomatiskan pemberitahuan email di Google Spreadsheet sebagai bagian dari proses persetujuan dua langkah memperkenalkan metode canggih untuk menyederhanakan alur kerja organisasi. Secara tradisional, intervensi manual dalam urutan persetujuan sudah menjadi hal yang penting, sehingga memerlukan tindakan manusia untuk mendorong proses ke depan. Namun, dengan memanfaatkan Google Apps Script, kami beralih ke model yang meminimalkan intervensi tersebut, sehingga meningkatkan efisiensi dan pengurangan kesalahan. Pergeseran ini tidak hanya mempercepat proses persetujuan secara keseluruhan namun juga memastikan bahwa pemberitahuan dikirim pada waktu yang tepat, khususnya ketika kedua pihak yang memberikan persetujuan telah menyetujui permintaan, yang ditandai dengan transisi status menjadi "disetujui".

Pendekatan ini menggarisbawahi pentingnya pembaruan status yang dikelola secara terprogram dalam spreadsheet, sebuah metode yang mengabaikan batasan pemicu "onEdit". Dengan menggunakan skrip khusus yang mendengarkan perubahan status dan mengirimkan pemberitahuan email yang sesuai, organisasi dapat menghindari hambatan manual, sehingga mengotomatiskan komponen penting dari alur kerja operasional mereka. Poros metodologis ini tidak hanya menyempurnakan proses persetujuan tetapi juga memperkenalkan tingkat skalabilitas dan kemampuan beradaptasi yang sebelumnya tidak dapat dicapai melalui proses manual, sehingga membuka pintu menuju sistem manajemen alur kerja yang lebih dinamis dan responsif.