Penghapusan Folder yang Tidak Dapat Dijelaskan di SharePoint: Sebuah Misteri Terkuak

Mengungkap Misteri Dibalik Penghapusan Folder SharePoint Mendadak

Dalam beberapa minggu terakhir, masalah yang membingungkan telah muncul bagi pengguna SharePoint, khususnya mereka yang memiliki hak administratif, yang menerima pemberitahuan mengkhawatirkan tentang penghapusan sejumlah besar file dan folder dari situs mereka. Pemberitahuan ini, yang menyarankan penghapusan massal konten yang pengguna yakin bukan mereka yang melakukannya, telah menimbulkan kebingungan dan kekhawatiran. Meskipun telah dilakukan pemeriksaan menyeluruh, tidak ada bukti penghapusan atau pemindahan manual yang dilakukan pengguna, dan log akses dan audit Microsoft 365 juga tidak menunjukkan adanya akses atau tindakan tidak sah yang dapat menjelaskan fenomena tersebut.

Situasi ini semakin diperumit dengan tidak adanya kebijakan penyimpanan apa pun yang dapat memicu penghapusan ini secara otomatis. Upaya untuk menyelesaikan masalah melalui dukungan Microsoft dan dengan memutuskan sambungan perangkat dari sinkronisasi SharePoint belum menghentikan penghapusan misterius tersebut. Karena perangkat lunak antivirus tidak mungkin menjadi penyebabnya, dan insiden serupa tidak dilaporkan oleh pengguna lain dalam kondisi serupa, pencarian penyebab—dan solusi—terus berlanjut. Hal ini menimbulkan tantangan besar bagi dukungan TI dan administrator dalam mengidentifikasi dan memitigasi akar penyebab penghapusan yang tidak beralasan ini, sehingga menyoroti perlunya penyelidikan lebih dalam terhadap cara kerja SharePoint yang rumit.

Menjelajahi Solusi Pemantauan SharePoint Otomatis

Skrip PowerShell backend dan kode HTML/JavaScript frontend yang disediakan adalah bagian dari solusi konseptual yang bertujuan memantau dan memperingatkan pengguna administratif tentang kejadian penghapusan tak terduga di SharePoint Online. Skrip PowerShell adalah komponen penting untuk operasi backend. Ini dimulai dengan membuat koneksi ke SharePoint Online menggunakan perintah 'Connect-PnPOnline', yang penting untuk setiap operasi yang perlu berinteraksi dengan sumber daya SharePoint Online secara terprogram. Perintah ini memerlukan URL situs SharePoint yang ingin Anda sambungkan dan menggunakan parameter '-UseWebLogin' untuk autentikasi, memastikan bahwa skrip berjalan di bawah kredensial pengguna yang berwenang. Setelah koneksi dibuat, skrip kemudian menggunakan perintah 'Get-PnPAuditLog' untuk mengambil entri log audit dalam rentang tanggal tertentu. Hal ini sangat penting untuk melacak tindakan seperti penghapusan file atau folder yang dapat mengindikasikan akses tidak sah atau perilaku otomatis yang tidak diinginkan.

Entri log audit disaring menggunakan 'Where-Object' untuk mengisolasi peristiwa penghapusan yang terkait dengan daftar atau pustaka tertentu, sehingga memberikan pendekatan pemantauan yang ditargetkan. Jika ada peristiwa penghapusan yang ditemukan, skrip dapat dikonfigurasi untuk mengambil tindakan, seperti mencatat peristiwa tersebut atau mengirim peringatan email. Di bagian depan, cuplikan kode HTML dan JavaScript menawarkan antarmuka sederhana untuk menampilkan log atau peringatan ini. Ini menyusun halaman web dengan tag HTML dasar dan menyertakan skrip untuk manipulasi konten dinamis. JavaScript dalam '<script>Tag ' dirancang untuk berinteraksi dengan backend, berpotensi mengambil dan menampilkan informasi log dalam div 'logContainer' yang ditentukan. Hal ini memungkinkan administrator untuk memiliki tampilan real-time mengenai kesehatan dan keamanan situs SharePoint, sehingga lebih mudah untuk merespons potensi masalah. Kombinasi skrip ini memberikan solusi pemantauan yang komprehensif, memanfaatkan PowerShell untuk pengambilan dan pemrosesan data, dan HTML/JavaScript untuk tampilan dan interaksi yang ramah pengguna.

# Connect to SharePoint Online
Connect-PnPOnline -Url "https://yourtenant.sharepoint.com" -UseWebLogin
# Specify the site and list to monitor
$siteURL = "https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite"
$listName = "Documents"
# Retrieve audit log entries for deletions
$deletionEvents = Get-PnPAuditLog -StartDate (Get-Date).AddDays(-7) -EndDate (Get-Date) | Where-Object {$_.Event -eq "Delete" -and $_.Item -like "*$listName*"}
# Check if there are any deletion events
if ($deletionEvents.Count -gt 0) {
    # Send an email alert or log the event
    # This is a placeholder for the action you'd like to take
    Write-Output "Deletion events detected in the last week for $listName."
} else {
    Write-Output "No deletion events detected in the last week for $listName."
}

<html>
<head>
<title>SharePoint Deletion Log Viewer</title>
</head>
<body>
<h2>SharePoint Folder Deletion Logs</h2>
<div id="logContainer"></div>
<script>
    // Example JavaScript code to fetch and display logs
    // This would need to be connected to a backend system that provides the logs
    document.getElementById('logContainer').innerHTML = 'Logs will appear here.';
</script>
</body>
</html>

Menyelidiki Anomali Penghapusan Otomatis SharePoint

Memahami penyebab utama penghapusan file dan folder yang tidak terduga di SharePoint sangat penting untuk menjaga integritas dan keamanan data dalam organisasi. Salah satu aspek yang belum dibahas sebelumnya adalah potensi dampak pengaturan versi SharePoint dan bagaimana pengaturan tersebut dapat berkontribusi terhadap penghapusan yang dirasakan. Pustaka dan daftar SharePoint memiliki kemampuan pembuatan versi yang, ketika dikonfigurasi untuk membatasi jumlah versi, mungkin secara otomatis menghapus versi file atau folder yang lebih lama. Hal ini dapat disalahartikan sebagai penghapusan yang tidak diinisiasi. Area lain yang perlu dijelajahi adalah alur kerja dan kebijakan penyimpanan di luar panel administrasi Microsoft, seperti yang ditentukan dalam pengaturan manajemen konten SharePoint. Alur kerja yang rumit atau kebijakan penyimpanan yang tidak dikonfigurasi dengan benar dapat memicu tindakan penghapusan atau pengarsipan secara tidak terduga.

Selain itu, integrasi SharePoint dengan aplikasi Office 365 lainnya terkadang dapat menimbulkan konsekuensi yang tidak diinginkan. Misalnya, jika email di Outlook ditautkan ke pustaka dokumen SharePoint melalui proses otomatis dan email tersebut dihapus, hal ini berpotensi memicu penghapusan dokumen tertaut di SharePoint. Memahami integrasi ini dan implikasinya sangatlah penting. Selain itu, memeriksa peran aplikasi pihak ketiga yang tersambung ke SharePoint dapat mengungkap interaksi yang tidak diinginkan yang menyebabkan penghapusan. Memastikan bahwa semua aplikasi yang terhubung dikonfigurasi dengan benar dan tingkat aksesnya diatur dengan tepat sangat penting untuk mencegah penghapusan yang tidak diinginkan.