Power Automate for SharePoint ドキュメント通知で重複する電子メール アドレスを排除する

SharePoint 通知の合理化

SharePoint Online (SPO) でドキュメント ライブラリを管理する場合、ドキュメント レビュー日の自動通知を設定することは、コンテンツを最新の状態に維持し、チームのコラボレーションを確実にするために重要です。多くの場合、特にフローが複数の関係者に警告するように設計されている場合、課題は Power Automate の複雑さにあります。このシナリオは、この例の「Fire」や「Flood .docx」などの各ドキュメントが、「主作成者」や「連絡先」などの列にリストされている複数のユーザーへの電子メールをトリガーする場合に特に複雑になります。ただし、これらの通知が重複すると、通信の効率が損なわれる可能性があります。

現在の主な問題は、通知電子メールの連絡先詳細が冗長であり、各受信者が情報を 2 回受信することになります。この問題は、Power Automate 内での配列の処理に原因があると考えられます。電子メールの To および CC フィールドの配列を文字列に変換するプロセスで、ユーザーの詳細が誤って複製されてしまいます。このような課題はワークフローを複雑にするだけでなく、不必要な繰り返しで受信者の受信トレイを乱雑にするため、これらの重複を効果的に削除する合理化されたソリューションの必要性が強調されます。

指示	説明
New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($siteURL)	SharePoint Online の新しいクライアント コンテキスト オブジェクトを作成し、$siteURL で指定されたサイトに対する操作を可能にします。
$list.GetItems($query)	CAML クエリに基づいて SharePoint リストからアイテムを取得します。
Select-Object -Unique	コレクションから一意のオブジェクトを選択し、重複を削除します。
document.querySelectorAll('.email-input')	クラス「email-input」を持つすべての DOM 要素を選択します。
new Set();	一意の値のコレクションである新しい Set オブジェクトを作成します。
[...uniqueEmails]	Set またはその他の反復可能オブジェクトから、そのすべての要素を含む配列を作成します。
document.querySelector('#toField')	ID「toField」を持つ最初の DOM 要素を選択します。

Power Automate を使用して SharePoint での電子メール通知を簡素化する

提供されている PowerShell および JavaScript スクリプトは、SharePoint Online (SPO) ドキュメント ライブラリから通知を送信する際の重複電子メール アドレスの問題に対処するように設計されています。 PowerShell スクリプトは、まず、ClientContext オブジェクトを使用して SharePoint サイトへの接続を確立します。これは、SharePoint サイト内のあらゆる操作に不可欠です。接続すると、ドキュメントの「レビュー日」など、特定の基準に一致するアイテムを特定のドキュメント ライブラリから取得します。これは、手動で監視することなく通知を送信するプロセスを自動化するために非常に重要です。次に、スクリプトは各ドキュメントの「主作成者」と「連絡先」の 2 つの列から電子メール アドレスを収集します。これらのアドレスは最初は配列に格納され、重複を除去するためにマージおよびフィルター処理されます。この重複排除は、Select-Object コマンドレットに -Unique フラグを指定して実行され、各電子メール アドレスが 1 回だけリストされるようになります。この手順は、同じユーザーが同じ電子メールの複数のコピーを受信することを防ぎ、提示された中心的な問題に対処するため、非常に重要です。

JavaScript スクリプトは、Web フォームまたはインターフェイスの電子メール フィールドを動的に更新するフロントエンド ソリューションを提供することで、バックエンド PowerShell ロジックを補完します。 document.querySelectorAll を使用して、電子メール アドレスに指定されたすべての入力フィールドを検索し、入力されたすべての電子メールを収集します。 Set オブジェクトを使用すると、重複があれば自動的に削除されるため、収集されたすべての電子メール アドレスが一意であることが保証されます。この一意の電子メールの配列は電子メール フォームの「宛先」フィールドと「CC」フィールドに分割され、フロントエンド JavaScript を効果的に使用してユーザー エクスペリエンスを向上させ、SharePoint 内での電子メール送信プロセスを合理化することを示しています。これらのスクリプトを組み合わせることで、バックエンドのデータ処理とフロントエンドのユーザー インターフェイスの改善を組み合わせて、重複した電子メール通知の問題に対する包括的なソリューションを提供して、シームレスな運用フローを実現します。

$siteURL = "YourSharePointSiteURL"
$listName = "YourDocumentLibraryName"
$clientContext = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($siteURL)
$list = $clientContext.Web.Lists.GetByTitle($listName)
$query = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.CamlQuery
$items = $list.GetItems($query)
$clientContext.Load($items)
$clientContext.ExecuteQuery()
$emailAddresses = @()
foreach ($item in $items) {
    $leadAuthors = $item["LeadAuthor"] -split ";"
    $contacts = $item["Contact"] -split ";"
    $allEmails = $leadAuthors + $contacts
    $uniqueEmails = $allEmails | Select-Object -Unique
    $emailAddresses += $uniqueEmails
}
$emailAddresses = $emailAddresses | Select-Object -Unique
# Logic to send email with unique email addresses goes here

const uniqueEmails = new Set();
document.querySelectorAll('.email-input').forEach(input => {
    const emails = input.value.split(';').map(email => email.trim());
    emails.forEach(email => uniqueEmails.add(email));
});
const emailArray = [...uniqueEmails];
console.log('Unique emails to send:', emailArray);
// Function to add emails to the To and CC fields dynamically
function updateEmailFields() {
    const toField = document.querySelector('#toField');
    const ccField = document.querySelector('#ccField');
    toField.value = emailArray.slice(0, emailArray.length / 2).join(';');
    ccField.value = emailArray.slice(emailArray.length / 2).join(';');
}
updateEmailFields();
// Add more logic as needed for handling SharePoint list and email sending

SharePoint ワークフローでの電子メール効率の向上

Power Automate を使用して SharePoint Online ドキュメント ライブラリを管理するもう 1 つの重要な側面は、電子メール通知に重複がないだけでなく、タイムリーで関連性のあるものであることを保証することです。これには、単なる技術的な調整以上のものが含まれます。通知をどのように構成して送信するかについて戦略的なアプローチが必要です。たとえば、Power Automate 内で条件を使用してレビュー日付に基づいてドキュメントをフィルター処理すると、関連するドキュメントのみが通知プロセスをトリガーするようになります。この精度により、送信される電子メールの量が削減されるだけでなく、各通知の関連性が強化され、受信者がコンテンツに関心を持つ可能性が高くなります。

さらに、アダプティブ カードなどの高度な Power Automate 機能を電子メール通知に統合すると、エンド ユーザーへの情報の表示方法が大幅に改善されます。アダプティブ カードを使用すると、電子メール内にボタンやフォームなどのリッチでインタラクティブなコンテンツを作成できるため、受信者はドキュメントの承認やフィードバックの提供などのアクションを受信トレイから直接実行できます。このレベルの対話性により、ワークフローが合理化され、より魅力的なユーザー エクスペリエンスが促進されます。これらの高度な機能を活用することで、組織は SharePoint 通知システムをより動的で効率的なツールに変換し、ドキュメント管理プロセスをさらに最適化できます。

Power Automate を使用した SharePoint での電子メール通知の最適化に関する調査の結論として、重複アドレスへの取り組みは、技術的な鋭さと戦略的な先見性の両方を必要とする多面的な課題であることが明らかです。 PowerShell と JavaScript スクリプトを使用して送信前に電子メール アドレスの重複を排除すると、受信者は関連する通知のみを受信できるようになり、受信トレイ内の混乱が軽減され、コンテンツへの関与の可能性が高まります。さらに、アダプティブ カードを介したインタラクティブな要素の統合により、ユーザー エクスペリエンスが大幅に向上し、より魅力的でアクション指向のものになります。これらのソリューションは、重複電子メール通知という差し迫った問題に対処するだけでなく、SharePoint Online でのドキュメント管理ワークフローを強化するというより広範な目標にも貢献します。これらのプラクティスを実装することで、組織はコミュニケーション チャネルが効率的で、コンテンツが魅力的で、文書管理プロセスが堅牢で合理化されていることを保証できます。