Google ಶೀಟ್‌ಗಳಲ್ಲಿ ಎರಡು-ಹಂತದ ಅನುಮೋದನೆ ಇಮೇಲ್ ಅಧಿಸೂಚನೆ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು ಅಳವಡಿಸಲಾಗುತ್ತಿದೆ

ಸ್ಪ್ರೆಡ್‌ಶೀಟ್ ವರ್ಕ್‌ಫ್ಲೋಗಳಲ್ಲಿ ಅನುಮೋದನೆ ಅಧಿಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತಗೊಳಿಸಲಾಗುತ್ತಿದೆ

ಇಂದಿನ ವೇಗದ ಗತಿಯ ವ್ಯಾಪಾರ ಪರಿಸರದಲ್ಲಿ, ಅನುಮೋದನೆ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳ ದಕ್ಷತೆಯು ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಯ ಕೆಲಸದ ಹರಿವಿನ ಮೇಲೆ ಗಮನಾರ್ಹವಾಗಿ ಪರಿಣಾಮ ಬೀರುತ್ತದೆ. ಅನೇಕ ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ಅದರ ನಮ್ಯತೆ ಮತ್ತು ಪ್ರವೇಶಿಸುವಿಕೆಯಿಂದಾಗಿ ಅನುಮೋದನೆ ವಿನಂತಿಗಳಂತಹ ಕಾರ್ಯಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸಲು Google ಶೀಟ್‌ಗಳನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸಿವೆ. ಈ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳಿಗೆ ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು ಅಳವಡಿಸುವಾಗ ಸಾಮಾನ್ಯ ಸವಾಲು ಉದ್ಭವಿಸುತ್ತದೆ, ವಿಶೇಷವಾಗಿ ಇದು ಎರಡು-ಹಂತದ ಅನುಮೋದನೆ ಕಾರ್ಯವಿಧಾನವನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುವಾಗ. ವಿನಂತಿಯ ಸ್ಥಿತಿಯು "ಅನುಮೋದಿತವಾಗಿದೆ" ಎಂಬ ಷರತ್ತಿನ ಅಡಿಯಲ್ಲಿ ಪ್ರಾಥಮಿಕ ಮತ್ತು ಅಂತಿಮ ಅನುಮೋದನೆಗಳನ್ನು ನೀಡಿದ ನಂತರ ಈ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯು ಐಟಿ ಇಲಾಖೆಗೆ ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ಇಮೇಲ್ ಕಳುಹಿಸುವ ಅಗತ್ಯವಿದೆ.

ಆದಾಗ್ಯೂ, Google Apps ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ ಮೂಲಕ ಈ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತಗೊಳಿಸುವುದು ಒಂದು ವಿಚಿತ್ರವಾದ ಸವಾಲನ್ನು ಒದಗಿಸುತ್ತದೆ. ಬಿಲ್ಟ್-ಇನ್ "onEdit" ಟ್ರಿಗ್ಗರ್, ಇಮೇಲ್ ರವಾನೆಯನ್ನು ಪ್ರಾರಂಭಿಸಲು ನಿರ್ಣಾಯಕವಾಗಿದೆ, ಪ್ರೋಗ್ರಾಮಿಕ್ ಆಗಿ ಮಾಡಿದ ಬದಲಾವಣೆಗಳಿಗೆ-ನೇರ ಬಳಕೆದಾರರ ಸಂವಹನದ ಮೂಲಕ ಮಾಡಿದ ಬದಲಾವಣೆಗಳಿಗೆ ಮಾತ್ರ ಸಕ್ರಿಯಗೊಳಿಸುವುದಿಲ್ಲ. "ಬಾಕಿ" ಯಿಂದ "ಅನುಮೋದಿತ" ವರೆಗಿನ ಸ್ಥಿತಿ ನವೀಕರಣವನ್ನು ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ ಮೂಲಕ ನಿರ್ವಹಿಸುವ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಈ ಮಿತಿಯು ಗಮನಾರ್ಹ ಅಡಚಣೆಯನ್ನು ಉಂಟುಮಾಡುತ್ತದೆ. ಈ ಪರಿಚಯವು Google ಶೀಟ್ಸ್-ಆಧಾರಿತ ಅನುಮೋದನೆ ವರ್ಕ್‌ಫ್ಲೋನಲ್ಲಿ ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ಇಮೇಲ್ ಅಧಿಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ಮನಬಂದಂತೆ ಸಂಯೋಜಿಸಲು ಪರಿಹಾರಗಳನ್ನು ಅನ್ವೇಷಿಸಲು ಅಡಿಪಾಯವನ್ನು ಹಾಕುತ್ತದೆ, ಸಮಯೋಚಿತ ಸಂವಹನ ಮತ್ತು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯ ದಕ್ಷತೆಯನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸುತ್ತದೆ.

ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ಇಮೇಲ್ ಕಾರ್ಯವಿಧಾನವನ್ನು ಅರ್ಥೈಸಿಕೊಳ್ಳುವುದು

Google ಶೀಟ್‌ಗಳಿಗಾಗಿ ನಾನು ವಿನ್ಯಾಸಗೊಳಿಸಿದ ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ಇಮೇಲ್ ಪ್ರಚೋದಕ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯು ಪ್ರಾಥಮಿಕವಾಗಿ ಸಂಸ್ಥೆಗಳೊಳಗೆ ಅನುಮೋದನೆ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಸುಗಮಗೊಳಿಸುವ ಗುರಿಯನ್ನು ಹೊಂದಿದೆ, ವಿಶೇಷವಾಗಿ ಮುಂದುವರಿಯುವ ಮೊದಲು ಬಹು ಅನುಮೋದಕರಿಂದ ಒಪ್ಪಿಗೆ ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ. Google Apps ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್‌ನಲ್ಲಿ ರಚಿಸಲಾದ ಪರಿಹಾರದ ಮೊದಲ ಭಾಗವು Google ಶೀಟ್‌ಗಳೊಂದಿಗೆ ನೇರವಾಗಿ ಸಂವಹಿಸುತ್ತದೆ ಅಲ್ಲಿ ಅನುಮೋದನೆ ಸ್ಥಿತಿಗಳನ್ನು ದಾಖಲಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಅನುಮೋದಕ 1 ಮತ್ತು ಅನುಮೋದಕ 2 ಇಬ್ಬರೂ ತಮ್ಮ ಅನುಮೋದನೆಯನ್ನು "ಅನುಮೋದಿಸಲಾಗಿದೆ" ಎಂದು ಗುರುತಿಸಿರುವ ಸಾಲುಗಳಿಗಾಗಿ ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ ಸಂಪೂರ್ಣ "ಅನುಮೋದನೆಗಳ" ಹಾಳೆಯನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸುತ್ತದೆ. ಇದು ನಿರ್ಣಾಯಕವಾಗಿದೆ ಏಕೆಂದರೆ ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ ಸಂಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಅಧಿಕೃತ ವಿನಂತಿಯನ್ನು ಪ್ರತಿಬಿಂಬಿಸುವ ಎರಡೂ ಅನುಮೋದನೆಗಳನ್ನು ನೀಡಿದಾಗ ಮಾತ್ರ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸಲು ಉದ್ದೇಶಿಸಲಾಗಿದೆ. ಇದನ್ನು ಸಾಧಿಸಲು, ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ ಪ್ರತಿ ಸಾಲಿನ ಮೂಲಕ ಪುನರಾವರ್ತನೆಯಾಗುತ್ತದೆ, ಪ್ರತಿ ಅನುಮೋದಕರ ನಿರ್ಧಾರಕ್ಕಾಗಿ ಗೊತ್ತುಪಡಿಸಿದ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಕಾಲಮ್‌ಗಳನ್ನು ಮತ್ತು ವಿನಂತಿಯ ಒಟ್ಟಾರೆ ಸ್ಥಿತಿಯನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸುತ್ತದೆ. ಒಂದು ಸಾಲು ಮಾನದಂಡಗಳನ್ನು ಪೂರೈಸಿದಾಗ-ಇಬ್ಬರೂ ಅನುಮೋದಕರು ಅನುಮೋದಿಸಿದ್ದಾರೆ ಮತ್ತು ಸ್ಥಿತಿಯನ್ನು "ಅನುಮೋದಿಸಲಾಗಿದೆ" ಎಂದು ಹೊಂದಿಸಲಾಗಿದೆ - ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ ಐಟಿ ಇಲಾಖೆಗೆ ಇಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಪ್ರಚೋದಿಸುತ್ತದೆ. ಈ ಇಮೇಲ್ ಅಧಿಸೂಚನೆಯನ್ನು Google Apps ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್‌ನ ಭಾಗವಾದ MailApp ಸೇವೆಯನ್ನು ಬಳಸಿಕೊಂಡು ಕಳುಹಿಸಲಾಗಿದೆ, ಅದು ನೇರವಾಗಿ ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್‌ನಿಂದ ಇಮೇಲ್ ಕಳುಹಿಸುವಿಕೆಯನ್ನು ಸುಲಭಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ. ಅನುಮೋದಿತ ವಿನಂತಿಯ ಬಗ್ಗೆ ಐಟಿ ಇಲಾಖೆಗೆ ತ್ವರಿತವಾಗಿ ತಿಳಿಸಲಾಗಿದೆ ಎಂದು ಇದು ಖಚಿತಪಡಿಸುತ್ತದೆ, ತ್ವರಿತ ಕ್ರಮಕ್ಕೆ ಅವಕಾಶ ನೀಡುತ್ತದೆ.

ವೆಬ್ ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್ ಮೂಲಕ ಅನುಮೋದನೆ ಸ್ಥಿತಿಯನ್ನು ನವೀಕರಿಸುವ ಕಾರ್ಯವಿಧಾನವು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ಇಮೇಲ್ ಸಿಸ್ಟಮ್‌ಗೆ ಮುಂಭಾಗದ ಪ್ರತಿರೂಪವಾಗಿ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತದೆ. ಈ ಘಟಕವು ವಿಶೇಷವಾಗಿ ಗಮನಾರ್ಹವಾಗಿದೆ ಏಕೆಂದರೆ Google ಶೀಟ್‌ಗಳಲ್ಲಿನ "onEdit" ಪ್ರಚೋದಕವು ಹಸ್ತಚಾಲಿತ ಸಂಪಾದನೆಗಳಿಗೆ ಮಾತ್ರ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯಿಸುತ್ತದೆ, ಪ್ರೋಗ್ರಾಮ್ಯಾಟಿಕ್ ಬದಲಾವಣೆಗಳಿಗೆ ಅಲ್ಲ. ಈ ಮಿತಿಯನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಲು, ಒಂದು ಸರಳ ವೆಬ್ ಇಂಟರ್ಫೇಸ್ ಬಳಕೆದಾರರಿಗೆ ಅನುಮೋದನೆ ವಿನಂತಿಯ ಸ್ಥಿತಿಯನ್ನು ನವೀಕರಿಸಲು ಅನುಮತಿಸುತ್ತದೆ. ವಿನಂತಿಯನ್ನು "ಅನುಮೋದಿಸಲಾಗಿದೆ" ಎಂದು ಗುರುತಿಸಲು ಬಟನ್ ಅನ್ನು ಕ್ಲಿಕ್ ಮಾಡುವಂತಹ ಸಂವಹನದ ನಂತರ, ವೆಬ್ ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್ `google.script.run` ಆಜ್ಞೆಯ ಮೂಲಕ Google Apps ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ ಕಾರ್ಯವನ್ನು ಕರೆಯುತ್ತದೆ. ಈ ಆಜ್ಞೆಯು ಶಕ್ತಿಯುತವಾಗಿದೆ ಏಕೆಂದರೆ ಇದು ವೆಬ್ ಇಂಟರ್ಫೇಸ್‌ನಿಂದ ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಇನ್‌ಪುಟ್‌ಗಳನ್ನು ಆಧರಿಸಿ Google ಶೀಟ್‌ನಲ್ಲಿ ಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸಲು ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ ಅನ್ನು ಸಕ್ರಿಯಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ, ಪರಿಣಾಮಕಾರಿಯಾಗಿ ಹಸ್ತಚಾಲಿತ ಸಂಪಾದನೆಗಳನ್ನು ಅನುಕರಿಸುತ್ತದೆ. ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ ನಂತರ ಬದಲಾವಣೆಗಳನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಲು ಮತ್ತು ವಿನ್ಯಾಸಗೊಳಿಸಿದಂತೆ ಇಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸಲು ಮುಂದುವರಿಯಬಹುದು, "onEdit" ಟ್ರಿಗ್ಗರ್‌ನ ಮಿತಿಗಳಿಂದ ರಚಿಸಲಾದ ಅಂತರವನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡುತ್ತದೆ. ಈ ದ್ವಿ-ಘಟಕ ಪರಿಹಾರವು ಅನುಮೋದನೆ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯು ಪರಿಣಾಮಕಾರಿ ಮತ್ತು ಹೊಂದಿಕೊಳ್ಳಬಲ್ಲದು ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸುತ್ತದೆ, ಕೆಲಸದ ಹರಿವಿನಲ್ಲಿ ಹಸ್ತಚಾಲಿತ ಮತ್ತು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ಮಧ್ಯಸ್ಥಿಕೆಗಳ ಅಗತ್ಯವನ್ನು ಸರಿಹೊಂದಿಸುತ್ತದೆ.

function checkApprovalsAndSendEmail() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Approvals");
  var range = sheet.getDataRange();
  var values = range.getValues();
  var emailSentColumn = 5; // Assuming the fifth column tracks email sending status
  var approver1Column = 2; // Column for approver 1's status
  var approver2Column = 3; // Column for approver 2's status
  var statusColumn = 4; // Column for the overall status
  for (var i = 1; i < values.length; i++) {
    var row = values[i];
    if (row[statusColumn] == "approved" && row[emailSentColumn] != "sent") {
      if (row[approver1Column] == "approved" && row[approver2Column] == "approved") {
        var email = "it@domain.com";
        var subject = "Approval Request Completed";
        var body = "The approval request for " + row[0] + " has been fully approved.";
        MailApp.sendEmail(email, subject, body);
        sheet.getRange(i + 1, emailSentColumn + 1).setValue("sent");
      }
    }
  }
}

<!DOCTYPE html>
<html>
<head>
<title>Approval Status Updater</title>
</head>
<body>
<script>
function updateApprovalStatus(approvalId, status) {
  google.script.run
    .withSuccessHandler(function() {
      alert('Status updated successfully.');
    })
    .withFailureHandler(function(err) {
      alert('Failed to update status: ' + err.message);
    })
    .updateStatusInSheet(approvalId, status);
}
</script>
<input type="button" value="Update Status" onclick="updateApprovalStatus('123', 'approved');" />
</body>
</html>

ಸ್ಪ್ರೆಡ್‌ಶೀಟ್ ಆಟೊಮೇಷನ್ ಮೂಲಕ ವರ್ಕ್‌ಫ್ಲೋ ದಕ್ಷತೆಯನ್ನು ಹೆಚ್ಚಿಸುವುದು

ಎರಡು-ಹಂತದ ಅನುಮೋದನೆ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯ ಭಾಗವಾಗಿ Google ಶೀಟ್‌ಗಳಲ್ಲಿ ಇಮೇಲ್ ಅಧಿಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತಗೊಳಿಸುವ ಪರಿಕಲ್ಪನೆಯು ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ಕೆಲಸದ ಹರಿವನ್ನು ಸ್ಟ್ರೀಮ್‌ಲೈನ್ ಮಾಡಲು ಅತ್ಯಾಧುನಿಕ ವಿಧಾನವನ್ನು ಪರಿಚಯಿಸುತ್ತದೆ. ಸಾಂಪ್ರದಾಯಿಕವಾಗಿ, ಅಂಗೀಕಾರದ ಅನುಕ್ರಮಗಳಲ್ಲಿ ಹಸ್ತಚಾಲಿತ ಮಧ್ಯಸ್ಥಿಕೆಗಳು ಪ್ರಧಾನವಾಗಿವೆ, ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನು ಮುಂದಕ್ಕೆ ತಳ್ಳಲು ಮಾನವ ಕ್ರಿಯೆಗಳ ಅಗತ್ಯವಿರುತ್ತದೆ. ಆದಾಗ್ಯೂ, Google Apps ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ ಅನ್ನು ನಿಯಂತ್ರಿಸುವ ಮೂಲಕ, ನಾವು ಅಂತಹ ಮಧ್ಯಸ್ಥಿಕೆಗಳನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡುವ ಮಾದರಿಯ ಕಡೆಗೆ ತಿರುಗುತ್ತೇವೆ, ಇದು ವರ್ಧಿತ ದಕ್ಷತೆ ಮತ್ತು ದೋಷ ಕಡಿತಕ್ಕೆ ಕಾರಣವಾಗುತ್ತದೆ. ಈ ಬದಲಾವಣೆಯು ಒಟ್ಟಾರೆ ಅನುಮೋದನೆ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ವೇಗಗೊಳಿಸುವುದಲ್ಲದೆ, ಸರಿಯಾದ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಅಧಿಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ರವಾನಿಸುವುದನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸುತ್ತದೆ, ನಿರ್ದಿಷ್ಟವಾಗಿ ಎರಡೂ ಅನುಮೋದನೆ ಪಕ್ಷಗಳು ವಿನಂತಿಯನ್ನು ಮಂಜೂರು ಮಾಡಿದಾಗ, ಸ್ಥಿತಿಯನ್ನು "ಅನುಮೋದಿಸಲಾಗಿದೆ" ಗೆ ಪರಿವರ್ತನೆಯಿಂದ ಗುರುತಿಸಲಾಗಿದೆ.

ಈ ವಿಧಾನವು ಸ್ಪ್ರೆಡ್‌ಶೀಟ್‌ನಲ್ಲಿ ಪ್ರೋಗ್ರಾಮಿಕ್ ಆಗಿ ನಿರ್ವಹಿಸಲಾದ ಸ್ಥಿತಿ ನವೀಕರಣಗಳ ಮಹತ್ವವನ್ನು ಒತ್ತಿಹೇಳುತ್ತದೆ, ಇದು "onEdit" ಟ್ರಿಗರ್‌ನ ಮಿತಿಗಳನ್ನು ಬದಿಗೊತ್ತುವ ವಿಧಾನವಾಗಿದೆ. ಸ್ಥಿತಿ ಬದಲಾವಣೆಗಳನ್ನು ಆಲಿಸುವ ಮತ್ತು ಅದಕ್ಕೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿ ಇಮೇಲ್ ಅಧಿಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವ ಕಸ್ಟಮ್ ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ ಅನ್ನು ಬಳಸಿಕೊಳ್ಳುವ ಮೂಲಕ, ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ಹಸ್ತಚಾಲಿತ ಅಡಚಣೆಯನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಬಹುದು, ಇದರಿಂದಾಗಿ ತಮ್ಮ ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಯ ಕೆಲಸದ ಹರಿವಿನ ನಿರ್ಣಾಯಕ ಅಂಶವನ್ನು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತಗೊಳಿಸಬಹುದು. ಈ ಕ್ರಮಶಾಸ್ತ್ರೀಯ ಪಿವೋಟ್ ಕೇವಲ ಅನುಮೋದನೆ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಪರಿಷ್ಕರಿಸುತ್ತದೆ ಆದರೆ ಹಸ್ತಚಾಲಿತ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳ ಮೂಲಕ ಈ ಹಿಂದೆ ಸಾಧಿಸಲಾಗದ ಸ್ಕೇಲೆಬಿಲಿಟಿ ಮತ್ತು ಹೊಂದಾಣಿಕೆಯ ಮಟ್ಟವನ್ನು ಪರಿಚಯಿಸುತ್ತದೆ, ಹೆಚ್ಚು ಕ್ರಿಯಾತ್ಮಕ ಮತ್ತು ಸ್ಪಂದಿಸುವ ವರ್ಕ್‌ಫ್ಲೋ ನಿರ್ವಹಣಾ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗೆ ಬಾಗಿಲು ತೆರೆಯುತ್ತದೆ.