ಶೇರ್‌ಪಾಯಿಂಟ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅಧಿಸೂಚನೆಗಳಿಗಾಗಿ ಪವರ್ ಆಟೊಮೇಟ್‌ನಲ್ಲಿ ನಕಲಿ ಇಮೇಲ್ ವಿಳಾಸಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಹಾಕುವುದು

ಶೇರ್‌ಪಾಯಿಂಟ್ ಅಧಿಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ಸುಗಮಗೊಳಿಸಲಾಗುತ್ತಿದೆ

ಶೇರ್‌ಪಾಯಿಂಟ್ ಆನ್‌ಲೈನ್ (SPO) ನಲ್ಲಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಲೈಬ್ರರಿಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುವಾಗ, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಪರಿಶೀಲನೆ ದಿನಾಂಕಗಳಿಗಾಗಿ ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ಅಧಿಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿಸುವುದು ನವೀಕೃತ ವಿಷಯವನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸಲು ಮತ್ತು ತಂಡದ ಸಹಯೋಗವನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ನಿರ್ಣಾಯಕವಾಗಿದೆ. ಪವರ್ ಆಟೊಮೇಟ್‌ನ ಜಟಿಲತೆಗಳಲ್ಲಿ ಸವಾಲು ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ಇರುತ್ತದೆ, ಅದರಲ್ಲೂ ವಿಶೇಷವಾಗಿ ಅನೇಕ ಪಾಲುದಾರರನ್ನು ಎಚ್ಚರಿಸಲು ಹರಿವನ್ನು ವಿನ್ಯಾಸಗೊಳಿಸಿದಾಗ. ನಮ್ಮ ಉದಾಹರಣೆಯಲ್ಲಿ "ಫೈರ್" ಮತ್ತು "ಫ್ಲಡ್ .docx" ನಂತಹ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್, 'ಲೀಡ್ ಆಥರ್' ಮತ್ತು 'ಸಂಪರ್ಕ' ನಂತಹ ಕಾಲಮ್‌ಗಳ ಅಡಿಯಲ್ಲಿ ಪಟ್ಟಿ ಮಾಡಲಾದ ಬಹು ಬಳಕೆದಾರರಿಗೆ ಇಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಪ್ರಚೋದಿಸಿದಾಗ ಈ ಸನ್ನಿವೇಶವು ವಿಶೇಷವಾಗಿ ಸಂಕೀರ್ಣವಾಗುತ್ತದೆ. ಆದಾಗ್ಯೂ, ಈ ಅಧಿಸೂಚನೆಗಳಲ್ಲಿನ ನಕಲುಗಳು ಸಂವಹನದ ದಕ್ಷತೆಯನ್ನು ಅಡ್ಡಿಪಡಿಸಬಹುದು.

ನೋಟಿಫಿಕೇಶನ್ ಇಮೇಲ್‌ಗಳಲ್ಲಿನ ಸಂಪರ್ಕ ವಿವರಗಳ ಪುನರಾವರ್ತನೆಯು ಕೈಯಲ್ಲಿರುವ ಪ್ರಾಥಮಿಕ ಸಮಸ್ಯೆಯಾಗಿದೆ, ಪ್ರತಿ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು ಎರಡು ಬಾರಿ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುತ್ತಾರೆ. ಈ ಸಮಸ್ಯೆಯು ಪವರ್ ಆಟೋಮೇಟ್‌ನಲ್ಲಿನ ಅರೇಗಳ ನಿರ್ವಹಣೆಯಲ್ಲಿ ಬೇರೂರಿದೆ, ಅಲ್ಲಿ ಇಮೇಲ್‌ನ ಟು ಮತ್ತು ಸಿಸಿ ಕ್ಷೇತ್ರಗಳಿಗೆ ಸರಣಿಗಳನ್ನು ಸ್ಟ್ರಿಂಗ್‌ಗಳಾಗಿ ಪರಿವರ್ತಿಸುವ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯಲ್ಲಿ ಬಳಕೆದಾರರ ವಿವರಗಳನ್ನು ಅಜಾಗರೂಕತೆಯಿಂದ ನಕಲು ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ. ಇಂತಹ ಸವಾಲುಗಳು ವರ್ಕ್‌ಫ್ಲೋ ಅನ್ನು ಸಂಕೀರ್ಣಗೊಳಿಸುವುದಲ್ಲದೆ, ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ಇನ್‌ಬಾಕ್ಸ್‌ಗಳನ್ನು ಅನಗತ್ಯ ಪುನರಾವರ್ತನೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಅಸ್ತವ್ಯಸ್ತಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ, ಈ ನಕಲುಗಳನ್ನು ಪರಿಣಾಮಕಾರಿಯಾಗಿ ತೆಗೆದುಹಾಕಲು ಸುವ್ಯವಸ್ಥಿತ ಪರಿಹಾರದ ಅಗತ್ಯವನ್ನು ಒತ್ತಿಹೇಳುತ್ತದೆ.

ಪವರ್ ಆಟೊಮೇಟ್‌ನೊಂದಿಗೆ ಶೇರ್‌ಪಾಯಿಂಟ್‌ನಲ್ಲಿ ಇಮೇಲ್ ಅಧಿಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ಸರಳಗೊಳಿಸುವುದು

ಒದಗಿಸಿದ PowerShell ಮತ್ತು JavaScript ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್‌ಗಳನ್ನು ಶೇರ್‌ಪಾಯಿಂಟ್ ಆನ್‌ಲೈನ್ (SPO) ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಲೈಬ್ರರಿಗಳಿಂದ ಅಧಿಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವಾಗ ನಕಲಿ ಇಮೇಲ್ ವಿಳಾಸಗಳ ಸಮಸ್ಯೆಯನ್ನು ನಿಭಾಯಿಸಲು ವಿನ್ಯಾಸಗೊಳಿಸಲಾಗಿದೆ. ClientContext ವಸ್ತುವನ್ನು ಬಳಸಿಕೊಂಡು ಶೇರ್‌ಪಾಯಿಂಟ್ ಸೈಟ್‌ಗೆ ಸಂಪರ್ಕವನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸುವ ಮೂಲಕ PowerShell ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ ಪ್ರಾರಂಭವಾಗುತ್ತದೆ, ಇದು ಶೇರ್‌ಪಾಯಿಂಟ್ ಸೈಟ್‌ನಲ್ಲಿ ಯಾವುದೇ ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಗೆ ಅವಶ್ಯಕವಾಗಿದೆ. ಒಮ್ಮೆ ಸಂಪರ್ಕಗೊಂಡ ನಂತರ, ಇದು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್‌ಗಳಿಗಾಗಿ 'ಪರಿಶೀಲನಾ ದಿನಾಂಕ' ದಂತಹ ಕೆಲವು ಮಾನದಂಡಗಳಿಗೆ ಹೊಂದಿಕೆಯಾಗುವ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಲೈಬ್ರರಿಯಿಂದ ಐಟಂಗಳನ್ನು ಹಿಂಪಡೆಯುತ್ತದೆ. ಹಸ್ತಚಾಲಿತ ಮೇಲ್ವಿಚಾರಣೆಯಿಲ್ಲದೆ ಅಧಿಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತಗೊಳಿಸಲು ಇದು ನಿರ್ಣಾಯಕವಾಗಿದೆ. ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ ನಂತರ ಪ್ರತಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್‌ಗೆ 'ಲೀಡ್ ಆಥರ್' ಮತ್ತು 'ಸಂಪರ್ಕ' ಎಂಬ ಎರಡು ಕಾಲಮ್‌ಗಳಿಂದ ಇಮೇಲ್ ವಿಳಾಸಗಳನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸುತ್ತದೆ. ಈ ವಿಳಾಸಗಳನ್ನು ಆರಂಭದಲ್ಲಿ ಅರೇಗಳಲ್ಲಿ ಸಂಗ್ರಹಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಅವುಗಳನ್ನು ವಿಲೀನಗೊಳಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ನಕಲಿಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಹಾಕಲು ಫಿಲ್ಟರ್ ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ. ಪ್ರತಿ ಇಮೇಲ್ ವಿಳಾಸವನ್ನು ಒಮ್ಮೆ ಮಾತ್ರ ಪಟ್ಟಿ ಮಾಡಲಾಗಿದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಖಾತ್ರಿಪಡಿಸುವ ಮೂಲಕ -Unique ಫ್ಲ್ಯಾಗ್‌ನೊಂದಿಗೆ ಸೆಲೆಕ್ಟ್-ಆಬ್ಜೆಕ್ಟ್ cmdlet ಅನ್ನು ಬಳಸಿಕೊಂಡು ಈ ಕಡಿತಗೊಳಿಸುವಿಕೆಯನ್ನು ನಡೆಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಪ್ರಸ್ತುತಪಡಿಸಿದ ಪ್ರಮುಖ ಸಮಸ್ಯೆಯನ್ನು ಪರಿಹರಿಸುವ ಮೂಲಕ ಒಂದೇ ಇಮೇಲ್‌ನ ಬಹು ನಕಲುಗಳನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುವುದನ್ನು ಒಂದೇ ಬಳಕೆದಾರರು ತಡೆಯುವುದರಿಂದ ಈ ಹಂತವು ಪ್ರಮುಖವಾಗಿದೆ.

JavaScript ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ ವೆಬ್ ಫಾರ್ಮ್ ಅಥವಾ ಇಂಟರ್ಫೇಸ್‌ನಲ್ಲಿ ಇಮೇಲ್ ಕ್ಷೇತ್ರಗಳನ್ನು ಕ್ರಿಯಾತ್ಮಕವಾಗಿ ನವೀಕರಿಸುವ ಮುಂಭಾಗದ ಪರಿಹಾರವನ್ನು ಒದಗಿಸುವ ಮೂಲಕ ಬ್ಯಾಕೆಂಡ್ ಪವರ್‌ಶೆಲ್ ತರ್ಕವನ್ನು ಪೂರೈಸುತ್ತದೆ. ಇದು ಇಮೇಲ್ ವಿಳಾಸಗಳಿಗಾಗಿ ಗೊತ್ತುಪಡಿಸಿದ ಎಲ್ಲಾ ಇನ್‌ಪುಟ್ ಕ್ಷೇತ್ರಗಳನ್ನು ಹುಡುಕಲು document.querySelectorAll ಅನ್ನು ಬಳಸಿಕೊಳ್ಳುತ್ತದೆ, ಎಲ್ಲಾ ನಮೂದಿಸಿದ ಇಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸುತ್ತದೆ. ಸೆಟ್ ಆಬ್ಜೆಕ್ಟ್ ಅನ್ನು ಬಳಸುವುದರಿಂದ ಎಲ್ಲಾ ಸಂಗ್ರಹಿಸಿದ ಇಮೇಲ್ ವಿಳಾಸಗಳು ಅನನ್ಯವಾಗಿವೆ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸುತ್ತದೆ, ಏಕೆಂದರೆ ಒಂದು ಸೆಟ್ ಯಾವುದೇ ನಕಲಿಗಳನ್ನು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತವಾಗಿ ತೆಗೆದುಹಾಕುತ್ತದೆ. ಅನನ್ಯ ಇಮೇಲ್‌ಗಳ ಈ ಶ್ರೇಣಿಯನ್ನು ನಂತರ ಇಮೇಲ್ ಫಾರ್ಮ್‌ನ 'ಟು' ಮತ್ತು 'ಸಿಸಿ' ಕ್ಷೇತ್ರಗಳ ನಡುವೆ ವಿಭಜಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಬಳಕೆದಾರರ ಅನುಭವವನ್ನು ಹೆಚ್ಚಿಸಲು ಮತ್ತು ಶೇರ್‌ಪಾಯಿಂಟ್‌ನಲ್ಲಿ ಇಮೇಲ್ ಕಳುಹಿಸುವ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಸುಗಮಗೊಳಿಸಲು ಮುಂಭಾಗದ ಜಾವಾಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್‌ನ ಪರಿಣಾಮಕಾರಿ ಬಳಕೆಯನ್ನು ಪ್ರದರ್ಶಿಸುತ್ತದೆ. ಒಟ್ಟಾಗಿ, ಈ ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್‌ಗಳು ತಡೆರಹಿತ ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಯ ಹರಿವಿಗಾಗಿ ಮುಂಭಾಗದ ಬಳಕೆದಾರ ಇಂಟರ್ಫೇಸ್ ಸುಧಾರಣೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಬ್ಯಾಕೆಂಡ್ ಡೇಟಾ ಸಂಸ್ಕರಣೆಯನ್ನು ಸಂಯೋಜಿಸುವ ನಕಲಿ ಇಮೇಲ್ ಅಧಿಸೂಚನೆಗಳ ಸಮಸ್ಯೆಗೆ ಸಮಗ್ರ ಪರಿಹಾರವನ್ನು ನೀಡುತ್ತವೆ.

$siteURL = "YourSharePointSiteURL"
$listName = "YourDocumentLibraryName"
$clientContext = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($siteURL)
$list = $clientContext.Web.Lists.GetByTitle($listName)
$query = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.CamlQuery
$items = $list.GetItems($query)
$clientContext.Load($items)
$clientContext.ExecuteQuery()
$emailAddresses = @()
foreach ($item in $items) {
    $leadAuthors = $item["LeadAuthor"] -split ";"
    $contacts = $item["Contact"] -split ";"
    $allEmails = $leadAuthors + $contacts
    $uniqueEmails = $allEmails | Select-Object -Unique
    $emailAddresses += $uniqueEmails
}
$emailAddresses = $emailAddresses | Select-Object -Unique
# Logic to send email with unique email addresses goes here

const uniqueEmails = new Set();
document.querySelectorAll('.email-input').forEach(input => {
    const emails = input.value.split(';').map(email => email.trim());
    emails.forEach(email => uniqueEmails.add(email));
});
const emailArray = [...uniqueEmails];
console.log('Unique emails to send:', emailArray);
// Function to add emails to the To and CC fields dynamically
function updateEmailFields() {
    const toField = document.querySelector('#toField');
    const ccField = document.querySelector('#ccField');
    toField.value = emailArray.slice(0, emailArray.length / 2).join(';');
    ccField.value = emailArray.slice(emailArray.length / 2).join(';');
}
updateEmailFields();
// Add more logic as needed for handling SharePoint list and email sending

ಶೇರ್‌ಪಾಯಿಂಟ್ ವರ್ಕ್‌ಫ್ಲೋಗಳಲ್ಲಿ ಇಮೇಲ್ ದಕ್ಷತೆಯನ್ನು ಹೆಚ್ಚಿಸುವುದು

ಪವರ್ ಆಟೋಮೇಟ್‌ನೊಂದಿಗೆ ಶೇರ್‌ಪಾಯಿಂಟ್ ಆನ್‌ಲೈನ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಲೈಬ್ರರಿಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುವ ಮತ್ತೊಂದು ನಿರ್ಣಾಯಕ ಅಂಶವೆಂದರೆ ಇಮೇಲ್ ಅಧಿಸೂಚನೆಗಳು ಕೇವಲ ನಕಲುಗಳಿಂದ ಮುಕ್ತವಾಗಿರದೆ ಸಮಯೋಚಿತ ಮತ್ತು ಸಂಬಂಧಿತವಾಗಿವೆ. ಇದು ಕೇವಲ ತಾಂತ್ರಿಕ ಹೊಂದಾಣಿಕೆಗಳಿಗಿಂತ ಹೆಚ್ಚಿನದನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ; ಅಧಿಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ಹೇಗೆ ರಚಿಸಲಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ಕಳುಹಿಸಲಾಗಿದೆ ಎಂಬುದಕ್ಕೆ ಇದು ಕಾರ್ಯತಂತ್ರದ ವಿಧಾನವನ್ನು ಅಗತ್ಯಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಪವರ್ ಆಟೋಮೇಟ್‌ನಲ್ಲಿ ಷರತ್ತುಗಳನ್ನು ಅಳವಡಿಸಿಕೊಳ್ಳುವುದು, ಅವುಗಳ ಪರಿಶೀಲನೆ ದಿನಾಂಕದ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್‌ಗಳನ್ನು ಫಿಲ್ಟರ್ ಮಾಡುವುದು ಅಧಿಸೂಚನೆ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಪ್ರಚೋದಿಸುತ್ತದೆ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸುತ್ತದೆ. ಈ ನಿಖರತೆಯು ಕಳುಹಿಸಿದ ಇಮೇಲ್‌ಗಳ ಪರಿಮಾಣವನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡುತ್ತದೆ ಆದರೆ ಪ್ರತಿ ಅಧಿಸೂಚನೆಯ ಪ್ರಸ್ತುತತೆಯನ್ನು ಹೆಚ್ಚಿಸುತ್ತದೆ, ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು ವಿಷಯದೊಂದಿಗೆ ತೊಡಗಿಸಿಕೊಳ್ಳುವ ಸಾಧ್ಯತೆಯನ್ನು ಹೆಚ್ಚಿಸುತ್ತದೆ.

ಇದಲ್ಲದೆ, ಇಮೇಲ್ ಅಧಿಸೂಚನೆಗಳಲ್ಲಿ ಅಡಾಪ್ಟಿವ್ ಕಾರ್ಡ್‌ಗಳಂತಹ ಸುಧಾರಿತ ಪವರ್ ಆಟೋಮೇಟ್ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಣೆಯನ್ನು ಸಂಯೋಜಿಸುವುದರಿಂದ ಅಂತಿಮ ಬಳಕೆದಾರರಿಗೆ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಹೇಗೆ ಪ್ರಸ್ತುತಪಡಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಗಮನಾರ್ಹವಾಗಿ ಸುಧಾರಿಸಬಹುದು. ಅಡಾಪ್ಟಿವ್ ಕಾರ್ಡ್‌ಗಳು ಇಮೇಲ್‌ಗಳಲ್ಲಿ ಬಟನ್‌ಗಳು ಮತ್ತು ಫಾರ್ಮ್‌ಗಳಂತಹ ಶ್ರೀಮಂತ, ಸಂವಾದಾತ್ಮಕ ವಿಷಯವನ್ನು ರಚಿಸಲು ಅನುಮತಿಸುತ್ತದೆ, ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು ತಮ್ಮ ಇನ್‌ಬಾಕ್ಸ್‌ನಿಂದ ನೇರವಾಗಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಅನುಮೋದಿಸುವ ಅಥವಾ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಒದಗಿಸುವಂತಹ ಕ್ರಮಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಲು ಅನುವು ಮಾಡಿಕೊಡುತ್ತದೆ. ಈ ಮಟ್ಟದ ಸಂವಾದಾತ್ಮಕತೆಯು ಕೆಲಸದ ಹರಿವನ್ನು ಸುಗಮಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಹೆಚ್ಚು ತೊಡಗಿಸಿಕೊಳ್ಳುವ ಬಳಕೆದಾರರ ಅನುಭವವನ್ನು ಉತ್ತೇಜಿಸುತ್ತದೆ. ಈ ಸುಧಾರಿತ ವೈಶಿಷ್ಟ್ಯಗಳನ್ನು ನಿಯಂತ್ರಿಸುವ ಮೂಲಕ, ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ತಮ್ಮ ಶೇರ್‌ಪಾಯಿಂಟ್ ಅಧಿಸೂಚನೆ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು ಹೆಚ್ಚು ಕ್ರಿಯಾತ್ಮಕ ಮತ್ತು ಪರಿಣಾಮಕಾರಿ ಸಾಧನವಾಗಿ ಪರಿವರ್ತಿಸಬಹುದು, ತಮ್ಮ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣಾ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನು ಮತ್ತಷ್ಟು ಉತ್ತಮಗೊಳಿಸಬಹುದು.