Google Apps Script 이메일 알림을 억제하는 방법

Google Apps Script 이메일 억제 이해

Google Apps Script를 사용하여 PDF 파일 공유를 자동화할 때 개발자는 원치 않는 이메일 알림이라는 일반적인 문제에 직면하는 경우가 많습니다. 이 문제는 특정 파일에 편집자를 추가하여 자동 이메일을 트리거하도록 설계된 스크립트에서 발생합니다. 이러한 알림은 공유자와 수신자 모두의 작업 흐름을 방해하여 불필요한 통신이 넘쳐날 수 있습니다.

이 문제를 해결하려면 이러한 자동 알림을 억제하도록 스크립트를 수정하는 것이 중요합니다. 개발자는 코드를 약간 조정하여 관련 알림만 전송되도록 통신 흐름을 제어할 수 있습니다. 이는 사용자 경험을 향상시킬 뿐만 아니라 조직 내 문서 공유 프로세스의 효율성을 유지합니다.

명령	설명
DriveApp.getFilesByName()	사용자 드라이브에서 특정 이름과 일치하는 모든 파일을 검색합니다.
DriveApp.getFolders()	사용자 드라이브에 있는 모든 폴더의 컬렉션을 검색합니다.
folder.getEditors()	지정된 폴더에 대한 편집 권한이 있는 사용자 배열을 반환합니다.
pdfFile.addEditor()	지정된 PDF 파일에 사용자를 편집자로 추가합니다. 이메일 알림을 억제하기 위해 오버로드되었습니다.
Drive.Permissions.insert()	사용자, 그룹, 도메인 또는 전 세계가 파일에 액세스할 수 있는 권한을 삽입합니다. 이 방법을 사용하면 이메일 알림 기본 설정을 지정할 수 있습니다.
{sendNotificationEmails: false}	권한이 변경될 때 이메일 알림 전송을 방지하기 위해 메소드에 전달되는 옵션입니다.

스크립트 파일 공유에서 이메일 알림 억제

Google Apps Script에서 PDF 파일을 공유하도록 설계된 스크립트는 기본 이메일 알림을 실행하지 않고 특정 사용자에게 편집 권한을 할당하도록 제작되었습니다. 이 기능은 사용자에게 알림 이메일을 보내지 않고 편집을 위해 문서를 자동으로 공유해야 하는 조직 프로세스에 매우 중요합니다. 기본 기능은 지정된 이름과 일치하는 모든 파일과 사용자 드라이브 내의 모든 폴더를 검색하는 것으로 시작됩니다. 그런 다음 'Reports'라는 폴더를 찾을 때까지 각 폴더를 확인합니다.

올바른 폴더를 찾으면 스크립트는 이미 이 폴더에 액세스할 수 있는 각 편집자를 반복합니다. 각 편집자에 대해 스크립트는 일치하는 각 PDF 파일을 검토하고 이메일 알림을 억제하는 옵션이 포함된 방법을 사용하여 해당 파일에 편집 권한을 특별히 적용합니다. 이러한 타겟 권한 처리는 새 편집자가 추가될 때마다 이메일을 보내는 기본 동작을 방지하여 작업 흐름 효율성과 재량권을 유지합니다.

function setPDFAuth(pdfName) {
  var files = DriveApp.getFilesByName(pdfName);
  var folders = DriveApp.getFolders();
  while (folders.hasNext()) {
    var folder = folders.next();
    if (folder.getName() == 'Reports') {
      var editors = folder.getEditors();
      for (var i = 0; i < editors.length; i++) {
        var editor = editors[i].getEmail();
        while (files.hasNext()) {
          var pdfFile = files.next();
          pdfFile.addEditor(editor, {sendNotificationEmails: false});
        }
      }
    }
  }
}

function setPDFAuthBackend(pdfName) {
  var files = DriveApp.getFilesByName(pdfName);
  var folders = DriveApp.getFolders();
  while (folders.hasNext()) {
    var folder = folders.next();
    if (folder.getName() == 'Reports') {
      var editors = folder.getEditors();
      for (var i = 0; i < editors.length; i++) {
        var editor = editors[i].getEmail();
        while (files.hasNext()) {
          var pdfFile = files.next();
          Drive.Permissions.insert({ 
            'role': 'writer',
            'type': 'user',
            'value': editor
          }, pdfFile.getId(), {sendNotificationEmails: false});
        }
      }
    }
  }
}

자동 PDF 공유로 작업 흐름 효율성 향상

Google Apps Script를 통해 자동 PDF 공유를 구현하면 지속적인 알림 이메일로 방해받지 않고 문서를 공유하고 편집할 수 있어 작업 흐름 효율성이 크게 향상됩니다. 이 접근 방식은 문서 회전율이 높고 지속적인 알림으로 인해 알림이 피로해지거나 중요한 경고가 간과될 수 있는 환경에서 특히 유용합니다. 파일 권한을 자동으로 처리하도록 스크립트를 사용자 정의함으로써 조직은 보다 원활한 운영을 유지하고 팀이 수많은 이메일을 관리하는 대신 생산적인 작업에 집중할 수 있습니다.

이러한 스크립트를 사용자 정의하면 개인 정보 보호 및 기밀 유지 표준 준수도 지원됩니다. 많은 산업 분야에서 문서 공유에 대한 커뮤니케이션을 제어하는 ​​기능은 민감한 정보를 보호하는 데 매우 중요합니다. 자동 이메일을 억제함으로써 기업은 정보 유포를 통제하고 선호하는 통신 채널을 통해 관련 당사자에게만 경고를 전달함으로써 보안 프로토콜을 강화할 수 있습니다.

1. Google Apps Script는 어떤 용도로 사용되나요?
2. Google Apps Script는 자동화, 외부 API와의 통합, Workspace 애플리케이션 맞춤설정을 포함하여 Google Workspace 플랫폼 내에서 경량 애플리케이션 개발을 위한 클라우드 기반 스크립트 언어입니다.
3. Google Apps Script에서 이메일 알림을 표시하지 않으려면 어떻게 해야 하나요?
4. 이메일 알림을 억제하려면 변경 사항이 있을 때 시스템이 이메일을 보내지 못하도록 방지하는 매개변수 {sendNotificationEmails: false}를 포함하도록 스크립트의 공유 기능을 수정하세요.
5. 모든 Google Workspace 애플리케이션에서 Google Apps Script를 사용할 수 있나요?
6. 예, Google Apps Script는 Google Sheets, Docs, Drive, Calendar, Gmail과 같은 대부분의 Google Workspace 애플리케이션과 함께 사용하여 워크플로를 자동화하고 서비스를 통합할 수 있습니다.
7. Google Apps Script는 무료로 사용할 수 있나요?
8. 예, Google Apps Script는 Google 계정이 있는 사람이라면 누구나 무료로 사용할 수 있습니다. 그러나 사용량에는 Google의 할당량 및 제한 사항이 적용되며, 광범위하게 사용하려면 업그레이드가 필요할 수 있습니다.
9. Google Apps Script는 어떤 프로그래밍 언어를 기반으로 합니까?
10. Google Apps Script는 JavaScript를 기반으로 하므로 사용자는 배우기 쉽고 HTML 및 CSS와 통합하여 사용자 인터페이스를 구축할 수 있는 친숙한 구문으로 코드를 작성할 수 있습니다.

Google Apps Script에서 문서 공유 권한을 효과적으로 관리하는 것은 지속적인 알림 알림을 중단하지 않고 원활한 운영 흐름을 유지하려는 조직에 필수적입니다. 설명된 스크립팅 조정을 구현함으로써 기업은 문서 액세스가 원활하고 신중하게 이루어지도록 보장하여 전반적인 생산성을 향상하고 불필요한 노출로부터 중요한 정보를 보호할 수 있습니다.