Google 스프레드시트에 2단계 승인 이메일 알림 시스템 구현

Lina Fontaine
2024년 3월 22일 금요일 오후 2:02:06
Google Sheets

스프레드시트 워크플로에서 승인 알림 자동화

오늘날 빠르게 변화하는 비즈니스 환경에서 승인 프로세스의 효율성은 운영 워크플로우에 큰 영향을 미칠 수 있습니다. 많은 조직에서 유연성과 접근성 덕분에 승인 요청과 같은 작업을 관리하기 위해 Google 스프레드시트를 사용하고 있습니다. 이러한 프로세스에 대해 자동화된 시스템을 구현할 때, 특히 2단계 승인 메커니즘이 포함될 때 공통적인 문제가 발생합니다. 이 시스템에서는 요청 상태가 '승인됨'으로 전환되는 조건으로 예비 승인과 최종 승인이 모두 승인되면 IT 부서에 자동 이메일을 보내야 합니다.

그러나 Google Apps Script를 통해 이 프로세스를 자동화하는 데는 특별한 어려움이 따릅니다. 이메일 발송을 시작하는 데 중요한 내장된 "onEdit" 트리거는 프로그래밍 방식으로 변경된 사항에 대해서는 활성화되지 않으며 직접적인 사용자 상호 작용을 통해 변경된 경우에만 활성화됩니다. 이 제한은 상태 업데이트가 "보류 중"에서 "승인됨"으로 스크립트에 의해 수행되는 경우 심각한 장애물이 됩니다. 이 소개는 Google Sheets 기반 승인 워크플로 내에서 자동화된 이메일 알림을 원활하게 통합하여 시기적절한 커뮤니케이션과 프로세스 효율성을 보장하는 솔루션을 탐색하기 위한 토대를 마련합니다.

명령 설명
SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Approvals") 활성 스프레드시트에 액세스하고 "승인"이라는 시트를 검색합니다.
getDataRange() 시트의 모든 데이터를 범위로 가져옵니다.
getValues() 범위에 있는 셀의 값을 2차원 배열로 반환합니다.
MailApp.sendEmail(email, subject, body) 지정된 수신자, 제목, 본문을 포함하여 이메일을 보냅니다.
sheet.getRange(i + 1, emailSentColumn + 1).setValue("sent") 특정 셀의 값을 "sent"로 설정하여 이메일이 전송되었음을 나타냅니다.
google.script.run 웹 앱에서 Google Apps Script 함수를 호출합니다.
withSuccessHandler(function()) google.script.run 호출이 성공할 경우 실행할 함수를 지정합니다.
withFailureHandler(function(err)) google.script.run 호출이 실패할 경우 실행할 함수를 지정하고 오류를 인수로 전달합니다.
updateStatusInSheet(approvalId, status) 스프레드시트에서 승인 요청 상태를 업데이트하는 맞춤 Google Apps Script 기능(코드 스니펫에는 표시되지 않음)

자동화된 이메일 메커니즘 해독

제가 Google Sheets용으로 설계한 자동화된 이메일 트리거 시스템은 주로 조직 내 승인 프로세스를 간소화하는 것을 목표로 하며, 특히 진행하기 전에 여러 승인자의 동의가 필요한 경우에 더욱 그렇습니다. Google Apps Script로 제작된 솔루션의 첫 번째 부분은 승인 상태가 기록되는 Google 스프레드시트와 직접 상호작용합니다. 스크립트는 전체 "승인" 시트에서 승인자 1과 승인자 2가 모두 승인을 "승인됨"으로 표시한 행을 확인합니다. 스크립트는 완전히 인증된 요청을 반영하여 두 승인이 모두 부여된 경우에만 작동하도록 되어 있기 때문에 이는 매우 중요합니다. 이를 달성하기 위해 스크립트는 각 행을 반복하여 각 승인자의 결정에 지정된 특정 열과 요청의 전체 상태를 검사합니다. 행이 기준을 충족하면(두 승인자가 모두 승인했고 상태가 "승인됨"으로 설정됨) 스크립트가 IT 부서에 이메일을 보냅니다. 이 이메일 알림은 스크립트에서 직접 이메일 전송을 용이하게 하는 Google Apps Script의 일부인 MailApp 서비스를 사용하여 전송됩니다. 이를 통해 IT 부서는 승인된 요청에 대해 즉시 통보를 받고 신속한 조치를 취할 수 있습니다.

웹 애플리케이션을 통해 승인 상태를 업데이트하는 메커니즘은 자동화된 이메일 시스템에 대한 프런트엔드 대응 역할을 합니다. Google 스프레드시트의 'onEdit' 트리거는 프로그래밍 방식 변경이 아닌 수동 수정에만 응답하기 때문에 이 구성요소는 특히 중요합니다. 이러한 제한을 피하기 위해 간단한 웹 인터페이스를 통해 사용자는 승인 요청 상태를 업데이트할 수 있습니다. 요청을 '승인됨'으로 표시하기 위해 버튼을 클릭하는 등의 상호작용 시 웹 앱은 `google.script.run` 명령을 통해 Google Apps Script 기능을 호출합니다. 이 명령은 스크립트가 웹 인터페이스에서 받은 입력을 기반으로 Google 시트에서 작업을 수행하고 수동 편집을 효과적으로 모방할 수 있도록 해주기 때문에 강력합니다. 그런 다음 스크립트는 계속해서 변경 사항을 확인하고 설계된 대로 이메일을 보내 "onEdit" 트리거의 제한 사항으로 인해 발생한 격차를 해소할 수 있습니다. 이 이중 구성 요소 솔루션은 승인 프로세스가 효율적이고 적응 가능하도록 보장하여 워크플로우에서 수동 및 자동 개입의 필요성을 모두 수용합니다.

스프레드시트 애플리케이션의 승인 단계에 대한 이메일 알림 간소화

백엔드 처리를 위한 Google Apps 스크립트

function checkApprovalsAndSendEmail() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Approvals");
  var range = sheet.getDataRange();
  var values = range.getValues();
  var emailSentColumn = 5; // Assuming the fifth column tracks email sending status
  var approver1Column = 2; // Column for approver 1's status
  var approver2Column = 3; // Column for approver 2's status
  var statusColumn = 4; // Column for the overall status
  for (var i = 1; i < values.length; i++) {
    var row = values[i];
    if (row[statusColumn] == "approved" && row[emailSentColumn] != "sent") {
      if (row[approver1Column] == "approved" && row[approver2Column] == "approved") {
        var email = "it@domain.com";
        var subject = "Approval Request Completed";
        var body = "The approval request for " + row[0] + " has been fully approved.";
        MailApp.sendEmail(email, subject, body);
        sheet.getRange(i + 1, emailSentColumn + 1).setValue("sent");
      }
    }
  }
}

웹 앱을 통해 승인 상태 자동 업데이트

프런트엔드 상호작용을 위한 HTML 및 JavaScript

<!DOCTYPE html>
<html>
<head>
<title>Approval Status Updater</title>
</head>
<body>
<script>
function updateApprovalStatus(approvalId, status) {
  google.script.run
    .withSuccessHandler(function() {
      alert('Status updated successfully.');
    })
    .withFailureHandler(function(err) {
      alert('Failed to update status: ' + err.message);
    })
    .updateStatusInSheet(approvalId, status);
}
</script>
<input type="button" value="Update Status" onclick="updateApprovalStatus('123', 'approved');" />
</body>
</html>

스프레드시트 자동화를 통해 워크플로우 효율성 향상

2단계 승인 프로세스의 일부로 Google 스프레드시트에서 이메일 알림을 자동화한다는 개념은 조직의 워크플로를 간소화하는 정교한 방법을 도입합니다. 전통적으로 승인 시퀀스에 대한 수동 개입은 프로세스를 진행하기 위해 인간의 작업이 필요한 주요 요소였습니다. 그러나 Google Apps Script를 활용함으로써 그러한 개입이 최소화되어 효율성이 향상되고 오류가 감소되는 모델로 방향을 전환했습니다. 이러한 변화는 전체 승인 프로세스를 가속화할 뿐만 아니라 올바른 시점, 특히 두 승인 당사자가 요청을 승인한 경우 상태가 "승인됨"으로 전환되어 알림이 발송되도록 보장합니다.

이 접근 방식은 "onEdit" 트리거의 제한을 피하는 방법인 스프레드시트 내에서 프로그래밍 방식으로 관리되는 상태 업데이트의 중요성을 강조합니다. 상태 변경을 수신하고 이에 따라 이메일 알림을 보내는 사용자 정의 스크립트를 사용하면 조직은 수동 병목 현상을 방지하여 운영 워크플로의 중요한 구성 요소를 자동화할 수 있습니다. 이 방법론적 중심점은 승인 프로세스를 개선할 뿐만 아니라 이전에 수동 프로세스를 통해 달성할 수 없었던 수준의 확장성과 적응성을 도입하여 보다 역동적이고 대응력이 뛰어난 워크플로 관리 시스템을 제공합니다.

스프레드시트 자동화에 관해 자주 묻는 질문

  1. 모든 Google Sheets 문서에 자동화 프로세스가 적용되나요?
  2. 예, 특정 문서의 구조에 맞게 스크립트가 올바르게 구성된 경우 모든 Google Sheets 문서에 자동화를 적용할 수 있습니다.
  3. 이러한 스크립트를 구현하려면 코딩 지식이 필요합니까?
  4. JavaScript의 기본 코딩 지식은 Google Apps Script에서 스크립트를 맞춤설정하고 구현하는 데 도움이 됩니다.
  5. 자동화된 이메일 트리거가 여러 승인 요청을 동시에 처리할 수 있습니까?
  6. 예, 스크립트는 데이터 행을 반복하고 각 요청의 승인 상태를 확인하여 여러 요청을 처리할 수 있습니다.
  7. 자동화된 프로세스는 얼마나 안전합니까?
  8. 이 프로세스는 Google의 표준 보안 프로토콜을 활용하여 데이터를 보호하므로 Google Sheets 및 Google Apps Script 작업만큼 안전합니다.
  9. 스크립트가 여러 이메일 주소로 알림을 보낼 수 있나요?
  10. 예, MailApp.sendEmail 함수에서 수신자 매개변수를 조정하여 여러 이메일 주소로 알림을 보내도록 스크립트를 수정할 수 있습니다.

2단계 승인 프로세스를 위해 Google Sheets 내에서 자동화된 이메일 트리거를 탐색하면 이러한 워크플로를 간소화하기 위한 제한 사항과 잠재적 솔루션에 대한 중요한 통찰력이 드러납니다. 프로그래밍 방식의 변경 사항을 인식할 수 없는 기본 onEdit 트리거의 무능력으로 인해 승인이 완전히 확인된 경우에만 알림이 전송되도록 하는 창의적인 스크립팅 접근 방식이 필요합니다. 이 시나리오는 Google 스프레드시트 기본 기능의 격차를 해소하고 보다 동적이고 반응성이 뛰어난 승인 프로세스를 개발할 수 있는 맞춤형 Google Apps Script 솔루션의 중요성을 강조합니다. Google Apps Script를 활용하여 전문적인 트리거 및 기능을 생성함으로써 조직은 운영 효율성과 커뮤니케이션 흐름을 향상시켜 승인 단계 완료 시 주요 이해관계자에게 즉시 정보를 제공할 수 있습니다. 이 토론에서는 플랫폼 제한에 직면한 적응성의 필요성을 강조하고 자동화된 시스템 내에서 문제 해결을 위한 사전 예방적 접근 방식을 장려합니다.