SharePoint 문서 알림용 Power Automate에서 중복 이메일 주소 제거

SharePoint 알림 간소화

SharePoint Online(SPO)에서 문서 라이브러리를 관리할 때 문서 검토 날짜에 대한 자동 알림을 설정하는 것은 최신 콘텐츠를 유지하고 팀 공동 작업을 보장하는 데 중요합니다. 문제는 특히 여러 이해관계자에게 경고하도록 흐름이 설계된 경우 Power Automate의 복잡성에 있는 경우가 많습니다. 이 예제의 "Fire" 및 "Flood .docx"와 같은 각 문서가 'Lead Author' 및 'Contact'와 같은 열 아래에 나열된 여러 사용자에게 이메일을 트리거할 때 이 시나리오는 특히 복잡해집니다. 그러나 이러한 알림이 중복되면 의사소통의 효율성이 저하될 수 있습니다.

가장 큰 문제는 알림 이메일의 연락처 세부 정보가 중복되어 각 수신자가 정보를 두 번 수신한다는 것입니다. 이 문제는 이메일의 받는 사람 및 참조 필드에 대한 문자열로 배열을 변환하는 과정에서 사용자 세부 정보가 실수로 중복되는 Power Automate 내의 배열 처리에 뿌리를 두고 있을 가능성이 높습니다. 이러한 문제는 작업 흐름을 복잡하게 할 뿐만 아니라 수신자의 받은 편지함을 불필요한 반복으로 복잡하게 만들어 이러한 중복 항목을 효과적으로 제거하기 위한 간소화된 솔루션의 필요성을 강조합니다.

명령	설명
New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($siteURL)	$siteURL로 지정된 사이트에 대한 작업을 허용하는 SharePoint Online용 새 클라이언트 컨텍스트 개체를 만듭니다.
$list.GetItems($query)	CAML 쿼리를 기반으로 SharePoint 목록에서 항목을 검색합니다.
Select-Object -Unique	컬렉션에서 고유한 개체를 선택하고 중복된 개체를 제거합니다.
document.querySelectorAll('.email-input')	'email-input' 클래스가 있는 모든 DOM 요소를 선택합니다.
new Set();	고유한 값의 컬렉션인 새 Set 개체를 만듭니다.
[...uniqueEmails]	모든 요소를 ​​포함하는 Set 또는 기타 반복 가능 항목에서 배열을 만듭니다.
document.querySelector('#toField')	ID가 'toField'인 첫 번째 DOM 요소를 선택합니다.

Power Automate를 사용하여 SharePoint에서 이메일 알림 단순화

제공된 PowerShell 및 JavaScript 스크립트는 SharePoint Online(SPO) 문서 라이브러리에서 알림을 보낼 때 중복된 이메일 주소 문제를 해결하도록 설계되었습니다. PowerShell 스크립트는 SharePoint 사이트 내의 모든 작업에 필수적인 ClientContext 개체를 사용하여 SharePoint 사이트에 대한 연결을 설정하는 것으로 시작됩니다. 일단 연결되면 문서의 '검토 날짜'와 같은 특정 기준과 일치하는 특정 문서 라이브러리에서 항목을 검색합니다. 수동 감독 없이 알림 전송 프로세스를 자동화하는 것이 중요합니다. 그런 다음 스크립트는 각 문서에 대해 '주요 작성자'와 '연락처'라는 두 열에서 이메일 주소를 수집합니다. 이러한 주소는 처음에 배열에 저장되며 중복된 항목을 제거하기 위해 병합 및 필터링됩니다. 이 중복 제거는 -Unique 플래그와 함께 Select-Object cmdlet을 사용하여 수행되므로 각 전자 메일 주소가 한 번만 나열됩니다. 이 단계는 동일한 사용자가 동일한 이메일의 여러 복사본을 받는 것을 방지하여 제시된 핵심 문제를 해결하는 데 매우 중요합니다.

JavaScript 스크립트는 웹 양식 또는 인터페이스에서 이메일 필드를 동적으로 업데이트하는 프런트엔드 솔루션을 제공하여 백엔드 PowerShell 논리를 보완합니다. document.querySelectorAll을 사용하여 이메일 주소에 지정된 모든 입력 필드를 찾아 입력된 모든 이메일을 수집합니다. Set 객체를 활용하면 Set이 자동으로 중복 항목을 제거하므로 수집된 모든 이메일 주소가 고유한지 확인합니다. 이 고유한 이메일 배열은 이메일 양식의 '받는 사람'과 '참조' 필드로 분할되어 프런트엔드 JavaScript를 효과적으로 사용하여 사용자 경험을 향상시키고 SharePoint 내에서 이메일 전송 프로세스를 간소화하는 방법을 보여줍니다. 이러한 스크립트는 원활한 운영 흐름을 위해 백엔드 데이터 처리와 프런트엔드 사용자 인터페이스 개선을 결합하여 중복 이메일 알림 문제에 대한 포괄적인 솔루션을 제공합니다.

$siteURL = "YourSharePointSiteURL"
$listName = "YourDocumentLibraryName"
$clientContext = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($siteURL)
$list = $clientContext.Web.Lists.GetByTitle($listName)
$query = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.CamlQuery
$items = $list.GetItems($query)
$clientContext.Load($items)
$clientContext.ExecuteQuery()
$emailAddresses = @()
foreach ($item in $items) {
    $leadAuthors = $item["LeadAuthor"] -split ";"
    $contacts = $item["Contact"] -split ";"
    $allEmails = $leadAuthors + $contacts
    $uniqueEmails = $allEmails | Select-Object -Unique
    $emailAddresses += $uniqueEmails
}
$emailAddresses = $emailAddresses | Select-Object -Unique
# Logic to send email with unique email addresses goes here

const uniqueEmails = new Set();
document.querySelectorAll('.email-input').forEach(input => {
    const emails = input.value.split(';').map(email => email.trim());
    emails.forEach(email => uniqueEmails.add(email));
});
const emailArray = [...uniqueEmails];
console.log('Unique emails to send:', emailArray);
// Function to add emails to the To and CC fields dynamically
function updateEmailFields() {
    const toField = document.querySelector('#toField');
    const ccField = document.querySelector('#ccField');
    toField.value = emailArray.slice(0, emailArray.length / 2).join(';');
    ccField.value = emailArray.slice(emailArray.length / 2).join(';');
}
updateEmailFields();
// Add more logic as needed for handling SharePoint list and email sending

SharePoint 워크플로에서 이메일 효율성 향상

Power Automate를 사용하여 SharePoint Online 문서 라이브러리를 관리하는 또 다른 중요한 측면은 이메일 알림이 중복되지 않을 뿐만 아니라 적시에 관련성을 갖도록 보장하는 것입니다. 여기에는 기술적인 조정 이상의 것이 포함됩니다. 알림이 구성되고 전송되는 방식에 대한 전략적 접근이 필요합니다. 예를 들어 Power Automate 내에서 검토 날짜를 기준으로 문서를 필터링하는 조건을 사용하면 관련 문서만 알림 프로세스가 트리거되도록 할 수 있습니다. 이러한 정확성은 전송되는 이메일의 양을 줄일 뿐만 아니라 각 알림의 관련성을 높여 수신자가 콘텐츠에 참여할 가능성을 높여줍니다.

또한 이메일 알림에 적응형 카드와 같은 고급 Power Automate 기능을 통합하면 정보가 최종 사용자에게 표시되는 방식이 크게 향상될 수 있습니다. 적응형 카드를 사용하면 이메일 내에서 버튼, 양식 등 풍부한 대화형 콘텐츠를 생성할 수 있어 수신자가 받은 편지함에서 문서 승인이나 피드백 제공과 같은 작업을 직접 수행할 수 있습니다. 이러한 수준의 상호 작용은 워크플로를 간소화하고 더욱 매력적인 사용자 경험을 조성합니다. 이러한 고급 기능을 활용함으로써 조직은 SharePoint 알림 시스템을 보다 동적이고 효율적인 도구로 변환하여 문서 관리 프로세스를 더욱 최적화할 수 있습니다.

Power Automate를 사용하여 SharePoint에서 이메일 알림을 최적화하는 방법에 대한 탐색을 마치면서 중복 주소를 처리하는 것은 기술적 예리함과 전략적 예측이 모두 필요한 다면적인 과제라는 것이 분명해졌습니다. 발송 전에 이메일 주소 중복을 제거하기 위해 PowerShell 및 JavaScript 스크립트를 사용하면 수신자가 관련 알림만 받을 수 있으므로 받은 편지함이 복잡해지지 않고 콘텐츠에 참여할 가능성이 높아집니다. 또한 적응형 카드를 통한 대화형 요소의 통합은 사용자 경험을 크게 향상시켜 더욱 매력적이고 행동 지향적으로 만들 수 있습니다. 이러한 솔루션은 중복 이메일 알림의 즉각적인 문제를 해결할 뿐만 아니라 SharePoint Online의 문서 관리 워크플로를 향상시키려는 더 광범위한 목표에도 기여합니다. 이러한 관행을 구현함으로써 조직은 커뮤니케이션 채널이 효율적이고, 콘텐츠가 매력적이며, 문서 관리 프로세스가 강력하고 간소화되도록 할 수 있습니다.